Modelo de Matriz de Prioridades de Ação

Quer se beneficiar da Matriz de Prioridades de Ação? Esta é uma ferramenta que os treinadores podem usar para obter os resultados desejados dos clientes. Com essa ferramenta, você pode determinar como concluir o projeto.

Um coach pode apresentá-lo aos seus clientes para ajudá-los a otimizar seu trabalho ou como uma forma de entender as expectativas deles. Com uma matriz, você pode aumentar a produtividade, obter melhores resultados em menos tempo e manter-se motivado. Continue lendo para saber mais sobre a Matriz de Prioridades de Ação.

O que é uma Matriz de Prioridades de Ação?

A Matriz de Prioridades de Ação é uma excelente ferramenta de produtividade para executivos, líderes, coaches de pequenas empresas e kits de ferramentas de carreira. Este diagrama ajuda os treinadores a determinar a ordem e a importância das tarefas.

Os treinadores podem criar a matriz utilizando dois componentes. É necessário adicionar um gráfico que meça os esforços nas tarefas ao longo do eixo x e seus impactos no eixo y. O segundo componente são as caixas no gráfico. Você precisa criar quatro caixas no gráfico, garantindo que duas pilhas fiquem em cima das outras duas. Depois disso, você obterá o diagrama finalizado que poderá usar para traçar suas iniciativas.

Com isso, os treinadores podem determinar se seus esforços são de baixo esforço e alto impacto, alto esforço e baixo impacto, baixo esforço e baixo impacto, e alto esforço e alto impacto. Isso pode ajudá-lo a priorizar tarefas importantes para obter melhores resultados.

Como usar a Matriz de Prioridade de Ações na sua prática de coaching?

Os coaches podem ajudar seus clientes a dedicar esforço e energia a projetos e atividades que realmente precisam de sua atenção. Isso pode fazer maravilhas para seus clientes, pois eles podem aumentar sua produtividade, reduzir o risco de erros e falhas nas tarefas e não precisam perder nada enquanto buscam o melhor para eles.

Além disso, você pode usar a matriz para entender as expectativas e necessidades do seu cliente. Com essa abordagem, você pode criar um plano eficaz para apoiar seus clientes em qualquer tipo de ajuda que eles precisarem. Os treinadores podem usar essa técnica para melhorar seus serviços e atrair mais pessoas, levando a um aumento nas vendas.

Se você precisar de ajuda e quiser aprender as melhores maneiras de usar a Matriz de Prioridades de Ação para seus clientes, inscreva-se para um teste gratuito do Bonsai. Somos a plataforma líder em gestão de negócios de coaching, com o conhecimento, a experiência e as ferramentas necessárias para colocar os coaches no caminho certo e fornecer-lhes técnicas para ajudar seus clientes. Portanto, entre em contato conosco se precisar da Matriz de Prioridade de Ação ou de qualquer ajuda com isso.

Como criar uma matriz de prioridades de ação?

A Matriz de Prioridades de Ação pode parecer simples, mas pode capacitar os treinadores a oferecer serviços de qualidade e satisfazer seus clientes. Com ela, seu trabalho ficará um pouco mais simples e otimizado. Aqui estão os passos para praticar a matriz em suas sessões diárias de coaching.

Passo 1: Liste todas as tarefas

Crie uma lista de atividades ou tarefas que sua equipe ou cliente precisa concluir. Você pode escolher projetos pequenos ou maiores, o que for mais importante para você e seus clientes. Além disso, não liste suas tarefas em uma ordem específica; colabore com sua equipe para saber quais tarefas adicionais você precisa incluir.

Incorporar todas as tarefas em sua lista ajudará você a garantir que todas elas sejam concluídas e a obter os resultados de alta qualidade que você espera. Por exemplo, se você utilizar a Matriz de Prioridade de Ação para um projeto de desenvolvimento de software, cada tarefa deve girar em torno do projeto de desenvolvimento. Você pode incluir tudo na lista, desde o início do projeto até o seu término, para criar uma lista perfeita.

Etapa 2: Categorizar tarefas

O próximo passo é categorizar suas tarefas com base em sua importância. Você precisa usar as seguintes categorias.

Resultados rápidos

Você precisa adicionar atividades e tarefas nesta categoria que possam causar alto impacto, mas exijam menos esforço. Isso lhe dará uma lista de coisas que você pode fazer facilmente e ajudará a se motivar, proporcionando excelentes resultados. Por exemplo, uma equipe de projeto de desenvolvimento de software precisa criar um planejamento para obter os resultados desejados.

Grandes projetos

Certamente você tem algo em sua lista que exige esforço, mas pode causar um grande impacto. Essas tarefas geralmente são difíceis de concluir, mas dão o impulso necessário para ver o sucesso da sua equipe. Vamos pegar o exemplo de um projeto de desenvolvimento; sua equipe precisa fazer a codificação para tornar o plano realidade.

