O que é uma fatura? Tipos e finalidades das faturas

Se você é novo no mundo do freelancer ou acabou de abrir uma pequena empresa, o faturamento pode ser bastante confuso.

Você se esforçou bastante e agora deseja receber o pagamento, mas como fazer isso? Neste artigo, responderemos à pergunta “O que é uma fatura?” e forneceremos o conhecimento necessário para criar e enviar uma fatura aos clientes.

Vamos começar.

O que é uma fatura

De acordo com o Cambridge English Dictionary, uma fatura é:

“Um documento que lista os itens fornecidos ou o trabalho realizado, indica o custo e solicita o pagamento.”

Isso resume bem a situação! As faturas especificam o que o comprador deve pagar depois que o vendedor tiver prestado o serviço, de acordo com condições de pagamento específicas. As faturas são parte integrante dos negócios, tanto para compradores quanto para vendedores.

Uma fatura de vendas refere-se a uma fatura pela venda de bens ou serviços do ponto de vista do vendedor. Por outro lado, uma nota fiscal de compra indica uma nota fiscal pelo custo de produtos ou serviços prestados. Independentemente do tipo de fatura, elas detalham os serviços prestados ou fornecidos, o valor total devido e as condições de pagamento.

No passado, as faturas eram enviadas por carta, pelo correio ou por fax. À medida que avançávamos no mundo digital, eles passaram a ser enviados como anexos de arquivos em e-mails. Isso ainda é comum hoje em dia, mas cada vez mais profissionais estão recorrendo a poderosos softwares de faturamento baseados em nuvem, como o Bonsai, para otimizar o processo de criação, envio e rastreamento de faturas.

Diferença entre fatura, conta e recibo

Muitas vezes, a palavra fatura é usada de forma intercambiável com “conta” ou mesmo “recibo”. Mas eles não significam exatamente a mesma coisa.

As faturas e as contas são documentos que, tecnicamente, transmitem as mesmas informações. Ambos representam o valor devido pela venda de produtos ou serviços. No entanto, uma fatura é normalmente enviada por freelancers ou empresas que pretendem cobrar pagamentos de clientes. Em vez disso, o cliente usa as contas para controlar os pagamentos devidos aos fornecedores. Essencialmente, são a mesma coisa, mas utilizadas por diferentes partes envolvidas na transação comercial.

Por outro lado, um recibo confirma a prova de uma transação entre um vendedor e um comprador. Em outras palavras, confirma que os produtos ou serviços já foram pagos. Uma fatura ou conta pode ser usada para solicitar o pagamento, mas, em seguida, um recibo é enviado assim que o pagamento é recebido.

Se você é freelancer, talvez tenha interesse em ler sobre como cobrar um cliente.

Componentes principais de uma fatura

Como proprietário de uma empresa, empreiteiro ou freelancer, você tem a importante tarefa de criar faturas profissionais para cobrar seus clientes. Mas criar faturas para os clientes pode parecer complicado, especialmente se você nunca fez isso antes.

Felizmente, os modelos de fatura prontos para uso do Bonsai têm todos os componentes essenciais de que você precisa para criar faturas em poucos minutos. Dessa forma, você nunca perde nenhum detalhe!

Nosso modelo de fatura gratuito inclui campos para:

• número da fatura
• resumo da fatura
• seu nome
• nome da sua empresa
• os seus dados de contato comerciais (número de telefone, endereço de e-mail, endereço e/ou links de redes sociais)
• nome do cliente
• nome da empresa do cliente (se aplicável)
• informações de contato do cliente
• detalhes do projeto
• detalhes do produto
• custos por item
• custos totais
• saldo final
• instruções de pagamento
• prazo de pagamento / data de vencimento
• detalhes de cobrança
• métodos de pagamento aceitos (por exemplo, cartões de crédito, PayPal, dinheiro, cheques, etc.)
• os dados da sua conta bancária (se necessário)
• taxas de atraso ou condições de pagamento vencidas
• próximos passos
• Mensagem de agradecimento

Comece a usar nossos modelos de fatura gratuitos para um faturamento sem complicações!

Tipos de faturas

Com os modelos de fatura do Bonsai, você não fica limitado às faturas em papel. Na verdade, oferecemos uma ampla variedade de tipos e formatos de faturas para você escolher. Assim, você pode enviar faturas no formato que for mais adequado para você e seus clientes.

