Cómo redactar un contrato de coaching: la guía definitiva para conseguir clientes y protegerte al mismo tiempo.

Los empresarios dedican horas y horas a su creación. Si tienes un negocio de coaching, lo sabrás de primera mano: se necesita una cantidad increíble de energía para crear una cartera de clientes y crear un negocio exitoso.

Por eso es fundamental contar con los contratos adecuados con tus clientes. Sin ellos, te expones a posibles disputas y malentendidos que podrían costarte dinero y tiempo.

Un contrato de coaching es un acuerdo entre dos partes —el coach (usted) y el cliente— en el que se establece cómo trabajarán juntos durante un periodo de tiempo predeterminado o hasta que se haya alcanzado un resultado específico.

Veamos qué se necesita para redactar un contrato de coaching eficaz y por qué es tan importante para tu negocio contar con uno.

Por qué necesitas un contrato de coaching

Redactar un contrato lleva bastante tiempo. Sin duda, no es la forma que todo el mundo considera divertida de pasar el día. Pero es absolutamente esencial si quieres que tu negocio de coaching tenga éxito y te proteja a largo plazo.

Un contrato establece exactamente lo que cada parte proporcionará, cuánto pagarán, cuándo pagarán y cualquier otra condición que ambas partes acuerden. Esto aporta claridad a todas las partes implicadas y puede ayudar a evitar malentendidos en el futuro.

Sin un contrato, te arriesgas a:

• Desacuerdos sobre el pago
• Confusión sobre los objetivos de las sesiones de coaching
• Malentendidos sobre lo que proporcionará cada parte.
• Expectativas no cumplidas por ambas partes

Legalmente, no hay forma de hacer cumplir un acuerdo verbal si algo sale mal.

Un contrato también ayuda a proteger tu negocio legal y financieramente en caso de que algo salga mal. Es un seguro que puede ahorrarle tiempo, dinero y muchos dolores de cabeza en el futuro.

Entrenamiento sin contrato

Para demostrar mejor la importancia de un contrato de coaching, es útil ver lo que puede suceder sin él.

Sin un contrato, ambas partes se basan únicamente en sus recuerdos y en lo que entendieron que se acordó durante la conversación o reunión inicial. Esto los deja expuestos a posibles desacuerdos y malentendidos en el futuro.

Por ejemplo, si no tienes un contrato que especifique cuántas sesiones se proporcionarán por una determinada cantidad de dinero, podría haber confusión sobre cuándo vence el pago o cuándo se requieren más sesiones.

Del mismo modo, si no se establece un calendario en el acuerdo, puede resultar difícil mantener el rumbo. Sin un contrato, es mucho más fácil que una de las partes deje de ser fiable y retrase el progreso.

Un contrato básicamente te permite establecer tus propios términos para la relación, así que sin uno, estarás apuntando a un blanco móvil en lo que respecta a las expectativas del cliente.

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Cómo redactar tu contrato de coaching

¿Listo para establecer tu contrato para obtener mejores resultados y límites más firmes? Cada contrato será diferente, pero normalmente puedes confiar en que algunos elementos clave se mantendrán constantes. Veámoslo más de cerca.

Sección introductoria

En esta sección, tu objetivo es sentar las bases. El escenario ideal es que cualquiera que lea el contrato pueda comprender los aspectos básicos de lo que se acuerda desde la primera sección.

Aquí es donde proporcionará una descripción general detallada; abordará el propósito del contrato de coaching y ofrecerá un resumen de lo que se tratará a lo largo del mismo. Menciona el objetivo principal: comprender los términos y condiciones de tu relación de coaching.

Por ejemplo, aquí tienes una plantilla que puedes utilizar para empezar:

Este acuerdo describe los términos y condiciones de la relación de coaching de estilo de vida entre [Nombre del coach] y [Nombre del cliente]. El objetivo de este acuerdo es aclarar las expectativas, responsabilidades y obligaciones de ambas partes durante la relación de coaching.

El acuerdo tiene por objeto apoyar el logro de los objetivos personales y profesionales de [Nombre del cliente] mediante la orientación, el apoyo y la responsabilidad de [Nombre del coach]. Al firmar este acuerdo, ambas partes se comprometen a cumplir con los términos aquí descritos.

