Modèle de budget de projet

Qu'est-ce qu'un modèle de budget de projet ?

Lors de la gestion de projets, l'une des principales tâches avant de commencer consiste à établir le budget du projet. Un budget de projet est un document qui présente toutes les dépenses liées à votre projet potentiel. Cela permettra d'estimer et de résumer tous les coûts nécessaires à la réalisation de votre projet.

L'utilisation d'un modèle de budget de projet peut réduire le temps et les efforts nécessaires à la planification d'un budget et contribue à normaliser l'ensemble du processus de planification. Un modèle de budget de projet est un outil de planification détaillé qui utilise des projets antérieurs - ou un cadre standard - pour estimer les revenus, les dépenses et les bénéfices d'un nouveau projet. L'utilisation d'un modèle peut vous faire gagner un temps précieux lors de la création de nouveaux projets.

Ce budget sert de document pour présenter tous les coûts prévus pour les différentes étapes du projet, notamment :

• Recrutement
• Outils du projet
• Dépenses
• Heures travaillées/Main-d'œuvre
• Logiciel
• Voyage
• Repas
• Et plus encore

À l'aide d'un modèle de budget de projet, vous pouvez réutiliser la structure et le contenu de projets antérieurs, y compris les tâches générales et les coûts budgétés courants. Un modèle vous permet de vous assurer que vous ne manquez aucune information essentielle qui pourrait entraîner un budget inexact.

Pourquoi avez-vous besoin d'un modèle de budget de projet ?

Rédiger une excellente proposition de projet peut être une tâche intimidante. Vous examinez tous les coûts potentiels des tâches et des étapes importantes qui doivent être accomplies au cours d'une période donnée. Vous l'utiliserez pour prévoir et définir les ressources dont votre équipe aura besoin pour chaque phase du projet.

Planifier le budget d'un projet vous aide à garder une longueur d'avance. Il vous permet d'identifier le coût probable de votre processus et donne à votre équipe de projet la possibilité de s'assurer qu'elle ne dépasse pas le budget. Un modèle de budget de projet est un excellent outil pour vous assurer que vos coûts potentiels restent dans les limites du financement approuvé pour le projet.

Création d'un budget de projet

Pour la création d'un budget, vous pouvez choisir parmi plusieurs options pour commencer. Les choix vont des tableurs classiques comme Excel aux CRMbasés sur le cloud comme Bonsaiet Asana. Lorsque vous vous lancez, veillez à choisir un outil qui vous permette de suivre vos dépenses actuelles et futures.

Pourquoi les plateformes telles qu'Excel sont de mauvais outils pour la budgétisation de projets

L'un des principaux problèmes liés à l'utilisation de tableurs pour la gestion de projets est qu'ils ne disposent pas de nombreuses fonctionnalités essentielles nécessaires pour suivre et gérer efficacement les projets. Bien qu'un outil tel qu'Excel ne soit pas nécessairement mauvais pour l'analyse de données ou les prévisions financières, il n'est peut-être pas la meilleure option disponible pour créer un modèle de budget.

Excel est tellement manuel que vous perdrez beaucoup de temps et augmenterez votre risque d'erreur. Considérez les inconvénients suivants :

• Excel ne dispose pas des fonctionnalités de suivi de projet qui facilitent la gestion de vos ressources et de leur temps.
• Il n'y a aucun moyen de suivre les risques ou les étapes importantes dans une feuille Excel, ni de relier les actions aux problèmes.
• Vous ne pouvez pas collaborer efficacement en temps réel avec les membres de votre équipe.
• Vous ne pouvez pas automatiser les processus pour plusieurs projets sans payer un supplément pour les intégrations de veille économique.

Utilisation de l'automatisation commerciale pour le budget de votre projet

La gestion de projet comprend de nombreux processus manuels et répétitifs. Une bonne pratique pour établir le budget de votre projet consiste à mettre en place une automatisation des processus métier. Cela peut permettre à votre entreprise de gagner du temps et de l'argent.

Les tâches automatisées, telles que la planification, la création de rapports ou la mise à jour, peuvent souvent être répétées ou adaptées à différents projets au sein d'une organisation, car elles partagent généralement un objectif commercial commun. Vous pouvez évaluer votre outil de gestion de la relation client (CRM) et votre pipeline commercial à l'aide d'outils d'automatisation, puis utiliser ces fonctionnalités pour examiner l'impact de différents projets sur votre budget.

