Vorlage für das Formular zur Veranstaltungsplanung

Wenn Sie sich auf Ihre nächste Beratung zur Planung einer Veranstaltung vorbereiten, suchen Sie vielleicht nach einer effektiven Möglichkeit, alle erforderlichen Informationen zu sammeln. Sie wissen genau, wie viel Aufwand hinter der Organisation einer perfekten Veranstaltung steckt – von der Auswahl des idealen Veranstaltungsortes über die Musik und das Essen bis hin zu all den kleinen, aber entscheidenden Details, die alles zusammenhalten. Sie möchten doch nicht, dass Ihre Bemühungen hinter den Erwartungen Ihrer Kunden zurückbleiben, oder?

Nun, durch die Einführung eines Formulars zur Veranstaltungsplanung in Ihren Onboarding-Prozess können Sie sicherstellen, dass so etwas nie passiert. Indem Sie Ihren Kunden vor der Veranstaltung wichtige Fragen stellen, können Sie sicher sein, ob Sie deren Wünsche vollständig erfüllen können, und die richtigen Erwartungen wecken. Was sind also diese entscheidenden Fragen, die Sie stellen müssen? Hier ist eine Liste mit Elementen, die Sie nicht verpassen dürfen, damit Sie Ihre nächste Veranstaltung zu einem vollen Erfolg machen können.

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Was sollte in Ihrem Fragebogen zur Veranstaltungsplanung enthalten sein?

Je nach Art der Veranstaltung, die Sie planen, können die Fragen, die Sie in Ihr Formular aufnehmen, variieren. Wenn Sie beispielsweise Hochzeitsplaner sind, müssen Sie möglicherweise keine Fragen zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Zielgruppe einbeziehen. Konzentrieren Sie sich also auf Ihre persönlichen Herausforderungen und nutzen Sie das, was für Sie funktioniert.

Denken Sie daran: Wenn Sie den Kunden bereits vor dem Versenden Ihres Aufnahmeformulars getroffen haben, können Sie dieses gerne ändern oder Fragen hinzufügen, die Sie für Ihren Kunden als relevant erachten und die wir hier möglicherweise nicht aufgeführt haben. Folgendes sollten Sie in Ihrem Aufnahmeformular angeben.

Kontaktdaten

Ein grundlegendes, aber wesentliches Element Ihres Aufnahmeformulars ist der Name des Kunden (oder Firmenname) und die Kontaktdaten. Dazu gehören Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse. Um einen besseren Eindruck davon zu bekommen, mit wem Sie zusammenarbeiten werden, insbesondere wenn Sie Firmenveranstaltungen organisieren, können Sie sich über die Größe des Unternehmens, seine Werte, die Branche und die Art der angebotenen Dienstleistungen informieren.

Arbeitsbeziehung

Sie müssen in Ihrem Kundenaufnahmeformular eine Reihe von Fragen aufnehmen, die Ihnen einen Einblick in die Erwartungen Ihrer Kunden, ihre individuellen Perspektiven und ihre bisherigen Erfahrungen mit Veranstaltungsplanern geben. Es sollte auch ihre bevorzugte Kommunikationsmethode und den damit verbundenen Arbeitsaufwand Ihrerseits abdecken. Diese Fragen (oder Variationen davon) helfen Ihnen dabei, diese Aspekte der Arbeitsbeziehung aufzudecken.

- Wie haben Sie von uns erfahren?

- Haben Sie schon einmal mit einem Veranstaltungsplaner zusammengearbeitet? Wenn ja, welche Aspekte haben Ihnen daran gefallen und welche nicht?

- Wie stellen Sie sich die Zusammenarbeit mit einem Veranstaltungsplaner vor?

- Welche Arten von Veranstaltungsplanungsdienstleistungen suchen Sie?

- Warum haben Sie sich speziell für eine Zusammenarbeit mit mir entschieden?

- Welcher Aspekt der Zusammenarbeit mit einem Veranstaltungsplaner ist für Sie am wichtigsten? Was brauchst du am meisten von mir?

- Planen Sie, mit mir zusammenzuarbeiten oder mir die meisten Aufgaben zu übertragen?

- Welche Kontaktmethode bevorzugen Sie?

- Gibt es bestimmte Zeiten, zu denen Sie bevorzugt kontaktiert werden möchten?

Veranstaltungsdetails

Als Nächstes sollten Sie sich eingehend mit der Art der Veranstaltung befassen und sich einen Überblick über die Bereiche verschaffen, in denen der Kunde Hilfe benötigt. Finden Sie heraus, welche Art von Veranstaltung sie organisieren, für wen sie diese veranstalten, wie hoch ihr Budget ist und was die Gründe für die Veranstaltung sind. Hier sind einige Beispiele für Fragen, mit denen Sie tiefer in die Materie einsteigen können.

- Was für eine Veranstaltung planen Sie? (Hochzeiten, Firmenveranstaltungen, Spendenaktionen, Konferenzen usw.)

