Plantilla de matriz de prioridades de acción

¿Quieres beneficiarte de la Matriz de Prioridades de Acción? Esta es una herramienta que los entrenadores pueden utilizar para obtener los resultados deseados de sus clientes. Con esta herramienta, puedes determinar cómo completar el proyecto.

Un coach puede presentárselo a sus clientes para ayudarles a optimizar su trabajo o como una forma de comprender las expectativas de sus clientes. Con una matriz, puedes aumentar la productividad, obtener mejores resultados en menos tiempo y mantenerte motivado. Siga leyendo para obtener más información sobre la Matriz de prioridades de acción.

¿Qué es una matriz de prioridades de acción?

La Matriz de Prioridades de Acción es una excelente herramienta de productividad para ejecutivos, líderes, asesores de pequeñas empresas y herramientas profesionales. Este diagrama ayuda a los entrenadores a determinar el orden y la importancia de las tareas.

Los entrenadores pueden crear la matriz utilizando dos componentes. Necesitan añadir un gráfico que mida los esfuerzos realizados en las tareas en el eje x y su impacto en el eje y. El segundo componente son las cajas del gráfico. Debes crear cuatro recuadros en el gráfico, asegurándote de que dos pilas estén encima de las otras dos. Después de esto, obtendrá el diagrama finalizado que podrá utilizar para trazar sus iniciativas.

Con esto, los entrenadores pueden determinar si sus esfuerzos son de bajo esfuerzo y alto impacto, alto esfuerzo y bajo impacto, bajo esfuerzo y bajo impacto, y alto esfuerzo y alto impacto. Esto puede ayudarte a priorizar las tareas que son importantes para obtener mejores resultados.

¿Cómo utilizar la matriz de prioridades de acción en tu práctica de coaching?

Los coaches pueden ayudar a sus clientes a dedicar esfuerzo y energía a proyectos y actividades que realmente requieren su atención. Esto puede ser de gran ayuda para sus clientes, ya que pueden aumentar su productividad, reducir el riesgo de errores y fallos en las tareas y no tienen que perder nada mientras buscan lo mejor para ellos.

Además, puede utilizar la matriz para comprender las expectativas y necesidades de sus clientes. Con este enfoque, puedes crear un plan eficaz para apoyar a tus clientes en cualquier tipo de ayuda que necesiten. Los entrenadores pueden utilizar esta técnica para mejorar sus servicios y atraer a más personas, lo que se traduce en un aumento de las ventas.

Si necesita ayuda y desea aprender las mejores formas de utilizar Action Priority Matrix para sus clientes, puede registrarse para obtener una prueba gratuita de Bonsai. Somos la plataforma líder en gestión empresarial para coaches, con los conocimientos, la experiencia y las herramientas necesarias para encaminar a los coaches y proporcionarles técnicas que les ayuden a ayudar a sus clientes. Por lo tanto, puede ponerse en contacto con nosotros si necesita la Matriz de Prioridades de Acción o cualquier ayuda al respecto.

¿Cómo crear una matriz de prioridades de acción?

La matriz de prioridades de acción puede parecer sencilla, pero puede ayudar a los entrenadores a ofrecer servicios de calidad y satisfacer a sus clientes. Con ella, tu trabajo será un poco más sencillo y ágil gracias a esta herramienta. Estos son los pasos para practicar la matriz en tus sesiones diarias de coaching.

Paso 1: Enumera todas las tareas

Crea una lista de actividades o tareas que tu equipo o cliente debe completar. Puedes elegir proyectos pequeños o grandes, lo que sea importante para ti y tus clientes. Además, no enumeréis vuestras tareas en un orden concreto; colaborad con vuestro equipo para conocer cualquier tarea adicional que debáis añadir.

Incorporar todas las tareas en tu lista te ayudará a asegurarte de completarlas todas y obtener los resultados de alta calidad que esperas obtener. Por ejemplo, si se utiliza la matriz de prioridades de acción para un proyecto de desarrollo de software, cada tarea debe girar en torno al proyecto de desarrollo. Puedes incluir todo en la lista, desde el inicio del proyecto hasta su finalización, para crear una lista perfecta.

Paso 2: Clasificar las tareas

El siguiente paso que debes dar es clasificar tus tareas según su importancia. Debe utilizar las siguientes categorías.

Resultados rápidos

Debes añadir actividades y tareas en esta categoría que puedan tener un gran impacto pero que requieran menos esfuerzo. Esto te proporcionará una lista de cosas que puedes hacer fácilmente y te ayudará a motivarte al ofrecerte excelentes resultados. Por ejemplo, un equipo de proyecto de desarrollo de software necesita crear una planificación para obtener los resultados deseados.

Proyectos importantes

Seguro que tienes algo en tu lista que requiere esfuerzo, pero que puede tener un gran impacto. Estas tareas suelen ser difíciles de completar, pero proporcionan el impulso necesario para ver el éxito de tu equipo. Tomemos como ejemplo un proyecto de desarrollo: tu equipo necesita programar para hacer realidad el plan.