Responsabilidades del entrenador

Dedique esta sección a describir las responsabilidades específicas que asumirá como entrenador. Por ejemplo, ¿vas a dar tu opinión? ¿Con qué frecuencia y en qué medida? ¿Cómo será tu apoyo al cliente?

Esta sección es crucial por varias razones. Los clientes pueden tener expectativas muy variadas, por lo que es esencial dejar claro lo que se les va a proporcionar y lo que no.

Tus responsabilidades son la base de tu relación como coach, por lo que deben estar detalladas por escrito. Esto sirve como punto de referencia si surge algún problema durante el periodo de coaching.

El tuyo podría parecerse a esto.

Las funciones y responsabilidades del entrenador incluyen, entre otras, las siguientes:

• Ofrecer sesiones de coaching personalizadas una vez por semana, de una hora de duración cada una.
• Desarrollar un plan de coaching personalizado basado en los objetivos y necesidades específicos del cliente.
• Mantener la confidencialidad de toda la información compartida durante las sesiones de coaching, salvo en los casos en que lo exija la ley.
• Cumplir con el código ético de [insertar la organización de coaching correspondiente].
• Mantener registros detallados del progreso del cliente y ajustar las estrategias de coaching según sea necesario.
• Responder a los correos electrónicos o mensajes de los clientes en un plazo de 48 horas, salvo en caso de emergencia o circunstancias imprevistas.
• Programar y llevar a cabo sesiones de coaching a la misma hora y el mismo día cada semana, y reprogramar las sesiones de manera oportuna si es necesario.
• Participar regularmente en oportunidades de desarrollo profesional para mejorar las habilidades de coaching y mantenerse al día con los avances del sector.

Responsabilidades del cliente

Aunque usted presta un servicio a sus clientes, sigue siendo fundamental que describa cuál es su función como clientes suyos. Está en su derecho de establecer ciertas normas; por ejemplo, podría aplicar un recargo por inconveniencia si cancelan una sesión con poca antelación.

Esta sección podría tener un aspecto similar al siguiente:

Las obligaciones y responsabilidades del Cliente incluyen, entre otras, las siguientes:

• Proporcionar comentarios sinceros y abiertos durante las sesiones de coaching.
• Aceptar los términos del contrato de coaching antes de que comience cada sesión.
• Re programar o cancelar las sesiones de coaching con al menos 48 horas de antelación; si se avisa con menos de 48 horas de antelación, se podrá aplicar un recargo por inconveniencia.
• Completar todas las tareas acordadas en cada sesión antes de que comience la siguiente.
• Estar preparado y llegar puntual a cada sesión de coaching.
• Pagar las tarifas correspondientes antes o después de cada sesión.
• Seguir las instrucciones dadas por el entrenador durante las sesiones, salvo que se acuerde lo contrario.
• Mantener un entorno seguro para todas las partes involucradas en el proceso de coaching (por ejemplo, sin contacto físico).

Pagos y tarifas

Nunca aceptes un acuerdo de coaching con clientes a menos que tengas claro cuánto te van a pagar y mediante qué método. Intenta responder a los siguientes puntos con detalle en esta sección:

• ¿Cuánto cobrarás por cada sesión?
• ¿Varía el plan de pago? ¿Cómo es eso?
• ¿Cuándo vence el pago?
• ¿Aceptará diferentes tipos de pago (por ejemplo, efectivo, tarjeta)?
• ¿Hay algún coste adicional asociado a las sesiones de coaching (por ejemplo, costes de material, gastos de desplazamiento)?
• ¿Qué ocurre en caso de que un cliente falte a una sesión o la cancele con poca antelación?

Te ahorras muchos problemas al tener estos detalles por escrito en lugar de confiar en acuerdos verbales.

Confidencialidad y privacidad

Tanto usted como sus clientes deben tener obligaciones contractuales en materia de confidencialidad y privacidad. Esto es especialmente importante si trabajas con información confidencial; por ejemplo, es posible que debas garantizar que los datos personales se mantengan confidenciales en todo momento.

La información confidencial puede incluir:

• Cualquier dato personal que le concierna a usted y/o al cliente.
• Cualquier material confidencial tratado durante las sesiones de coaching.
• Información financiera relacionada con el proceso de pago

La naturaleza exacta de su cláusula de confidencialidad puede variar en función del tipo de servicio que preste; sin embargo, siempre debe ser detallada y específica.

