Vorlage für Handelsrechnungen

Als Exporteur oder Kleinunternehmer, die international verkauft wurden, wissen Sie, dass ein reibungsloser Versandprozess für den Erfolg jedes Verkaufs eine wichtige Bedeutung hat. Schon beim Verständnis der landesspezifischen Vorschriften und Bestimmungen zur Sicherstellung einer Bestellung, der Versandverfolgung und der Transportversicherung gilt es einiges zu beachten. Es gibt jedoch ein sehr wichtiges Dokument, das Sie unbedingt ausfüllen müssen: Ihre Handelsrechnung.

Ein Handelskonto liefert den Zollbehörden Informationen über die Sendung sowie Informationen zur Lieferung, eine Beschreibung der Waren und ihres Handelswerts, um ihnen zu helfen, um ihnen bei den wirtschaftlichen Steuern und Zöllen zu helfen. Eine solide Handelsrechnung sorgt dafür, dass Ihre Produkte ohne Verzögerungen um die Uhr gehen, da die Lieferung schnell und dauerhaft bei Ihren Kunden abgewickelt wird.

Aber wahrscheinlich möchten Sie nicht jedes Mal, wenn Sie einen Kauf abschließen, Stunden damit verbringen, eine Handelsrechnung zu erstellen. Wie geht man auch am besten vor? Durch die Verwendung von Rechnungsvorlagen, die Sie in wenigen Minuten ausfüllen können, sparen Sie wertvolle Zeit und gewährleisten die Einheitlichkeit Ihrer Rechnungen, während Sie gleichzeitig das Risiko vermeiden, wichtige Informationen zu übersehen.

Um Ihnen bei der Erstellung Ihrer Vorlage zu helfen, gehen wir durch die wesentlichen Elemente, die in einer Handelsrechnung enthalten sein müssen.

Wesentliche Elemente einer Handelsrechnungsvorlage

Wenn Sie ein Handelskonto erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind und die wichtigen Informationen für Zollzwecke klar ausgefüllt sind. Dadurch können lange Verzögerungen, zusätzliche Kosten aufgrund von Lieferverzögerungen und auch rechtliche Konsequenzen im Falle der Zahlung von Zöllen oder Steuern vermieden werden.

Um sicherzustellen, dass Ihre Handelsrechnungen jedes Mal korrekt sind, sollten Sie die folgenden wesentlichen Elemente in Ihre Vorlage aufnehmen.

Informationen für Verkäufer

Der erste Abschnitt, Ihre Vorlage für die Handelsbuchhaltung, dient zur Information des Versenders/Exporteurs. Geben Sie ihren vollständigen Namen (oder den Namen Ihrer Organisation, falls sich diese andere Person registriert hat), Ihre Post, Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Dies kann auch Ihre Steuernummer und Lizenzinformationen angeben. Wenn Sie ein Firmenlogo oder eine Art Corporate Branding haben, können Sie dies auch in diesem Abschnitt oben tun auf der Rechnungsvorlage hinzufügen.

Informationen zum Empfänger

Geben Sie dann alle Kontaktdaten des Empfängers (Rezeptor/Käufer) an. Sie benötigen den vollständigen Namen, die Rechnungsadresse, die Telefonnummer und die Lieferadresse, falls dies von den Rechnungsdaten abweicht. Handelt es sich um einen Zwischenempfänger wie einen Zollagenten oder eine Bank, geben Sie diese Daten ebenfalls in diesem Abschnitt an.

Rechnungsnummer und Datum

Es ist wichtig, dass all Ihre Handelsrechnungen eine eindeutige Rechnungsnummer plus, um das Datum der Zahlung anzuzeigen. Sie können zusätzlich eine Kundenreferenznummer hinzufügen, die Ihnen hilft, Ihre Unterlagen zu organisieren, und das ist auch für Ihre Kunden nützlich, falls sie erneut Fragen, Anfragen oder Rücksendungen stellen müssen.

Information zum Versand

Bevor Sie die beiden Versandarten auflisten, fügen Sie Ihrem Handelsbuchhaltungsformular einen Abschnitt hinzu, in dem Sie die zu sendenden Informationen eingeben. Dies können die Herkunft der Ware, das Datum des Versandbeginns, das Transportmedium, der Endpunkt und die Incoterms sein, unter denen die Produkte verkauft werden (Verkaufs- oder Frachtbedingungen). Es wurden auch eine Bestellnummer für Ihre interne Sendungsverfolgung, alle Informationen zur Versandversicherung und der Grund für den Export (Reparatur, Verkauf, firmeninterne usw.) hinzugefügt

Einzelheiten zu den verkauften Waren

Für Zollanmeldungen wird eine Handelsbuchhaltung verwendet, daher sollten Sie sicherstellen, dass die Verkaufswaren in ihrer Buchhaltung übersichtlich und detailliert sind. Sie beschreiben in diesem Abschnitt Ihrer Handelsrechnungsvorlage die versendeten Produkte, einschließlich Bruttogewicht (mit und ohne Verpackung), Gesamtmenge jedes Produkts, Verpackungsinformationen (Umschlag, Karton usw.), Maßeinheit und Stückpreis.

Gib bitte auch die sechsstelliger HS-Code jedes versendete Produkt sowie die Gesamtzahl der Pakete in der Sendung.

Zusätzliche Kosten

Es können zusätzliche Kosten anfallen, die von den Kunden zu tragen sind. Wenn ja, fügen Sie diese in einem separaten Abschnitt Ihrer Handelsrechnungsvorlage hinzu. Dies können Versicherungsgebühren, Exporttransport, Versand- und Bearbeitungskosten oder Versandkosten sein. Auch wenn diese zusätzlichen Kosten im Voraus mit ihren Kunden abgesprochen werden, ist es immer am besten, sie einzeln aufzulisten, um Missverständnisse zu vermeiden.

Gesamtbestellwert

In diesem Abschnitt Ihrer Handelsrechnung geben Sie den Gesamtwert der Sendung an (alle im vorherigen Abschnitt wurden aufgeführt), Sie geben alle Rabatte an, Sie bieten Ihren Kunden an, sie haben die aktuellen Steuern hinzugefügt und Sie geben den Gesamtbetrag der Bestellung an. Vergiss nicht, die Währung für die Abrechnung angeben, die Währung des Landes des Käufers ist in der Regel (wenn sie aus den USA nach Kanada versenden, ist die Währung US-Dollar). Dollar)

Deklaration

Fügen Sie am Ende Ihres Handelsrechnungsformulars einen Abschnitt für Ihre Erklärung hinzu, der für alle ausgehenden internationalen Sendungen gesetzlich vorgeschrieben ist. Mit dieser Erklärung bestätigen Sie, dass die Informationen Ihrer Sendung, sie in Ihre Handelsbuchhaltung eingedrungen sind, der Wahrheit entsprechen und richtig sind.

Es kann einfach lauten: „Ich bestätige hiermit, dass der Inhalt und der Wert dieser Sendung den Angaben entsprechen und die Informationen auf dieser Rechnung wahrheitsgemäß und korrekt sind.“ Dann muss der Absender unterschreiben und das Datum angeben.

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