Vorlage für eine Prioritätenmatrix für Maßnahmen

Möchten Sie von der Aktionsprioritätenmatrix profitieren? Dies ist ein Werkzeug, mit dem Coaches die gewünschten Ergebnisse bei ihren Kunden erzielen können. Mit diesem Tool können Sie festlegen, wie das Projekt abgeschlossen werden soll.

Ein Coach kann es seinen Klienten vorstellen, um ihnen zu helfen, ihre Arbeit zu optimieren, oder um die Erwartungen seiner Klienten besser zu verstehen. Mit einer Matrix können Sie Ihre Produktivität steigern, in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse erzielen und sich selbst motivieren. Lesen Sie weiter, um mehr über die Aktionsprioritätenmatrix zu erfahren.

Was ist eine Aktionsprioritätenmatrix?

Die Aktionsprioritätenmatrix ist ein hervorragendes Produktivitätswerkzeug für Führungskräfte, Führungskräfte, Coaches für kleine Unternehmen und Karriere-Toolboxen. Dieses Diagramm hilft Trainern dabei, die Reihenfolge und Wichtigkeit von Aufgaben zu bestimmen.

Die Trainer können die Matrix mithilfe von zwei Komponenten erstellen. Sie müssen ein Diagramm hinzufügen, das den Aufwand für Aufgaben auf der x-Achse und deren Auswirkungen auf der y-Achse misst. Die zweite Komponente sind die Kästchen im Diagramm. Sie müssen vier Kästchen auf dem Diagramm erstellen und dabei sicherstellen, dass zwei Stapel über den anderen beiden liegen. Danach erhalten Sie das fertige Diagramm, mit dem Sie Ihre Initiativen planen können.

Damit können Trainer feststellen, ob ihre Bemühungen wenig Aufwand und große Wirkung, viel Aufwand und geringe Wirkung, wenig Aufwand und geringe Wirkung oder viel Aufwand und große Wirkung haben. Dies kann Ihnen dabei helfen, Aufgaben zu priorisieren, die für bessere Ergebnisse wichtig sind.

Wie können Sie die Aktionsprioritätsmatrix in Ihrer Coaching-Praxis einsetzen?

Die Coaches können ihren Klienten dabei helfen, ihre Anstrengungen und Energie in Projekte und Aktivitäten zu stecken, die wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordern. Dies kann für Ihre Kunden Wunder bewirken, da sie ihre Produktivität steigern, das Risiko von Fehlern und Irrtümern bei Aufgaben verringern und nichts verlieren müssen, während sie das Beste für sich selbst anstreben.

Darüber hinaus können Sie die Matrix nutzen, um die Erwartungen und Bedürfnisse Ihrer Kunden besser zu verstehen. Mit diesem Ansatz können Sie einen effektiven Plan erstellen, um Ihre Kunden bei allen ihren Anliegen zu unterstützen. Trainer können diese Technik nutzen, um ihre Dienstleistungen zu verbessern und mehr Menschen anzusprechen, was zu höheren Umsätzen führt.

Wenn Sie Hilfe benötigen und erfahren möchten, wie Sie die Action Priority Matrix optimal für Ihre Kunden einsetzen können, können Sie sich für eine kostenlose Testversion von Bonsai anmelden. Wir sind die führende Plattform für Coaching-Unternehmensführung und verfügen über das Wissen, die Expertise und die Tools, um Coaches auf den richtigen Weg zu bringen und ihnen Techniken an die Hand zu geben, mit denen sie ihren Kunden helfen können. Sie können sich also gerne an uns wenden, wenn Sie eine Aktionsprioritätsmatrix benötigen oder Hilfe damit benötigen.

Wie erstellt man eine Aktionsprioritätenmatrix?

Die Aktionsprioritätenmatrix mag einfach erscheinen, aber sie kann Coaches dabei unterstützen, hochwertige Dienstleistungen anzubieten und ihre Kunden zufrieden zu stellen. Mit diesem Tool wird Ihre Arbeit ein wenig einfacher und effizienter. Hier sind die Schritte, um die Matrix in Ihren täglichen Coaching-Sitzungen anzuwenden.