Faturas por e-mail

Talvez o tipo mais comum de fatura seja a fatura por e-mail. Trata-se simplesmente de enviar uma fatura a um cliente por e-mail. Um modelo de e-mail de fatura pode facilitar a personalização da sua fatura, adicionar os detalhes relevantes, calcular o total, baixar o documento como PDF e enviá-lo ao seu cliente por e-mail. Ou você pode criar uma fatura no Google Docs e enviar ao seu cliente um link direto para a fatura.

Faturas escritas à mão

As faturas escritas à mão são relativamente antiquadas, mas ainda são o método escolhido por muitas empresas. Por exemplo, se você é um empreiteiro local ou proprietário de uma empresa de construção, pode redigir faturas manuscritas enquanto avalia o trabalho. Você não precisa ter um computador por perto para criar uma fatura na hora.

Faturas eletrônicas

As faturas eletrônicas exigem o uso de ferramentas eletrônicas, como o software de ponto de venda (POS), para criar faturas. Este método é popular entre restaurantes e varejistas locais, pois os clientes querem pagar na hora (normalmente com cartão de crédito).

Faturas online

As faturas online estão rapidamente se tornando o método preferido das empresas e prestadores de serviços online. Isso porque é fácil criar, enviar e armazenar todas as suas faturas diretamente na nuvem. Não é necessário vasculhar pastas de arquivos ou se preocupar com ferramentas eletrônicas complicadas.

Existem alguns modelos de faturas online que você pode usar em sua empresa, dependendo da sua preferência:

• Modelo de fatura do Excel
• Modelo de fatura do Microsoft Word
• Modelo de fatura do Google Docs
• Modelo de fatura em PDF

Você também pode acelerar o faturamento e otimizar o processo com ferramentas de faturamento baseadas na nuvem. Elas permitem que você acompanhe o status dos pagamentos, envie lembretes automáticos, aceite uma ampla variedade de métodos de pagamento e analise as finanças da sua empresa online.

Faturas móveis

As faturas móveis são simplesmente faturas online disponíveis em dispositivos móveis, como smartphones ou tablets. Por exemplo, se você enviar uma fatura a um cliente através do Google Docs, ele poderá abrir a fatura usando o aplicativo Google Docs em seu celular. Da mesma forma, se você usar uma ferramenta online como o Bonsai, os clientes poderão abrir essas faturas em seus dispositivos móveis.

Faturas específicas do setor

Existem também faturas específicas do setor, que podem estar disponíveis como modelos manuscritos, documentos online ou faturas por e-mail. Os seguintes modelos de fatura estão disponíveis em vários formatos, incluindo Google Docs, Microsoft Word, Excel, PDF e outros:

• Modelo de fatura para freelancer
• Modelo de fatura de consultoria
• Modelo de fatura de fotografia
• Modelo de fatura de design gráfico
• Modelo de fatura de construção
• Modelo de fatura de prestador de serviços
• Modelo de fatura de aluguel
• Modelo de fatura pro forma
• Modelo de fatura detalhada
• Modelo de fatura para impressão
• Modelos de faturas profissionais

Tipos comuns de faturas

Além dos vários formatos disponíveis (e-mail, PDF, etc.), existem também vários tipos de faturas. Elas variam dependendo da finalidade, como faturar clientes de forma recorrente ou cobrar um depósito antecipado.

Antes de criar uma fatura, considere os requisitos do seu projeto, o cronograma de faturamento preferencial e os métodos de pagamento aceitos. Discuta sempre esses detalhes com seus clientes antecipadamente para definir expectativas claras.

Fatura Pro Forma

Uma fatura pro forma é essencialmente uma conta preliminar enviada ao comprador antes da conclusão efetiva dos bens ou serviços. Ele descreve os produtos/serviços a serem fornecidos, os custos estimados e os termos da transação.

Fatura provisória

Este tipo de fatura é utilizado para cobrar trabalhos parciais ou provisórios concluídos durante o andamento de um projeto. É uma forma de faturamento progressivo.

Fatura recorrente

Uma fatura recorrente é usada para faturar clientes em intervalos regulares por serviços contínuos. Eles também podem ser usados para serviços ou produtos baseados em assinatura.

Nota fiscal de crédito

Uma nota fiscal de crédito pode ser emitida por um vendedor para anular uma nota fiscal emitida anteriormente. Isso geralmente se deve a reembolsos, devoluções ou ajustes relacionados à fatura original.

Fatura de débito

Uma fatura de débito é enviada para solicitar um pagamento adicional a um cliente, geralmente devido a custos adicionais, itens suplementares ou correções.

