Rechnungsvorlage für Softwareentwicklung

Zweck einer Rechnung für Softwareentwicklung

Sie benötigen eine Rechnung für die Softwareentwicklung, um Ihren Kunden die abgeschlossene Arbeit in Rechnung zu stellen. Ohne eine ordnungsgemäße Rechnung werden die meisten Unternehmen ihre Lieferanten, darunter auch Entwickler, nicht bezahlen.

Hier sind einige Gründe, warum Sie eine geeignete Rechnungsvorlage für die Softwareentwicklung verwenden sollten:

• Sie und Ihr Kunde benötigen eine Rechnung für Steuer- und Buchhaltungsunterlagen.
• Ihr Kunde wird Ihre Rechnung verwenden, um die von Ihnen ausgeführten Arbeiten zu überprüfen. Sie müssen also alles korrekt auflisten, um Zahlungsverzögerungen und Streitigkeiten zu vermeiden.
• Die Buchhaltung Ihres Kunden benötigt eine offizielle Rechnung, um Sie als Lieferanten in ihrem Buchhaltungssystem und als Begünstigten auf ihrem Bankkonto hinzuzufügen.
• Bei einem großen Projekt mit mehreren Zahlungen können Sie mithilfe der Rechnungsstellung den Überblick über die Abrechnung behalten, um Fehler und Streitigkeiten zu vermeiden.
  

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Format für Software-Rechnungen

Nachfolgend finden Sie ein Muster für eine Rechnungsvorlage für Software-Dienstleistungen. Es gibt einige verbindliche Anforderungen für jede Standardrechnung, aber Ihr Kunde verlangt möglicherweise eine individuelle Rechnungsstellung, wenn er mit einem Softwareentwickler zusammenarbeitet – diese Anforderungen werden im Folgenden hervorgehoben.

Eindeutige Rechnungsnummer

Sie müssen für alle Ihre professionellen Rechnungen eine eindeutige Rechnungsnummer verwenden. Die meisten Menschen beginnen mit der Rechnungsnummerierung bei 0001 und erhöhen diese bei jeder neuen Rechnung. Sie können auch ein INV-Präfix vor der Rechnungsnummer einfügen, um zwischen Rechnungen, Angeboten (QUO) und Abrechnungen zu unterscheiden – dies ist besonders hilfreich für die Nachverfolgung und Buchhaltung.

Profi-Tipp:Wir empfehlen Ihnen, eine Tabelle zu verwenden, um Ihre Rechnungen und Zahlungen zu verfolgen. Verwenden Sie diese fünf Spalten:

• Rechnungsnummer
• Kundenname
• Kontaktdaten
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum
  

Sobald ein Kunde eine Rechnung bezahlt hat, können Sie die Zeile markieren, damit Sie leicht erkennen können, was noch aussteht.

Geschäftsinformationen

Der Name und die Informationen des Unternehmens sind für jede Software-Rechnungsvorlage obligatorisch. Wenn Sie kein Unternehmen haben, geben Sie stattdessen Ihre persönlichen Daten ein. Hier finden Sie alle Angaben, die Sie für diesen Abschnitt der Rechnung benötigen:

• Firmenname
• Geschäftsnummer
• Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls zutreffend)
• Vollständige Adresse (physisch oder postalisch)
• E-Mail-Adresse
• Kontaktnummer
• Website (falls zutreffend)

Kundenrechnungsinformationen

Sie müssen auch die Geschäftsdaten Ihres Kunden angeben, wobei die oben genannten Felder zu verwenden sind.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Angaben klar von denen Ihres Kunden unterscheiden. Unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Softwareentwickler verwendet „Von“ für Ihre Angaben und „An“ für den Rechnungsempfänger.

Ihr Kunde verlangt möglicherweise auch, dass Sie eine Bestellnummer (PO-Nummer) für seine Buchhaltung angeben. Bitte klären Sie dies mit Ihrem Kunden, da einige Unternehmen Rechnungen ohne Bestellnummer nicht bezahlen.

Rechnungsdaten

Sie müssen das Ausstellungsdatum der Rechnung und das Fälligkeitsdatum der Zahlung angeben. Wenn die Rechnung am selben Tag fällig ist, an dem sie ausgestellt wurde, tragen Sie „Nachnahme“ unter dem Fälligkeitsdatum ein.

Einzelposten und Gesamtbetrag

Im Abschnitt „Einzelposten“ listen Sie Ihre Entwicklungsdienstleistungen und deren Kosten auf. Hier ist eine Aufschlüsselung der einzelnen Spalten:

• Artikelname: Die Produkte und Dienstleistungen, die Sie in Rechnung stellen. Beispielsweise Frontend-Entwicklung, Entwicklung mobiler Apps, Fehlerbehebung, komplexe Frameworks usw.
• Einheiten/Menge/Stunden: Die Menge oder Anzahl der Stunden pro Position. Die meisten Entwickler berechnen ihre Leistungen auf Stundenbasis, daher wäre dies die Anzahl der Stunden, die Ihnen in Rechnung gestellt werden.
• Preis: Der Preis für eine einzelne Einheit oder Stunde
• Gesamt: Die (Einheiten x Preis) ergeben die Zeilensumme.
  

Unterhalb Ihrer Einzelposten berechnen Sie die Zwischensumme vor Steuern und Rabatte. Fügen Sie dann Steuern hinzu und ziehen Sie etwaige Rabatte ab, bevor Sie den Rechnungsbetrag berechnen. Wenn Sie keine Steuern und Rabatte haben, können Sie diese Felder leer lassen.

Zahlungsbedingungen und -weise

Die Zahlungsbedingungen und -modalitäten finden sich in der Regel in der Fußzeile einer Rechnungsvorlage für Softwareentwicklung. Hier geben Sie Ihre Zahlungsmethode und alle Bedingungen im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung an.

