Cómo facturar a un cliente: pasos profesionales 2025

La facturación profesional a un cliente implica varios pasos clave para garantizar pagos puntuales y mantener un flujo de trabajo financiero fluido. Comience por comprender las preferencias de pago de su cliente y establecer condiciones de pago claras. Utilice un software de facturación profesional para crear facturas detalladas que incluyan toda la información necesaria, como los servicios desglosados, las fechas de vencimiento de los pagos y sus datos de contacto. Realice un seguimiento inmediato de las facturas impagadas y considere la posibilidad de aplicar recargos por demora para fomentar los pagos puntuales. Al establecer un proceso de facturación sistemático, los autónomos pueden minimizar los retrasos en los pagos y centrarse más en su trabajo. Herramientas como Bonsai pueden simplificar este proceso al ofrecer plantillas de facturas personalizables y funciones de seguimiento automatizadas.

Si has dejado un trabajo de 9 a 5 para dedicarte al trabajo autónomo, probablemente te preocupe un poco cómo funcionará el aspecto financiero de ser tu propio jefe. Seamos sinceros: puede ser realmente preocupante preguntarse cómo facturar a los clientes, cobrar y si se recibirá el dinero a tiempo cada mes. Afortunadamente, trabajar como contratista independiente no es algo nuevo, y existen cientos de consejos para autónomos que te ayudarán a resolver tus dudas más apremiantes, incluyendo las grandes incógnitas sobre qué es una factura, cómo hacerla y qué tipo de software de facturación utilizar.

Facturar a los clientes no es difícil con un sistema adecuado. De hecho, te lo demostraremos. A continuación, te ofrecemos los conceptos básicos sobre las mejores prácticas de facturación para solicitar (y obtener) el pago por tu trabajo:

Nota: si quieres que el proceso de facturación sea muy sencillo, prueba Bonsai. Nuestro software integral para autónomos te permite seleccionar una plantilla de factura, introducir las condiciones de pago, numerar y fechar automáticamente las facturas, y simplificar el cobro de tu trabajo. Reclama tu Prueba gratuita de 7 días aquí.

1. Utilice un software de facturación profesional.

Hoy en día, ni siquiera los emprendedores independientes tienen por qué hacerlo solos. Con tantas herramientas para autónomos disponibles, probablemente sea buena idea echarles un vistazo y comprometerse a utilizar una en su negocio. El uso de una herramienta de facturación profesional no solo te hace quedar bien gracias a las opciones de personalización para el logotipo y la marca de tu empresa, sino que también te garantiza que todas las facturas que se envían a los clientes sean tan buenas como la primera. Una forma constante de pedir dinero es la mejor manera de conseguirlo de manera constante.

2. Prepárate para lo peor.

Nadie quiere pensar negativamente, pero el dinero no es algo sobre lo que se pueda ser poco realista. De hecho, con un 29 % de las facturas pagadas con retraso, es ingenuo pensar que nunca tendrás un cliente moroso. Por eso, los empresarios inteligentes esperan que haya un pequeño retraso en los pagos y acuerdan las condiciones que se aplicarán a los morosos antes de que se conviertan en un problema. Ya sea que estipule condiciones de pago más estrictas en la factura, incluya un recargo por mora que refleje su contrato o exija el pago por adelantado de una parte del importe del proyecto, le conviene considerar todas las posibilidades antes de comenzar. Las colecciones no deberían ser algo que se invente sobre la marcha.

3. No dejes nada a la interpretación.

Cualquier persona de la empresa de tu cliente debería poder leer tu factura y saber exactamente qué servicios se prestaron, cuánto costaron o cuál fue la tarifa, y las condiciones de pago o cómo deben realizarse (muchos autónomos prefieren que sus clientes paguen por adelantado). Si estos tres puntos no están claros, no has demostrado que sabes cómo facturar correctamente a los clientes. Esta regla debe seguirse incluso si has trabajado con un cliente durante mucho, mucho tiempo. Los cambios de personal pueden requerir que alguien nuevo pague las facturas, y esta persona debe estar tan informada al mirar su factura como lo estaba su antiguo contacto.

