Modèle de formulaire de demande événementielle

Si vous vous préparez pour votre prochaine consultation sur la planification d'un événement, vous recherchez peut-être un moyen efficace de rassembler toutes les informations dont vous avez besoin. Vous savez combien il est difficile d'organiser l'événement parfait, depuis le choix du lieu idéal jusqu'à la musique, la nourriture et tous les détails mineurs mais cruciaux qui permettent de tout harmoniser. Vous ne voudriez pas que vos efforts ne répondent pas aux attentes de vos clients, n'est-ce pas ?

Eh bien, l'intégration d'un formulaire d'inscription à l'événement dans votre processus d'intégration peut vous assurer que cela n'arrivera jamais. En posant des questions clés à vos clients avant l'événement, vous pouvez être certain de pouvoir répondre pleinement à leurs demandes et définir des attentes réalistes. Alors, quelles sont ces questions cruciales que vous devez poser ? Voici une liste d'éléments à ne pas manquer pour réussir votre prochain événement.

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Que doit contenir votre questionnaire de planification d'événement ?

Selon le type d'événement que vous organisez, les questions que vous incluez dans votre formulaire peuvent varier. Par exemple, si vous êtes organisateur de mariages, vous n'avez peut-être pas besoin d'inclure de questions concernant la commercialisation de l'événement ou le public cible. Concentrez-vous donc sur vos défis personnels et utilisez ce qui fonctionne pour vous.

N'oubliez pas que si vous avez déjà rencontré le client avant d'envoyer votre formulaire d'admission, n'hésitez pas à le modifier ou à ajouter des questions que vous jugez pertinentes pour votre client et que nous n'aurions pas incluses ici. Voici les informations que vous devez inclure dans votre formulaire d'admission.

Coordonnées

Un élément fondamental mais essentiel de votre formulaire d'admission est le nom du client (ou le nom de l'entreprise) et ses coordonnées. Cela comprend les numéros de téléphone, l'adresse e-mail et l'adresse de facturation. Pour mieux connaître vos futurs partenaires, en particulier si vous organisez des événements d'entreprise, vous pouvez vous renseigner sur la taille de l'entreprise, ses valeurs, son secteur d'activité et les types de services qu'elle propose.

Relations de travail

Vous devez inclure dans votre formulaire d'admission une série de questions qui vous permettront de mieux comprendre les attentes de vos clients, leurs points de vue particuliers et leurs expériences antérieures avec des organisateurs d'événements. Il devrait également mentionner leur mode de communication préféré et la charge de travail que cela pourrait représenter pour vous. Ces questions (ou certaines variantes) vous aideront à mettre en lumière ces aspects de la relation de travail.

- Comment avez-vous entendu parler de nous ?

- Avez-vous déjà travaillé avec un organisateur d'événements ? Si oui, quels aspects avez-vous appréciés et lesquels n'avez-vous pas aimés ?

- Comment imaginez-vous l'expérience de travailler avec un organisateur d'événements ?

- Quels types de services de planification d'événements recherchez-vous ?

- Pourquoi avez-vous décidé de travailler avec moi en particulier ?

- Quel aspect de la collaboration avec un organisateur d'événements est le plus important pour vous ? Qu'attendez-vous le plus de moi ?

- Envisagez-vous de collaborer avec moi ou de me déléguer la plupart des tâches ?

- Quel moyen de contact préférez-vous ?

- Avez-vous des horaires préférés pour être contacté ?

Détails de l'événement

Ensuite, vous devez approfondir la nature de l'événement et obtenir une vue d'ensemble des domaines dans lesquels le client aura besoin d'aide. Découvrez quel type d'événement ils organisent, pour qui ils l'organisent, leur budget et les raisons qui motivent cet événement. Voici quelques exemples de questions que vous pouvez utiliser pour approfondir le sujet.

- Quel type d'événement prévoyez-vous organiser ? (mariages, événements d'entreprise, collectes de fonds, conférences, etc.)

- Quand et où l'événement aura-t-il lieu ?

- Combien de temps prévoyez-vous que l'événement dure ?

- Quel est l'objectif principal de cet événement ?

- Comment allez-vous mesurer le succès de l'événement ?

- Selon vous, qu'est-ce qui distingue votre événement des autres ?

- Avez-vous des inquiétudes ou des défis potentiels concernant cet événement ?

- Avez-vous l'intention de souscrire une assurance événementielle ?

- Combien de personnes sont attendues à cet événement ?

- Décrivez le groupe de personnes que vous invitez.

- Quel est votre budget total ou par personne ?

- Certains de vos invités ont-ils besoin d'aménagements particuliers en raison d'un problème personnel (par exemple, un décès dans la famille, des personnes ayant besoin d'un accès pour personnes handicapées) ?

- Quels choix alimentaires ou options supplémentaires (végétarien, végétalien, sans gluten, etc.) devrez-vous proposer à vos clients ?

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Préférences du client

Certains clients auront tout organisé et décidé, et chercheront simplement de l'aide pour la mise en œuvre, tandis que d'autres seront complètement perdus. Incluez une série de questions pour déterminer dans quelle mesure leurs préférences sont claires et s'il y a une marge de manœuvre pour vos propres idées.

- Pour votre thème, avez-vous choisi des couleurs ?

- Avez-vous des tableaux Pinterest, des photos ou des supports visuels pouvant servir d'inspiration pour le thème ?

- Quel genre d'ambiance ou de ton souhaitez-vous créer ?

- Comment souhaitez-vous vous sentir personnellement pendant votre événement ?

- Êtes-vous ouvert aux nouvelles propositions ou aux nouveaux concepts dès leur apparition ?

- Quels sont, selon vous, les éléments essentiels que votre événement devrait comporter ?

- Quelle impression souhaitez-vous que vos invités gardent de votre événement ?

Assistance supplémentaire

Vous devrez également déterminer si votre client aura besoin d'une assistance supplémentaire, notamment en ce qui concerne les services que vous ne fournissez pas. De plus, vous pouvez utiliser ces informations pour vous assurer qu'il y a suffisamment d'espace pour tout ce que le client a prévu. Essayez d'inclure les questions suivantes.

- Avez-vous besoin d'aide pour faire connaître votre événement ou en assurer la promotion ?

- Y aura-t-il des conférenciers, un animateur, des spectacles ou d'autres présentateurs ? Qui, dans ce cas ?

- Avez-vous besoin de sponsors pour votre événement ?

- Vous cherchez à recruter du personnel événementiel ?

- Quels types de fournisseurs pensez-vous avoir besoin pour l'événement ? (fleuristes, photographes, traiteurs, location de matériel, etc.)

- Souhaitez-vous proposer des services de transport à vos invités ?

- Avez-vous besoin d'aide pour créer un menu ?

- Fournirez-vous également des boissons, alcoolisées ou non ?

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C'est vraiment le moyen le plus simple et le plus efficace de rassembler et de conserver toutes les informations dont vous avez besoin pour votre activité de planification d'événements. Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, Bonsai propose de nombreux autres outils administratifs exceptionnels, notamment un logiciel de facturation, des intégrations de paiement, des fonctionnalités comptables et des estimations fiscales. En gros, tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise de bout en bout. Commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit de 14 jours et voyez par vous-même !