Einige Beispiele für Zahlungsbedingungen und -methoden sind:

• Ihre vereinbarte Zahlungsmethode – Bankverbindung/PayPal-Adresse/etc.
• Welche Partei ist für die Gebühren verantwortlich (falls zutreffend)?
• Strafen für verspätete Zahlungen
• Zahlungsaufschlüsselung – wenn der Kunde eine Anzahlung leisten muss und den Restbetrag bei Fertigstellung

Andere Rechnungsfelder

Hier sind einige weitere Felder, die Sie möglicherweise zu Ihren Rechnungsvorlagen für die Softwareentwicklung hinzufügen möchten. Diese hängen von der Art der Arbeit, die Sie in Rechnung stellen, und den Vereinbarungen ab, die Sie mit Ihren Kunden getroffen haben.

• Hinweise: In einigen Rechnungen wird der Abschnitt „Hinweise“ für zusätzliche Bedingungen, Angebotsnummern, Bestellnummern, Projektdetails und andere relevante Informationen verwendet, die Sie zwischen Ihnen und Ihrem Kunden dokumentieren möchten.
• Logo: Durch das Einfügen eines Logos können Ihre Rechnungen professioneller wirken.

Tipps für Software-Rechnungsvorlagen

Hier sind drei Tipps, die Ihnen helfen, eine übersichtliche Rechnung für Ihre Softwareentwicklungsdienstleistungen zu erstellen und Missverständnisse zu vermeiden.

• Es ist von entscheidender Bedeutung, Zahlungsfristen und -bedingungen auszuhandeln und diese in einem unterzeichneten Softwareentwicklungsvertrag zwischen Ihnen und Ihrem Kunden festzuhalten , bevor Beginn der Arbeiten
• Bei einigen Unternehmen kann es 30 Tage oder länger dauern, bis die internen Kontrollen abgeschlossen sind, bevor Sie in das System aufgenommen werden und die erste Zahlung erfolgt. Klären Sie dies vorab mit Ihrem Kunden und fragen Sie, ob Sie Ihre Daten vorzeitig einreichen können, damit Sie nicht zu lange auf Ihre erste Zahlung warten müssen.
• Fragen Sie Ihren Kunden, ob Sie bei der Rechnungsstellung jemanden in Kopie setzen müssen (z. B. die Buchhaltung).
• Machen Sie es sich zur Gewohnheit, ein Angebot zu senden und Ihren Kunden zu bitten, dem Preis und den Bedingungen zuzustimmen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Dadurch kann Ihr Kunde vor Beginn des Auftrags alle Bedenken äußern und Streitigkeiten bei der Bezahlung vermeiden.
• Erkundigen Sie sich bei Ihrem örtlichen Finanzamt über Steuern. Möglicherweise müssen Sie Steuern in Ihre Rechnung für die Softwareentwicklung aufnehmen.
• Bieten Sie mehrere Zahlungsoptionen an, damit Ihre Kunden ganz einfach ihre bevorzugte Zahlungsmethode nutzen können.
• Um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden, sollten Sie eine Verzugsgebühr in Betracht ziehen. Sie können für jeden Tag nach dem Fälligkeitsdatum einen festen Betrag oder einen Prozentsatz des Rechnungsbetrags berechnen.

Mit Bonsai ist es ganz einfach, eine kostenlose Rechnungsvorlage für Softwareentwicklung zu erstellen.

Die meisten freiberuflichen Softwareentwickler arbeiten auf Stundenbasis, was bedeutet, dass Sie keine Zeit mit der Erstellung professioneller Rechnungen und dem Verfassen von rechtlichen Bestimmungen verschwenden möchten.

Bonsai erleichtert die Rechnungsstellung mit einer anpassbaren, kostenlosen Rechnungsvorlage, die sofort einsatzbereit ist! Außerdem können Sie Ihre Kunden dazu bringen, Ihre professionellen Rechnungen elektronisch zu unterschreiben, wodurch sie zu einer rechtsverbindlichen Vereinbarung werden! Überlassen Sie Bonsai die Rechnungsstellung, während Sie sich auf den Aufbau Ihres Softwareentwicklungsunternehmens konzentrieren.

Mit Bonsai können Sie auch Angebote, Leistungsbeschreibungen und Verträge für die Softwareentwicklung erstellen und versenden, sodass alle Ihre digitalen Unterlagen an einem Ort gespeichert sind – ideal für die Vorbereitung der Jahresendsteuererklärung!

Häufig gestellte Fragen zu Rechnungen für Softwareentwicklung

Muss ich eine Rechnung für Softwareentwicklung verwenden, um bezahlt zu werden?

Die meisten Unternehmen verlangen vor der Zahlung eine Rechnung. Es gibt seltene Fälle, in denen Sie keine Rechnung für Softwareentwicklungsarbeiten versenden müssen. Dies liegt in der Regel im Ermessen Ihres Kunden. Je nach Bundesland oder Land kann es eine gesetzliche Steuerpflicht sein, Rechnungsunterlagen aufzubewahren, unabhängig davon, ob Ihr Kunde eine Rechnung wünscht oder nicht.

Wann sollte ich eine Rechnung für Softwareentwicklung versenden?

Wann Sie eine Rechnung versenden, hängt von der Vereinbarung und den Zahlungsbedingungen ab, die Sie mit Ihrem Kunden getroffen haben. In den meisten Fällen senden Sie eine Rechnung, wenn die Softwareentwicklungsarbeiten abgeschlossen sind. Bei langfristigen Verträgen können Sie Ihrem Kunden am Ende jedes Monats eine Rechnung stellen.

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