Wie man einen Coaching-Vertrag schreibt: Der ultimative Leitfaden, um Kunden zu gewinnen und sich gleichzeitig zu schützen

Unternehmer investieren unzählige Stunden in ihre Idee. Wenn Sie ein Coaching-Unternehmen haben, wissen Sie das aus erster Hand – es kostet unglaublich viel Energie, einen Kundenstamm aufzubauen und ein erfolgreiches Unternehmen zu schaffen.

Deshalb ist es unerlässlich, mit Ihren Kunden die richtigen Verträge abzuschließen. Ohne sie setzen Sie sich potenziellen Streitigkeiten und Missverständnissen aus, die Sie Geld und Zeit kosten könnten.

Ein Coaching-Vertrag ist eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien – dem Coach (Ihnen) und dem Kunden –, in der festgelegt wird, wie sie für einen vorher festgelegten Zeitraum oder bis zum Erreichen eines bestimmten Ergebnisses zusammenarbeiten werden.

Werfen wir einen Blick darauf, was zum Verfassen eines wirksamen Coaching-Vertrags gehört und warum es für Ihr Unternehmen so wichtig ist, einen solchen Vertrag zu haben.

Warum Sie einen Coaching-Vertrag brauchen

Das Aufsetzen eines Vertrags ist ziemlich zeitaufwendig. Das ist sicherlich nicht jedermanns Vorstellung von einer unterhaltsamen Art, den Tag zu verbringen. Aber es ist absolut unerlässlich, wenn Sie möchten, dass Ihr Coaching-Unternehmen erfolgreich ist und Sie langfristig schützt.

Ein Vertrag legt genau fest, was jede Partei zu leisten hat, wie viel sie zu zahlen hat, wann sie zu zahlen hat und alle anderen Bedingungen, auf die sich beide Parteien geeinigt haben. Dies sorgt für Klarheit für alle Beteiligten und kann dazu beitragen, spätere Missverständnisse zu vermeiden.

Ohne Vertrag riskieren Sie:

• Uneinigkeit über die Bezahlung
• Verwirrung über die Ziele der Coaching-Sitzungen
• Missverständnisse darüber, was von jeder Partei bereitgestellt wird
• Unbefriedigte Erwartungen von beiden Seiten

Rechtlich gesehen haben Sie keine Möglichkeit, eine mündliche Vereinbarung durchzusetzen, sollte etwas schiefgehen.

Ein Vertrag schützt Ihr Unternehmen auch rechtlich und finanziell, falls etwas schiefgeht. Es handelt sich um eine Versicherung, die Ihnen Zeit, Geld und später viel Ärger ersparen kann.

Coaching ohne Vertrag

Um die Bedeutung eines Coaching-Vertrags besser zu verdeutlichen, ist es hilfreich, sich anzuschauen, was ohne einen solchen Vertrag passieren kann.

Ohne einen Vertrag verlassen sich beide Parteien ausschließlich auf ihre Erinnerungen und ihr Verständnis dessen, was während des ersten Gesprächs oder Treffens vereinbart wurde. Dadurch sind sie anfällig für mögliche Meinungsverschiedenheiten und Missverständnisse in der Zukunft.

Wenn Sie beispielsweise keinen Vertrag haben, in dem festgelegt ist, wie viele Sitzungen für einen bestimmten Betrag angeboten werden, kann es zu Unklarheiten darüber kommen, wann die Zahlung fällig ist oder wann weitere Sitzungen erforderlich sind.

Ebenso kann es schwierig sein, den Zeitplan einzuhalten, wenn in der Vereinbarung kein Zeitplan festgelegt ist. Ohne Vertrag ist es für eine Partei viel einfacher, unzuverlässig zu werden und den Fortschritt zu verzögern.

Ein Vertrag ermöglicht es Ihnen im Wesentlichen, Ihre eigenen Bedingungen für die Geschäftsbeziehung festzulegen. Ohne einen Vertrag würden Sie also hinsichtlich der Kundenerwartungen auf ein bewegliches Ziel schießen.

