Vorlage für das Projekt-Aufnahmeformular

Viele Agenturen und Berater verwenden Projektannahmeformulare, um alle erforderlichen Informationen von einem Kunden zu sammeln, bevor sie mit der Arbeit an einem Projekt beginnen.

Dadurch wird sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind und keine wichtigen Details übersehen werden.

Kleine Unternehmen verwenden häufig auch Projektannahmeformulare, um Projektanfragen zu verfolgen und ihren Arbeitsablauf zu verwalten.

In diesem Leitfaden wird erklärt, was ein professionelles Projektannahmeformular ist, einige seiner Vorteile aufgeführt und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines solchen Formulars gegeben.

Los geht's!

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Was ist ein Projekt-Aufnahmeformular?

Ein Projekt-Aufnahmeformular ist ein Fragebogen, der Agenturen und Beratern dabei hilft, vor Beginn der Arbeit an einem Projekt die erforderlichen Informationen vom Kunden einzuholen.

Das Formular enthält in der Regel Fragen zu den Zielen des Projekts, der Zielgruppe, dem Budget, dem Zeitplan usw.

Projektmanager verwenden Aufnahmeformulare, um sich ein klares Bild von den Projektanforderungen zu machen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten sich über die Projektziele einig sind.

Vorteile der Verwendung eines Projektanmeldeformulars

Die Verwendung eines Projektannahmeformulars bietet mehrere Vorteile, darunter:

Es verbessert die Konsistenz.

Einer der Hauptvorteile der Verwendung eines Aufnahmeformulars besteht darin, dass es dazu beiträgt, sicherzustellen, dass alle Informationen, die Sie von einem Kunden benötigen, auf einheitliche Weise erfasst werden.

Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Teammitglieder an demselben Projekt arbeiten, da so sichergestellt wird, dass alle über dieselben Informationen verfügen.

Es verbessert die Kommunikation.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines Aufnahmeformulars besteht darin, dass es zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Kunden beitragen kann.

Mit diesem Formular können Sie alle erforderlichen Informationen im Voraus vom Kunden einholen, wodurch Missverständnisse und Kommunikationsprobleme im weiteren Verlauf des Projekts vermieden werden können.

Es ermöglicht Automatisierung.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines Aufnahmeformulars besteht darin, dass Sie damit einige Ihrer Arbeitsabläufe automatisieren können.

Wenn Sie beispielsweise ein Online-Projektmanagement-Tool verwenden, können Sie Ihr Aufnahmeformular oft in das Tool integrieren, sodass alle Informationen aus dem Formular automatisch zu Ihrem Projekt hinzugefügt werden.

Auf lange Sicht kann Ihnen das viel Zeit und Mühe sparen.

Es versorgt Sie mit den Informationen, die Sie benötigen.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines Aufnahmeformulars besteht darin, dass Sie sicher sein können, alle erforderlichen Informationen vom Kunden zu erhalten, bevor Sie mit der Arbeit an einem Projekt beginnen.

Dies ist wichtig, da Sie so das Projekt richtig planen und den Umfang festlegen können, wodurch spätere Probleme vermieden werden können.

Es spart Ihnen Zeit.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines Aufnahmeformulars besteht darin, dass Sie damit langfristig Zeit sparen können. Dies liegt daran, dass Sie damit, wie oben erwähnt, einige Ihrer Arbeitsabläufe automatisieren können.

Darüber hinaus kann es auch dazu beitragen, Missverständnisse und Fehlkommunikation zu vermeiden, was Ihnen in Zukunft Zeit sparen kann.

Abschnitte eines Projektaufnahmeformulars

Ein Projekt-Aufnahmeformular besteht in der Regel aus mehreren Abschnitten, aber hier sind die wichtigsten Elemente:

Kundenkontaktdaten

Der erste Abschnitt des Formulars ist in der Regel für die Kontaktdaten des Kunden vorgesehen. Dazu gehören der Name des Kunden, seine E-Mail-Adresse, Telefonnummer und bevorzugte Kommunikationsmethode.

