Wie man als Berater abrechnet: Effektive Strategien 2025

Die Rechnungsstellung als Berater umfasst die Erstellung detaillierter Rechnungen, die eine zeitnahe Zahlung und eine klare Kommunikation mit den Kunden gewährleisten. Beginnen Sie damit, Ihre Arbeitszeiten mit Tools wie Toggl oder Harvest genau zu erfassen. Geben Sie in Ihrer Rechnung alle wichtigen Angaben an, wie Ihre Kontaktdaten, die Daten des Kunden, das Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer. Listen Sie die angebotenen Dienstleistungen klar auf, geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen an und legen Sie das Fälligkeitsdatum für die Zahlung fest. Das Angebot mehrerer Zahlungsmethoden kann zu schnelleren Transaktionen führen. Bei langfristigen Projekten sollten Sie eine Anzahlung verlangen. Wenn Sie in Ihrer Kommunikation stets professionell und höflich bleiben, können Sie positive Kundenbeziehungen aufbauen und eine pünktliche Zahlung fördern. Durch Befolgen dieser Schritte können Berater ihren Abrechnungsprozess optimieren und ihr Cashflow-Management verbessern.

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie in die Beratung einsteigen können, müssen Sie als Nächstes lernen, wie Sie Ihren Kunden Rechnungen stellen.

Die Erfassung Ihrer Arbeitszeiten und die Erstellung von Rechnungen, in denen Ihre Leistungen detailliert aufgeführt sind, sind für den Erfolg Ihres freiberuflichen Beratungsunternehmens von entscheidender Bedeutung. Berater müssen ihre Arbeitszeiten aufzeichnen und ihren Kunden regelmäßig Rechnungen für ihre Arbeit ausstellen.

Haben Sie kürzlich Ihr eigenes Beratungsunternehmen gegründet? Die erstmalige Abrechnung von Beratungsleistungen kann eine Herausforderung sein. Wo fängt man an? Wie erstellt man eine Rechnung, die garantiert, dass man pünktlich bezahlt wird?

In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles, was Sie über die Abrechnung von Beratungsleistungen gegenüber Kunden wissen müssen. Legen wir los!‍

Wie man Kunden für Beratungsleistungen Rechnungen stellt

Im Folgenden haben wir sechs einfache Schritte zusammengestellt, mit denen Berater ihre Dienstleistungen effektiv gegenüber Kunden abrechnen können.

1. Verfolgen Sie die Anzahl Ihrer Arbeitsstunden

Wenn Sie ein professioneller freiberuflicher Berater sind, berechnen Sie wahrscheinlich einen Stundensatz. Die Abrechnung auf Stundenbasis ist eine gängige Vereinbarung, die viele Berater mit ihren Kunden treffen. Bevor Sie überhaupt mit der Erstellung einer Rechnung beginnen, müssen Sie über ein robustes Zeiterfassungssystem verfügen.

Die Implementierung eines organisierten Systems zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden optimiert den Rechnungserstellungsprozess. Sie können die Gebühren neben Ihrem Stundensatz in kleinere Beträge aufschlüsseln, anstatt am Ende nur eine Gesamtsumme hinzuzufügen. Dadurch können Rechnungsempfänger leichter erkennen, für welche Dienstleistung sie Sie bezahlen und wie viele Stunden Sie dafür gearbeitet haben.

Entwickeln Sie ein System, das für Sie funktioniert. Sie können Ihre Arbeitszeiten mit einem einfachen Dokument in Excel oder Google Sheets erfassen. Oder Sie möchten vielleicht eine All-in-One-Zeiterfassungssoftware wie Bonsai verwenden, mit der Sie Ihre Arbeitszeiten mit Stundenzetteln und Integrationen in Ihr Abrechnungssystem verwalten können. Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie sich daran halten können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie keine potenziellen Einnahmen verpassen.

2. Fügen Sie Ihre Unternehmensdaten hinzu

Neben dem Wort „Rechnung“ irgendwo auf der Seite sollte jede Rechnung die entsprechenden Informationen zu Ihrem Unternehmen enthalten. Dadurch kann der Kunde sofort erkennen, an wen er die Zahlung leisten muss.

Bitte unbedingt angeben:

• Ihr Firmenname.
• Ihre Kontaktdaten, einschließlich Ihrer Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Anschrift.
• Ihr Firmenlogo.
  

