Vorlage für die Zeiterfassung der abrechenbaren Stunden eines Beraters

Es wurde viel darüber diskutiert, ob Berater ihre Dienstleistungen nach Stunden abrechnen oder eine Standardgebühr verlangen sollten. Für jeden Berater gilt jedoch: Zeit ist Geld. Daher ist es für die meisten Dienstleister gängige Praxis , die abrechenbaren Stunden der Berater als Abrechnungsstrategie anzuwenden. Die Abrechnung auf Stundenbasis erfordert jedoch eine genaue Erfassung der aufgewendeten Zeit. Durch die genaue Erfassung der Beratungsstunden erhält der Kunde präzise Rechnungen für die erbrachten Leistungen.

1. Warum sollten Sie die abrechnungsfähigen Stunden Ihrer Berater erfassen?

Die abrechnungsfähigen Stunden eines Beraters sind die Arbeitsstunden, die der Dienstleister dem Kunden in Rechnung stellt. Berater verwenden dieses System, um die aufgewendete Zeit und die Aktivitäten, für die diese Zeit aufgewendet wurde, zu erfassen. Durch das Führen detaillierter Stundenzettel als Berater können Sie die Arbeit in einzelne Aufgaben und Ereignisse sowie die für die Erledigung dieser Aufgaben erforderlichen Ressourcen aufschlüsseln. Manchmal kann es vorkommen, dass Sie an mehreren Projekten für einen bestimmten Kunden arbeiten. Diese Maßnahme sorgt für Transparenz, die der Kunde zu schätzen wissen wird.

Wenn Sie als Berater mehrere Mitarbeiter beschäftigen oder häufig externe Hilfe in Anspruch nehmen, können Sie mit Hilfe von abrechnungsfähigen Stunden Ihre Zeit und Aktivitäten besser nachverfolgen. Jeder Mitarbeiter führt ein Arbeitszeitblatt, in dem die Projekte nach Aufgaben und der dafür aufgewendeten Arbeitszeit aufgeschlüsselt sind. Das Erlernen der Abrechnung von Beratungsleistungen ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Die abrechnungsfähigen Stunden des Beraters können auch anhand der verschiedenen Abrechnungskategorien ermittelt werden. Zu den Abrechnungskategorien gehören:

1.1. Abrechenbare Stunden des Beraters, die für die Kundenbetreuung aufgewendet wurden

Dies ist die Zeit, die für die Arbeit für den Kunden aufgewendet wird und die nach einzelnen Aufgaben oder Aufträgen aufgeschlüsselt werden kann.

1.2. Verwaltungsarbeit – abrechenbare Stunden des Beraters erfassen

Dies ist die Zeit, die Sie nicht mit einem bestimmten Kundenauftrag in Verbindung bringen können. Aufgaben wie endlose Schreibarbeit, Kompetenzentwicklung und Schulung, Recherche und Akquise neuer Kunden fallen in diese Kategorie. Wenn Sie diese Aufgaben auslagern, fließen auch die Abrechnungsstunden der Berater der Dienstleister in Ihre endgültige Berechnung der Kosten ein, die Sie dem Kunden in Rechnung stellen.

1.3. Nicht zugewiesene Zeit: Ist sie Teil Ihrer abrechnungsfähigen Stunden als Berater?

Diese Kategorie umfasst die Zeit, die für Urlaub, Ferien oder Krankheit aufgewendet wird. Es umfasst auch die Zeit, die der Berater nicht für ein Projekt aufgewendet hat. Wenn Sie unter jemandem arbeiten oder Unterstützung bei Beratungsaufgaben anbieten, wird diese Kategorie weiterhin in Ihren Stundenzetteln aufgeführt.

2. Verfolgen Sie die abrechnungsfähigen Stunden Ihres Beraters

Um die Stunden zu überwachen, benötigen Sie drei Tools: Zeiterfassungssoftware, Tabellenkalkulation und Abrechnungssoftware.

2.1. Zeiterfassungssoftware für abrechnungsfähige Stunden von Beratern

Die Zeiterfassungssoftware hilft Ihnen dabei, die Zeit zu erfassen, die Sie für Reisen, Kundenkontakte und andere Aufgaben aufwenden. Sie können ein Zeiterfassungstool auf Ihrem Smartphone oder Desktop-Computer verwenden. Die Anzahl der für einen Auftrag aufgewendeten Stunden wird in Ihrer Tabelle erfasst.

2.2. Verwendung einer Tabellenkalkulation für die abrechnungsfähigen Stunden Ihres Beraters

Sie erstellen für jeden Kunden eine Arbeitsmappe. Die Verwendung derselben Arbeitsmappe für alle Ihre Kunden führt zu großer Verwirrung bei der Erfassung Ihrer abrechnungsfähigen Beratungsstunden. Sie geben außerdem den Namen des Projekts, das Startdatum und die voraussichtliche Anzahl der Arbeitsstunden an. Fügen Sie eine Spalte für das Datum hinzu, an dem jede Aufgabe ausgeführt wird, sowie für die Anzahl der Stunden, die für die Aufgabe aufgewendet werden. Für die durch die Aufgabe entstandenen Ausgaben wird eine separate Spalte erstellt. Die meisten Ausgaben sind steuerlich absetzbar, daher hilft Ihnen deren Erfassung dabei, Ihre Finanzen in Ordnung zu halten.

2.3. Abrechnungssoftware für die abrechnungsfähigen Stunden Ihrer Berater

Die Abrechnungssoftware hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihre Abrechnungsaktivitäten zu behalten. Sie können wählen, ob Sie Ihren Kunden täglich oder monatlich Rechnungen stellen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zeiterfassungsanwendung verwenden, um diese Rechnungen zu verfolgen. Softwaretools wie Bonsai oder QuickBooks eignen sich sehr gut als Abrechnungssoftware. Anhand der Informationen aus Ihrer Tabelle geben Sie an, wofür diese in Rechnung gestellten Stunden aufgewendet wurden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass

Die Verwendung von Techniken zur Abrechnung von Beratungsstunden hilft Ihnen nicht nur dabei, zu erfahren, wie viel Sie pro Projekt verdienen, sondern motiviert Sie auch dazu, intelligenter und effizienter zu arbeiten. Wenn Sie Projekte in einfache Aufgaben unterteilen, können Sie sich auf die einzelnen Funktionen konzentrieren, die die Bausteine des Projekts bilden, während Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben aufwenden und wissen, welche Aufgaben Sie effizient auslagern können.

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