Modelo de fatura comercial

Como exportador ou proprietário de uma pequena empresa que vende mercadorias internacionalmente, você sabe que ter um processo de envio impecável é vital para o sucesso de cada venda. Desde compreender as regras e regulamentos de cada país até garantir o rastreamento adequado e o seguro da remessa, há muitos detalhes com os quais você precisa se preocupar. Mas há um documento muito importante que deve ser preenchido corretamente: sua fatura comercial.

Uma fatura comercial fornece às autoridades alfandegárias informações sobre a remessa, tais como detalhes do remetente, descrição das mercadorias e seu valor comercial, para ajudá-las a avaliar os impostos e taxas aplicáveis. Ter uma fatura comercial sólida garantirá que seus produtos passem pela alfândega sem contratempos, acelerando o processo de entrega e, por fim, mantendo seus clientes satisfeitos.

Mas você provavelmente não quer passar horas criando uma fatura comercial toda vez que concluir uma venda. Então, qual é a maneira inteligente de fazer isso? Usar modelos de faturas comerciais que você pode preencher facilmente em poucos minutos economizará um tempo valioso e garantirá a consistência das suas faturas, eliminando o risco de perder informações importantes.

Para ajudá-lo a criar seu modelo, vamos revisar os elementos essenciais que devem ser incluídos em uma fatura comercial.

Elementos essenciais de um modelo de fatura comercial

Ao criar uma fatura comercial, você deve garantir que todos os detalhes necessários estejam incluídos e que as informações importantes estejam preenchidas de forma clara para fins alfandegários. Isso ajudará a evitar longos atrasos, custos extras por atrasos no envio e até mesmo ramificações legais no caso de pagamento insuficiente de impostos ou taxas.

Para garantir que suas faturas comerciais estejam sempre corretas, inclua os seguintes elementos essenciais em seu modelo.

Informações sobre o vendedor

A primeira seção do seu modelo de fatura comercial é para informações do remetente/exportador. Inclua seu nome completo (ou o nome da organização, se estiver registrado de forma diferente), endereço postal, número de telefone e endereço de e-mail. Você também pode incluir seu número de registro fiscal e informações sobre sua licença. Se você tiver um logotipo da empresa ou algum tipo de marca comercial, também poderá adicioná-lo a esta seção, na parte superior do modelo de fatura.

Informações do destinatário

Em seguida, inclua todos os dados de contato do destinatário (recebedor/comprador). Você precisa do nome completo, endereço de cobrança, número de telefone e endereço de entrega, caso seja diferente das informações de cobrança. Se houver um destinatário intermediário, como um despachante aduaneiro ou banco, certifique-se de incluir as informações deles nesta seção também.

Número e data da fatura

É importante atribuir um número de fatura exclusivo a todas as suas faturas comerciais, bem como a data em que a fatura foi criada. Além disso, você pode incluir um número de referência do cliente que pode ajudá-lo a manter seus registros organizados e também é útil para seus clientes, caso eles precisem entrar em contato novamente com perguntas, dúvidas ou devoluções.

Informações sobre o envio

Antes de listar as mercadorias que serão enviadas, inclua uma seção no seu formulário de fatura comercial para fornecer detalhes sobre a remessa. Estes podem ser o país de origem da mercadoria, a data em que a remessa entrou em trânsito, o meio de transporte, o destino final e o Incoterm sob o qual os produtos estão sendo vendidos (termos de venda ou frete). Inclua também um número de pedido para fins de rastreamento interno, quaisquer informações sobre seguro de remessa e o motivo da exportação (reparo, venda, transação entre empresas, etc...).

Detalhes dos produtos vendidos

A fatura comercial é utilizada para fins de declaração alfandegária, portanto, certifique-se de que os produtos vendidos estejam claramente indicados e detalhados nas suas faturas. Nesta seção do seu modelo de fatura comercial, descreva os produtos que estão sendo enviados, incluindo o peso bruto (com e sem embalagem), a quantidade total de cada produto, informações sobre a embalagem (envelope, caixa, etc.), unidade de medida e preço unitário.

Certifique-se de incluir também o código HS de seis dígitos de cada produto enviado, bem como a quantidade total de pacotes na remessa.

Encargos adicionais

Poderá haver custos adicionais a serem pagos pelo cliente. Se for o caso, inclua-os em uma seção separada do seu modelo de fatura comercial. Podem ser taxas de seguro, transporte de exportação, custos de manuseio de remessa & ou despesas de frete. Mesmo que esses custos adicionais sejam discutidos antecipadamente com o seu cliente, é sempre melhor discriminá-los para evitar mal-entendidos.

Valor total do pedido

Nesta seção da sua fatura comercial, você indicará o valor comercial total da remessa (todas as mercadorias abrangidas nas seções anteriores), especificará quaisquer descontos que possa oferecer ao seu cliente, adicionará os impostos aplicáveis e, em seguida, o valor total do pedido. Não se esqueça de especificar a moeda de liquidação, que geralmente é a moeda do país do vendedor (se você estiver enviando dos EUA para o Canadá, a moeda será o dólar americano). Dólares)

Declaração

Na parte inferior do formulário da fatura comercial, inclua uma seção para a sua Declaração, que é exigida por lei para todas as remessas internacionais. Com esta declaração, você está afirmando que as informações fornecidas à Alfândega em sua fatura comercial relativa à sua remessa são verdadeiras e precisas.

Pode simplesmente dizer: “Certifico que o conteúdo e o valor desta remessa são os declarados, e que as informações contidas nesta fatura são verdadeiras e corretas”. Isto deve ser seguido pela assinatura e data do remetente.

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