Modèle de facture commerciale

En tant qu'exportateur ou propriétaire d'une petite entreprise vendant des marchandises à l'international, vous savez qu'un processus d'expédition sans faille est essentiel à la réussite de chaque vente. De la compréhension des règles et réglementations nationales à la mise en place d'un suivi adéquat et d'une assurance expédition, vous avez beaucoup à faire. Mais il y a un document très important à remplir correctement : votre facture commerciale.

Une facture commerciale fournit aux autorités douanières des informations sur l'expédition, telles que les coordonnées de l'expéditeur, la description des marchandises et leur valeur commerciale, afin de les aider à évaluer les taxes et droits applicables. Une facture commerciale solide garantira le passage sans encombre de vos produits à la douane, accélérera le processus de livraison et, au final, satisfera vos clients.

Mais vous ne souhaitez probablement pas passer des heures à créer une facture commerciale chaque fois que vous concluez une vente. Alors, quelle est la meilleure façon de procéder ? L'utilisation de modèles de factures commerciales que vous pouvez facilement remplir en quelques minutes vous fera gagner un temps précieux et garantira la cohérence de vos factures tout en éliminant le risque d'oublier des informations importantes.

Pour vous aider à créer votre modèle, passons en revue les éléments essentiels qui doivent figurer sur une facture commerciale.

Éléments essentiels d'un modèle de facture commerciale

Lorsque vous créez une facture commerciale, vous devez vous assurer que toutes les informations requises y figurent et que les informations importantes sont clairement renseignées à des fins douanières. Cela permettra d'éviter les longs retards, les frais supplémentaires liés aux retards d'expédition, voire les conséquences juridiques en cas de paiement insuffisant des droits ou taxes.

Pour vous assurer que vos factures commerciales sont toujours correctes, veillez à inclure les éléments essentiels suivants dans votre modèle.

Informations sur le vendeur

La première section de votre modèle de facture commerciale concerne les informations relatives à l'expéditeur/l'exportateur. Indiquez votre nom complet (ou le nom de votre organisation si celui-ci est différent), votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Vous pouvez également inclure votre numéro d'identification fiscale et les informations relatives à votre licence. Si vous disposez d'un logo d'entreprise ou d'une image de marque, vous pouvez également l'ajouter à cette section, en haut du modèle de facture.

Informations sur le destinataire

Ensuite, indiquez toutes les coordonnées du destinataire (récepteur/acheteur). Vous devez fournir le nom complet, l'adresse de facturation, le numéro de téléphone et l'adresse de livraison si celle-ci diffère des informations de facturation. S'il existe un destinataire intermédiaire, tel qu'un courtier en douane ou une banque, veillez à inclure également ses coordonnées dans cette section.

Numéro et date de la facture

Il est important d'attribuer un numéro de facture unique à toutes vos factures commerciales, ainsi que la date à laquelle la facture a été créée. De plus, vous pouvez inclure un numéro de référence client qui vous aidera à organiser vos dossiers et qui sera également utile à vos clients s'ils ont besoin de vous recontacter pour vous poser des questions, vous faire part de leurs préoccupations ou effectuer des retours.

Informations relatives à l'expédition

Avant d'énumérer les marchandises expédiées, ajoutez une section à votre formulaire de facture commerciale afin de fournir les détails de l'expédition. Il peut s'agir du pays d'origine des marchandises, de la date à laquelle l'expédition a été mise en transit, du moyen de transport, de la destination finale et de l'Incoterm sous lequel les produits sont vendus (conditions de vente ou de fret). Veuillez également inclure un numéro de commande à des fins de suivi interne, toute information relative à l'assurance d'expédition et la raison de l'exportation (réparation, vente, transfert inter-sociétés, etc.).

Détails des marchandises vendues

Une facture commerciale est utilisée à des fins de déclaration en douane. Vous devez donc vous assurer que les marchandises vendues sont clairement indiquées et détaillées dans vos factures. Dans cette section de votre modèle de facture commerciale, décrivez les produits expédiés, y compris leur poids brut (avec et sans emballage), la quantité totale de chaque produit, les informations relatives à l'emballage (enveloppe, boîte, etc.), l'unité de mesure et le prix unitaire.

Veillez à également indiquer le code SH à six chiffres de chaque produit expédié ainsi que le nombre total de colis compris dans l'envoi.

Frais supplémentaires

Des frais supplémentaires peuvent être facturés au client. Si tel est le cas, incluez-les dans une section distincte de votre modèle de facture commerciale. Il peut s'agir de frais d'assurance, de transport à l'exportation, d'expédition & de frais de manutention ou de frais de transport. Même si ces frais supplémentaires sont discutés à l'avance avec votre client, il est toujours préférable de les détailler afin d'éviter tout malentendu.

Montant total de la commande

Dans cette section de votre facture commerciale, vous indiquerez la valeur commerciale totale de l'envoi (toutes les marchandises couvertes dans les sections précédentes), préciserez les remises que vous accordez éventuellement à votre client, ajouterez les taxes applicables, puis le montant total de la commande. N'oubliez pas de préciser la devise de règlement, qui est généralement celle du pays du vendeur (si vous expédiez des États-Unis vers le Canada, la devise sera le dollar américain). Dollars)

Déclaration

Au bas de votre formulaire de facture commerciale, incluez une section pour votre déclaration, qui est légalement requise pour tous les envois internationaux sortants. Par cette déclaration, vous affirmez que les informations fournies aux douanes sur votre facture commerciale concernant votre envoi sont véridiques et exactes.

Il peut simplement être rédigé comme suit : « Je certifie par la présente que le contenu et la valeur de cet envoi sont conformes à ce qui est indiqué, et que les informations figurant sur cette facture sont véridiques et exactes ». Ceci doit être suivi de la signature et de la date de l'expéditeur.

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Avec toutes vos tâches quotidiennes, vous n'avez probablement pas beaucoup de temps pour créer des modèles de factures commerciales professionnels et efficaces. Si vous souhaitez gagner du temps et vous épargner des maux de tête, il vous suffit de télécharger le modèle de facture commerciale de Bonsai, de remplir les informations requises concernant l'expédition, et vous serez prêt à imprimer une facture commerciale parfaite en quelques minutes.

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