Como redigir um contrato de coaching: o guia definitivo para conquistar clientes e proteger-se ao mesmo tempo

Os empresários dedicam muitas horas ao seu projeto. Se você tem uma empresa de coaching, sabe disso por experiência própria: é preciso uma quantidade incrível de energia para construir sua lista de clientes e criar um negócio de sucesso.

É por isso que é essencial ter os contratos certos em vigor com seus clientes. Sem eles, você fica exposto a possíveis disputas e mal-entendidos que podem custar-lhe dinheiro e tempo.

Um contrato de coaching é um acordo entre duas partes – o coach (você) e o cliente – que define como irão trabalhar juntos durante um período de tempo pré-determinado ou até que um resultado específico seja alcançado.

Vamos dar uma olhada no que é necessário para redigir um contrato de coaching eficaz e por que ter um contrato é tão importante para o seu negócio.

Por que você precisa de um contrato de coaching

Redigir um contrato é bastante demorado. Certamente não é a ideia que todos têm de uma maneira divertida de passar o dia. Mas é absolutamente essencial se você deseja que seu negócio de coaching seja bem-sucedido e proteja você a longo prazo.

Um contrato define exatamente o que cada parte fornecerá, quanto pagará, quando pagará e quaisquer outros termos acordados por ambas as partes. Isso proporciona clareza para todos os envolvidos e pode ajudar a evitar mal-entendidos no futuro.

Sem um contrato, você corre o risco de:

• Desacordos sobre o pagamento
• Confusão sobre os objetivos das sessões de coaching
• Equívocos sobre o que será fornecido por cada parte
• Expectativas não atendidas por ambos os lados

Legalmente, você não tem como fazer valer um acordo verbal caso algo dê errado.

Um contrato também ajuda a proteger sua empresa legal e financeiramente, caso algo dê errado. É um seguro que pode poupar tempo, dinheiro e muitas dores de cabeça no futuro.

Treinamento sem contrato

Para demonstrar melhor a importância de um contrato de coaching, é útil observar o que pode acontecer sem ele.

Sem um contrato, ambas as partes dependem exclusivamente de suas memórias e entendimentos sobre o que foi acordado durante a conversa ou reunião inicial. Isso os deixa expostos a possíveis desacordos e mal-entendidos no futuro.

Por exemplo, se você não tiver um contrato que especifique quantas sessões serão fornecidas por um determinado valor, pode haver confusão sobre quando o pagamento deve ser feito ou quando mais sessões são necessárias.

Da mesma forma, se não houver um cronograma definido no acordo, pode ser difícil manter as coisas em dia. Sem um contrato, é muito mais fácil para uma das partes se tornar pouco confiável e atrasar o andamento do projeto.

Um contrato permite essencialmente que você defina seus próprios termos para o relacionamento – portanto, sem um contrato, você estará atirando em um alvo em movimento quando se trata das expectativas do cliente.

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Como redigir seu contrato de coaching

Pronto para estabelecer seu contrato para obter melhores resultados e limites mais firmes? Cada contrato será diferente, mas normalmente você pode contar com alguns elementos-chave que permanecem consistentes. Vamos dar uma olhada mais de perto.

Seção introdutória

Nesta seção, seu objetivo é estabelecer as bases. O cenário ideal é que qualquer pessoa que leia o contrato seja capaz de compreender os fundamentos do que está sendo acordado desde a primeira seção.

Aqui é onde você fornecerá uma visão geral completa, abordará o objetivo do contrato de coaching e apresentará um resumo do que será abordado ao longo do processo. Mencione o objetivo principal: compreender os termos e condições da sua relação de coaching.

Por exemplo, aqui está um modelo que você pode usar para começar:

Este acordo descreve os termos e condições da relação de coaching de estilo de vida entre [Nome do Coach] e [Nome do Cliente]. O objetivo deste acordo é esclarecer as expectativas, responsabilidades e obrigações de ambas as partes durante o período de vigência da relação de coaching.

O acordo tem como objetivo apoiar a realização dos objetivos pessoais e profissionais de [Nome do Cliente] por meio da orientação, apoio e responsabilização por parte de [Nome do Coach]. Ao assinar este contrato, ambas as partes concordam em cumprir os termos aqui descritos.

