Tägliche Arbeitszeitblattvorlage

Was ist eine tägliche Arbeitszeiterfassung?

Mit einem täglichen Arbeitszeitblatt können Sie als Agentur oder Beratungsunternehmen Ihre Arbeitszeit für Kundenprojekte erfassen. Es handelt sich um ein Dokument, in dem Sie Ihre Arbeitsstunden festhalten, indem Sie Ihre Arbeitsbeginn- und -endzeiten für ein bestimmtes Datum eintragen. Sie können dieses Dokument dann an Ihren Kunden weiterleiten, damit dieser Sie entsprechend Ihrem Stundensatz korrekt bezahlen kann.

Früher mussten die täglichen Stundenzettel ausgedruckt, auf Papier ausgefüllt und von Hand verteilt werden, was oft zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler war. Ebenso erstellten einige Mitarbeiter früher ihre eigenen täglichen Stundenzettel, in denen wichtige Informationen fehlten, was sich negativ auf ihr berufliches Image auswirkte und zu Zahlungsverzögerungen führte.

Heutzutage können Sie eine Zeiterfassungsvorlage verwenden, diese auf Ihr Gerät herunterladen und mit minimalem Aufwand per E-Mail an Ihren Kunden senden. Letztendlich rationalisiert und beschleunigt dies den Zahlungsprozess, sodass Sie Ihren Kunden einen erstklassigen Kundenservice bieten können.

Hinweis: Melden Sie sich jetzt an, um Ihre kostenlose tägliche Zeiterfassungsvorlage zu erhalten, die ebenso zuverlässig wie effizient ist und Ihnen die Zeiterfassung erleichtert.

Was muss in der täglichen Arbeitszeiterfassung enthalten sein?

Seit der Einführung der abrechenbaren Stunden in den 1950er Jahren verwenden Arbeitgeber Papier-Stundenzettel, um die Arbeitszeit mehrerer Mitarbeiter zu erfassen.

Heute sind Arbeitszeitnachweise für Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben. Das Gesetz über faire Arbeitsnormen schreibt vor, dass Arbeitgeber alle geleisteten Arbeitsstunden aufzeichnen und ihren Mitarbeitern vergüten müssen.

Ihr Kunde muss gemäß Bundesgesetz eine Kopie Ihres täglichen Arbeitszeitnachweises erhalten. Jede Art von Arbeitszeitblattvorlage für Mitarbeiter ist akzeptabel, solange es sich um eine vollständige und genaue Aufzeichnung handelt.

Hier sind die Informationen, die Sie in Ihrer Vorlage für die stündliche Zeiterfassung angeben müssen.

Ihr Name

Geben Sie oben Ihren Namen an, unabhängig davon, ob es sich um Ihren vollständigen Namen oder Ihren Firmennamen handelt. Dadurch kann Ihr Kunde dieses einzelne Dokument sofort mit Ihrem Unternehmen in Verbindung bringen, wenn er in Zukunft Arbeitszeitnachweise überprüft oder einreicht.

Kundenname

Geben Sie oben neben Ihrem Namen auch den Namen Ihres Kunden an. Dies kann der Name des Unternehmens oder Ihr spezifischer Ansprechpartner sein. In jedem Fall hilft Ihnen die Angabe des Kundennamens dabei, Ihre Stundenzettel nach Kunden zu gruppieren und sie effektiver zu organisieren.

Datum

Tipp: Dies ist eine Vorlage für eine tägliche Zeiterfassungsliste, daher muss das Datum angegeben werden, für das Sie die Arbeitszeit erfassen.

Tägliche Stundenzettel eignen sich besser für Kunden, mit denen Sie eine Vereinbarung getroffen haben, an bestimmten Tagen pro Woche oder Monat zu arbeiten. Wenn Sie jedoch häufiger mit einem Kunden zusammenarbeiten oder täglich nur für einen kürzeren Zeitraum tätig sind, können Sie eine wöchentliche Zeiterfassungsvorlage, eine zweiwöchentliche Zeiterfassungsvorlage oder sogar eine monatliche Zeiterfassungsvorlage verwenden.

Einzelposten

Unter Ihrem Namen, dem Namen Ihres Kunden und dem Datum befindet sich eine Tabelle mit Einzelposten, in denen jeder Zeitabschnitt und die in jedem Zeitabschnitt ausgeführten Arbeiten erfasst sind.