Die einheitliche Rechnungssoftware von Bonsai bietet Rechnungsvorlagen, in denen Ihre Geschäftsdaten und Kontaktinformationen gespeichert werden. Das bedeutet, dass Sie nicht jedes Mal dieselben Informationen eingeben müssen, bevor Sie eine Rechnung versenden. Dies spart Ihnen viel Zeit und sorgt für Konsistenz bei Ihrer Rechnungsstellung.

3. Fügen Sie die Daten Ihres Kunden hinzu

Als Nächstes müssen Sie Angaben dazu machen, für wen Sie Beratungsdienstleistungen erbringen. Wenn Sie regelmäßig mit demselben Kunden zusammenarbeiten, profitieren Sie davon, diese Informationen mithilfe einer Rechnungsvorlage zu speichern. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal die gleichen Angaben zu Kunden machen.

Welche Informationen über Ihren Kunden sollten Sie also auf einer Beratungsrechnung angeben?

Geben Sie den Namen und die Rechnungsadresse des Kunden an. Dies ist für die Aufbewahrung von Unterlagen und die Rechenschaftspflicht unerlässlich. Auf diese Weise wissen Sie, wer bezahlt hat und wer nicht , und können entsprechend nachfassen. Es ist auch wichtig, das Rechnungsdatum zusammen mit diesen Informationen anzugeben, damit der Kunde genau weiß, wann die Rechnung eingegangen ist, und die Zahlung gemäß den festgelegten Zahlungsbedingungen des Beraters vornehmen kann.

4. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Rechnungsnummer angeben.

Dies ist ein entscheidendes Detail, wenn es um die Erstellung professioneller Beratungsrechnungen geht – oder eigentlich jeder anderen Art von Rechnung!

Jede von Ihnen erstellte Rechnung muss eine eindeutige Rechnungsnummer haben. Legen Sie eine Methode für die Nummerierung Ihrer Rechnungen fest. Nummerieren Sie sie fortlaufend oder basierend auf dem Projekt oder Kunden. Die Rechnungssoftware generiert automatisch Rechnungsnummern auf der Grundlage der letzten Rechnung, die für einen bestimmten Kunden erstellt wurde, sodass Sie sich darüber keine Gedanken machen müssen!

Die Nummerierung jeder Rechnung erleichtert Ihnen und Ihren Kunden die Nachverfolgung und Verwaltung der gesendeten und empfangenen Rechnungen. Die Rechnungsnummer erleichtert die Suche nach einer bestimmten Rechnung erheblich und hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Auf diese Weise können Sie verspätete Zahlungen nachverfolgen und Kunden für die von Ihnen gesendete Rechnung zur Verantwortung ziehen.

Darüber hinaus werden Sie als freiberuflicher Berater Ihre eigene Organisation zu schätzen wissen, wenn es darum geht, am Jahresende Steuern für Selbstständige einzureichen.

Lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie 1099-Steuern für Berater einreichen.

5. Listen Sie Ihre Dienstleistungen und Ihren Stundensatz klar auf.

Der nächste Schritt bei der Abrechnung von Beratungsleistungen besteht darin, Ihre Dienstleistungen aufzulisten. Stellen Sie sicher, dass Sie dies klar und übersichtlich tun, damit der Kunde genau versteht, wofür er Sie bezahlt, und – was noch wichtiger ist – Ihnen den richtigen Betrag zahlt.

Erstellen Sie dazu eine detaillierte Liste der Dienstleistungen, die Sie für den Kunden erbracht haben. Diese Liste sollte Folgendes enthalten:

• Eine kurze Beschreibung jeder von Ihnen erbrachten Beratungsleistung
• Wie viele Stunden haben Sie gearbeitet, um diese Dienstleistung zu erbringen?
• Ihr Stundenlohn
• Die Gesamtsumme für jede Dienstleistung
• Der Gesamtbetrag zuzüglich etwaiger zusätzlicher Gebühren und Steuern (bitte hervorheben!)
  

Wenn Sie gerade erst als freiberuflicher Berater anfangen, fragen Sie sich vielleicht: „Wie viel soll ich für meine Beratungsleistungen verlangen?“. Keine Sorge, Sie sind nicht allein! Die Preise für Beratungsleistungen variieren je nach Branche, Art der Beratungsleistung und persönlicher Erfahrung des Beraters.

Wenn Sie kürzlich Ihr eigenes Beratungsunternehmen gegründet haben, können Sie Ihren Stundensatz am besten berechnen, indem Sie Ihr bisheriges Beratergehalt durch 52 Arbeitswochen und anschließend durch die Anzahl der Arbeitsstunden pro Woche (40) dividieren. Dadurch wird ersichtlich, wie viel Sie zuvor pro Stunde verdient haben, sodass Sie Ihren Kunden denselben Stundensatz in Rechnung stellen oder ihn entsprechend der von Ihnen angebotenen Dienstleistung anpassen können.