Schritt 1: Alle Aufgaben auflisten

Erstellen Sie eine Liste mit Aktivitäten oder Aufgaben, die Ihr Team oder Ihr Kunde erledigen muss. Sie können zwischen kleinen und größeren Projekten wählen – ganz nach Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Kunden. Listen Sie Ihre Aufgaben auch nicht in einer bestimmten Reihenfolge auf; arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um zu erfahren, welche zusätzlichen Aufgaben Sie hinzufügen müssen.

Wenn Sie alle Aufgaben in Ihre Liste aufnehmen, können Sie sicherstellen, dass Sie jede Aufgabe erledigen und die hochwertigen Ergebnisse erzielen, die Sie sich erhoffen. Wenn Sie beispielsweise die Aktionsprioritätsmatrix für ein Softwareentwicklungsprojekt nutzen, sollte sich jede Aufgabe um das Entwicklungsprojekt drehen. Sie können alles in die Liste aufnehmen, vom Start bis zum Ende des Projekts, um eine perfekte Liste zu erstellen.

Schritt 2: Aufgaben kategorisieren

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu kategorisieren. Sie müssen die folgenden Kategorien verwenden.

Schnelle Erfolge

Sie müssen Aktivitäten und Aufgaben in dieser Kategorie hinzufügen, die eine große Wirkung haben können, aber weniger Aufwand erfordern. Dadurch erhalten Sie eine Liste mit Dingen, die Sie leicht umsetzen können, und die Ihnen helfen, sich selbst zu motivieren, indem sie Ihnen hervorragende Ergebnisse liefern. Beispielsweise muss ein Softwareentwicklungsprojektteam eine Planung erstellen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Großprojekte

Sicherlich haben Sie etwas auf Ihrer Liste, das zwar Aufwand erfordert, aber eine große Wirkung erzielen kann. Diese Aufgaben sind in der Regel schwierig zu bewältigen, geben aber den dringend benötigten Schub, um den Erfolg Ihres Teams zu sehen. Nehmen wir das Beispiel eines Entwicklungsprojekts: Ihr Team muss die Programmierung vornehmen, um den Plan zu verwirklichen.

Ersatzspieler

Dies sind die Aufgaben, die weniger Aufwand erfordern und geringe Auswirkungen haben. Auch wenn sie vielleicht keine großen Veränderungen bewirken, können sie Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen. Außerdem helfen Ihnen diese kleinen Schritte dabei, größere Dinge zu erreichen, die wirklich wichtig sind. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Grafikarbeiten für das Projekt durchführen.

Undankbare Aufgaben

Obwohl dieser Begriff etwas ungewöhnlich ist, sind sie am wenigsten wichtig. Normalerweise ziehen es Trainer vor, diese Aufgabe am Ende zu erledigen, da sie weniger Auswirkungen hat, aber sie müssen sich mehr Mühe geben. Beispielsweise muss ein Softwareentwicklungsprojekt in einem bestimmten Format an den Kunden gesendet werden.

Schritt 3: Prioritätsstufen zuweisen

Sie müssen den Aufgaben Prioritätsstufen zuweisen. Wie möchten Sie und Ihr Team die von Ihnen aufgelisteten Aufgaben und Aktivitäten priorisieren und zuweisen? Es gibt keine Regel dafür, wie Sie jede Aufgabe priorisieren können.

Sollten Sie sofort mit den großen Aufgaben beginnen oder sich für die schnellen Erfolge entscheiden? Sollten Sie Ausfüllprojekte abschließen? Wie viele Ressourcen müssen Sie für die undankbaren Aufgaben bereitstellen? Sie müssen mehrere Dinge berücksichtigen, um Ihre Listen zu priorisieren.

Wenn Sie für die Fertigstellung eines größeren Projekts alle Ihre Entwicklungsressourcen einsetzen müssen. Aber sie können Ihnen eine größere Wirkung bieten und Ihnen helfen, Ihr Ziel zu erreichen; möglicherweise müssen Sie sich für diese Aufgabe entscheiden. Wenn Sie Ihre Ziele jedoch mit weniger Aufwand erreichen können, können Sie diese auf Ihrer Prioritätenliste an erster Stelle belassen.