Diese Informationen sind wichtig, damit Sie sich bei Fragen zum Projekt problemlos mit dem Kunden in Verbindung setzen können.

Details zum Projekttyp

Der nächste Abschnitt des Formulars ist in der Regel für Projektdetails vorgesehen. Hier stellen Sie dem Kunden Fragen zum Projekt, beispielsweise zu den Zielen, der Zielgruppe, dem Budget, dem Zeitplan usw.

Es ist wichtig, in diesem Abschnitt so viele Details wie möglich anzugeben, damit Sie den Umfang des Projekts richtig einschätzen und planen können.

Details zur Zielgruppe

Wenn das neue Projekt eine bestimmte Zielgruppe hat, müssen Sie auch einige Fragen zur Zielgruppe in das Formular aufnehmen.

Diese Informationen sind wichtig, damit Sie das Projekt auf die Bedürfnisse der Zielgruppe zuschneiden können.

Budget

Der Abschnitt zum Budget ist in der Regel einer der wichtigsten Abschnitte des Formulars. In diesem Abschnitt stellen Sie dem Kunden Fragen zu seinem Budget für das Projekt.

Diese Informationen sind wichtig, damit Sie sicherstellen können, dass das Projekt für den Kunden erschwinglich ist und Sie nicht zu viel ausgeben.

Ideale Frist

Der Abschnitt „Frist“ ist ebenfalls wichtig. In diesem Abschnitt fragen Sie den Kunden nach seiner Frist für das Projekt.

Diese Informationen sind wichtig, damit Sie sicherstellen können, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird.

Es hilft Ihnen dabei, zu beurteilen, ob Sie über die erforderlichen Ressourcen, Zeit und Mitarbeiter verfügen, um das Projekt termingerecht abzuschließen.

So erstellen Sie eine Vorlage für ein Projekt-Aufnahmeformular

Wenn Sie eine Vorlage für den Projekt-Aufnahmeprozess erstellen möchten, müssen Sie einige Dinge beachten. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie alle oben genannten Abschnitte und Fragen einbeziehen.

Zweitens: Verwenden Sie ein Online-Formularerstellungstool oder ein Beispiel für ein Projektannahmeformular, damit Sie das Formular einfach erstellen und verwalten können.

Eines der Werkzeuge, die Sie verwenden können, ist das Bonsai-Werkzeug. Mit diesem Tool können Sie Ihre eigene Vorlage für den Arbeitsaufnahmeprozess von Grund auf neu erstellen.

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie das Formular an den Kunden senden, bevor Sie mit der Arbeit an dem Projekt beginnen.

Dadurch wird sichergestellt, dass Sie über alle Informationen verfügen, die Sie für die richtige Festlegung des Projektumfangs und die Planung des Projekts benötigen.

Optimieren Sie Ihren Projektannahmeprozess mit Bonsai Tools

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren, sind die Tools von Bonsai eine hervorragende Option. Sie bieten eine Vielzahl von Online-Formularerstellungstools, mit denen Sie Zeit und Aufwand sparen können.

Sie verfügen auch über ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie Ihre Projekte und Aufgaben im Blick behalten können. Besuchen Sie die Bonsai-Website, um Ihr Musterprojekt-Aufnahmeformular zu erstellen.

Schlussfolgerung

Ein Projekt-Aufnahmeformular ist ein wertvolles Hilfsmittel, mit dem Sie Ihren Projektprüfungsprozess optimieren können. Es stellt sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen von einem Kunden erhalten, bevor Sie mit der Arbeit an einem Projekt beginnen.

Als Projektmanager ist es einfach, ein einfaches Projekt-Aufnahmeformular zu erstellen, und Sie können ein Online-Formularerstellungstool wie Bonsai verwenden, um den Prozess noch einfacher zu gestalten.