Exemplo de documento de cotação

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O que é uma cotação de amostra?

Uma cotação é um documento que freelancers e prestadores de serviços independentes fornecem aos seus clientes para descrever serviços específicos e seus custos. Uma cotação também pode ser referida como:

• Citação
• Cotação de preço
• Cotação de vendas
• Orçamento do serviço

Quem deve usar uma cotação de amostra?

Qualquer freelancer que forneça orçamentos aos clientes antes de iniciar um novo projeto deve usar um modelo de orçamento, independentemente do setor em que atua. Por exemplo, você pode usar um modelo de orçamento se for um profissional que oferece:

• Serviços de design gráfico
• Serviços de redação e edição
• Serviços de desenvolvimento de software
• Serviços de fotografia ou videografia
• Serviços de marketing digital ou em mídias sociais
• e muito mais

Quando usar uma cotação de amostra

O melhor momento para enviar uma cotação de preço a um cliente potencial é após uma reunião inicial ou ligação telefônica, quando você teve a oportunidade de determinar quais serviços ele deseja contratar. Essas informações são usadas para criar sua cotação, onde você descreve seus serviços, seus custos associados e o preço total do projeto como um todo.

As cotações de preços são enviadas antes do cliente assinar o contrato e são usadas para informar suas faturas, pois você pode basear seus detalhes de preços nos serviços e custos inicialmente cotados.

O que incluir em uma cotação de amostra

Todas as suas cotações de preços precisam ser personalizadas para um cliente e projeto específicos. No entanto, cada cotação individual conterá os mesmos elementos. Aqui está o que você deve incluir em cada um dos seus modelos de cotação.

1. Um número de cotação

Cada cotação criada usando um modelo de cotação deve ter um número exclusivo. Isso facilitará o rastreamento, a recuperação e o acompanhamento no futuro.

Você pode usar qualquer sistema de nomenclatura ou numeração que desejar para o número da sua cotação, mas certifique-se de que ele seja consistente em todas as suas cotações e fácil de entender.

2. Data de envio e data de validade

Há duas datas importantes a incluir em todas as cotações que você criar: a data de envio e a data de validade. Enquanto a data de envio se refere à data em que você forneceu a cotação a um cliente potencial, a data de validade se refere ao momento em que a cotação deixará de ser válida.

Definir essa data ajuda a garantir que o cliente não entre em contato com você seis meses depois esperando o mesmo preço. Afinal, a inflação, o custo dos materiais e a sua disponibilidade influenciam o custo total de um trabalho, portanto, um prazo de validade lhe dá a chance de reavaliar seu orçamento inicial e fazer os ajustes necessários.

3. Uma lista de serviços, seus preços e o custo total

Muitos modelos de orçamento incluem uma tabela de preços que descreve cada serviço individual, seu custo associado e o preço total do trabalho freelancer proposto como um todo.

Esta seção é a mais importante para a maioria dos clientes em potencial, pois informa o que eles podem esperar em relação aos custos totais e ao orçamento. Ele apresenta todos os detalhes dos serviços que você foi solicitado a prestar e quanto cada um deles custa. Isso ajuda a detalhar o custo total, mostrando aos clientes exatamente o que eles estarão pagando.

E, se estiver fora do orçamento, eles terão uma ideia melhor de quais serviços gostariam de cortar ou ajustar.

Lembre-se de calcular e incluir quaisquer valores adicionais que possam afetar o total, como impostos, taxas ou descontos, no preço final.

4. Condições de pagamento

As condições de pagamento relevantes também podem ser incluídas nos seus modelos de orçamento, tais como:

• Se são necessários depósitos
• Quando os pagamentos são devidos
• Os métodos de pagamento que você aceita
• Multas por atraso ou juros de mora por falta de pagamento
  

Embora nem todos os formulários de cotação abranjam as condições de pagamento, você deve, no mínimo, discuti-las com os clientes potenciais. Isso é especialmente importante se você exigir um determinado percentual de adiantamento antes de iniciar o trabalho.

5. Informações sobre o cliente e o contratante

Por último, mas não menos importante, cada vez que você criar uma cotação, ela deverá conter informações sobre você e seu cliente potencial, tais como:

• Detalhes de contato, como seu número de telefone profissional e endereço de e-mail
• Logotipo da empresa ou papel timbrado da empresa
• Endereço comercial, se aplicável

Os benefícios dos modelos de cotação

Usar um modelo de cotação para cada um dos seus clientes traz uma série de benefícios para todos os envolvidos. Por exemplo, use aspas para:

1. Aumente seu profissionalismo

As cotações ajudam a dar ao seu negócio freelance uma vantagem profissional. Fornecer aos clientes potenciais um orçamento bem elaborado e fácil de entender aumenta sua legitimidade e qualidade como uma pequena empresa. E é uma ótima maneira de se destacar da concorrência. Você pode até mesmo adicionar sua marca às cotações do Bonsai para parecer ainda mais profissional.

2. Organize seus clientes em diferentes categorias

Os clientes exigem documentos diferentes, dependendo do estágio em que se encontram em relação à sua relação com você. Por exemplo, quando um cliente existente precisa de uma fatura mensal, um novo cliente precisa de um orçamento inicial.