Rellenos

Estas son las tareas que requieren menos esfuerzo y tienen un impacto reducido. Aunque quizá no supongan un gran cambio, pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos. Además, estos pequeños pasos te ayudan a realizar cosas más importantes que realmente importan. Por ejemplo, es posible que tengas que realizar trabajos gráficos para el proyecto.

Tareas ingratas

Aunque este término es un poco peculiar, son los menos importantes. Por lo general, los entrenadores prefieren completar esta tarea al final debido a su menor impacto, pero deben esforzarse más. Por ejemplo, un proyecto de desarrollo de software debe enviarse al cliente en un formato concreto.

Paso 3: Asignar niveles de prioridad

Debe asignar los niveles de prioridad de las tareas. ¿Cómo quieren usted y su equipo priorizar y asignar las tareas y actividades que han enumerado? No hay ninguna regla sobre cómo priorizar cada tarea.

¿Deberías empezar inmediatamente con las tareas más importantes u optar por los resultados rápidos? ¿Deberías completar los proyectos de relleno? ¿Cuántos recursos necesitas asignar para las tareas ingratas? Debes tener en cuenta varias cosas para priorizar tus listas.

Si completar un proyecto más grande requiere que utilices todos tus recursos de desarrollo. Pero pueden ofrecerte un mayor impacto y ayudarte a alcanzar tu objetivo; es posible que debas elegir esta tarea. Sin embargo, si logras tus objetivos con cosas que requieren menos esfuerzo, puedes mantenerlos en primer lugar en las listas de prioridades.

Paso 4: Ejecutar tareas

Cuando clasificas y priorizas tus tareas y proyectos, puedes empezar por las cosas que están más arriba en tu lista. Puedes centrarte primero en los proyectos que requieren menos esfuerzo y tienen un gran impacto, según tu estilo de trabajo. También puede ajustar la lista a medida que avanza el proyecto, basándose en los resultados que obtenga y en los cambios que se produzcan en la planificación o las necesidades.

Por ejemplo, una tarea que requiere un gran esfuerzo y tiene un impacto reducido puede cobrar importancia a medida que se acerca el final del proyecto. A medida que avanza el proyecto, tareas como hacer copias de seguridad de los archivos, realizar tareas administrativas o revisar la planificación pueden cobrar mayor importancia.

Errores comunes que se deben evitar

La matriz de prioridades de acción requiere que el coach se pregunte qué tareas son importantes y cuáles pueden esperar un tiempo. Para ello, hay que ser sincero y tener una visión clara. Esta herramienta depende principalmente de dos factores: la urgencia y la importancia.

Sin embargo, muchas personas no logran estimar la importancia y la urgencia de las tareas, lo que les dificulta clasificar los proyectos según las cuatro categorías. Para ello, es importante tomarse el tiempo necesario y comprender cada tarea para conocer su impacto en su objetivo y poder tomar decisiones informadas.

Además, algunas personas también cometen el error de no añadir todas sus actividades, proyectos y tareas a la lista que han preparado. Creen que no hay comparación entre ellos y que sería injusto clasificarlos con los mismos criterios. Sin embargo, debes añadir a la lista las tareas más pequeñas y las más importantes, cualquier cosa relacionada con tu proyecto. Esto ayuda a los entrenadores a evitar distracciones y centrarse en cosas menos importantes que pueden hacerse más tarde.

Ventajas de utilizar una matriz de prioridades de acción

Estas son las ventajas de utilizar una matriz para tus prácticas de coaching.

• Aporta sentido y claridad a una lista desordenada de tareas.
• Puede ayudarte a optimizar el proceso de coaching.
• Facilita el logro de los objetivos.
• Es el mejor antídoto contra el bloqueo mental.
• Hace que todo el proyecto sea fácil de llevar a cabo.

La matriz de prioridades de acción también puede orientarte. Por ejemplo, si un equipo no puede completar una tarea en un tiempo específico y se queda sin tiempo, puede empezar a realizar todas las tareas complementarias. Podrían darles los resultados que buscan. Sin embargo, ofrézcales motivación y esperanza para que puedan realizar el trabajo.

Conclusión

En pocas palabras, la matriz de prioridades de acción es clave para alcanzar el éxito. Un entrenador puede utilizarlo para ayudar a su equipo o a clientes individuales. Esto aportará claridad al entrenador y le ayudará a centrarse en lo más importante. Si necesitas más ayuda con la matriz, puedes registrarte para obtener una prueba gratuita con Bonsai. Podemos ofrecerte esta increíble herramienta y ayudarte a usarla.

¿Qué debo hacer si una tarea no encaja en ninguna de las categorías?

Siempre encajará en la categoría. Debes reflexionar sobre cuánta energía necesita y qué efectos puede tener en tu proyecto.

¿Cómo puedo mantener la motivación para completar tareas con un nivel de prioridad más bajo?

Debes tener en cuenta que cada tarea puede acercarte a tu objetivo. Simplemente realiza la tarea teniendo en mente el éxito.

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