Evento Plantilla de Formulario de Entrada

Si está preparándose para su próxima consulta sobre la planificación de un evento, Usted podría estar buscando una manera eficaz de reunir toda la información que necesita. Sabes cuánto va a organizar el evento perfecto, desde elegir el lugar ideal a la música, La habitación era muy pequeña pero muy pequeña. ¿No querrías que tus esfuerzos se quedaran cortos a las expectativas de tus clientes?

Bueno, la implementación de un formulario de planificación de eventos en su proceso de incorporación puede asegurarse de que nunca ocurra. Al hacer preguntas clave a sus clientes antes del evento, puede estar seguro de si puede o no cumplir plenamente con sus peticiones y establecer las expectativas correctas. ¿Cuáles son estas preguntas cruciales que usted debe plantear? Aquí hay una lista de elementos que no debe perderse para que pueda acudir a su próximo evento.

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¿Qué debe incluirse en el Cuestionario de planificación de eventos?

Dependiendo del tipo de evento que vaya a planificar, las preguntas que incluya en su formulario pueden variar. Por ejemplo, si usted es un planificador de bodas, puede que no necesite incluir ninguna consulta sobre el marketing del evento o cuál es el público objetivo así que aténgase a sus desafíos personales y utilice lo que funciona para usted.

Recuerda, si ya te has reunido con el cliente antes de enviar tu formulario de toma, siéntase libre de cambiarlo o añadir preguntas que usted encuentre relevantes para su cliente que podría no haber incluido aquí. Esto es lo que debería cubrir en su forma de toma.

Información de contacto

Un elemento básico pero esencial de su formulario de toma es el nombre del cliente (o nombre de negocio) y los datos de contacto. Esto incluye números de teléfono, dirección de correo electrónico y dirección de facturación. Para tener una mejor idea de con quién trabajarás, especialmente si haces eventos corporativos, puedes preguntar sobre el tamaño de la empresa, valores, industriay qué tipo de servicios ofrecen.

Relación de trabajo

Debe incluir un conjunto de preguntas en el formulario de toma de datos de su cliente que le den una visión de las expectativas de su cliente, sus perspectivas únicas y experiencias anteriores con planificadores de eventos. También debería cubrir su método de comunicación preferido y cuánto trabajo se podría requerir para su fin. Estas preguntas (o alguna variación de ellas) le ayudarán a descubrir estos aspectos de la relación de trabajo.

- ¿Cómo se enteró de nosotros?

- ¿Ha trabajado alguna vez con un planificador de eventos? En caso afirmativo, ¿qué aspectos le gustó y no le gustó?

- ¿Cuál es la experiencia de trabajar con un planificador de eventos?

- ¿Qué tipo de servicios de planificación de eventos está buscando?

- ¿Por qué decidieron trabajar conmigo específicamente?

- ¿Qué aspecto de colaborar con un planificador de eventos es más crucial para usted? ¿Qué necesitas más de mí?

- ¿Anticipa colaborar conmigo o delegar la mayoría de las tareas?

- ¿Qué método de contacto prefiere?

- ¿Tiene alguna hora preferida para ponerse en contacto con usted?

Detalles del evento

Después, usted quiere profundizar en la naturaleza del evento y obtener una visión general de las áreas donde el cliente necesitará ayuda. Averigüe el tipo de evento que están organizando, para quién lo están organizando, su presupuesto y cuáles son las razones del evento. Estos son algunos ejemplos de preguntas que puede utilizar para profundizar más.

- ¿Qué tipo de evento está planeando? (bodas, eventos corporativos, recaudadores de fondos, conferencias, etc.)

- ¿Cuándo y dónde está teniendo lugar el evento?

- ¿Cuánto tiempo planea realizar el evento?

- ¿Cuál es el objetivo principal de este evento?

- ¿Cómo va a medir el éxito del evento?

- ¿Qué distingue su evento de los demás?

- ¿Tiene alguna inquietud o desafío potencial con este evento?

- ¿Tiene algún plan para comprar un seguro de evento?

- ¿Cuántas personas se espera que asistan al evento?

- Describe el grupo de personas que estás invitando.

- ¿Cuál es su presupuesto total o por persona?

- ¿Alguno de sus huéspedes requiere adaptaciones especiales debido a un problema personal (por ejemplo, una pérdida en la familia, personas que necesitan acceso a discapacitados)?

- ¿Qué opciones dietéticas adicionales o opciones alimenticias (vegetales, vegetales, sin glutens, etc.) tendrá que ofrecer a sus huéspedes?

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Preferencias de cliente

Algunos clientes tendrán todo completamente organizado y decidido, y sólo están buscando asistencia en la implementación, mientras que otros pueden perderse por completo. Incluye un conjunto de preguntas para determinar cuán claras están en sus preferencias y si hay algún espacio para tus propias ideas.

- Para tu tema, ¿has decidido algún color?

- ¿Tienes algún tablero de Pinterest o alguna ayuda visual para usar como inspiración temática?

- ¿Qué tipo de estado de ánimo o tono quieres crear?

- ¿Cómo quieres sentirte personalmente durante tu evento?

- ¿Está abierto a nuevas propuestas o conceptos a medida que surjan?

- ¿Cuáles son algunos elementos esenciales que considera que debe tener su evento?

- ¿Qué impresión quieres que los invitados tengan de tu evento?

Soporte adicional

También querrá averiguar si su cliente necesitará algún soporte adicional, especialmente en lo que respecta a los servicios que no puede proporcionar. Además, puede utilizar esta información para asegurarse de que hay suficiente espacio para todo lo que el cliente ha planeado. Intenta incluir las siguientes preguntas.

- ¿Necesita ayuda para difundir la palabra o para comercializar su evento?

- ¿Habrá hablantes, un anfitrión, entretenimiento en vivo u otros presentadores? ¿Quién, si es así?

- ¿Necesita patrocinadores para su evento?

- ¿Busca contratar personal de eventos?

- ¿Qué tipo de proveedores anticipa se requiere para el evento? (floristas, fotógrafos, orugas, alquiler de equipos, etc...)

- ¿Quieres ofrecer algún servicio de transporte para tus huéspedes?

- ¿Necesita ayuda para crear un menú?

- ¿También proporcionará bebidas, ya sean tópicas o no?

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Esta es la forma más fácil y eficaz de reunir y llevar un seguimiento de toda la información que usted necesita para su negocio de planificación de eventos. Si necesita más ayuda, Bonsai ofrece muchas otras herramientas administrativas asombrosas, incluyendo el software de facturación, integraciones de pagos, características contables y estimaciones de impuestos. Básicamente, todo lo que necesita para dirigir su negocio de extremo a extremo. ¡Comienza tu prueba gratuita de 14 días hoy y compruébalo por ti mismo!