‍

‍

Wie Sie Ihren Coaching-Vertrag verfassen

Sind Sie bereit, Ihren Vertrag für bessere Ergebnisse und klarere Grenzen aufzusetzen? Jeder Vertrag ist anders, aber in der Regel können Sie sich darauf verlassen, dass einige wesentliche Elemente immer gleich bleiben. Schauen wir uns das genauer an.

Einleitender Abschnitt

In diesem Abschnitt besteht Ihr Ziel darin, die Grundlagen zu schaffen. Im Idealfall kann jeder, der den Vertrag liest, bereits im ersten Abschnitt die Grundlagen der Vereinbarung nachvollziehen.

Hier geben Sie einen umfassenden Überblick, erläutern den Zweck des Coaching-Vertrags und geben einen Überblick über die Themen, die behandelt werden. Erwähnen Sie das Hauptziel: die Bedingungen Ihrer Coaching-Beziehung zu verstehen.

Hier ist beispielsweise eine Vorlage, die Sie für den Einstieg verwenden können:

Diese Vereinbarung enthält die Bedingungen für die Lifestyle-Coaching-Beziehung zwischen [Name des Coaches] und [Name des Kunden]. Der Zweck dieser Vereinbarung besteht darin, die Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Pflichten beider Parteien für die Dauer der Coaching-Beziehung zu klären.

Die Vereinbarung soll die Erreichung der persönlichen und beruflichen Ziele von [Name des Kunden] durch die Bereitstellung von Beratung, Unterstützung und Verantwortlichkeit durch [Name des Coaches] unterstützen. Mit der Unterzeichnung dieser Vereinbarung verpflichten sich beide Parteien, die hierin aufgeführten Bedingungen einzuhalten.

Verantwortlichkeiten des Trainers

Beschreiben Sie in diesem Abschnitt die spezifischen Aufgaben, die Sie als Coach übernehmen werden. Werden Sie beispielsweise Feedback geben? Wie oft und in welchem Umfang? Wie wird Ihre Unterstützung für den Kunden aussehen?

Dieser Abschnitt ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung. Kunden können sehr unterschiedliche Erwartungen haben, daher ist es wichtig, klar zu kommunizieren, was Sie anbieten und was nicht.

Ihre Verantwortlichkeiten bilden die Grundlage Ihrer Coaching-Beziehung – daher müssen sie detailliert schriftlich festgehalten werden. Dies dient als Bezugspunkt, falls während der Coaching-Phase Probleme auftreten sollten.

Deine könnte etwa so aussehen.

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Trainers umfassen unter anderem:

• Einmal pro Woche personalisierte Coaching-Sitzungen von jeweils einer Stunde Dauer anbieten.
• Entwicklung eines personalisierten Coaching-Plans auf Grundlage der spezifischen Ziele und Bedürfnisse des Kunden.
• Alle während der Coaching-Sitzungen ausgetauschten Informationen vertraulich zu behandeln, sofern dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.
• Einhaltung des Verhaltenskodexes von [entsprechende Coaching-Organisation einfügen].
• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über die Fortschritte des Kunden und passen Sie die Coaching-Strategien bei Bedarf an.
• Beantwortung von E-Mails oder Nachrichten des Kunden innerhalb von 48 Stunden, außer in Notfällen oder bei unvorhergesehenen Umständen.
• Planung und Durchführung von Coaching-Sitzungen zur gleichen Uhrzeit und am gleichen Tag jeder Woche sowie gegebenenfalls rechtzeitige Verschiebung von Sitzungen.
• Regelmäßige Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen, um die Coaching-Fähigkeiten zu verbessern und über die Entwicklungen in der Branche auf dem Laufenden zu bleiben.

Verantwortlichkeiten des Kunden

Obwohl Sie Ihren Kunden eine Dienstleistung anbieten, ist es dennoch wichtig, dass Sie ihnen ihre Rolle als Ihre Kunden verdeutlichen. Es liegt ganz in Ihrem Recht, bestimmte Standards zu haben; Sie könnten beispielsweise eine Unannehmlichkeitsgebühr erheben, wenn sie einen Termin kurzfristig absagen.