Incluir:

• Datos de contacto, como dirección y número de teléfono (la información de contacto facilita ponerse en contacto con usted si surge algún problema).
• el logotipo de tu pequeña empresa, si tienes uno
• todo lo relevante sobre el proyecto (como el nombre, los servicios prestados, las fechas de creación o publicación)
• detalles del costo o factura
• cualquier descuento
• condiciones de pago o cuándo vence el plazo (la fecha de vencimiento en una factura ayudará a evitar los pagos atrasados)
• cómo se debe realizar el pago (PayPal, cheque por correo o Square)

Indique claramente las condiciones de pago.

Si factura por un proyecto parcial (como en el caso de exigir un depósito o pago por hitos), indíquelo claramente y muestre también cuánto queda por pagar del proyecto y cuándo vence ese importe restante. Si la fecha de vencimiento no es hasta la finalización del servicio, indíquelo claramente. Disponer de una plantilla de factura para autónomos puede ayudarte a mantener la coherencia en tus facturas.

4. Envíe las facturas puntualmente.

Los clientes tienen facturas que pagar, y a menudo se pagan por orden de recepción. Por este motivo, siempre debes enviar la factura tan pronto como finalices el trabajo. (¿Quién no quiere ganar dinero más rápido?) Sin embargo, hay otra razón para asegurarse de que sus facturas se envíen puntualmente, y es que algunas empresas tienen normas estrictas sobre el plazo de pago de los servicios.

Si olvidas facturar un proyecto realizado hace un año, es posible que no tengas suerte. Aunque siempre debes cobrar por el trabajo que realizas, si tienes un acuerdo con un cliente para facturarle en un plazo determinado, es aconsejable cumplirlo. Tampoco querrás perder dinero si una empresa cierra o ya no tiene fondos para pagarte mientras esperabas para enviar esa factura.

Cómo utilizar Bonsai para enviar fácilmente facturas online

Ahora, veamos cómo puedes utilizar Bonsai para crear y enviar rápidamente plantillas de facturas personalizadas. En primer lugar, ve a tu panel de control y haz clic en «enviar una factura» en la parte derecha.

A continuación, deberá crear o seleccionar un cliente y un proyecto existentes para los que desee crear y enviar una factura. Una vez hecho esto, seleccione una plantilla de factura de nuestra biblioteca y haga clic en «crear factura».

Por último, se le redirigirá al editor de facturas, donde deberá configurar los datos básicos suyos y del cliente, añadir los artículos a la factura y, cuando todo esté correcto, hacer clic en «enviar ahora» y esperar a que se le notifique cuando se haya pagado la factura.

Facturar a los clientes es sencillo, ¿verdad? Si desea explorar más a fondo el software de facturación de Bonsai o cualquier otro componente del producto, solo tiene que registrarse para obtener una prueba gratuita. Nuestra herramienta de software, el generador de facturas y las plantillas de facturas numerarán automáticamente las facturas, añadirán la información de contacto y las condiciones de pago, y facilitarán el envío de facturas.

5. Ofrecer múltiples opciones de pago

La mayoría de los clientes tienen una forma de pago preferida. La mayoría de los autónomos tienen una forma preferida de cobrar. En un mundo perfecto, estas preferencias coincidirían, pero en la mayoría de los casos no es así. Por eso es recomendable ofrecer dos o tres formas de pago para que los clientes puedan pagar como prefieran. Ya sea mediante PayPal, Stripe, transferencia electrónica o cheque, debes ofrecer más de un método para garantizar un pago rápido.

Recuerda que algunas de estas opciones cobran comisiones, así que opta por la opción más barata a largo plazo o la que te permita cobrar más rápido (lo que más te convenga). Algunos clientes pueden elegir una opción un mes y otra opción al mes siguiente, así que asegúrate de comunicarte con ellos para estar atento a su pago, independientemente de la forma en que se realice.