Responsabilidades do treinador

Use esta seção para descrever as responsabilidades específicas que você assumirá como treinador. Por exemplo, você fornecerá feedback? Com que frequência e em que medida? Como será o seu apoio ao cliente?

Esta seção é crucial por alguns motivos. Os clientes podem ter expectativas muito variadas, por isso é essencial ser claro sobre o que você irá ou não fornecer.

Suas responsabilidades são a base da sua relação de coaching – portanto, elas precisam ser descritas em detalhes. Isso serve como ponto de referência caso surjam quaisquer problemas durante o período de coaching.

O seu pode ficar parecido com isto.

As funções e responsabilidades do treinador incluem, mas não se limitam a:

• Oferecendo sessões de coaching personalizadas uma vez por semana, com duração de uma hora cada.
• Desenvolvimento de um plano de coaching personalizado com base nos objetivos e necessidades específicos do cliente.
• Manter todas as informações compartilhadas durante as sessões de coaching confidenciais, exceto quando exigido por lei.
• Aderindo ao código de ética da [inserir organização de coaching relevante].
• Manter registros detalhados do progresso do cliente e ajustar as estratégias de coaching conforme necessário.
• Responder aos e-mails ou mensagens do cliente em até 48 horas, exceto em caso de emergência ou circunstâncias imprevistas.
• Agendar e conduzir sessões de coaching no mesmo horário e dia todas as semanas, e remarcar sessões em tempo útil, se necessário.
• Participar regularmente de oportunidades de desenvolvimento profissional para aprimorar as habilidades de coaching e manter-se atualizado com os avanços do setor.

Responsabilidades do cliente

Embora você esteja prestando um serviço aos seus clientes, ainda é fundamental que você defina qual é o papel deles como seus clientes. Você tem todo o direito de estabelecer certos padrões; por exemplo, você pode cobrar uma taxa de inconveniência se eles cancelarem uma sessão com pouca antecedência.

Esta seção pode ter a seguinte aparência:

Os deveres e responsabilidades do Cliente incluem, mas não se limitam a:

• Fornecer feedback honesto e aberto durante as sessões de coaching.
• Concordar com os termos do contrato de coaching antes do início de cada sessão.
• Remarcação ou cancelamento de sessões de coaching com pelo menos 48 horas de antecedência; se o aviso for dado com menos de 48 horas de antecedência, poderá ser aplicada uma taxa de inconveniência.
• Concluir todas as tarefas acordadas em cada sessão antes do início da próxima.
• Estar preparado e pontual para cada sessão de coaching.
• Pagamento das taxas apropriadas antes ou depois de cada sessão.
• Seguir todas as instruções dadas pelo treinador durante as sessões, salvo acordo em contrário.
• Manter um ambiente seguro para todas as partes envolvidas no processo de coaching (por exemplo, sem contato físico).

Pagamento e taxas

Nunca faça um acordo de coaching com clientes a menos que você tenha uma ideia clara de quanto eles vão te pagar e como vão fazer isso. Procure responder aos seguintes pontos em detalhes nesta seção:

• Quanto você cobrará por cada sessão?
• O esquema de pagamento varia? Como assim?
• Quando o pagamento deve ser feito?
• Você aceita diferentes tipos de pagamento (por exemplo, dinheiro, cartão)?
• Há alguma taxa adicional associada às sessões de coaching (por exemplo, custos com materiais, despesas de viagem)?
• O que acontece caso um cliente falte a uma sessão ou cancele com pouca antecedência?

Você evita muitos problemas ao ter esses detalhes por escrito, em vez de confiar em acordos verbais.

Confidencialidade e Privacidade

Tanto você quanto seus clientes devem ter obrigações contratuais em vigor no que diz respeito à confidencialidade e privacidade. Isso é especialmente importante se você trabalha com informações confidenciais; por exemplo, você pode precisar garantir que os dados pessoais permaneçam confidenciais em todos os momentos.

Informações confidenciais podem incluir:

• Quaisquer dados pessoais relativos a você e/ou ao cliente
• Qualquer material confidencial discutido durante as sessões de coaching
• Informações financeiras relacionadas ao processo de pagamento

A natureza exata da sua cláusula de confidencialidade pode variar, dependendo do tipo de serviço que você presta; no entanto, ela deve ser sempre detalhada e específica.