Dieser Abschnitt könnte etwa so aussehen:

Die Pflichten und Verantwortlichkeiten des Kunden umfassen unter anderem:

• Ehrliches und offenes Feedback während der Coaching-Sitzungen geben.
• Vor Beginn jeder Sitzung den Bedingungen des Coaching-Vertrags zustimmen.
• Verschiebung oder Stornierung von Coaching-Sitzungen mit einer Frist von mindestens 48 Stunden; bei einer Frist von weniger als 48 Stunden kann eine Unannehmlichkeitsgebühr anfallen.
• Alle in jeder Sitzung vereinbarten Aufgaben vor Beginn der nächsten Sitzung erledigen.
• Für jede Coaching-Sitzung vorbereitet und pünktlich sein.
• Die entsprechenden Gebühren vor oder nach jeder Sitzung zu bezahlen.
• Befolgen Sie alle Anweisungen des Trainers während der Trainingseinheiten, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
• Schaffung einer sicheren Umgebung für alle am Coaching-Prozess beteiligten Parteien (z. B. kein Körperkontakt).

Zahlung und Gebühren

Schließen Sie niemals eine Coaching-Vereinbarung mit Kunden ab, ohne dass Sie genau wissen, wie viel sie Ihnen bezahlen werden und auf welchem Weg. Beantworten Sie in diesem Abschnitt detailliert die folgenden Fragen:

• Wie viel berechnen Sie pro Sitzung?
• Variiert das Zahlungsschema? Wie das?
• Wann ist die Zahlung fällig?
• Akzeptieren Sie verschiedene Zahlungsarten (z. B. Bargeld, Karte)?
• Sind mit den Coaching-Sitzungen zusätzliche Kosten verbunden (z. B. Materialkosten, Reisekosten)?
• Was passiert, wenn ein Kunde einen Termin versäumt oder kurzfristig absagt?

Sie ersparen sich viel Ärger, wenn Sie diese Details schriftlich festhalten, anstatt sich auf mündliche Vereinbarungen zu verlassen.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Sowohl Sie als auch Ihre Kunden sollten vertragliche Verpflichtungen in Bezug auf Vertraulichkeit und Datenschutz haben. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit sensiblen Informationen arbeiten. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise gewährleisten, dass personenbezogene Daten jederzeit vertraulich bleiben.

Zu den sensiblen Informationen können gehören:

• Alle personenbezogenen Daten, die Sie und/oder den Kunden betreffen
• Alle vertraulichen Informationen, die während der Coaching-Sitzungen besprochen werden
• Finanzinformationen im Zusammenhang mit dem Zahlungsvorgang

Die genaue Ausgestaltung Ihrer Vertraulichkeitsklausel kann je nach Art der von Ihnen angebotenen Dienstleistung variieren, sollte jedoch stets detailliert und konkret sein.

Kündigungsklausel

Wann wird Ihr Coaching enden? Aus welchen Gründen? Haben Sie eine festgelegte Dauer? All dies sind wichtige Fragen, die in Ihrer Kündigungsklausel beantwortet werden müssen.

Die Kündigungsklausel sollte die Bedingungen für das Auslaufen des Vertrags und die Vorgehensweise beider Parteien im Bedarfsfall darlegen. Sie sollten auch alle potenziellen Verbindlichkeiten oder Verpflichtungen abdecken, die bei Beendigung der Coaching-Vereinbarung entstehen könnten.

Streitbeilegung

Selbst wenn Ihre Coaching-Beziehung zu einem Kunden zunächst völlig freundschaftlich verläuft, besteht immer die Möglichkeit, dass während oder nach der Vertragslaufzeit Streitigkeiten auftreten. Daher ist es wichtig, eine Klausel aufzunehmen, in der dargelegt wird, welche Prozesse und Verfahren zur Beilegung solcher Streitigkeiten angewendet werden.

Es könnte etwa so aussehen:

Die Parteien vereinbaren, sich nach besten Kräften zu bemühen, alle Streitigkeiten oder Meinungsverschiedenheiten, die sich aus dem Coaching-Vertrag ergeben, durch freundschaftliche Verhandlungen und Gespräche beizulegen. Ist eine der Parteien dazu nicht in der Lage, kann sie eine Mediation einleiten, um die Angelegenheit gütlich beizulegen. Alternativ kann jede Partei die Streitigkeit zur Schlichtung durch ein Schiedsverfahren vor einem von beiden Parteien vereinbarten unabhängigen Schiedsrichter vorlegen.

