Modèle de feuille de temps quotidienne

Qu'est-ce qu'une feuille de temps quotidienne ?

Une feuille de temps quotidienne vous permet de suivre votre temps de travail en tant qu'agence ou cabinet de conseil travaillant sur des projets clients. Il s'agit d'un document dans lequel vous consignez le nombre d'heures que vous avez travaillées en enregistrant vos heures d'arrivée et de départ pour une date donnée. Vous pouvez ensuite envoyer ce document à votre client afin qu'il puisse vous payer correctement en fonction de votre tarif horaire.

Auparavant, les feuilles de temps quotidiennes devaient être imprimées, remplies sur papier et distribuées à la main, ce qui prenait souvent beaucoup de temps et était sujet à des erreurs humaines. De même, certains employés avaient l'habitude de créer leurs propres feuilles de temps quotidiennes, qui ne contenaient pas toutes les informations nécessaires, ce qui nuisait à leur image professionnelle et entraînait des retards de paiement.

De nos jours, vous pouvez utiliser un modèle de feuille de temps, le télécharger sur votre appareil et l'envoyer par e-mail à votre client sans effort. Au final, cela simplifie et accélère le processus de paiement, vous permettant ainsi d'offrir un service client de premier ordre à vos clients.

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Que faut-il inclure dans la feuille de temps quotidienne ?

Les employeurs utilisent des feuilles de temps papier pour suivre le temps de travail de plusieurs employés depuis l'invention des heures facturables dans les années 1950.

Aujourd'hui, les feuilles de temps sont une obligation légale pour les employeurs. La loi sur les normes du travail équitables stipule que les employeurs doivent enregistrer et rémunérer leurs employés pour toutes les heures travaillées.

Votre client devra disposer d'une copie de votre feuille de présence quotidienne, conformément à la législation fédérale. Tout type de modèle de feuille de temps des employés est acceptable, à condition qu'il s'agisse d'un registre complet et précis.

Voici les informations que vous devez inclure dans votre modèle de feuille de temps horaire.

Votre nom

Indiquez votre nom en haut, qu'il s'agisse de votre nom complet ou du nom de votre entreprise. Cela aidera votre client à associer immédiatement ce document individuel à votre entreprise lorsqu'il examinera ou classera des feuilles de temps à l'avenir.

Nom du client

En plus de votre nom, indiquez le nom de votre client en haut de la page. Il peut s'agir du nom de l'entreprise ou de votre interlocuteur spécifique. Dans tous les cas, inclure le nom du client vous aidera à regrouper vos feuilles de temps par client et à les organiser plus efficacement.

Date

Conseil : il s'agit d'un modèle de feuille de temps quotidienne, il doit donc comporter la date à laquelle vous enregistrez votre temps de travail.

Les feuilles de temps quotidiennes conviennent mieux aux clients avec lesquels vous avez conclu un accord pour travailler certains jours de la semaine ou du mois. Cependant, si vous travaillez plus souvent avec un client ou pendant une durée plus courte chaque jour, vous pouvez utiliser une feuille de temps hebdomadaire, un modèle de feuille de temps bihebdomadaire ou même une feuille de temps mensuelle.

Postes individuels

Sous votre nom, celui de votre client et la date, vous trouverez un tableau avec des lignes qui répertorient chaque période et le travail effectué pendant chacune d'elles.

Chaque ligne doit comporter une brève description du travail effectué, votre heure de début, votre heure de fin et la durée totale.

Si vous fournissez plusieurs services, votre première colonne pourrait énumérer les services avant de décrire les tâches spécifiques. En revanche, si votre client sait que vous utilisez un modèle de feuille de temps quotidienne ou hebdomadaire pour suivre les heures travaillées dans le cadre d'un projet particulier, vous pouvez omettre cette colonne.

Par exemple, si vous êtes un assistant virtuel qui propose plusieurs services, votre tableau pourrait ressembler à ceci :

Vous pouvez même ajouter une colonne supplémentaire à la fin qui indique le montant gagné en fonction de votre taux horaire, sur la base du temps travaillé. Cela dit, cela n'est pas nécessaire, car vous pouvez toujours inclure ces informations sur votre facture.

Total général

Pour permettre à votre client de voir plus facilement le nombre d'heures facturables que vous avez travaillées à la date à laquelle vous remplissez votre feuille de temps, indiquez le total général au bas de votre modèle de feuille de temps de projet.

Encore une fois, vous pourriez même ajouter une colonne supplémentaire avec des calculs automatiques pour le montant total qu'ils doivent selon votre tarif horaire. Cela servira de référence rapide à votre client lorsqu'il évaluera votre prochaine facture pour cette période de paie et qu'il alignera les totaux.

Déclaration

Traditionnellement, lorsque vous travaillez pour un employeur, celui-ci peut vous demander de signer une déclaration au bas de la feuille de présence afin de certifier que les informations qui y figurent sont exactes. Une fois que vous aurez signé, votre employeur « approuvera » votre feuille de temps afin que les données qu'elle contient puissent être transmises au service de la paie pour traitement.