Fatura vencida

Refere-se a uma fatura que permanece não paga após a data de vencimento. Se você ainda está aguardando o pagamento de um cliente, este é um bom momento para enviar um lembrete amigável.

Fatura comercial

Uma fatura comercial é um documento utilizado no comércio internacional. Ele detalha e descreve as mercadorias enviadas, seu valor e outras informações essenciais para fins alfandegários e de pagamento.

Por que as empresas utilizam faturas

A esta altura, já deve estar claro o quão importante é o papel das faturas na gestão financeira da sua empresa. Eles são essenciais para receber pagamentos, organizar as finanças da sua empresa e definir expectativas claras com os clientes.

Mas há muitos outros benefícios em usar faturas. Aqui estão apenas algumas das muitas razões pelas quais as empresas utilizam faturas.

Proteção jurídica

As faturas desempenham um papel crucial na proteção jurídica da sua empresa. Eles servem como documentação formal dos termos, preços e serviços acordados entre você e o cliente. Em caso de disputas ou discrepâncias, as faturas funcionam como prova, protegendo você de possíveis problemas legais. Faturas detalhadas com termos claros ajudam a esclarecer os processos de pagamento, transações de crédito ou débito, taxas, custos e quaisquer descontos ou promoções aplicados.

Acompanhamento de pagamentos

As empresas também podem usar as faturas para acompanhar os pagamentos de forma eficiente. Cada fatura possui um identificador único, permitindo o fácil acompanhamento de valores pendentes, datas de vencimento e pagamentos recebidos. Esse acompanhamento ajuda a manter um fluxo de caixa saudável, identificando pagamentos em atraso, permitindo acompanhamentos oportunos e garantindo um equilíbrio entre pagamentos recebidos e efetuados. Com um software de contabilidade adequado, você pode otimizar seu processo de acompanhamento de pagamentos, mantendo as contas atualizadas e reduzindo o risco de erros!

Manutenção de registros

As faturas são registros essenciais para sua empresa, documentando todas as transações financeiras e fazendo parte de seus registros contábeis.

Esses registros incluem detalhes como valores, preços, impostos, taxas e somas envolvidas nas vendas ou serviços prestados. Manter as faturas bem organizadas ajuda na contabilidade eficaz, permitindo que você acompanhe com precisão suas atividades financeiras. Esse registro sistemático facilita a transparência e fornece uma trilha de auditoria clara para contadores e autoridades regulatórias.

Declaração de impostos fácil

As faturas são essenciais quando se trata de declarar impostos. Eles contêm informações vitais sobre renda tributável, alíquotas de impostos e quaisquer encargos fiscais aplicáveis — todas as informações de que você precisará na hora de declarar! Faturas devidamente documentadas ajudam a calcular com precisão os valores de impostos devidos às autoridades governamentais. Através de faturas claras e detalhadas, é mais fácil justificar suas deduções, despesas e valores tributáveis declarados.

Análise de negócios

As faturas anteriores podem fornecer informações sobre o sucesso geral da sua empresa. Ao examinar padrões de preços, volumes de vendas, descontos e valores de transações, você pode obter análises comerciais significativas! Esses dados podem ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre preços, identificar canais de vendas lucrativos e avaliar custos e rentabilidade.

Quando e como enviar faturas

Então, você criou uma fatura e está na hora de receber o pagamento? E agora? Que bom que você perguntou! Existem vários métodos convenientes disponíveis para facilitar o envio de faturas.

Considere estas práticas recomendadas ao enviar faturas para seus produtos ou projetos.

Prazo: Antecipado, Marco, Na Entrega, Recorrente

Primeiro, determine o momento certo para enviar sua fatura (ou várias faturas). Você deseja receber o pagamento antes da data de início do projeto? Você vai faturar o cliente com base em determinados marcos? Considere o momento certo para você e seu cliente.

Faturamento antecipado: envolve o envio de uma fatura por bens ou serviços antes da entrega, normalmente exigindo um pagamento parcial ou total antecipado para garantir o pedido ou serviço.

Faturamento por etapas: isso é para quando você deseja faturar os clientes com base em etapas pré-determinadas do projeto. Os pagamentos podem estar vinculados a conquistas específicas ou etapas de conclusão.

Faturamento na entrega: Esse faturamento ocorre imediatamente após a entrega das mercadorias ou a conclusão do serviço. O pagamento deve ser efetuado no momento da receção ou dentro de um prazo especificado após a entrega.