6. Seguimiento de facturas

No hace falta decirlo, pero es importante saber qué facturas se han enviado y cuáles están pendientes de pago. Numerar las facturas adecuadamente debería facilitar el seguimiento. Añadir un número de factura te permitirá realizar un seguimiento, registrarlas y consultarlas fácilmente en el futuro. Si las condiciones de tu contrato establecen que debes recibir el pago en un plazo de 30 días a partir de la fecha de facturación, configura un recordatorio en tu calendario para comprobar que recibes el pago antes de esa fecha.

Una forma mejor y más fácil es recurrir a una herramienta de contabilidad que pueda realizar un seguimiento automático de las facturas vencidas, así como enviar recordatorios cuando algo se retrasa. Una vez que se haya pagado una factura, márquela como tal en sus archivos. ¡No querrás pasar vergüenza intentando cobrar una factura ya pagada! Más información sobre cómo realizar un seguimiento de los pagos de los clientes.

7. Enviar agradecimiento

Quizás tan importante como saber cómo facturar a los clientes es mostrarles tu agradecimiento. Si tu herramienta de facturación lo permite, configura un mensaje de agradecimiento para informar a los clientes de que has recibido su pago y que se lo agradeces. Si la facturación sigue siendo un proceso manual, enviar un correo electrónico rápido a tu contacto para informarle de que se ha recibido el cheque puede contribuir en gran medida a generar buena voluntad y profesionalidad para tu negocio como autónomo.

Cuando trabajas gratis

¿Qué pasa si no cobras por un proyecto? Aunque no es recomendable realizar demasiado trabajo «pro bono» o como servicio gratuito para un cliente actual o potencial, a veces es necesario para adquirir experiencia en una habilidad concreta, ampliar tu cartera o labrarte una reputación. En caso de que realices un proyecto de forma gratuita, no olvides seguir lo que has aprendido sobre cómo facturar a los clientes.

Aún puede seguir el proceso de creación y envío de una factura, solo tiene que añadir una línea para «descuento» y establecer este número en el 100 %. Quieres demostrar al destinatario de tu generosidad que le has prestado un servicio valioso (incluyendo cuál sería ese valor), aunque no hayas exigido ningún pago. Hay algo impresionante en facturar un proyecto de 3000 dólares al que le aplicas un descuento del 100 %. El simple hecho de poner el coste del servicio en 0 $ no tiene el mismo efecto.

Factura pronto, factura a menudo.

Si hay algo que debes recordar de esta guía, es que debes facturar a tus clientes con antelación y hacerlo con frecuencia. Estas dos reglas para facturar a los clientes son las más importantes que hay que recordar. Nunca dejes tus tareas contables para el último momento y no permitas que se acumulen las facturas sin enviar o sin pagar. Si es posible, factura varias veces al mes (por cada proyecto, si puedes) y mantén un flujo de caja positivo. Tendrás facturas que pagar e inversiones que hacer. Las facturas son fundamentales para ayudarle a cumplir con sus obligaciones comerciales más importantes.

Si estás trabajando en un proyecto a largo plazo, pide a tu cliente que cambie a un contrato de retención. Podrás configurar una opción de facturación que realice retiradas mensuales automáticamente de la cuenta bancaria o tarjeta de crédito del cliente.

Prueba el bonsái hoy mismo

Tu negocio como autónomo no vale nada si no te pagan, por muy talentoso o solicitado que seas. Adopte un enfoque proactivo para establecer un sistema de facturación que funcione y le permita disponer de más tiempo para desarrollar su talento y atender a sus clientes. No te arrepentirás de invertir un poco más en un proceso de facturación que te permita cobrar y elimine el estrés de los cobros de tu flujo de trabajo diario. Las plantillas de factura pueden hacer que la facturación sea menos complicada. Prueba la mejor forma de enviar facturas registrándote para obtener una prueba gratuita de Bonsai.