Plantilla de presupuesto del proyecto

¿Qué es una plantilla de presupuesto para proyectos?

Al gestionar proyectos, una de las principales tareas antes de comenzar será crear un presupuesto para el proyecto. Un presupuesto de proyecto es un documento que describe todos los gastos relacionados con tu proyecto potencial. Esto estimará y resumirá todos los costes necesarios para completar su proyecto.

El uso de una plantilla de presupuesto para proyectos puede reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para planificar un presupuesto, y ayuda a estandarizar el proceso de planificación general. Una plantilla de presupuesto de proyecto es una herramienta de planificación detallada que utiliza proyectos anteriores, o un marco estándar, para estimar los ingresos, gastos y beneficios de un nuevo proyecto. El uso de una plantilla puede ahorrarle un tiempo valioso en la creación de nuevos proyectos.

Este presupuesto sirve como documento para esbozar todos los costes previstos para las distintas fases del proyecto, incluyendo:

• Personal
• Herramientas del proyecto
• Gastos
• Horas trabajadas/Mano de obra
• Software
• Viajes
• Comidas
• Y más

Con una plantilla de presupuesto de proyecto, puedes reutilizar la estructura y el contenido de proyectos anteriores, incluidas las tareas generales y los costes presupuestados comunes. Una plantilla garantiza que no se pierda ninguna información importante que pueda dar lugar a un presupuesto inexacto.

¿Por qué necesitas una plantilla para el presupuesto del proyecto?

Redactar una buena propuesta de proyecto puede ser una tarea abrumadora. Estás revisando todos los costes potenciales de las tareas y los hitos que deben completarse en un periodo de tiempo definido. Lo utilizará para prever y definir los recursos que su equipo necesitará para cada fase del proyecto.

Planificar el presupuesto de un proyecto te ayuda a mantenerte a la vanguardia. Le permite identificar cuánto costará probablemente su proceso y ofrece a su equipo de proyecto la capacidad de asegurarse de que no se excederá el presupuesto. Una plantilla de presupuesto para proyectos es una herramienta excelente para asegurarse de que el coste potencial se ajuste a la financiación aprobada para el proyecto.

Creación de un presupuesto para un proyecto

Para la creación del presupuesto, hay una variedad de opciones entre las que puedes elegir para empezar. Las opciones van desde las clásicas hojas de cálculo como Excel hasta los CRMbasados en la nube como Bonsaiy Asana. Al empezar, asegúrate de elegir una herramienta que te permita llevar un control de los gastos actuales y futuros.

Por qué plataformas como Excel son herramientas deficientes para la elaboración de presupuestos de proyectos

Uno de los mayores problemas del uso de hojas de cálculo para la gestión de proyectos es que carecen de muchas funciones básicas necesarias para realizar un seguimiento y gestionar los proyectos con éxito. Aunque una herramienta como Excel no es necesariamente mala para el análisis de datos o la previsión financiera, puede que no sea la mejor opción disponible para crear una plantilla de presupuesto.

Excel es tan manual que perderás mucho tiempo y aumentarás el riesgo de cometer errores. Tenga en cuenta las siguientes desventajas:

• Excel carece de las funciones de seguimiento de proyectos que facilitan la gestión de los recursos y su tiempo.
• No hay forma de realizar un seguimiento de los riesgos o hitos en una hoja de Excel, ni tampoco hay forma de vincular las acciones con los problemas.
• No se puede colaborar eficazmente en tiempo real con los miembros del equipo.
• No se pueden automatizar procesos para múltiples proyectos sin pagar un suplemento por las integraciones de inteligencia empresarial.

Utilizar la automatización empresarial para el presupuesto de su proyecto

La gestión de proyectos incluye muchos procesos manuales y repetitivos. Una buena práctica para crear el presupuesto de tu proyecto es introducir la automatización empresarial. Esto puede ahorrarle tiempo y dinero a su empresa.

La automatización, como la planificación, la elaboración de informes o la actualización, a menudo puede repetirse o adaptarse a diferentes proyectos dentro de una organización, ya que suelen compartir un objetivo empresarial. Puede evaluar su herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y su canal de ventas con herramientas de automatización, y luego utilizar estas funciones para examinar cómo los diferentes proyectos pueden afectar a su presupuesto.