Faturamento recorrente: aqui, as faturas são geradas em intervalos regulares para serviços ou assinaturas contínuas. Você provavelmente seguirá um cronograma pré-determinado, como ciclos de faturamento mensais, trimestrais ou anuais.

Faturamento eletrônico e métodos digitais

Depois de determinar o prazo de suas faturas, é hora de escolher o método de entrega. Você tem duas opções principais:

Faturamento eletrônico: ou seja, faturamento eletrônico, em que você usa ferramentas eletrônicas (como um leitor de cartão ou sistema POS) para faturar um cliente pessoalmente. Os clientes podem pagar no local, normalmente em dinheiro ou cartão de crédito.

Métodos digitais: incluem quaisquer soluções de faturamento online ou baseadas em nuvem, como o envio de uma fatura em PDF por e-mail, o envio de um link para uma fatura no Google Docs ou o envio de uma fatura por meio de um software de faturamento online. Com esses métodos, você normalmente pode aceitar cartões de crédito, cartões de débito, PayPal, transferências ACH e muito mais, dependendo de suas preferências.

Melhores práticas e técnicas modernas de faturamento

Você não precisa ser contador para criar faturas como um profissional! Na verdade, com as ferramentas e os processos certos, criar suas próprias faturas será muito fácil.

Felizmente, ferramentas modernas como o software de faturamento da Bonsai facilitam a criação, personalização, envio e monitoramento de suas faturas. Agora você pode supervisionar a contabilidade, o faturamento e a escrituração contábil da sua empresa, tudo em um só lugar.

Certifique-se de seguir estas práticas recomendadas ao criar extratos de faturas para sua empresa:

1. Certifique-se de que a fatura seja emitida pelo vendedor e enviada ao comprador imediatamente após a entrega ou conclusão dos bens ou serviços.
2. Especifique claramente os detalhes dos produtos ou serviços fornecidos, incluindo descrições, quantidades, preços e quaisquer impostos aplicáveis, garantindo transparência.
3. Especifique termos de pagamento claros, descrevendo as condições acordadas para o pagamento, tais como prazos de pagamento e métodos de pagamento aceitos.
4. Atribua um identificador único a cada fatura para facilitar o rastreamento e a referência nos registros de ambas as partes.
5. Inclua detalhes fiscais abrangentes para cumprir os requisitos regulamentares e fornecer clareza sobre os encargos fiscais, se aplicável.
6. Mencione uma data específica para o pagamento, facilitando o pagamento pontual e evitando atrasos.
7. Indique claramente que a fatura requer pagamento, reforçando a obrigação do comprador de liquidar o valor devido.
8. Ofereça flexibilidade no formato das faturas, permitindo o faturamento eletrônico ou em papel, com base nas preferências do comprador ou nos canais de comunicação estabelecidos.
9. Esteja preparado para possíveis disputas mantendo registros detalhados e fornecendo canais acessíveis para resolução de disputas caso surjam discrepâncias durante a reconciliação de pagamentos.
10. Salve as faturas concluídas como recibos de produtos ou serviços entregues para que você tenha esses documentos disponíveis para uma contabilidade empresarial eficaz e declaração de impostos.
11. Se for necessário fazer alguma alteração na fatura, salve a fatura original, faça uma cópia e atualize os detalhes conforme necessário. Guarde todos os rascunhos das faturas para seus registros.

Dicas para uma faturação eficaz

Na Bonsai, nosso objetivo é ajudar empresas, pequenos negócios e organizações de todos os setores a otimizar seus processos de faturamento. Se você precisa criar acordos de fatura simples, automatizar faturas recorrentes ou corrigir erros em faturas anteriores, nós podemos ajudá-lo.

Aqui estão algumas dicas para você começar:

Descrições claras dos produtos

Chame a atenção dos seus clientes com descrições claras dos produtos nas suas faturas. Descrições detalhadas e compreensíveis não só evitam confusões, como também mostram o valor que os clientes estão recebendo, promovendo a confiança e incentivando o pagamento imediato.

Diferenciar pedidos de compra e faturas

Compreender a diferença entre ordens de compra e faturas é fundamental para otimizar as operações da sua empresa. Use ordens de compra para iniciar transações e faturas para solicitar pagamentos. Em caso de dúvida, discuta vários métodos de faturamento com seu cliente para determinar o que funciona melhor para ambas as partes.

Ofereça opções de pagamento online

Aumente a conveniência e a rapidez nos pagamentos, oferecendo diversas opções de pagamento online, como PayPal, Venmo, Stripe ou transferência bancária, em suas faturas. É hora de abraçar a era digital e facilitar aos clientes a realização de pagamentos de forma rápida e segura.

