Plantilla de hoja de horas diaria

¿Qué es una hoja de asistencia diaria?

Una hoja de horas diaria es la forma en que una agencia o consultoría que trabaja en proyectos de clientes llevaría un registro de su tiempo. Es un documento en el que se registra el número de horas trabajadas, anotando la hora de inicio y finalización de una fecha concreta. A continuación, puede enviar este documento a su cliente para que le pague correctamente según su tarifa por hora.

Antes, las hojas de asistencia diarias tenían que imprimirse, rellenarse en papel y distribuirse a mano, lo que a menudo requería mucho tiempo y estaba sujeto a errores humanos. Del mismo modo, algunos empleados solían crear sus propias hojas de asistencia diarias en las que faltaba información clave, lo que afectaba a su imagen profesional y provocaba retrasos en los pagos.

Hoy en día, puedes utilizar una plantilla de hoja de horas, descargarla en tu dispositivo y enviarla por correo electrónico a tu cliente con un mínimo esfuerzo. En última instancia, esto agiliza y acelera el proceso de pago para que puedas ofrecer un servicio al cliente de primera clase.

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Qué incluir en la hoja de horas diaria

Los empleadores han utilizado hojas de asistencia en papel para controlar el tiempo de trabajo de varios empleados desde que se inventaron las horas facturables en la década de 1950.

Hoy en día, las hojas de asistencia son un requisito legal para los empleadores. La Ley de Normas Laborales Justas establece que los empleadores deben registrar y pagar a los empleados por todas las horas trabajadas.

Tu cliente deberá tener una copia de tu hoja de horas diaria, de acuerdo con la ley federal. Se acepta cualquier tipo de plantilla de hoja de horas de los empleados, siempre y cuando sea un registro completo y preciso.

Esta es la información que debe incluir en su plantilla de hoja de horas.

Tu nombre

Indique su nombre en la parte superior, ya sea su nombre completo o el nombre de su empresa. Esto ayudará a su cliente a asociar inmediatamente ese documento individual con su negocio cuando revise o archive hojas de horas en el futuro.

Nombre del cliente

Junto a tu nombre, incluye el nombre de tu cliente en la parte superior. Puede ser el nombre de la empresa o su contacto específico. En cualquier caso, incluir el nombre del cliente te ayudará a agrupar tus hojas de horas por cliente y organizarlas de forma más eficaz.

Fecha

Consejo: esta es una plantilla de hoja de horas diaria, por lo que debe incluir la fecha en la que se registra el tiempo de trabajo.

Las hojas de horas diarias son más adecuadas para aquellos clientes con los que se ha acordado trabajar determinados días de cada semana o mes. Sin embargo, si trabajas con un cliente con más frecuencia, o durante menos tiempo cada día, puedes utilizar una hoja de horas semanal, una plantilla de hoja de horas quincenal o incluso una hoja de horas mensual.

Partidas individuales

Debajo de su nombre, el nombre de su cliente y la fecha, aparecerá una tabla con partidas que registran cada periodo de tiempo y el trabajo realizado en cada uno de ellos.

Cada partida debe incluir una breve descripción del trabajo realizado, la hora de inicio, la hora de finalización y la duración total.

Si prestas varios servicios, en la primera columna podrías enumerar los servicios antes de describir las tareas específicas. Por otro lado, si tu cliente sabe que utilizas una plantilla de hoja de horas diaria o semanal para realizar un seguimiento de las horas trabajadas en un proyecto concreto, puedes omitir esta columna.

Por ejemplo, si eres un asistente virtual que ofrece varios servicios, tu tabla podría tener un aspecto similar al siguiente:

Incluso podrías añadir una columna adicional al final que muestre la cantidad ganada según tu tarifa por hora, basada en el tiempo trabajado. Dicho esto, esto no es necesario, ya que siempre puede incluir esta información en su factura.

Total general

Para que tu cliente pueda ver fácilmente cuántas horas facturables has trabajado en la fecha en la que rellenas tu hoja de horas, incluye un total general en la parte inferior de tu plantilla de hoja de horas del proyecto.

Una vez más, incluso podrías añadir una columna adicional con cálculos automáticos para el importe total que te deben según tu tarifa por hora. Esto serviría como referencia rápida para su cliente cuando evalúe su próxima factura para ese período de pago y concilie los totales.

Declaración

Tradicionalmente, cuando trabajas para un empleador, es posible que te pidan que firmes una declaración al final de la hoja de horas para jurar que la información que contiene es correcta. Una vez que hayas firmado, tu empleador lo «aprobará» para que los datos de tu hoja de horas puedan enviarse al departamento de nóminas para su procesamiento.

Algunas agencias pueden optar por incluir una declaración al final de la factura a tal efecto:

Dado que establecer relaciones con los clientes es un aspecto fundamental para las pequeñas empresas, como las agencias, también podrías incluir una nota privada para tu cliente en esta sección.