Denken Sie daran, dass der Preis, den Sie verlangen, den Wert widerspiegelt. Niedrige Beraterhonorare bedeuten keinen großen Mehrwert und führen daher nicht unbedingt zu mehr Arbeit. Stellen Sie stattdessen sicher, dass Ihre Preise pro Stunde oder Projekt Ihre Erfahrung und den Wert widerspiegeln, den Sie Ihren Kunden bieten können.

6. Legen Sie Ihre Zahlungsbedingungen fest.

Bevor Sie Ihre Rechnung versenden, müssen Sie schließlich Ihre Zahlungsbedingungen auf der Rechnung angeben.

In diesem Abschnitt Ihrer Rechnung sind die von Ihnen akzeptierten Zahlungsmethoden, das Fälligkeitsdatum und etwaige Verzugsgebühren bei verspäteter Zahlung aufgeführt. Geben Sie Ihre Verzugsgebühren an, damit Kunden für alle anfallenden Gebühren verantwortlich sind, falls sie eine Zahlungsfrist versäumen.

Die Festlegung des Zahlungstermins liegt ganz bei Ihnen. Einige Berater entscheiden sich dafür, Zahlungen sofort in Rechnung zu stellen (zahlbar bei Erhalt), während andere möglicherweise andere Zahlungsfristen festlegen, beispielsweise innerhalb von 30 Tagen.

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Rechnungsstellungstipps für Berater

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Ihren Kunden Beratungsleistungen in Rechnung stellen können, möchten wir Ihnen einige Insider-Tipps geben, wie Sie Ihre Geschäftsabläufe optimieren, Kundenzahlungen verfolgen, bessere Arbeitsabläufe schaffen und Ihre Zahlungen pünktlich erhalten können .

1. Rechnungen an Kunden oft

Denken Sie darüber nach: Je öfter Ihre Kunden Sie bezahlen, desto besser ist Ihr Cashflow. Berater entscheiden sich oft dafür, am Ende jedes Monats bezahlt zu werden. Dies ist Standard, insbesondere wenn es um Beratung mit Stundensätzen und die Abrechnung von Spesen geht. Möglicherweise möchten Sie jedoch häufiger Rechnungen stellen – beispielsweise wöchentlich oder sobald ein Projekt abgeschlossen ist.

2. Senden Sie Ihre Rechnungen sofort

Das wird Ihr Leben erheblich vereinfachen. Erstellen und versenden Sie Ihre Rechnungen, sobald Sie die Arbeit abgeschlossen haben. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass Sie so schnell wie möglich bezahlt werden, sondern es verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen bei der Abrechnung Ihrer Dienstleistungen Fehler unterlaufen. Wenn das Projekt noch frisch in Ihrem Gedächtnis ist, werden Sie sich genau daran erinnern, was Sie getan haben und wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufgewendet haben.

3. Bieten Sie einen kleinen Rabatt für prompte Zahlungen an.

Genauso wie Sie Ihren Kunden eine Gebühr für verspätete Rechnungszahlungen berechnen können, sollten Sie ihnen einen Grund geben, Sie pünktlich zu bezahlen. Bieten Sie einen kleinen Rabatt (etwa 0,5%-1% reicht aus) als Anreiz an. Davon profitieren beide Seiten! Sie erhalten einen Rabatt, und Sie müssen keine Verzugsgebühren berechnen oder wochenlang auf Ihre Zahlung warten.

4. Akzeptieren Sie nicht nur eine einzige Zahlungsmethode.

Warum sollten Sie in der heutigen digitalen Welt nur eine einzige Zahlungsmethode akzeptieren? Für Kunden ist es bequemer, wenn Berater verschiedene Zahlungsmethoden akzeptieren. Anstatt nur Banküberweisungen zu akzeptieren, warum richten Sie nicht einen Online-Zahlungsdienst wie PayPal ein? Je mehr Optionen Sie Ihren Kunden bieten, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie die Zahlung pünktlich und ohne Fragen zu stellen leisten.