Usar um modelo de cotação de preços ajuda você a manter seus clientes organizados e a informar suas responsabilidades e obrigações para com cada um deles. Os clientes que receberam cotações nos últimos 7 dias e não responderam provavelmente se beneficiarão de um rápido acompanhamento.

Então, quando um cliente aceita sua cotação, ele é movido para sua pasta de novos clientes, onde você pode fornecer um contrato e uma fatura.

Assim como as faturas ajudam a rastrear pagamentos parciais, integrais e não realizados, as cotações ajudam a rastrear onde um cliente está no seu funil de vendas e qual ação você deve tomar em seguida.

3. Preço preciso

Definir o preço do seu trabalho freelance é um dos aspectos mais difíceis de ser um prestador de serviços independente. Fazer um orçamento para cada novo trabalho potencial é uma ótima maneira de manter seus preços consistentes e precisos.

Por exemplo, se você fornecer um orçamento para escrever uma postagem de blog por R$ 250, mas depois de concluir o trabalho, perceber que realmente gastou muito mais tempo do que havia previsto, você pode consultar seu orçamento original e cobrar um preço mais alto na próxima vez.

É também um método útil para acompanhar seus preços ao longo do tempo, o que pode indicar quando você precisa aumentar suas tarifas ou ofertas de serviços freelance.

4. Seja sincero com os clientes

As cotações são uma das melhores maneiras de garantir que você seja claro e direto sobre os preços desde o início. Seus clientes querem saber exatamente pelo que estarão pagando. Eles não querem estimativas imprecisas que se transformam em contas inesperadamente altas quando o projeto é concluído.

Usar uma cotação de preço permite que seus clientes planejem um orçamento específico e prevejam o custo da sua fatura. Eles apreciarão sua transparência, pois isso significa que podem se planejar com antecedência.

5. Evite o aumento do escopo

O aumento do escopo ocorre quando um projeto começa a se expandir além dos limites de sua descrição inicial, geralmente resultando em trabalho adicional. Para freelancers, isso às vezes significa esticar o orçamento além dos limites ou até mesmo trabalhar de graça, porque não estabeleceram limites desde o início.

As cotações são essenciais para protegê-lo contra o aumento do escopo, pois descrevem serviços específicos e seus preços desde o início. Se um cliente solicitar trabalho extra, basta consultar o orçamento original e informá-lo de que quaisquer serviços fora do orçamento aceito estão sujeitos a um custo adicional.

Seja o mais específico possível em suas cotações para que você e seus clientes estejam em sintonia em termos de expectativas, serviços e custos.

Criar uma cotação de amostra é simples com o Bonsai

Com o modelo de cotação do Bonsai, você pode:

• Personalize suas cores e adicione seu logotipo
• Descreva cada serviço que você planeja oferecer.
• Adicione preços individuais a cada item da linha
• Envie digitalmente as cotações concluídas aos clientes
• Colete assinaturas digitais e aprovações dos clientes

Quando seu cliente o contratar, não se esqueça de enviar uma nota de agradecimento.

Use o modelo de orçamento da Bonsai para criar orçamentos que impressionarão os clientes, manterão você organizado e lhe renderão mais trabalhos. Inscreva-se agora gratuitamente para começar.

Perguntas frequentes sobre cotações de amostras

Qual é a diferença entre uma cotação, uma proposta e um orçamento?

Cotações, estimativas e propostas têm várias diferenças importantes.

Uma cotação é o que você envia a um cliente depois que ele entra em contato para perguntar sobre seus serviços e seus custos. O preço em uma cotação é relativamente fixo, o que significa que, se sua cotação for aceita pelo cliente, o valor que você listou é o que você pode esperar cobrar — salvo quaisquer questões externas ou inesperadas, nas quais custos adicionais precisarão ser pré-aprovados.

Uma estimativa é mais um valor aproximado para um projeto potencial, excluindo impostos, taxas, descontos e quaisquer materiais ou suprimentos. É útil quando os clientes não forneceram detalhes sobre o que estão procurando, mas ainda assim pediram que você lhes desse um orçamento aproximado.

Uma proposta é semelhante a um orçamento, pois contém informações detalhadas sobre preços, mas difere de um orçamento por ser também um argumento de venda. Uma proposta é utilizada quando se está tentando convencer um cliente a trabalhar com você em um projeto específico e pode incluir pesquisa de mercado, um portfólio e depoimentos de clientes anteriores.

LEIA MAIS: Proposta vs. orçamento explicados

Por que devo usar um modelo de orçamento?

Um modelo de orçamento ajuda a garantir que todos os seus orçamentos:

• Inclua os elementos necessários
• Tenha um design consistente
• Estão formatados corretamente
• São salvos e armazenados adequadamente
• Tenha uma aparência profissional
  

Se você não usar um modelo, terá que criar e enviar cotações individualmente todas as vezes. Infelizmente, isso deixa muito espaço para erros. Usar um modelo economizará tempo, liberando sua agenda e tirando parte do trabalho administrativo de suas mãos.

Devo enviar cotações digitais ou em papel?

A maioria das cotações é enviada digitalmente, a menos que o cliente solicite o contrário. Se um cliente solicitar uma cotação em papel, certifique-se de enviar também uma cópia por e-mail.

As cotações físicas podem se perder no correio e são fáceis de ignorar e extraviar. As cotações digitais são instantâneas, podem ser aceitas online e facilmente ajustadas com base no feedback do cliente.

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