Cláusula de rescisión

¿Cuándo terminará tu entrenamiento? ¿Por qué razones? ¿Tienes una duración determinada? Todas estas son preguntas fundamentales que deben responderse en la cláusula de rescisión.

La cláusula de rescisión debe describir las condiciones de vencimiento del contrato y cómo cualquiera de las partes puede proceder a ello si fuera necesario. También querrás cubrir cualquier posible responsabilidad u obligación que pueda surgir al rescindir el contrato de coaching.

Resolución de disputas

Aunque la relación de coaching con un cliente comience de forma totalmente amistosa, siempre existe la posibilidad de que surja una disputa durante o después del periodo contractual. Por lo tanto, es importante incluir una cláusula que describa los procesos y procedimientos que se utilizarán para resolver tales disputas.

Podría verse algo así:

Las partes acuerdan hacer todo lo posible por resolver cualquier disputa o desacuerdo que surja del acuerdo de coaching mediante negociaciones y conversaciones amistosas. Si alguna de las partes no puede hacerlo, puede iniciar una mediación para resolver el asunto de forma amistosa. Alternativamente, cualquiera de las partes podrá someter la controversia a resolución mediante arbitraje ante un árbitro independiente acordado por ambas partes.

Firmas

Es hora de firmar el contrato ahora. Tanto usted como su cliente deben firmar el documento, junto con cualquier testigo relevante, si fuera necesario. Asegúrese de conservar una copia firmada para usted en caso de futuras disputas o malentendidos.

Sugerencia: Para facilitar el proceso, utilice nuestro creador de firmas online Bonsai.

Consejos y trucos para crear un contrato de coaching

Organiza adecuadamente tus asuntos legales con estos consejos y trucos para crear un contrato de coaching:

• Sea claro, conciso y exhaustivo. Su contrato debe cubrir todos los detalles en un lenguaje fácil de entender, sin ser excesivamente largo ni complejo.
• Asegúrese de que ambas partes comprendan plenamente sus derechos y obligaciones. Si hay alguna confusión sobre cualquier tema, es posible que debas proporcionar información adicional o aclaraciones.
• Asegúrate de que tus condiciones sean razonables y justas para ambas partes. No querrás que ninguna de las partes se sienta en desventaja de ninguna manera; por lo tanto, es importante que cada una de ellas comprenda exactamente lo que está aceptando antes de firmar el documento.
• Mantén la profesionalidad en todo momento. Por muy buena relación que tengas con tu cliente, es importante mantener una relación profesional, lo que incluye la redacción del contrato.
• Haga que un profesional del ámbito jurídico revise todo. Aunque tengas confianza en tu contrato, vale la pena que otra persona lo revise para detectar posibles problemas o dificultades.

Tu acuerdo de coaching debe ser un documento vivo. A medida que usted y sus clientes comiencen a trabajar juntos, es posible que deba realizar ajustes o modificaciones al contrato con el fin de satisfacer mejor las necesidades de ambas partes.

¿Se puede utilizar una plantilla?

No se puede negar que la elaboración de documentos legales requiere tiempo y esfuerzo. ¿Hay alguna forma de acelerar el proceso?

Las plantillas son una excelente manera de comenzar. En Bonsai, ofrecemos una variedad de plantillas de contratos personalizables que puedes usar y ajustar según tus necesidades. Todos ellos están aprobados por profesionales del derecho, por lo que puede estar tranquilo sabiendo que su acuerdo es legalmente válido.

Un contrato de coaching debe tomarse en serio. Establece los términos de su relación laboral y proporciona protección legal a ambas partes implicadas. Con un poco de esfuerzo, puedes crear rápidamente un acuerdo que satisfaga a todos.

Utilice nuestra plantilla gratuita de contrato de coaching

Aunque tu contrato de coaching debe adaptarse a cada uno de tus clientes, hay una forma de hacer que el proceso de incorporación sea más eficiente. Puedes crear rápidamente el contrato perfecto utilizando la plantilla gratuita de contrato de coaching de Bonsai. Solo tienes que descargar la plantilla y personalizarla a tu gusto para añadir la marca de tu empresa, y luego guardarla en tu formato preferido para crear un documento profesional para cada nuevo cliente.

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