Vorlage für einen Veranstaltungsentwurf

Laut Statistiken wird die Nachfrage nach Talenten und Fachkräften im Bereich Veranstaltungsmanagement in den nächsten fünf Jahren um 44 % steigen. Eine Studie schätzte die jährlichen Ausgaben für Veranstaltungen einmal auf 500 Milliarden Dollar. Das sind gute Nachrichten für Eventplaner, da mehr Menschen ihre Dienste in Anspruch nehmen werden.

Sie sollten jedoch wissen, wie Sie einen überzeugenden Veranstaltungsentwurf erstellen, der die Aufmerksamkeit von Kunden auf sich zieht, die nach qualifizierten Mitarbeitern suchen. Wenn Sie diese Fähigkeit beherrschen, können Sie Ihr Unternehmen auf ein neues Niveau heben, denn mit einem effektiven Angebot sind Sie 95 % Ihrer Mitbewerber einen Schritt voraus.

Die Veranstaltungsplanung erfordert Ihre Aufmerksamkeit und Sorgfalt, einschließlich Terminplanung, Logistik, Organisation und sogar Nachbereitung. Sie werden einem potenziellen Kunden Ihr Potenzial und Ihre Fähigkeiten präsentieren, indem Sie ihm einen gut formatierten Veranstaltungsentwurf vorlegen. Sie müssen jedoch die Anforderungen des Kunden verstehen, um einen gut formulierten Vorschlag zu erstellen. Meistens sind Kunden unorganisiert und nervös, wenn es um die Planung und Organisation ihrer Veranstaltungen geht.

Daher benötigen sie einen Eventdesign-Experten, der innerhalb der verfügbaren Zeit beeindruckende Ergebnisse erzielt. Es wäre also hilfreich, wenn Sie ein Treffen mit dem potenziellen Kunden vereinbaren und ihm einige Fragen zu seiner Veranstaltung stellen würden.

Ob es sich um ein Klassentreffen, eine Firmenveranstaltung oder eine glamouröse Hochzeit handelt – alles beginnt mit dem Verständnis der Anforderungen und einem gut ausgearbeiteten Veranstaltungsentwurf. Als professioneller Planer tun Sie gut daran, Ihre Fähigkeiten zu verkaufen, indem Sie einen Vorschlag nach den folgenden Richtlinien im nächsten Abschnitt dieses Artikels erstellen.

Wie man eine perfekte Vorlage für einen Veranstaltungsentwurf schreibt

Hier finden Sie die relevanten Informationen, die Sie in Ihrem Vorschlag zur Erstellung Ihrer Vertragsvorlage für Veranstaltungsplaner berücksichtigen sollten.

1. Kundenbedarf

Reichen Sie Ihren Veranstaltungsentwurf ein und erstellen Sie eine Beschreibung, die die Bedürfnisse des potenziellen Kunden widerspiegelt. Die Beschreibung fasst die Notwendigkeit und die Anforderungen der Veranstaltung zusammen und bestätigt dem Kunden, dass Sie in der Lage sind, diese zu erfüllen. Beachten Sie, dass Sie in diesem Abschnitt alles aufführen, was Ihnen der Kunde mitgeteilt hat, jedoch in einer professionelleren und besser strukturierten Form.

2. Erleben Sie das Portfolio von &

Eine kurze Zusammenfassung Ihres Unternehmens ist wichtig, damit der Kunde weiß, mit wem er es zu tun hat, und damit er eine Entscheidung treffen kann, wenn er bereit ist, Sie zu beauftragen. Geben Sie Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen an – Veranstaltungen, Projektmanagement und Praktika oder Freiwilligendienste, wenn Sie noch nicht viel Erfahrung in der Veranstaltungsplanung haben. Geben Sie auch andere relevante Schulungen und Zertifizierungen sowie Referenzen an.

3. Dienstleistungen & Budget

Ihr Kunde würde gerne sehen, welche Dienstleistungen Sie für die Veranstaltung anbieten. Erstellen Sie in Ihrem Veranstaltungsentwurf ein Feld, um Ihre Dienstleistungen hervorzuheben, insbesondere wenn es sich um eine große Veranstaltung mit mehreren Funktionen handelt. Nachdem Sie Ihre Dienstleistungen so beschrieben haben, dass Ihre potenziellen Kunden sie förmlich riechen und anfassen können, möchten Sie ihnen als Nächstes die Kosten für jede Dienstleistung zeigen. Berücksichtigen Sie die Kosten für jede Dienstleistung und erstellen Sie dann ein Budget für die Veranstaltung.

4. Zeitachse

Kunden legen Wert auf den Zeitplan und die Fristen für ihre Veranstaltungen. Sie können ihnen helfen, diese Angst im Voraus zu lindern, indem Sie einen ungefähren Zeitplan für die Veranstaltung erstellen. Geben Sie in Ihrem Veranstaltungsentwurf die Arbeitsbeginnzeit und gegebenenfalls Meilensteine an.

5. Arbeitsrichtlinien

Im Abschnitt „Richtlinien“ verwalten Sie die Erwartungen des Kunden und legen die Stornierungsbedingungen fest (z. B. keine Stornierung innerhalb von 14 Tagen vor einer Veranstaltung oder 50 % Rückerstattung bei Stornierung). Sie sollten auch das Zahlungsziel, die Miet- oder Schadensersatzbedingungen und andere Klauseln hinzufügen, die mit Ihrer Dienstleistung in Zusammenhang stehen. Diese Klauseln geben dem Kunden vorab Auskunft darüber, was erforderlich ist, um bei der erfolgreichen Planung seiner Veranstaltung mit Ihnen zusammenzuarbeiten.