Cláusula de rescisão

Quando o seu treinamento vai terminar? Por quais motivos? Você tem uma duração definida? Todas essas são questões essenciais a serem respondidas em sua cláusula de rescisão.

A cláusula de rescisão deve descrever os termos da expiração do contrato e como qualquer uma das partes pode proceder, se necessário. Você também vai querer cobrir quaisquer responsabilidades ou obrigações potenciais que possam surgir ao rescindir o contrato de coaching.

Resolução de disputas

Mesmo que sua relação de coaching com um cliente comece de forma totalmente amigável, sempre existe a possibilidade de surgir uma disputa durante ou após o período do contrato. Portanto, é importante incluir uma cláusula que descreva quais processos e procedimentos serão utilizados para resolver tais disputas.

Pode ser algo parecido com isto:

As partes concordam em envidar seus melhores esforços para resolver quaisquer disputas ou desacordos que surjam do contrato de coaching por meio de negociação e discussão amigáveis. Se qualquer uma das partes não puder fazê-lo, poderá iniciar uma mediação para resolver a questão de forma amigável. Alternativamente, qualquer uma das partes pode submeter a disputa para resolução por arbitragem perante um árbitro independente acordado por ambas as partes.

Assinaturas

É hora de assinar o contrato agora. Você e seu cliente devem assinar o documento, juntamente com quaisquer testemunhas relevantes, se necessário. Certifique-se de manter uma cópia assinada para você, caso ocorram disputas ou mal-entendidos no futuro.

Dica: Para facilitar o processo, use nosso Bonsai Online Signature Maker.

Dicas e truques para criar um contrato de coaching

Organize seus assuntos jurídicos adequadamente com estas dicas e truques para criar um contrato de coaching:

• Seja claro, conciso e abrangente. Seu contrato deve cobrir todos os detalhes em linguagem fácil de entender, sem ser excessivamente longo ou complexo.
• Certifique-se de que ambas as partes compreendem plenamente seus direitos e obrigações. Se houver alguma dúvida sobre qualquer assunto, talvez seja necessário fornecer informações adicionais ou esclarecimentos.
• Certifique-se de que seus termos sejam razoáveis e justos para ambas as partes. Você não quer que nenhuma das partes se sinta prejudicada de forma alguma; portanto, é importante que cada lado compreenda exatamente o que está concordando antes de assinar o documento.
• Mantenha-se profissional em todos os momentos. Não importa o quanto você seja amigo do seu cliente, é importante manter uma relação profissional – isso inclui a redação do seu contrato.
• Peça a um profissional jurídico para revisar tudo. Mesmo que você esteja confiante em seu contrato, ainda assim vale a pena pedir a opinião de outra pessoa para revisá-lo e verificar se há possíveis questões ou problemas.

Seu contrato de coaching deve ser um documento dinâmico. À medida que você e seus clientes começam a trabalhar juntos, pode ser necessário fazer ajustes ou alterações no contrato para melhor atender às necessidades de ambas as partes.

Você pode usar um modelo?

Não há como negar que a elaboração de documentos jurídicos exige tempo e esforço. Existe alguma maneira de acelerar o processo?

Os modelos são uma ótima maneira de começar. Aqui na Bonsai, oferecemos uma variedade de modelos de contratos personalizáveis que você pode usar e ajustar conforme necessário. Todos eles são aprovados por profissionais da área jurídica – assim, você pode ficar tranquilo, sabendo que seu contrato é legalmente válido.

Um contrato de coaching deve ser levado a sério. Ele estabelece os termos da sua relação de trabalho e oferece proteção legal para ambas as partes envolvidas. Com um pouco de esforço, você pode criar rapidamente um acordo que funcione para todos.

Use nosso modelo gratuito de contrato de coaching

Embora seu contrato de coaching deva ser personalizado para cada um de seus clientes, existe uma maneira de tornar o processo de integração mais eficiente. Você pode criar rapidamente o contrato perfeito usando o modelo gratuito de contrato de coaching da Bonsai. Basta baixar o modelo e personalizá-lo como desejar para adicionar a identidade visual da sua empresa. Em seguida, salve-o no formato de sua preferência para criar um documento profissional para cada novo cliente.

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