Plantilla de hoja de horas facturables para consultores

Se ha debatido mucho sobre si los consultores deben cobrar por horas o aplicar una tarifa estándar por sus servicios. Sin embargo, para cualquier consultor, el tiempo es dinero. Por lo tanto, es una práctica habitual que la mayoría de los proveedores de servicios apliquen las horas facturables de los consultores como estrategia de cobro. Sin embargo, cobrar por horas requiere precisión en el seguimiento del tiempo empleado. El control preciso de las horas de consultoría garantiza que el cliente reciba facturas precisas por los servicios prestados.

1. ¿Por qué llevar un registro de las horas facturables de tus consultores?

Las horas facturables de los consultores son las horas de trabajo que el proveedor de servicios declara como facturables al cliente. Los consultores utilizan este sistema para realizar un seguimiento del tiempo empleado y en qué actividades se invierte dicho tiempo. Al llevar hojas de horas detalladas como consultor, puedes desglosar el trabajo en tareas y eventos individuales, así como los recursos necesarios para llevar a cabo esas tareas. A veces, es posible que participes en varios proyectos para un cliente en particular. Esta medida aporta una transparencia que el cliente sabrá apreciar.

Si eres consultor y tienes varios empleados o subcontratas ayuda con frecuencia, aplicar las horas facturables te ayuda a realizar un seguimiento del tiempo y las actividades. Cada miembro del personal llevará una hoja de asistencia en la que se desglosarán los proyectos por tareas y el tiempo dedicado a cada una de ellas. Aprender a facturar los servicios de consultoría es fundamental para el éxito de tu negocio.

Las horas facturables del consultor también se pueden determinar a través de las diferentes categorías de facturación. Las categorías de facturación incluyen:

1.1. Horas facturables dedicadas por el consultor al compromiso con el cliente.

Es el tiempo dedicado a trabajar para el cliente, que puede desglosarse por tarea o encargo individual.

1.2. Trabajo administrativo: realizar un seguimiento de las horas facturables de los consultores.

Es el tiempo dedicado que no se puede asociar con un compromiso concreto con un cliente. Tareas como el papeleo interminable, el desarrollo de habilidades y la formación, la investigación y la prospección de nuevos clientes entran en esta categoría. Si externalizas estas tareas, las horas facturables de los consultores de los proveedores de servicios también se tendrán en cuenta en el cálculo final de lo que cobrarás al cliente.

1.3. Tiempo no asignado: ¿forma parte de las horas facturables de su consultor?

Esta categoría incluye el tiempo dedicado a permisos, vacaciones o bajas por enfermedad. También incluye el tiempo que el consultor no dedicó a ningún proyecto. Si trabajas para alguien o prestas asistencia en tareas de consultoría, esta categoría seguirá apareciendo en tus hojas de horas.

2. Seguimiento de las horas facturables de su consultor

Para controlar las horas, necesitarás tres herramientas: un software de seguimiento del tiempo, una hoja de cálculo y un software de facturación.

2.1. Software de seguimiento del tiempo para las horas facturables de los consultores

El software de seguimiento del tiempo te ayudará a controlar el tiempo dedicado a los desplazamientos, la interacción con los clientes y otras tareas. Puedes utilizar una herramienta de seguimiento del tiempo en tu teléfono o ordenador de sobremesa. El número de horas dedicadas a un trabajo se registrará en tu hoja de cálculo.

2.2. Uso de una hoja de cálculo para las horas facturables de su consultor

Crearás un libro de trabajo para cada cliente. Utilizar el mismo libro de trabajo para todos tus clientes generará mucha confusión a la hora de realizar el seguimiento de las horas facturables de tus consultores. También deberá incluir el nombre del proyecto, la fecha de inicio y el número estimado de horas que prevé trabajar. Añade una columna para la fecha en que se realiza cada tarea, así como el número de horas dedicadas al trabajo. Se crea una columna separada para los gastos incurridos por la tarea. La mayoría de los gastos son deducibles de impuestos, por lo que llevar un control de ellos te ayudará a mantener tus finanzas en orden.

2.3. Software de facturación para las horas facturables de su consultor

El software de facturación le ayudará a realizar un seguimiento de las actividades de facturación. Puedes optar por facturar a los clientes diariamente o mensualmente. Asegúrate de utilizar la aplicación de seguimiento del tiempo para realizar el seguimiento de estas facturas. Las herramientas de software como Bonsai o QuickBooks funcionan muy bien como software de facturación. Utilizando la información de su hoja de cálculo, se asegurará de indicar en qué se invierten estas horas facturadas.

En conclusión

Además de ayudarte a saber cuánto ganas por proyecto, el uso de técnicas de horas facturables para consultores también te anima a trabajar de forma más inteligente y eficiente. Cuando desglosas los proyectos en tareas sencillas, puedes centrarte en las funciones individuales que conforman los pilares del proyecto, al tiempo que dedicas más tiempo a las tareas más importantes y sabes qué trabajos puedes externalizar de forma eficiente.

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