Modèle de formulaire de demande événementielle

Si vous êtes prêt pour votre prochaine consultation sur la planification d'un événement, vous cherchiez peut-être un moyen efficace de rassembler toutes les informations dont vous avez besoin. Vous savez à quel point l'organisation de l'événement est parfaite, du choix de l'emplacement idéal à la musique, The staff were very friendly and helpful. The room was clean and comfortable. Vous ne voudriez pas que vos efforts soient en deçà des attentes de votre client?

Eh bien, mettre en place un formulaire d'admission de planification d'événements à votre processus d'intégration peut vous assurer que cela ne se produira jamais. En posant des questions clés à vos clients avant l'événement, vous pouvez être certain que vous pouvez ou non vous conformer pleinement à leurs demandes et définir les attentes qui s'imposent. Quelles sont donc ces questions cruciales que vous devez poser? Voici une liste des éléments que vous ne devez pas manquer pour que vous puissiez actionner votre prochain événement.

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Que faut-il inclure dans votre questionnaire sur la planification des événements?

Selon le type d'événement que vous planifierez, les questions que vous incluez dans votre formulaire peuvent varier. Par exemple, si vous êtes un planificateur de mariage, il se peut que vous n'ayez pas besoin d'inclure des demandes concernant la commercialisation de l'événement ou ce que le public cible est, respectez donc vos défis personnels et utilisez ce qui vous convient.

Rappelez-vous, si vous avez déjà rencontré le client avant d'envoyer votre formulaire de demande n'hésitez pas à le modifier ou à ajouter des questions que vous trouvez pertinentes pour votre client que nous n'avons peut-être pas incluses ici. Voici ce que vous devriez couvrir sur votre formulaire d'admission.

Coordonnées

Un élément de base mais essentiel de votre formulaire de demande est le nom du client (ou le nom de l'entreprise) et les coordonnées. Cela inclut les numéros de téléphone, l'adresse de courriel et l'adresse de facturation. Pour mieux connaître vos futurs partenaires, en particulier si vous organisez des événements d'entreprise, vous pouvez vous renseigner sur la taille de l'entreprise, ses valeurs, son secteur d'activité et les types de services qu'elle propose.

Relation de travail

Vous devez inclure un ensemble de questions dans le formulaire d'admission de votre client qui vous donnent un aperçu des attentes de votre client, leurs points de vue uniques et leurs expériences précédentes avec les organisateurs d’événements. Il devrait également couvrir leur méthode de communication préférée et la quantité de travail qui pourrait être nécessaire à votre fin. Ces questions (ou certaines variations de ces questions) vous aideront à découvrir ces aspects de la relation de travail.

- Comment avez-vous entendu parler de nous?

- Avez-vous déjà travaillé avec un planificateur d’événements ? Si oui, quels sont les aspects qui vous ont plu et qui vous ont déplu ?

- Que pensez-vous de l'expérience de travailler avec un planificateur d'événements pour être ?

- Quels sont les types de services de planification d'événements que vous recherchez?

- Pourquoi avez-vous décidé de travailler avec moi en particulier ?

- Quel aspect de la collaboration avec un planificateur d'événements est le plus important pour vous? « De quoi avez-vous le plus besoin de moi? »

- Vous prévoyez de collaborer avec moi ou de déléguer la plupart des tâches à moi?

- Quelle méthode de contact préférez-vous ?

- Avez-vous des horaires préférentiels pour vous contacter ?

Détails de l'événement

Ensuite, vous voulez plonger profondément dans la nature de l'événement et obtenir une vue d'ensemble des domaines où le client aura besoin d'aide. Découvrez quel type d'événement ils hébergent, qui ils l'hébergent, leur budget et quelles sont les raisons de l'événement. Voici quelques exemples de questions que vous pouvez utiliser pour creuser en profondeur.

- Quel type d'événement planifiez-vous ? (mariages, événements corporatifs, collectes de fonds, conférences, etc...)

- Quand et où se déroule l'événement ?

- Combien de temps planifiez-vous l'événement ?

- Quel est le principal objectif de cet événement ?

- Comment comptez-vous mesurer le succès de l’événement?

- Qu'est-ce qui, selon vous, distingue votre événement des autres?

- Avez-vous des inquiétudes ou des défis potentiels avec cet événement ?

- Avez-vous des plans pour souscrire une assurance événementielle ?

- Combien de personnes sont attendues pour assister à l'événement?

- Décrivez le groupe de personnes que vous invitez.

- Quel est votre budget global ou par personne ?

- Est-ce que certains de vos invités ont besoin d'aménagements spéciaux en raison d'un problème personnel (p. ex., une perte dans la famille, des personnes ayant besoin d'un accès à des personnes handicapées?

- Quels sont les choix alimentaires supplémentaires ou les options alimentaires (végétarien, végétarien, sans gluten, etc.) dont vous aurez besoin pour offrir aux clients ?

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Préférences du client

Certains clients auront tout fait organisé et décidé, et cherchent juste de l'aide pour l'implémentation, tandis que d'autres pourraient être complètement perdus. Inclure un ensemble de questions pour déterminer à quel point elles sont claires sur leurs préférences et s'il y a une marge de manœuvre pour vos propres idées.

- Pour votre thème, avez-vous décidé sur des couleurs quelconques?

- Avez-vous des planches Pinterest, des photographies ou des aides visuelles à utiliser comme inspiration de thème ?

- Quel genre d'humeur ou de ton voulez-vous créer ?

- Comment voulez-vous vous sentir lors de votre événement personnellement?

- Êtes-vous ouvert à de nouvelles propositions ou concepts au fur et à mesure qu'ils émergent?

- Quels sont certains éléments essentiels que vous considérez que votre événement devrait avoir?

- Quelle impression voulez-vous que les invités aient de votre événement ?

Support Supplémentaire

Vous voudrez également savoir si votre client aura besoin d'un support supplémentaire, en particulier en ce qui concerne les services que vous ne fournissez pas. De plus, vous pouvez utiliser ces informations pour vous assurer qu’il y a suffisamment de place pour tout ce que le client a prévu. Essayez d'inclure les questions suivantes.

- Avez-vous besoin d'aide pour faire passer le mot ou pour promouvoir votre événement?

- Y aura-t-il des conférenciers, un hôte, des animateurs ou d'autres présentateurs? Qui, le cas échéant?

- Avez-vous besoin de sponsors pour votre événement ?

- Vous cherchez à embaucher du personnel de l'événement?

- Quels types de fournisseurs pensez-vous être requis pour l'événement ? (floristes, photographes, traiteurs, location d'équipements, etc...)

- Vous souhaitez offrir des services de transport à vos clients ?

- Avez-vous besoin d'aide pour créer un menu ?

- Proposerez-vous également des boissons, soit alcoolisées ou non?

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C'est vraiment la façon la plus simple et la plus efficace de rassembler et de garder une trace de toutes les informations dont vous avez besoin pour votre activité de planification d'événements. Si vous avez besoin de plus d'aide, Bonsai offre de nombreux autres outils administratifs incroyables, y compris le logiciel de facturation, intégrations de paiement, fonctionnalités comptables et estimations fiscales. Fondamentalement, tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise de bout en bout. Commencez votre essai gratuit de 14 jours aujourd'hui et voyez par vous-même !