Podría ser algo tan sencillo como: «¡Muchas gracias por su confianza!». Como alternativa, podrías decir algo como: «¡Me ha gustado mucho el trabajo que he realizado!».

En cualquier caso, no está de más ser educado y cercano con tu cliente. Si puedes despertar emociones en tu cliente, podrás generar confianza. Y la confianza es la clave para una relación duradera y próspera.

Cómo utilizar una hoja de horas diaria

Usar una plantilla de hoja de horas diaria en blanco es muy sencillo, incluso si nunca antes has rellenado una. Solo tienes que seguir los pasos que se indican a continuación, que también se aplican a las plantillas de hojas de horas semanales o mensuales.

Acordar el trabajo con el cliente.

Antes de poder prestar un servicio a tu cliente y rellenar la hoja de horas para controlar las horas de trabajo, es necesario que ambos estéis de acuerdo.

Es de esperar que haya firmado un contrato de declaración de trabajo (o similar) en el que se describan los hitos del proyecto, el calendario, la tarifa por hora y las condiciones de pago. Si trabajas con un cliente de forma continua, puedes incluir una cláusula que diga lo siguiente:

Acordar un calendario

La ventaja de tener tu propia agencia o pequeña empresa es que puedes establecer tu propio horario de trabajo. Aun así, dado que planeas trabajar con tu cliente en determinados días, debes acordar el número de días por semana o por mes.

Del mismo modo, su cliente puede esperar que usted trabaje según un horario estricto (por ejemplo, ocho horas al día). ¿Les parece bien que registres las horas extras? ¿O hay una cantidad máxima de horas regulares que les gustaría que registrases por día o por semana?

Todo esto debe discutirse antes de poder comenzar con el proyecto en cuestión.

Realizar el trabajo y llevar un registro de las horas trabajadas.

Una vez que se hayan resuelto los últimos detalles, puedes ponerte manos a la obra y rellenar tus plantillas de hojas de horas en blanco a diario.

Hay dos formas de llevar un registro del tiempo en tu hoja de horas diaria:

• Mira el reloj manualmente y registra tú mismo la hora.
• Utiliza una aplicación para controlar el tiempo.
  

Las aplicaciones de seguimiento del tiempo pueden ser un salvavidas si eres famoso por perder la noción del tiempo mientras trabajas u olvidarte de registrar tu hora de salida (a todos nos ha pasado alguna vez). Muchos de ellos te permiten hacer clic en un botón cada vez que vas a empezar a trabajar y volver a hacer clic en el mismo botón cuando hayas terminado.

Las aplicaciones de seguimiento del tiempo también son excelentes porque proporcionan automáticamente una pantalla de análisis donde puedes ver los detalles de tu tiempo de trabajo, que puedes transferir fácilmente a tu hoja de horas diaria.

Nota: ¡Bonsai tiene una herramienta gratuita de seguimiento del tiempo en la plataforma que se integra con tu plantilla de hoja de horas!

Envía la hoja de horas diaria a tu cliente.

Una vez que haya completado su hoja de horas con el total de horas diarias o semanales, puede guardarla o descargarla, dependiendo de si se trata de una plantilla de hoja de horas de Excel, creada con Google Sheets o Microsoft Word, o en formato PDF.… ¡O con bonsáis, por supuesto!

Adjúntelo a un correo electrónico y envíelo a su cliente lo antes posible para que le paguen rápidamente. (Esto puede ser junto con su factura o en lugar de ella).

Crear una hoja de horas diaria es muy sencillo con Bonsai.

Si estás buscando una herramienta de seguimiento del tiempo que te facilite la gestión de tus horas, no busques más: Bonsai es lo que necesitas. Cuenta con un gestor de tiempo todo en uno, plantillas de hojas de horas gratuitas y un sistema de facturación integrado, para que no tengas que estar buscando cómo usar varias aplicaciones para gestionar tu negocio.

¡Todo lo que necesitas es una aplicación de buena reputación que haya sido diseñada específicamente para el trabajo por contrato en línea!

Solo tienes que establecer una tarifa por hora para tu proyecto, empezar a registrar el tiempo y enviar la factura a tu cliente con un solo clic. También puede configurar prácticas automatizaciones, como redondear el tiempo para facilitar la facturación, enviar un informe de la hoja de horas y facturar la hoja de horas completada.

Por no hablar de que puedes centralizar tus hojas de horas. En otras palabras, tanto si realizas el seguimiento del tiempo como miembro de un equipo como si lo haces de forma individual, puedes guardar todas las hojas de horas de tu proyecto en el mismo lugar, lo que facilita la evaluación del total de horas que se deben facturar y pagar.

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