Jeder Einzelposten sollte eine kurze Beschreibung der durchgeführten Arbeit, Ihre Startzeit, Ihre Endzeit und die Gesamtdauer enthalten.

Wenn Sie mehrere Dienstleistungen anbieten, könnten Sie in der ersten Spalte die Dienstleistung auflisten, bevor Sie die spezifischen Aufgaben beschreiben. Wenn Ihr Kunde jedoch weiß, dass Sie eine tägliche oder wöchentliche Zeiterfassungsvorlage verwenden, um die Arbeitsstunden für ein bestimmtes Projekt zu erfassen, können Sie diese Spalte weglassen.

Wenn Sie beispielsweise ein virtueller Assistent sind, der mehrere Dienstleistungen anbietet, könnte Ihre Tabelle etwa so aussehen:

Sie könnten sogar am Ende eine zusätzliche Spalte hinzufügen, in der der Verdienst entsprechend Ihrem Stundensatz auf der Grundlage der geleisteten Arbeitszeit aufgeführt ist. Allerdings ist dies nicht notwendig, da Sie diese Informationen jederzeit auf Ihrer Rechnung angeben können.

Gesamtbetrag

Um Ihrem Kunden die Übersicht über die Anzahl der abrechnungsfähigen Stunden zu erleichtern, die Sie an dem Tag gearbeitet haben, für den Sie Ihre Stundenzettel ausfüllen, fügen Sie am Ende Ihrer Projekt-Stundenzettelvorlage eine Gesamtsumme ein.

Sie könnten sogar eine zusätzliche Spalte mit automatischen Berechnungen für den Gesamtbetrag hinzufügen, den sie gemäß Ihrem Stundensatz schulden. Dies würde Ihrem Kunden als schnelle Referenz dienen, wenn er Ihre nächste Rechnung für diesen Zahlungszeitraum prüft und die Summen abgleicht.

Erklärung

Wenn Sie für einen Arbeitgeber arbeiten, verlangt dieser traditionell, dass Sie am Ende der Stundenzettel eine Erklärung unterschreiben, in der Sie versichern, dass die darin enthaltenen Angaben korrekt sind. Sobald Sie unterschrieben haben, wird Ihr Arbeitgeber dies „abzeichnen“, damit Ihre Arbeitszeitdaten zur Bearbeitung an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden können.

Einige Agenturen können sich dafür entscheiden, am Ende der Rechnung eine entsprechende Erklärung anzufügen:

Da der Aufbau von Kundenbeziehungen für kleine Unternehmen wie Agenturen ein wichtiger Schwerpunkt ist, können Sie in diesem Abschnitt auch eine private Notiz für Ihren Kunden hinzufügen.

Das könnte etwas so Einfaches sein wie: „Vielen Dank für Ihren Auftrag!“ Alternativ könnten Sie etwas in der Art sagen wie: „Die Arbeit hat mir wirklich Spaß gemacht!“

So oder so, es schadet nicht, höflich und persönlich mit Ihrem Kunden umzugehen. Wenn Sie bei Ihrem Kunden Emotionen wecken können, können Sie Vertrauen aufbauen. Und Vertrauen ist der Schlüssel zu einer langanhaltenden und erfolgreichen Beziehung.

Verwendung eines täglichen Arbeitszeitnachweises

Die Verwendung einer täglichen Blanko-Stundenzettelvorlage ist ganz einfach, auch wenn Sie noch nie einen ausgefüllt haben. Befolgen Sie einfach die folgenden Schritte, die auch für wöchentliche oder monatliche Arbeitszeitblattvorlagen gelten.

Vereinbaren Sie die Arbeit mit dem Kunden

Bevor Sie eine Dienstleistung für Ihren Kunden erbringen und die Arbeitszeit nachverfolgen können, müssen Sie sich abstimmen.

Hoffentlich haben Sie einen Werkvertrag (oder ähnliches) unterzeichnet, in dem die Meilensteine des Projekts, der Zeitplan, der Stundensatz und die Zahlungsbedingungen festgelegt sind. Wenn Sie kontinuierlich mit einem Kunden zusammenarbeiten, können Sie eine Klausel mit folgendem Wortlaut einfügen:

Vereinbaren Sie einen Zeitplan

Das Schöne daran, eine eigene Agentur oder ein kleines Unternehmen zu haben, ist, dass man sich seine Arbeitszeit selbst einteilen kann. Da Sie jedoch an bestimmten Tagen mit Ihrem Kunden zusammenarbeiten möchten, müssen Sie sich auf die Anzahl der Tage pro Woche oder Monat einigen.