Revise os detalhes finais

No que diz respeito à faturação, os pequenos detalhes fazem toda a diferença. Antes de finalizar e verificar sua fatura, dê uma última olhada para garantir que tudo esteja claro e correto. Isso economizará tempo em comparação com ter que fazer edições posteriormente e ajudará a garantir que seu cliente pague corretamente.

Não se esqueça de incluir estes campos frequentemente ignorados:

• data de emissão
• data de vencimento
• número da fatura ou referência
• detalhes do vendedor (número de telefone, endereço de e-mail, etc.)
• informações do comprador
• lista de produtos/serviços
• preço unitário
• quantidade
• moeda
• descontos ou ajustes
• subtotal
• total geral
• notas ou instruções especiais
• status do pagamento
• formato da fatura
• assinatura digital (se eletrônica)

Também recomendamos que você guarde cópias das suas faturas para seus registros. Se os clientes tiverem alguma dúvida sobre faturas anteriores, esses documentos estarão prontamente disponíveis para você analisar.

Vantagens de usar um software de faturamento

Os modelos de fatura gratuitos são ótimos, mas podem se tornar um incômodo quando você começa a gerenciar vários clientes e transações. Por que não otimizar o processo com automação?

O software de faturamento Bonsai é a ferramenta ideal para simplificar seu processo de faturamento e levar sua empresa ao próximo nível! Com o Bonsai, você pode dizer adeus às dores de cabeça com faturas e receber seus pagamentos mais rapidamente. Nossos modelos integrados têm todos os recursos e elementos necessários para uma faturação precisa e profissional.

Além disso, com opções seguras de pagamento online, receber pagamentos se torna muito fácil. Mantenha-se organizado, receba pagamentos mais rapidamente e concentre-se no que faz de melhor – expandir o seu negócio – com o Bonsai.

Benefícios do software de faturamento da Bonsai

Ao integrar processos comerciais freelance, desde a criação de propostas até a gestão de suas contas, o Bonsai é uma ferramenta inestimável para freelancers que buscam otimizar suas operações administrativas em uma plataforma unificada.

Usar um software de faturamento como o Bonsai para criar faturas profissionais tem muitas vantagens. O gerador de faturas gratuito da Bonsai é um salva-vidas para profissionais autônomos que não sabem por onde começar. Os usuários podem escolher entre vários modelos de faturas voltados para todos os tipos de serviços. O uso de modelos de fatura traz vários benefícios, incluindo:

• Você pode salvar informações essenciais para usar novamente mais tarde ao faturar o mesmo cliente ou comprador.
• Economiza tempo, pois você não precisará criar a fatura do zero.
• Estabelece consistência na faturação e reduz erros que poderiam impedir o recebimento do pagamento.
• Acompanha se as faturas foram visualizadas, abertas ou pagas com um painel prático.
  

A ferramenta de faturamento fácil de usar do Bonsai elimina o incômodo do faturamento. Crie faturas em minutos, destaque as condições de pagamento e garanta que você sempre receba seus pagamentos em dia.

Você sabia que o Bonsai envolve muito mais do que apenas faturamento?

A Bonsai fornece aos freelancers tudo o que eles precisam para administrar seus negócios com sucesso. O conjunto de produtos para freelancers da Bonsai permite que os usuários criem modelos de propostas, contratos e faturas de freelancers e se integra a ferramentas essenciais para acompanhar e gerenciar seu pipeline, projetos e pagamentos.

Seja você um redator freelancer, fotógrafo, desenvolvedor de software ou outro profissional de negócios, a automação inteligente do Bonsai elimina o estresse da gestão empresarial. Assim, você pode dedicar menos tempo a tarefas tediosas de gestão empresarial e concentrar-se em fazer o que faz melhor.

Comece hoje mesmo com o bonsai

Antes de começar a criar e enviar faturas, você precisará garantir seus clientes. Isso significa criar um contrato profissional e juridicamente vinculativo.

O Bonsai oferece uma funcionalidade robusta de criação de contratos com inúmeros modelos de contratos para freelancers. Depois de descrever o escopo do seu trabalho, adicionar os detalhes de pagamento e assinar o contrato, você pode integrar suas faturas para receber pagamentos mais rápidos e obter maior segurança comercial.

Começar a usar o Bonsai é simples. Basta se cadastrar com seu nome e endereço de e-mail para acessar e criar contratos com aparência profissional que ajudarão você a conquistar e manter clientes.