Schritt 4: Aufgaben ausführen

Wenn Sie Ihre Aufgaben und Projekte kategorisieren und priorisieren, können Sie mit den Punkten beginnen, die auf Ihrer Liste weiter oben stehen. Sie können sich zunächst auf Projekte konzentrieren, die weniger Aufwand erfordern und eine große Wirkung haben, je nach Ihrem Arbeitsstil. Sie können die Liste auch im Laufe des Projekts anhand der erzielten Ergebnisse und Änderungen in der Planung oder den Anforderungen anpassen.

Beispielsweise kann eine Aufgabe, die einen hohen Aufwand und geringe Auswirkungen erfordert, gegen Ende des Projekts an Bedeutung gewinnen. Mit fortschreitender Projektdauer könnten Aufgaben wie das Sichern von Dateien, administrative Tätigkeiten oder die Überprüfung der Planung an Bedeutung gewinnen.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Die Aktionsprioritätsmatrix verlangt vom Coach, sich zu fragen, welche Aufgaben wichtig sind und welche eine Weile warten können. Dazu muss man ehrlich sein und klare Vorstellungen haben. Dieses Tool hängt in erster Linie von zwei Faktoren ab: Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Viele Menschen versäumen es jedoch, die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgaben einzuschätzen, was es ihnen erschwert, Projekte nach den vier Kategorien zu ordnen. Dazu ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen und jede Aufgabe zu verstehen, um ihre Auswirkungen auf Ihr Ziel zu erkennen und fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Darüber hinaus machen manche Menschen auch den Fehler, nicht alle ihre Aktivitäten, Projekte und Aufgaben in ihre vorbereitete Liste aufzunehmen. Sie glauben, dass es keinen Vergleich zwischen ihnen gibt und dass es unfair wäre, sie nach denselben Kriterien zu kategorisieren. Sie sollten jedoch die kleinsten bis wichtigsten Aufgaben in die Liste aufnehmen – alles, was mit Ihrem Projekt zu tun hat. Dies hilft Trainern dabei, sich nicht ablenken zu lassen und sich nicht auf weniger wichtige Dinge zu konzentrieren, die später erledigt werden können.

Vorteile der Verwendung einer Aktionsprioritätenmatrix

Hier sind die Vorteile der Verwendung einer Matrix für Ihre Coaching-Praktiken.

• Es verleiht einer ungeordneten Aufgabenliste Sinn und Klarheit.
• Es kann Ihnen dabei helfen, den Coaching-Prozess zu optimieren.
• Es erleichtert das Erreichen von Zielen.
• Es ist das beste Gegenmittel gegen Analyseparalyse.
• Dadurch lässt sich das gesamte Projekt nahtlos umsetzen.

Die Aktionsprioritätenmatrix kann Ihnen ebenfalls Orientierung bieten. Wenn ein Team beispielsweise eine Aufgabe nicht innerhalb einer bestimmten Zeit erledigen kann und wenig Zeit hat, kann es mit allen Ausfüllaufgaben beginnen. Sie könnten ihnen die gewünschten Ergebnisse liefern. Bieten Sie ihnen jedoch Motivation und Hoffnung, dass sie die Arbeit schaffen können.

Schlussfolgerung

Kurz gesagt: Die Aktionsprioritätenmatrix ist der Schlüssel zum Erfolg. Ein Coach kann es nutzen, um seinem Team oder einzelnen Klienten zu helfen. Es verschafft dem Trainer Klarheit und hilft ihm oder ihr, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wenn Sie weitere Hilfe zur Matrix benötigen, können Sie sich für eine kostenlose Testversion bei Bonsai anmelden. Wir können Ihnen dieses großartige Tool anbieten und Ihnen bei der Nutzung helfen.

Was soll ich tun, wenn eine Aufgabe nicht in die Kategorien passt?

Es wird immer in die Kategorie passen. Sie müssen sich überlegen, wie viel Energie dafür benötigt wird und welche Auswirkungen dies auf Ihr Projekt haben kann.

Wie bleibe ich motiviert, Aufgaben mit niedrigerer Priorität zu erledigen?

Sie müssen bedenken, dass jede Aufgabe Sie Ihrem Ziel näher bringen kann. Führen Sie die Aufgabe einfach aus und behalten Sie dabei den Erfolg im Blick.

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