Certaines agences peuvent choisir d'ajouter une déclaration à cet effet à la fin de la facture :

Étant donné que l'établissement de relations avec les clients est une priorité pour les petites entreprises telles que les agences, vous pouvez également inclure une note privée à l'attention de votre client dans cette section.

Cela peut être quelque chose d'aussi simple que : « Merci beaucoup pour votre confiance ! » Vous pourriez également dire quelque chose comme : « J'ai vraiment apprécié le travail que j'ai accompli ! »

Quoi qu'il en soit, il n'y a aucun mal à être poli et à adopter une approche personnalisée avec votre client. Si vous parvenez à susciter des émotions chez votre client, vous pouvez instaurer un climat de confiance. Et la confiance est la clé d'une relation durable et prospère.

Comment utiliser une feuille de temps quotidienne

L'utilisation d'un modèle de feuille de temps vierge quotidienne est très simple, même si vous n'en avez jamais rempli auparavant. Il suffit de suivre les étapes ci-dessous, qui s'appliquent également aux modèles de feuilles de temps hebdomadaires ou mensuelles.

Convenir du travail avec le client

Avant de pouvoir fournir un service à votre client et remplir la feuille de temps pour suivre les heures de travail, vous devez être sur la même longueur d'onde.

Nous espérons que vous aurez signé un contrat de déclaration de travail (ou similaire) qui décrit les étapes importantes du projet, le calendrier, le taux horaire et les conditions de paiement. Si vous travaillez avec un client de manière continue, vous pouvez inclure une clause stipulant ce qui suit :

Convenir d'un calendrier

L'avantage d'avoir sa propre agence ou petite entreprise, c'est que vous pouvez définir votre propre horaire de travail. Néanmoins, comme vous prévoyez de travailler avec votre client certains jours, vous devez convenir du nombre de jours par semaine ou par mois.

De même, votre client peut s'attendre à ce que vous travailliez selon un horaire strict (par exemple huit heures par jour). Sont-ils d'accord pour que vous enregistriez vos heures supplémentaires ? Ou y a-t-il un nombre maximal d'heures régulières qu'ils souhaitent que vous enregistriez par jour ou par semaine ?

Tout cela doit être discuté avant que vous puissiez vous lancer dans le projet en question.

Effectuer le travail et suivre les heures

Une fois les derniers détails réglés, vous pouvez vous mettre au travail et remplir quotidiennement vos modèles de feuilles de temps vierges.

Il existe deux façons de suivre le temps pour votre feuille de temps quotidienne :

• Regardez l'horloge manuellement et notez l'heure vous-même.
• Utilisez une application de suivi du temps
  

Les applications de suivi du temps peuvent vous sauver la vie si vous avez tendance à perdre la notion du temps lorsque vous travaillez ou à oublier d'enregistrer votre heure de fin (nous sommes tous passés par là). La plupart d'entre eux vous permettent de cliquer sur un bouton lorsque vous êtes sur le point de commencer à travailler, puis de cliquer sur le même bouton lorsque vous avez terminé.

Les applications de suivi du temps sont également très pratiques, car elles fournissent automatiquement un écran d'analyse où vous pouvez voir les détails de votre temps de travail, que vous pouvez simplement transférer vers votre feuille de temps quotidienne.

Remarque : Bonsai dispose d'un outil gratuit de suivi du temps sur la plateforme qui s'intègre à votre modèle de feuille de temps !

Envoyez la feuille de temps quotidienne à votre client.

Une fois que votre feuille de temps a été remplie avec votre nombre total d'heures quotidiennes ou hebdomadaires, vous pouvez l'enregistrer ou la télécharger selon qu'il s'agit d'un modèle de feuille de temps Excel, créé avec Google Sheets ou Microsoft Word, ou au format PDF.… Ou avec Bonsai, bien sûr !

Joignez-le à un e-mail et envoyez-le à votre client dès que possible afin d'être payé rapidement. (Ceci peut être joint à votre facture ou la remplacer.)

Créer une feuille de temps quotidienne est simple avec Bonsai

Si vous recherchez un outil de suivi du temps qui vous permettra de gérer vos heures en toute simplicité, ne cherchez pas plus loin que Bonsai. Il dispose d'un outil de suivi du temps tout-en-un, de modèles de feuilles de temps gratuits et d'un système de facturation intégré, ce qui vous évite d'avoir à utiliser plusieurs applications pour gérer votre entreprise.

Une application réputée spécialement conçue pour le travail contractuel en ligne est tout ce dont vous avez besoin !

Il vous suffit de définir un tarif horaire pour votre projet, de commencer à comptabiliser le temps passé et d'envoyer la facture à votre client en un seul clic. Vous pouvez également configurer des automatisations pratiques, telles que l'arrondi du temps pour faciliter la facturation, l'envoi d'un rapport de feuille de temps et la facturation de la feuille de temps remplie.

Sans oublier que vous pouvez centraliser vos feuilles de temps. En d'autres termes, que vous suiviez le temps en tant que membre d'une équipe ou à titre individuel, vous pouvez conserver toutes les feuilles de temps de votre projet au même endroit, ce qui facilite l'évaluation du nombre total d'heures à facturer et à payer.

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