Plantilla para propuesta de diseño de eventos

Según las estadísticas, la demanda de talentos y profesionales de servicios de gestión de eventos aumentará un 44 % en los próximos cinco años. Una investigación estimó que el gasto anual en eventos ascendía a 500 000 millones de dólares al año. Es una buena noticia para los organizadores de eventos, ya que más personas requerirán sus servicios.

Sin embargo, debes saber cómo elaborar una propuesta de diseño de eventos atractiva que llame la atención de los clientes que buscan personal cualificado. Dominar esta habilidad te ayudará a llevar tu negocio al siguiente nivel, ya que una propuesta eficaz te situará por delante del 95 % de tus competidores.

La planificación de eventos requiere tu atención y cuidado por los detalles, incluyendo la programación, la logística, la organización e incluso el seguimiento. Mostrarás tu potencial y tus habilidades a un cliente potencial presentándole una propuesta de diseño de evento bien estructurada. Sin embargo, debes comprender el requisito del cliente de presentar una propuesta bien redactada. La mayoría de las veces, los clientes están desorganizados y nerviosos por la planificación y organización de sus eventos.

Por lo tanto, necesitan un experto en diseño de eventos que cree y produzca resultados impresionantes en el tiempo disponible. Por lo tanto, sería útil que planearas reunirte con el cliente potencial y le hicieras algunas preguntas sobre su evento.

Ya sea una reunión, una reunión corporativa o una boda glamurosa, todo comienza con la comprensión de los requisitos y una propuesta de diseño del evento bien redactada. Como planificador profesional, le conviene vender sus habilidades elaborando una propuesta siguiendo las pautas que se indican en la siguiente sección de este artículo.

Cómo redactar una plantilla perfecta para una propuesta de diseño de eventos

Aquí tienes la información relevante que debes incluir en tu propuesta para comenzar tu plantilla de contrato de organizador de eventos.

1. Necesidad del cliente

Presenta tu propuesta de diseño para el evento y elabora una descripción que refleje las necesidades del cliente potencial. La descripción resume la necesidad y los requisitos del evento, lo que tranquiliza al cliente respecto a tu capacidad para cumplir con lo prometido. Ten en cuenta que lo que incluyes en esta sección es todo lo que te ha dicho el cliente, pero de una manera más profesional y organizada.

2. Experiencia & portafolio

Es importante ofrecer un breve resumen de su negocio para que el cliente sepa con quién está tratando, lo que también le ayudará a tomar decisiones cuando esté listo para contratar. Incluye tus habilidades y experiencia: eventos, gestión de proyectos y prácticas o voluntariado si no tienes mucha experiencia en la planificación de eventos. Asegúrate de mencionar otras formaciones y certificaciones relevantes, además de referencias.

3. Servicios & presupuesto

A tu cliente le encantaría ver los servicios que ofreces para el evento. Crea un campo en tu propuesta de diseño del evento para destacar tus servicios, especialmente si se trata de un evento grande con múltiples funciones. Después de describir tus servicios de una manera que tu cliente potencial pueda percibir y comprender, lo siguiente que te gustaría que viera es el costo de cada servicio. Incluye el coste de cada servicio y luego elabora un presupuesto para el evento.

4. Cronología

Los clientes se preocupan por el calendario y los plazos de sus eventos. Puedes ayudarles a aliviar esta ansiedad con antelación proponiendo un calendario aproximado para el evento. Incluya en su propuesta de diseño del evento la fecha de inicio del trabajo y, si procede, los hitos.

5. Políticas laborales

La sección de políticas es donde gestionas las expectativas del cliente y estableces la política de cancelación (por ejemplo, no se admiten cancelaciones dentro de los 14 días previos al evento o se obtiene un reembolso del 50 % por cancelación). También debe añadir la fecha de vencimiento del pago, la política de alquiler o daños y otras cláusulas relacionadas con su servicio. Estas cláusulas proporcionan al cliente un conocimiento previo de lo que se necesita para trabajar con usted en la planificación exitosa de su evento.