Modelo de orçamento do projeto

O que é um modelo de orçamento de projeto?

Ao gerenciar projetos, uma das principais tarefas antes de começar será criar um orçamento para o projeto. Um orçamento de projeto é um documento que descreve todas as despesas relacionadas ao seu projeto potencial. Isso estimará e resumirá todos os custos necessários para concluir seu projeto.

Usar um modelo de orçamento de projeto pode reduzir o tempo e o esforço necessários para planejar um orçamento e ajuda a padronizar o processo geral de planejamento. Um modelo de orçamento de projeto é uma ferramenta de planejamento detalhada que usa projetos anteriores — ou uma estrutura padrão — para estimar as receitas, despesas e lucros de um novo projeto. Usar um modelo pode economizar um tempo valioso na criação de novos projetos.

Este orçamento serve como um documento para delinear todos os custos esperados para as várias etapas do projeto, incluindo:

• Contratação de pessoal
• Ferramentas do projeto
• Expenses
• Horas trabalhadas/Mão de obra
• Software
• Viagens
• Refeições
• E mais

Usando um modelo de orçamento de projeto, você pode reutilizar a estrutura e o conteúdo de projetos anteriores, incluindo tarefas gerais e custos orçados comuns. Um modelo garante que você não perca nenhuma informação importante que possa levar a um orçamento impreciso.

Por que você precisa de um modelo de orçamento para projetos?

Escrever uma boa proposta de projeto pode ser uma tarefa difícil. Você está analisando todos os custos potenciais das tarefas e marcos que precisam ser concluídos durante um período de tempo definido. Você usará isso para prever e definir os recursos que sua equipe precisará para cada fase do projeto.

Planejar o orçamento de um projeto ajuda você a se manter à frente da concorrência. Permite identificar quanto seu processo provavelmente custará e dá à sua equipe de projeto a capacidade de garantir que não excedam o orçamento. Um modelo de orçamento de projeto é uma excelente ferramenta para garantir que seu custo potencial esteja dentro do financiamento aprovado para o projeto.

Criando um orçamento para o projeto

Para a criação do orçamento, há uma variedade de opções à sua escolha para começar. As opções variam desde planilhas clássicas, como o Excel, até CRMsbaseados em nuvem, como Bonsaie Asana. Ao começar, certifique-se de escolher uma ferramenta que permita acompanhar as despesas atuais e futuras.

Por que plataformas como o Excel são ferramentas inadequadas para orçamentos de projetos

Um dos maiores problemas do uso de planilhas para gerenciamento de projetos é que elas não possuem muitos recursos essenciais necessários para acompanhar e gerenciar projetos com sucesso. Embora uma ferramenta como o Excel não seja necessariamente ruim para análise de dados ou previsões financeiras, ela pode não ser a melhor opção disponível para criar um modelo de orçamento.

O Excel é tão manual que você perderá muito tempo e aumentará o risco de erros. Considere as seguintes desvantagens:

• O Excel não possui os recursos de acompanhamento de projetos que facilitam o gerenciamento de seus recursos e do tempo deles.
• Não há como acompanhar riscos ou marcos em uma planilha do Excel, nem como vincular ações a problemas.
• Você não pode colaborar de forma eficaz em tempo real com os membros da equipe.
• Não é possível automatizar processos para vários projetos sem pagar a mais pelas integrações de inteligência empresarial.

Utilizando a automação empresarial para o orçamento do seu projeto

A gestão de projetos inclui muitos processos manuais e repetitivos. Uma boa prática para criar o orçamento do seu projeto é introduzir a automação comercial. Isso pode economizar tempo e dinheiro para sua empresa.

A automação, como planejamento, relatórios ou atualizações, pode frequentemente ser repetida ou adaptada a diferentes projetos dentro de uma organização, uma vez que eles geralmente compartilham um objetivo comercial. Você pode avaliar sua ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e seu funil de vendas com ferramentas de automação e, em seguida, usar esses recursos para examinar como diferentes projetos podem afetar seu orçamento.