Las herramientas de CRM y ventas más populares de la actualidad incluyen funciones de automatización e inteligencia empresarial. Plataformas como Bonsai te permiten configurar automatizaciones para hitos como la finalización de formularios, la firma de un contrato y la finalización de un proyecto. Incluso puede utilizar su CRM para automatizar los pagos y utilizar los datos para modelar el presupuesto futuro y las decisiones empresariales.

La automatización de los procesos crea una estructura clara, un sentido de rutina y establece la responsabilidad en todo el equipo.

Paso a paso cómo crear un presupuesto para un proyecto

Al crear el presupuesto de un proyecto, considere utilizar el siguiente marco como guía para comenzar:

1. Definir el alcance del proyecto

• El alcance del proyecto es un resumen detallado de todos los aspectos de un proyecto: fases, recursos, plazos, presupuesto y más. El alcance del proyecto implica determinar y documentar una lista de detalles específicos, tales como los objetivos del proyecto, los resultados esperados, las tareas, los costes y los plazos. En resumen, el alcance de un proyecto define todo el trabajo y las consideraciones necesarias para obtener un resultado específico. La declaración del alcance explica los límites del proyecto, establece las responsabilidades de cada miembro del equipo y establece los procedimientos para verificar y aprobar el trabajo completado.

2. Identificar qué recursos se necesitan

• Cuando identifique todos los recursos y materiales que necesitará para realizar un buen trabajo, asegúrese de incluirlos en su presupuesto al calcular el precio. Deberá presupuestar los recursos cuando desee realizar un seguimiento del trabajo, los materiales o los costes previstos (de referencia) en comparación con el trabajo, los materiales o los costes reales.

3. Estimación de todos los costes de los productos

• Para crear un presupuesto eficaz, hay que tener en cuenta todos los gastos que se van a producir. Tenga en cuenta los siguientes gastos como referencia:

• Trabajo
• Equipo
• Suministros
• Viajes
• Formación
• Gastos generales
• etc.

4. Asignación de costes

• Parte del mantenimiento de un presupuesto eficaz consiste en asegurarse de determinar qué parte del presupuesto corresponde a cada unidad de negocio. Esto se conoce como asignación de costes y ayuda a determinar qué rama del negocio es responsable de cada coste.

5. Supervisión & Control de su presupuesto

• Un buen presupuesto para un proyecto debe ser detallado e incluir información sobre la cantidad de dinero que se espera ganar con el proyecto, cuándo se recibirán esos ingresos y cuáles serán los márgenes de beneficio del proyecto. Los presupuestos de los proyectos suelen utilizarse para determinar si vale la pena llevar a cabo un proyecto propuesto. Esto se puede hacer comparando el presupuesto estimado del proyecto con el beneficio esperado. Deberá supervisar, controlar y, posiblemente, incluso ajustar su presupuesto a medida que avance el proyecto.

Gestionar tu presupuesto de forma eficaz

Las plantillas de presupuesto empresarial te permiten medir tu presupuesto de una forma más concreta que una plantilla de Excel. No solo puede proporcionar más detalles sobre cada partida, sino que también puede presentar el presupuesto de una forma fácil de leer y comprender.

Una plantilla de presupuesto te permite asignar y planificar cada dólar. Te preparas para los gastos y planificas con flexibilidad si es necesario. Seguir una plantilla presupuestaria también te permite ajustar y prepararte para posibles situaciones que puedan surgir a lo largo del proyecto.

Crea tu propio presupuesto para proyectos de consultoría con las plantillas de Bonsai.

‍

La gestión del presupuesto es una parte esencial para dirigir con éxito un negocio como autónomo. Debes contabilizar los ingresos y los gastos, supervisar el rendimiento de tu negocio y planificar el futuro. El uso de una plantilla de presupuesto para proyectos puede reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para planificar un presupuesto, y ayudará a estandarizar el proceso de planificación general.

El uso de una plantilla eficaz puede marcar la diferencia entre un proyecto rechazado y uno aprobado. Puede que tengas la mejor idea del mundo, pero si no prestas atención a los detalles y te aseguras de cubrir todos los aspectos, es posible que no puedas poner tu plan en práctica.

Una parte fundamental de la gestión de proyectos es crear y gestionar un presupuesto preciso. Utiliza la plantilla de presupuesto para proyectos de Bonsai, junto con un plan de proyecto bien definido, para elaborar hoy mismo un presupuesto ganador.

‍