Plantilla de factura comercial

Como exportador o propietario de una pequeña empresa que vende productos a nivel internacional, usted sabe que contar con un proceso de envío impecable es fundamental para el éxito de cada venta. Desde comprender las normas y regulaciones de cada país hasta garantizar un seguimiento adecuado y un seguro de envío, hay muchas cosas de las que ocuparse. Pero hay un documento muy importante que hay que rellenar correctamente: la factura comercial.

Una factura comercial proporciona a las autoridades aduaneras información sobre el envío, como los datos del remitente, la descripción de las mercancías y su valor comercial, para ayudarles a calcular los impuestos y aranceles aplicables. Contar con una factura comercial sólida garantizará que sus productos pasen por la aduana sin contratiempos, lo que acelerará el proceso de entrega y, en última instancia, mantendrá satisfechos a sus clientes.

Pero probablemente no quieras pasar horas creando una factura comercial cada vez que completes una venta. Entonces, ¿cuál es la forma inteligente de hacerlo? El uso de plantillas de facturas comerciales que se pueden rellenar fácilmente en cuestión de minutos le ahorrará un tiempo valioso y garantizará la coherencia de sus facturas, al tiempo que eliminará el riesgo de omitir información importante.

Para ayudarte a crear tu plantilla, repasemos los elementos esenciales que deben incluirse en una factura comercial.

Elementos esenciales de una plantilla de factura comercial

Cuando cree una factura comercial, debe asegurarse de que se incluyan todos los datos necesarios y de que la información importante se rellene claramente para fines aduaneros. Esto ayudará a evitar largas demoras, costes adicionales por retrasos en el envío e incluso consecuencias legales en caso de pago insuficiente de derechos o impuestos.

Para asegurarte de que tus facturas comerciales sean siempre correctas, incluye los siguientes elementos esenciales en tu plantilla.

Información del vendedor

La primera sección de su plantilla de factura comercial es para la información del remitente/exportador. Incluya su nombre completo (o el nombre de la organización si está registrada de otra manera), dirección postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico. También puede incluir su número de identificación fiscal y la información de su licencia. Si tienes un logotipo de empresa o algún tipo de marca comercial, también puedes añadirlo a esta sección, en la parte superior de la plantilla de factura.

Información del destinatario

A continuación, incluya todos los datos de contacto del destinatario (receptor/comprador). Necesitas el nombre completo, la dirección de facturación, el número de teléfono y la dirección de envío si es diferente de la información de facturación. Si hay un destinatario intermedio, como un agente de aduanas o un banco, asegúrese de incluir también su información en esta sección.

Número y fecha de la factura

Es importante asignar un número de factura único a todas tus facturas comerciales, así como la fecha en que se creó la factura. Además, puede incluir un número de referencia de cliente que le ayudará a mantener sus registros organizados y que también resultará útil para sus clientes en caso de que necesiten ponerse en contacto con usted de nuevo para realizar consultas, plantear dudas o realizar devoluciones.

Información sobre envíos

Antes de enumerar los productos que se envían, incluya una sección en su formulario de factura comercial para proporcionar detalles del envío. Estos pueden ser el país de origen de la mercancía, la fecha en que el envío entró en tránsito, el medio de transporte, el destino final y el Incoterm bajo el cual se venden los productos (condiciones de venta o flete). Incluya también un número de pedido para su seguimiento interno, cualquier información sobre el seguro de envío y el motivo de la exportación (reparación, venta, transacción entre empresas, etc.).

Detalle de los productos vendidos

La factura comercial se utiliza para la declaración de aduanas, por lo que es importante asegurarse de que los productos vendidos estén claramente indicados y detallados en las facturas. En esta sección de su plantilla de factura comercial, describa los productos que se envían, incluyendo el peso bruto (con y sin embalaje), la cantidad total de cada producto, la información del embalaje (sobre, caja, etc.), la unidad de medida y el precio unitario.

Asegúrese de incluir también el código HS de seis dígitos de cada producto que se envía, así como la cantidad total de paquetes del envío.

Cargos adicionales

Es posible que el cliente deba abonar cargos adicionales. Si es así, inclúyalos en una sección separada de su plantilla de factura comercial. Estos pueden ser gastos de seguro, transporte de exportación, envío & gastos de manipulación o gastos de flete. Aunque estos cargos adicionales se hayan acordado previamente con el cliente, siempre es mejor detallarlos para evitar malentendidos.

Importe total del pedido

En esta sección de su factura comercial, indicará el valor comercial total del envío (toda la mercancía incluida en las secciones anteriores), especificará cualquier descuento que pueda ofrecer a su cliente, añadirá los impuestos aplicables y, a continuación, el importe total del pedido. No olvide especificar la moneda de liquidación, que suele ser la moneda del país del vendedor (si realiza un envío desde EE. UU. a Canadá, la moneda será el dólar estadounidense). Dólares)

Declaración

En la parte inferior del formulario de factura comercial, incluya una sección para su declaración, que es un requisito legal para todos los envíos internacionales salientes. Con esta declaración, usted afirma que la información proporcionada a la Aduana en su factura comercial con respecto a su envío es verdadera y precisa.

Simplemente puede decir: «Por la presente certifico que el contenido y el valor de este envío son los indicados, y que la información que figura en esta factura es verdadera y correcta». A continuación, debe figurar la firma y la fecha del remitente.

Crea tus facturas comerciales con nuestra plantilla de factura gratuita.

Con todas tus tareas diarias, probablemente no te quede mucho tiempo para crear plantillas de facturas comerciales profesionales y eficientes. Si desea ahorrar tiempo y evitar dolores de cabeza, simplemente descargue la plantilla de factura comercial de Bonsai, rellene los datos de envío necesarios y en cuestión de minutos tendrá lista para imprimir una factura comercial perfecta.

Puede personalizar nuestras plantillas de factura para adaptarlas a las necesidades de su negocio, de modo que disponga de una factura personalizada para utilizar cada vez que envíe productos al extranjero. Además, con nuestra suite empresarial todo en uno, encontrarás excelentes herramientas administrativas para mejorar aún más tus procesos de facturación, contabilidad y pagos.

Además de crear tus facturas comerciales, puedes realizar un seguimiento de los pagos, los gastos empresariales, obtener estimaciones fiscales, recibir pagos en línea e incluso abrir una cuenta corriente empresarial. Echa un vistazo a todo lo que Bonsai tiene para ofrecer y lleva tu negocio al siguiente nivel.