Substituições

Estas são as tarefas que exigem menos esforço e têm baixo impacto. Embora possam não ser grandes mudanças, elas podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos. Além disso, esses pequenos passos ajudam você a realizar coisas maiores que realmente importam. Por exemplo, você pode precisar fazer trabalhos gráficos para o projeto.

Tarefas ingratas

Embora esse termo seja um pouco peculiar, eles são os menos importantes. Normalmente, os treinadores preferem concluir essa tarefa no final devido ao seu menor impacto, mas precisam se esforçar mais. Por exemplo, um projeto de desenvolvimento de software precisa ser enviado ao cliente em um formato específico.

Etapa 3: Atribuir níveis de prioridade

Você precisa atribuir os níveis de prioridade das tarefas. Como você e sua equipe desejam priorizar e atribuir as tarefas e atividades que listaram? Não existe uma regra sobre como você pode priorizar cada tarefa.

Você deve começar imediatamente as tarefas principais ou optar pelas vitórias rápidas? Você deve concluir projetos de preenchimento? Quantos recursos você precisa alocar para as tarefas ingratas? Você precisa considerar vários fatores para priorizar suas listas.

Se a conclusão de um projeto maior exigir que você utilize todos os seus recursos de desenvolvimento. Mas elas podem oferecer um impacto maior e ajudar a alcançar seu objetivo; talvez seja necessário escolher essa tarefa. No entanto, se você alcançar seus objetivos com coisas que exigem menos esforço, poderá mantê-las em primeiro lugar nas listas de prioridades.

Etapa 4: Executar tarefas

Ao categorizar e priorizar suas tarefas e projetos, você pode começar pelas coisas que estão no topo da sua lista. Você pode se concentrar primeiro em projetos que exigem menos esforço e têm alto impacto, com base no seu estilo de trabalho. Você também pode ajustar a lista à medida que o projeto avança, com base nos resultados obtidos e nas mudanças no planejamento ou nas necessidades.

Por exemplo, uma tarefa que exige muito esforço e tem baixo impacto pode se tornar importante à medida que você se aproxima do final do projeto. Tarefas como fazer backup de arquivos, tarefas administrativas ou revisar o planejamento podem se tornar mais importantes à medida que o projeto avança.

Erros comuns a evitar

A Matriz de Prioridades de Ação exige que o coach se pergunte quais tarefas são importantes e quais podem esperar um pouco. Você precisa ser honesto e ter visões claras para fazer isso. Essa ferramenta depende principalmente de dois fatores: urgência e importância.

Mas muitas pessoas não conseguem avaliar a importância e a urgência das tarefas, o que dificulta a classificação dos projetos de acordo com as quatro categorias. Para isso, é importante dedicar tempo e compreender cada tarefa para entender seu impacto em seu objetivo e tomar decisões informadas.

Além disso, algumas pessoas também cometem o erro de não adicionar todas as suas atividades, projetos e tarefas à lista preparada. Eles acreditam que não há comparação entre eles e que seria injusto classificá-los com os mesmos critérios. No entanto, você deve adicionar as tarefas mais pequenas às mais importantes na lista — tudo o que estiver relacionado com o seu projeto. Isso ajuda os treinadores a evitar distrações e a se concentrarem em coisas menos importantes que podem ser feitas mais tarde.

Benefícios do uso de uma matriz de prioridade de ação

Aqui estão as vantagens de usar uma matriz para suas práticas de coaching.

• Ele traz significado e clareza a uma lista desordenada de tarefas.
• Pode ajudá-lo a otimizar o processo de coaching.
• Facilita o alcance dos objetivos.
• É o melhor antídoto para a paralisia da análise.
• Isso torna todo o projeto fácil de ser realizado.

A Matriz de Prioridades de Ação também pode lhe dar orientação. Por exemplo, se uma equipe não consegue concluir uma tarefa em um prazo específico e está com pouco tempo, ela pode começar a realizar todas as tarefas complementares. Eles podem dar a eles os resultados que estão procurando. No entanto, ofereça motivação e esperança de que eles possam realizar o trabalho.

Conclusão

Em suma, a Matriz de Prioridades de Ação é fundamental para alcançar o sucesso. Um coach pode utilizá-lo para ajudar sua equipe ou clientes individuais. Isso dará clareza ao treinador e o ajudará a se concentrar no que é mais importante. Se precisar de mais ajuda com a matriz, você pode se inscrever para um teste gratuito com o Bonsai. Podemos oferecer-lhe esta ferramenta incrível e ajudá-lo a utilizá-la.

O que devo fazer se uma tarefa não se enquadrar nas categorias?

Ele sempre se encaixará na categoria. Você precisa refletir sobre quanta energia isso requer e quais efeitos isso pode causar no seu projeto.

Como posso manter-me motivado para concluir tarefas com um nível de prioridade mais baixo?

É preciso ter em mente que cada tarefa pode levá-lo em direção ao seu objetivo. Basta realizar a tarefa tendo em mente o sucesso.

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