5. Fordern Sie für jedes langfristige Projekt, das Sie übernehmen, eine Anzahlung an.

Bei langfristigen Projekten, die einen erheblichen Zeitaufwand erfordern, können Sie sich dafür entscheiden, eine Vorauszahlung zu verlangen. Auf diese Weise können Sie Ihr Unternehmen absichern und sicherstellen, dass Sie zumindest eine Teilzahlung für die von Ihnen geleistete Arbeit erhalten. Sie könnten im Voraus 25%-50% Ihrer Zahlungsrate verlangen. Auf diese Weise verringern Sie das Risiko, das mit der Annahme langfristiger Projekte von Kunden verbunden ist, zu denen Sie noch kein Vertrauensverhältnis aufgebaut haben.

6. Bleiben Sie professionell

Manchmal kann es vorkommen, dass Sie mit unorganisierten Kunden arbeiten müssen. Leider gibt es keine Garantie dafür, dass Ihre Kunden pünktlich bezahlen werden. Wenn dies nicht geschieht, müssen Sie sich möglicherweise mit uns in Verbindung setzen, um zu erfahren, was los ist. Wenn dies der Fall ist, bleiben Sie professionell und verlieren Sie nicht die Beherrschung, nur weil Sie noch nicht bezahlt wurden. Denken Sie daran: Wenn Sie einen rechtsverbindlichen Vertrag für Ihre Dienstleistungen erstellt und unterzeichnet haben, haben Sie das Recht, die Angelegenheit vor Gericht zu bringen, wenn es darauf ankommt. Sie sollten Ihre Fragen höflich formulieren, anstatt einen vorwurfsvollen Ton anzuschlagen. Sie können Kunden auch persönlich mit einer Zahlungserinnerung per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wenn sie keine Anzeichen dafür zeigen, dass sie in Kürze bezahlen werden.

Wenn Sie Ihre Rechnung versenden, fügen Sie bitte eine kurze Dankesnachricht bei . Es mag trivial erscheinen, aber gute Manieren können entscheidend sein, wenn es darum geht, pünktlich bezahlt zu werden, und Ihnen dabei helfen, Ihren Kundenstamm zu erhalten.

Verwenden Sie eine Cloud-Rechnungssoftware

Den besten Tipp haben wir uns für den Schluss aufgehoben. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Beratungsgeschäft so reibungslos wie möglich läuft, indem Sie eine Rechnungssoftware verwenden. Es gibt zahlreiche kostenlose Rechnungssoftware-Optionen auf dem Markt. Eine solche cloudbasierte Rechnungssoftware ist Bonsai.

Bonsai automatisiert den Rechnungsstellungsprozess und ermöglicht es Ihnen, Rechnungen über eine einheitliche Plattform zu erstellen, zu versenden und zu verfolgen. Darüber hinaus bietet Bonsai kostenlose Rechnungsvorlagen, mit denen Freiberufler professionelle Rechnungen erstellen können. Das ist jedoch noch nicht alles. Bonsai ist ein einheitliches Tool für Freiberufler. Mit Bonsai können Sie alle Ihre Geschäftsprozesse verwalten und automatisieren. Vom Verfassen von Angeboten über die Erfassung jeder Arbeitsstunde bis hin zur Verwaltung Ihrer Buchhaltung – Bonsai erledigt alles. Probieren Sie die beste Buchhaltungssoftware für Berater aus, um Ihre Finanzen und Steuern zu organisieren. Unsere Software kann Ihnen dabei helfen, detaillierte Aufzeichnungen Ihrer Rechnungen zu führen. Probieren Sie noch heute eine kostenlose 7-Tage-Testversion aus.

Diese Art von Software kann dazu beitragen, den Stress bei der freiberuflichen Tätigkeit oder der Führung eines kleinen Unternehmens zu verringern, indem sie alle administrativen Aufgaben übernimmt. Das bedeutet, dass Sie mehr Zeit damit verbringen können, das zu tun, was Sie am besten können, sei es Beratung, freiberufliches Schreiben oder etwas anderes.

Erstellen Sie noch heute eine Beraterrechnung mit Bonsai

Sind Sie bereit, Ihrem ersten Kunden Beratungsleistungen in Rechnung zu stellen? Melden Sie sich noch heute bei Bonsai an und laden Sie unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Berater herunter. Alles, was Sie tun müssen, ist:

1) Füllen Sie die Vorlage mit Ihren Kontaktdaten, Projektpreisen und Zahlungsbedingungen aus.

2) Senden Sie Ihre Rechnung.

3) Verfolgen Sie, ob der Kunde die Rechnung geöffnet und bezahlt hat.

Und das alles, ohne die ultimative einheitliche Softwareplattform von Bonsai zu verlassen. Worauf wartest du noch? Starten Sie noch heute kostenlos mit Bonsai.