Ebenso kann Ihr Kunde von Ihnen erwarten, dass Sie nach einem strengen Zeitplan arbeiten (z. B. acht Stunden pro Tag). Sind sie damit einverstanden, dass Sie Überstunden machen? Oder gibt es eine maximale Anzahl an regulären Stunden, die Sie pro Tag oder Woche arbeiten sollen?

All dies muss besprochen werden, bevor Sie mit dem vorliegenden Projekt beginnen können.

Die Arbeit ausführen und die Stunden erfassen

Sobald die letzten Details geklärt sind, können Sie sich an die Arbeit machen und Ihre leeren Arbeitszeitblattvorlagen täglich ausfüllen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie die Zeit für Ihre tägliche Zeiterfassung erfassen können:

• Beobachten Sie die Uhr manuell und notieren Sie die Zeit selbst.
• Verwenden Sie eine Zeiterfassungs-App.
  

Zeiterfassungs-Apps können ein echter Lebensretter sein, wenn Sie dafür bekannt sind, während der Arbeit die Zeit aus den Augen zu verlieren oder zu vergessen, Ihre Endzeit zu erfassen (das kennen wir alle). Bei vielen davon können Sie auf eine Schaltfläche klicken, wenn Sie mit der Arbeit beginnen, und dann auf dieselbe Schaltfläche klicken, wenn Sie fertig sind.

Zeiterfassungs-Apps sind auch deshalb so praktisch, weil sie automatisch einen Analysebildschirm anzeigen, auf dem Sie die Details Ihrer Arbeitszeit sehen können, die Sie dann einfach in Ihre tägliche Stundenzettel übertragen können.

Hinweis: Bonsai verfügt über ein kostenloses Zeiterfassungstool auf der Plattform, das sich in Ihre Zeiterfassungsvorlage integrieren lässt!

Senden Sie die tägliche Stundenzettel an Ihren Kunden

Sobald Sie Ihre Arbeitszeitliste mit Ihren täglichen oder wöchentlichen Gesamtstunden ausgefüllt haben, können Sie sie speichern oder herunterladen, je nachdem, ob es sich um eine Excel-Arbeitszeitlistenvorlage handelt, die mit Google Sheets oder Microsoft Word erstellt wurde, oder um eine Vorlage im PDF-Format…. Oder natürlich mit Bonsai!

Fügen Sie es einer E-Mail bei und senden Sie es so schnell wie möglich an Ihren Kunden, damit Sie umgehend bezahlt werden können. (Dies kann zusammen mit Ihrer Rechnung oder anstelle Ihrer Rechnung erfolgen.)

Mit Bonsai ist das Erstellen einer täglichen Zeiterfassung ganz einfach.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Zeiterfassungstool sind, mit dem Sie Ihre Arbeitszeiten mühelos verwalten können, sind Sie bei Bonsai genau richtig. Es verfügt über einen All-in-One-Zeiterfasser, kostenlose Vorlagen für Stundenzettel und ein integriertes Abrechnungssystem, sodass Sie nicht mehrere Apps verwenden müssen, um Ihr Unternehmen zu führen.

Eine seriöse App, die speziell für Online-Auftragsarbeiten entwickelt wurde, ist alles, was Sie brauchen!

Legen Sie einfach einen Stundensatz für Ihr Projekt fest, beginnen Sie mit der Zeiterfassung und senden Sie die Rechnung mit einem Klick an Ihren Kunden. Sie können auch praktische Automatisierungen einrichten, z. B. das Aufrunden der Zeit, um die Abrechnung zu vereinfachen, das Versenden eines Zeiterfassungsberichts und die Rechnungsstellung für die ausgefüllte Zeiterfassung.

Ganz zu schweigen davon, dass Sie Ihre Stundenzettel zentralisieren können. Mit anderen Worten: Unabhängig davon, ob Sie die Zeit als Teammitglied oder als Einzelperson erfassen, können Sie alle Zeiterfassungsbögen Ihres Projekts an einem Ort aufbewahren, sodass Sie die zu fakturierenden und zu zahlenden Gesamtstunden leicht ermitteln können.

‍

‍

‍