- Wann und wo findet die Veranstaltung statt?

- Wie lange soll die Veranstaltung dauern?

- Was ist das Hauptziel dieser Veranstaltung?

- Wie werden Sie den Erfolg der Veranstaltung messen?

- Was unterscheidet Ihrer Meinung nach Ihre Veranstaltung von anderen?

- Haben Sie irgendwelche Bedenken oder sehen Sie mögliche Herausforderungen im Zusammenhang mit dieser Veranstaltung?

- Haben Sie vor, eine Veranstaltungsversicherung abzuschließen?

- Wie viele Personen werden voraussichtlich an der Veranstaltung teilnehmen?

- Beschreiben Sie die Gruppe von Personen, die Sie einladen.

- Wie hoch ist Ihr Gesamtbudget bzw. Ihr Budget pro Person?

- Benötigt einer Ihrer Gäste aufgrund persönlicher Umstände (z. B. Todesfall in der Familie, barrierefreier Zugang) besondere Unterkünfte?

- Welche zusätzlichen Ernährungsoptionen oder Speisen (vegetarisch, vegan, glutenfrei usw.) müssen Sie Ihren Gästen anbieten?

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Kundenpräferenzen

Einige Kunden haben bereits alles vollständig organisiert und entschieden und suchen lediglich Unterstützung bei der Umsetzung, während andere möglicherweise völlig ratlos sind. Fügen Sie eine Reihe von Fragen hinzu, um festzustellen, wie klar ihre Präferenzen sind und ob es Spielraum für Ihre eigenen Ideen gibt.

- Hast du dich für dein Thema schon für Farben entschieden?

- Haben Sie Pinterest-Boards, Fotos oder andere visuelle Hilfsmittel, die Sie als Inspiration für das Thema verwenden können?

- Welche Stimmung oder welchen Ton möchten Sie erzeugen?

- Wie möchten Sie sich während Ihrer Veranstaltung persönlich fühlen?

Sind Sie offen für neue Vorschläge oder Konzepte, sobald diese aufkommen?

- Was sind Ihrer Meinung nach einige wesentliche Elemente, die Ihre Veranstaltung haben sollte?

- Welchen Eindruck möchten Sie Ihren Gästen von Ihrer Veranstaltung vermitteln?

Zusätzliche Unterstützung

Sie sollten auch herausfinden, ob Ihr Kunde zusätzliche Unterstützung benötigt, insbesondere in Bezug auf Dienstleistungen, die Sie möglicherweise nicht anbieten. Außerdem können Sie diese Informationen nutzen, um sicherzustellen, dass genügend Platz für alles vorhanden ist, was der Kunde geplant hat. Versuchen Sie, die folgenden Fragen einzubeziehen.

- Benötigen Sie Unterstützung bei der Bekanntmachung oder Vermarktung Ihrer Veranstaltung?

- Wird es Redner, einen Moderator, Live-Unterhaltung oder andere Vortragende geben? Wer, wenn ja?

- Benötigen Sie Sponsoren für Ihre Veranstaltung?

- Sind Sie auf der Suche nach Eventpersonal?

- Welche Arten von Lieferanten werden Ihrer Einschätzung nach für die Veranstaltung benötigt? (Floristen, Fotografen, Caterer, Ausrüstungsverleiher usw.)

- Möchten Sie Ihren Gästen einen Transportservice anbieten?

- Benötigen Sie Hilfe bei der Erstellung eines Menüs?

- Werden Sie auch Getränke anbieten, alkoholische oder alkoholfreie?

Erstellen Sie Ihr eigenes Formular zur Veranstaltungsplanung mit Bonsai

Mit den benutzerdefinierten, umfassenden Kundenformularen von Bonsai sparen Sie Zeit und können nahtlos das perfekte Formular für die Veranstaltungsplanung erstellen. Mit unseren vollständig anpassbaren Formularen können Sie so viele Fragen einfügen, wie Sie möchten, und Sie können wählen, ob die Antwort ein Text, eine einzelne Option oder eine Liste von Auswahlmöglichkeiten sein soll. Nachdem Sie Ihr Formular fertiggestellt haben, haben Sie drei Möglichkeiten: Sie können es sofort per E-Mail versenden, es Kunden zum Ausfüllen zur Verfügung stellen, indem Sie die URL teilen, oder es Ihrer Website hinzufügen.

Dies ist wirklich die einfachste und effektivste Methode, um alle Informationen zu sammeln und zu verwalten, die Sie für Ihr Veranstaltungsplanungsgeschäft benötigen. Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, bietet Bonsai viele andere hervorragende Verwaltungswerkzeuge, darunter Rechnungssoftware, Zahlungsintegrationen, Buchhaltungsfunktionen und Steuerschätzungen. Im Grunde alles, was Sie benötigen, um Ihr Unternehmen von Anfang bis Ende zu führen. Starten Sie noch heute Ihre 14-tägige kostenlose Testversion und überzeugen Sie sich selbst!