As ferramentas de CRM e vendas mais populares atualmente oferecem automação e inteligência empresarial. Plataformas como o Bonsai permitem que você configure automações para marcos importantes, como formulários preenchidos, assinatura de contratos e conclusão de projetos. Você pode até mesmo usar seu CRM para automatizar pagamentos e usar dados para modelar decisões futuras relacionadas a orçamento e negócios.

A automatização de processos cria uma estrutura clara, um senso de rotina e estabelece responsabilidade em toda a sua equipe.

Passo a passo: como criar um orçamento para um projeto

Ao criar um orçamento para um projeto, considere usar a seguinte estrutura como orientação para começar:

1. Definir o escopo do projeto

• O escopo do projeto é um esboço detalhado de todos os aspectos de um projeto: fases, recursos, cronogramas, orçamento e muito mais. O escopo do projeto envolve determinar e documentar uma lista de detalhes específicos, como objetivos do projeto, resultados esperados, tarefas, custos e prazos. Em suma, o escopo de um projeto define todo o trabalho e as considerações necessárias para entregar um resultado específico. A declaração de escopo explica os limites do projeto, estabelece as responsabilidades de cada membro da equipe e define os procedimentos para a verificação e aprovação do trabalho concluído.

2. Identifique quais recursos são necessários

• Ao identificar todos os recursos e materiais necessários para um bom desempenho, certifique-se de incluí-los na sua estimativa ao calcular o preço. Você precisará fazer um orçamento para os recursos quando quiser acompanhar o trabalho, o material ou os custos planejados (linha de base) em relação ao trabalho, material ou custos reais.

3. Estimativa de todos os custos do produto

• Para criar um orçamento eficaz, você deve contabilizar tudo o que irá incorrer em custos. Considere as seguintes despesas como referência:

• Trabalho
• Equipamento
• Suprimentos
• Viagens
• Treinamento
• Despesas gerais
• etc.

4. Alocação de custos

• Parte da manutenção de um orçamento eficaz consiste em determinar qual parte do orçamento cada unidade de negócios é responsável. Isso é conhecido como alocação de custos e ajuda a determinar qual ramo da empresa é responsável por cada custo.

5. Monitoramento & Controlando seu orçamento

• Um bom orçamento de projeto deve ser detalhado e incluir informações sobre a quantia que você espera ganhar com o projeto, quando esses ganhos serão recebidos e quais serão as margens de lucro do projeto. Os orçamentos dos projetos são frequentemente utilizados para determinar se vale a pena prosseguir com um projeto proposto. Isso pode ser feito comparando o orçamento estimado do projeto com o lucro esperado. Você precisará monitorar, controlar e, potencialmente, até mesmo ajustar seu orçamento à medida que o projeto avança.

Gerenciando seu orçamento de forma eficaz

Os modelos de orçamento empresarial permitem-lhe avaliar o seu orçamento de uma forma mais concreta do que um modelo do Excel. Você não só pode fornecer mais detalhes sobre cada item, como também apresentar o orçamento de uma forma fácil de ler e compreender.

Um modelo de orçamento permite que você aloque e planeje cada centavo. Prepare-se para os gastos e planeje com flexibilidade, se necessário. Seguir um modelo de orçamento também permite ajustar e se preparar para cenários potenciais que podem surgir ao longo do projeto.

Crie seu próprio orçamento para projetos de consultoria com os modelos do Bonsai

‍

Gerenciar um orçamento é uma parte essencial para administrar um negócio freelance de sucesso. Você deve contabilizar receitas e despesas, monitorar o desempenho da sua empresa e planejar o futuro. Usar um modelo de orçamento de projeto pode reduzir o tempo e o esforço necessários para planejar um orçamento e ajudará a padronizar o processo geral de planejamento.

Usar um modelo eficaz pode fazer a diferença entre um projeto rejeitado e um aprovado. Você pode ter a melhor ideia de todas, mas se não prestar atenção aos detalhes e não se certificar de cobrir todos os aspectos, talvez não consiga colocar seu plano em prática.

Uma parte essencial da gestão de projetos é criar e gerenciar um orçamento preciso. Use o modelo de orçamento de projeto do Bonsai, juntamente com um plano de projeto bem definido, para elaborar um orçamento vencedor hoje mesmo!

‍