Les outils CRM et commerciaux les plus populaires aujourd'hui intègrent des fonctionnalités d'automatisation et de veille économique. Des plateformes telles que Bonsai vous permettent de configurer des automatisations pour des étapes importantes telles que le remplissage de formulaires, la signature d'un contrat et l'achèvement d'un projet. Vous pouvez même utiliser votre CRM pour automatiser les paiements et utiliser les données pour modéliser les décisions budgétaires et commerciales futures.

L'automatisation des processus crée une structure claire, un sentiment de routine et établit la responsabilité au sein de votre équipe.

Étape par étape : comment créer un budget de projet

Lorsque vous établissez le budget d'un projet, pensez à utiliser le cadre suivant comme ligne directrice pour commencer :

1. Définir la portée du projet

• La portée du projet est une description détaillée de tous les aspects d'un projet : phases, ressources, calendriers, budget, etc. La portée du projet consiste à déterminer et à documenter une liste d'éléments spécifiques tels que les objectifs du projet, les livrables, les tâches, les coûts et les délais. En bref, la portée d'un projet définit l'ensemble des travaux et des considérations nécessaires pour obtenir un résultat spécifique. La déclaration de portée explique les limites du projet, établit les responsabilités de chaque membre de l'équipe et définit les procédures de vérification et d'approbation du travail accompli.

2. Identifier les ressources nécessaires

• Lorsque vous identifiez toutes les ressources et tous les matériaux dont vous aurez besoin pour bien travailler, veillez à les inclure dans votre estimation lorsque vous calculez le prix. Vous devrez prévoir un budget pour les ressources lorsque vous souhaiterez comparer le travail, les matériaux ou les coûts prévus (de référence) avec le travail, les matériaux ou les coûts réels.

3. Estimation de tous les coûts des produits

• Pour établir un budget efficace, vous devez tenir compte de tous les éléments qui entraîneront des coûts. Prenez en considération les dépenses suivantes à titre indicatif :

• Travail
• Équipement
• Fournitures
• Voyage
• Formation
• Frais généraux
• etc.

4. Répartition des coûts

• Pour maintenir un budget efficace, il est important de déterminer la part du budget dont chaque unité opérationnelle est responsable. Ce processus, appelé répartition des coûts, permet de déterminer quelle branche de l'entreprise est responsable de chaque coût.

5. Suivi & Contrôlez votre budget

• Un bon budget de projet doit être détaillé et inclure des informations sur le montant que vous prévoyez de gagner grâce au projet, la date à laquelle ces revenus seront perçus et les marges bénéficiaires du projet. Les budgets de projet sont souvent utilisés pour déterminer si un projet proposé mérite d'être poursuivi. Pour ce faire, il suffit de comparer le budget estimé du projet au bénéfice attendu. Vous devrez surveiller, contrôler et éventuellement même ajuster votre budget au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Gérer efficacement votre budget

Les modèles de budget d'entreprise vous permettent d'évaluer votre budget de manière plus concrète qu'un modèle Excel. Vous pouvez non seulement fournir plus de détails sur chaque poste, mais aussi présenter le budget d'une manière facile à lire et à comprendre.

Un modèle de budget vous permet d'allouer et de planifier chaque dollar. Vous vous préparez à dépenser et prévoyez une certaine flexibilité si nécessaire. Suivre un modèle budgétaire vous permet également de vous adapter et de vous préparer à des scénarios potentiels qui pourraient se présenter tout au long du projet.

Créez votre propre budget de projet de conseil avec les modèles Bonsai

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La gestion d'un budget est un élément essentiel pour réussir dans le domaine du travail indépendant. Vous devez comptabiliser vos revenus et vos dépenses, surveiller les performances de votre entreprise et planifier l'avenir. L'utilisation d'un modèle de budget de projet peut réduire le temps et les efforts nécessaires à la planification d'un budget et contribuer à normaliser l'ensemble du processus de planification.

L'utilisation d'un modèle efficace peut faire la différence entre un projet rejeté et un projet approuvé. Vous pouvez avoir la meilleure idée qui soit, mais si vous ne prêtez pas attention aux détails et ne vous assurez pas de couvrir tous les aspects, vous risquez de ne pas pouvoir mettre votre plan à exécution.

Une partie essentielle de la gestion de projet consiste à établir et à gérer un budget précis. Utilisez le modèle de budget de projet de Bonsai, ainsi qu'un plan de projet bien défini, pour établir dès aujourd'hui un budget gagnant !

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