Unterschriften

Es ist jetzt an der Zeit, den Vertrag zu unterzeichnen. Sie und Ihr Kunde sollten das Dokument gemeinsam unterzeichnen, gegebenenfalls zusammen mit relevanten Zeugen. Bewahren Sie eine unterschriebene Kopie für sich selbst auf, für den Fall, dass es später zu Streitigkeiten oder Missverständnissen kommt.

Tipp: Um den Vorgang zu vereinfachen, nutzen Sie unseren Bonsai Online Signature Maker.

Tipps und Tricks für die Erstellung eines Coaching-Vertrags

Bringen Sie Ihre rechtlichen Angelegenheiten mit diesen Tipps und Tricks für die Erstellung eines Coaching-Vertrags in Ordnung:

• Seien Sie klar, prägnant und umfassend. Ihr Vertrag sollte alle Details in einer leicht verständlichen Sprache enthalten, ohne übermäßig lang oder komplex zu sein.
• Stellen Sie sicher, dass beide Parteien ihre Rechte und Pflichten vollständig verstehen. Wenn irgendetwas unklar ist, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Informationen oder Erläuterungen bereitstellen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Bedingungen für beide Seiten angemessen und fair sind. Sie möchten nicht, dass sich eine Partei in irgendeiner Weise ausgenutzt fühlt. Daher ist es wichtig, dass jede Seite genau versteht, worauf sie sich einlässt, bevor sie das Dokument unterzeichnet.
• Bleiben Sie stets professionell. Unabhängig davon, wie freundschaftlich Sie mit Ihrem Kunden umgehen, ist es wichtig, eine professionelle Beziehung aufrechtzuerhalten – dies gilt auch für die Formulierung Ihres Vertrags.
• Lassen Sie alles von einem Juristen prüfen. Auch wenn Sie von Ihrem Vertrag überzeugt sind, lohnt es sich dennoch, ihn von einer zweiten Person auf mögliche Probleme oder Unstimmigkeiten überprüfen zu lassen.

Ihre Coaching-Vereinbarung sollte ein lebendiges Dokument sein. Wenn Sie und Ihre Kunden mit der Zusammenarbeit beginnen, müssen Sie möglicherweise Anpassungen oder Änderungen am Vertrag vornehmen, um den Interessen beider Parteien bestmöglich gerecht zu werden.

Können Sie eine Vorlage verwenden?

Es lässt sich nicht leugnen, dass die Erstellung von Rechtsdokumenten Zeit und Mühe kostet. Gibt es eine Möglichkeit, den Prozess zu beschleunigen?

Vorlagen sind eine gute Möglichkeit, um loszulegen. Hier bei Bonsai bieten wir eine Reihe von anpassbaren Vertragsvorlagen, die Sie nach Bedarf verwenden und anpassen können. Sie sind alle von Rechtsexperten geprüft – Sie können also sicher sein, dass Ihre Vereinbarung rechtlich einwandfrei ist.

Ein Coaching-Vertrag sollte ernst genommen werden. Es legt die Bedingungen Ihrer Arbeitsbeziehung fest und bietet beiden beteiligten Parteien rechtlichen Schutz. Mit ein wenig Aufwand können Sie schnell eine Vereinbarung erstellen, die für alle Beteiligten funktioniert.

Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage für einen Coaching-Vertrag

Obwohl Ihr Coaching-Vertrag auf jeden Ihrer Kunden individuell zugeschnitten sein sollte, gibt es eine Möglichkeit, wie Sie den Onboarding-Prozess effizienter gestalten können. Mit der kostenlosen Vorlage für einen Coaching-Vertrag von Bonsai können Sie schnell den perfekten Vertrag erstellen. Laden Sie einfach die Vorlage herunter, passen Sie sie nach Ihren Wünschen an, um Ihr Unternehmensbranding hinzuzufügen, und speichern Sie sie dann in Ihrem bevorzugten Format, um ein professionelles Dokument für jeden einzelnen neuen Kunden zu erstellen.

Starten Sie noch heute mit unserer kostenlosen 7-Tage-Testversion und überzeugen Sie sich selbst, warum wir die erste Wahl für Freiberufler aller Branchen sind.

‍