Vorlage für Handelsrechnungen

Als Exporteur oder Kleinunternehmer, der Waren international verkauft, wissen Sie, dass ein reibungsloser Versandprozess für den Erfolg jedes Verkaufs von entscheidender Bedeutung ist. Vom Verständnis der länderspezifischen Vorschriften und Bestimmungen bis hin zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Sendungsverfolgung und Transportversicherung gibt es für Sie viel zu beachten. Es gibt jedoch ein sehr wichtiges Dokument, das Sie unbedingt richtig ausfüllen müssen: Ihre Handelsrechnung.

Eine Handelsrechnung liefert den Zollbehörden Informationen über die Sendung, wie beispielsweise Angaben zum Versender, eine Beschreibung der Waren und deren Handelswert, um ihnen die Berechnung der anwendbaren Steuern und Zölle zu erleichtern. Eine solide Handelsrechnung sorgt dafür, dass Ihre Produkte ohne Verzögerungen durch den Zoll kommen, was den Lieferprozess beschleunigt und letztendlich Ihre Kunden zufriedenstellt.

Aber wahrscheinlich möchten Sie nicht jedes Mal, wenn Sie einen Verkauf abschließen, Stunden damit verbringen, eine Handelsrechnung zu erstellen. Wie geht man also am besten vor? Durch die Verwendung von Rechnungsvorlagen, die Sie in wenigen Minuten ausfüllen können, sparen Sie wertvolle Zeit und gewährleisten die Einheitlichkeit Ihrer Rechnungen, während Sie gleichzeitig das Risiko vermeiden, wichtige Informationen zu übersehen.

Um Ihnen bei der Erstellung Ihrer Vorlage zu helfen, gehen wir die wesentlichen Elemente durch, die in einer Handelsrechnung enthalten sein müssen.

Wesentliche Elemente einer Handelsrechnungsvorlage

Wenn Sie eine Handelsrechnung erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind und die wichtigen Informationen für Zollzwecke klar ausgefüllt sind. Dadurch lassen sich lange Verzögerungen, zusätzliche Kosten aufgrund von Lieferverzögerungen und sogar rechtliche Konsequenzen im Falle einer Unterzahlung von Zöllen oder Steuern vermeiden.

Um sicherzustellen, dass Ihre Handelsrechnungen jedes Mal korrekt sind, sollten Sie die folgenden wesentlichen Elemente in Ihre Vorlage aufnehmen.

Informationen zum Verkäufer

Der erste Abschnitt Ihrer Handelsrechnungsvorlage ist für Angaben zum Versender/Exporteur vorgesehen. Geben Sie Ihren vollständigen Namen (oder den Namen Ihrer Organisation, falls dieser anders registriert ist), Ihre Postanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Sie können auch Ihre Steuernummer und Lizenzinformationen angeben. Wenn Sie ein Firmenlogo oder eine Art von Unternehmensbranding haben, können Sie dieses ebenfalls in diesem Abschnitt oben auf der Rechnungsvorlage hinzufügen.

Empfängerinformationen

Geben Sie anschließend alle Kontaktdaten des Empfängers (Empfänger/Käufer) an. Sie benötigen den vollständigen Namen, die Rechnungsadresse, die Telefonnummer und die Lieferadresse, falls diese von den Rechnungsdaten abweicht. Wenn es einen Zwischenempfänger wie einen Zollagenten oder eine Bank gibt, geben Sie dessen Daten ebenfalls in diesem Abschnitt an.

Rechnungsnummer und Datum

Es ist wichtig, allen Ihren Handelsrechnungen eine eindeutige Rechnungsnummer sowie das Datum der Rechnungserstellung zuzuweisen. Zusätzlich können Sie eine Kundenreferenznummer hinzufügen, die Ihnen dabei hilft, Ihre Unterlagen zu organisieren, und die auch für Ihre Kunden nützlich ist, falls sie sich mit Fragen, Anliegen oder Rücksendungen erneut an Sie wenden müssen.

Versandinformationen

Bevor Sie die zu versendenden Waren auflisten, fügen Sie Ihrem Handelsrechnungsformular einen Abschnitt hinzu, in dem Sie Angaben zur Sendung machen. Dies können das Herkunftsland der Ware, das Datum des Versandbeginns, das Transportmittel, der endgültige Bestimmungsort und die Incoterms sein, unter denen die Produkte verkauft werden (Verkaufs- oder Frachtbedingungen). Fügen Sie außerdem eine Bestellnummer für Ihre interne Nachverfolgung, alle Versandversicherungsinformationen und den Grund für den Export (Reparatur, Verkauf, unternehmensintern usw.) hinzu.

Details zu den verkauften Waren

Eine Handelsrechnung wird für Zollanmeldungen verwendet, daher sollten Sie sicherstellen, dass die verkauften Waren in Ihren Rechnungen klar und detailliert aufgeführt sind. Beschreiben Sie in diesem Abschnitt Ihrer Handelsrechnungsvorlage die versendeten Produkte, einschließlich Bruttogewicht (mit und ohne Verpackung), Gesamtmenge jedes Produkts, Verpackungsinformationen (Umschlag, Karton usw.), Maßeinheit und Stückpreis.

Geben Sie bitte auch den sechsstelligen HS-Code jedes versendeten Produkts sowie die Gesamtzahl der Pakete in der Sendung an.

Zusätzliche Kosten

Es können zusätzliche Kosten anfallen, die vom Kunden zu tragen sind. Wenn ja, fügen Sie diese in einem separaten Abschnitt Ihrer Handelsrechnungsvorlage ein. Dies können Versicherungsgebühren, Exporttransport, Versand & Bearbeitungskosten oder Frachtkosten sein. Auch wenn diese zusätzlichen Kosten im Voraus mit Ihrem Kunden besprochen werden, ist es immer am besten, sie einzeln aufzulisten, um Missverständnisse zu vermeiden.

Gesamtbestellwert

In diesem Abschnitt Ihrer Handelsrechnung geben Sie den Gesamtwert der Sendung an (alle in den vorherigen Abschnitten aufgeführten Waren), geben Sie alle Rabatte an, die Sie Ihrem Kunden gewähren, fügen Sie die anfallenden Steuern hinzu und geben Sie dann den Gesamtbetrag der Bestellung an. Vergessen Sie nicht, die Währung für die Abrechnung anzugeben, die in der Regel die Währung des Landes des Verkäufers ist (wenn Sie aus den USA nach Kanada versenden, ist die Währung US-Dollar). Dollar)

Erklärung

Fügen Sie am Ende Ihres Handelsrechnungsformulars einen Abschnitt für Ihre Erklärung hinzu, die für alle ausgehenden internationalen Sendungen gesetzlich vorgeschrieben ist. Mit dieser Erklärung bestätigen Sie, dass die Angaben zu Ihrer Sendung, die Sie dem Zoll auf Ihrer Handelsrechnung gemacht haben, wahrheitsgemäß und korrekt sind.

Es kann einfach lauten: „Ich bestätige hiermit, dass der Inhalt und Wert dieser Sendung den Angaben entsprechen und die Informationen auf dieser Rechnung wahrheitsgemäß und korrekt sind.“ Anschließend muss der Absender unterschreiben und das Datum angeben.

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