Rechnung für geleistete Arbeitsstunden Vorlage

Eine Rechnung ist ein unverzichtbares Dokument, das Freiberufler und Agenturen benötigen, um ihr Geschäft ordnungsgemäß zu führen. Abgesehen davon, dass Sie organisiert sind und sicherstellen, dass Ihre Kunden Sie pünktlich bezahlen, können die Behörden darauf bestehen, dass Sie Ihre Rechnungen für die Finanzberichterstattung vorbereiten und aufbewahren.

Rechnungen dienen dazu, eine Transaktion zwischen einem Käufer (Kunde) und einem Verkäufer (freiberuflicher Berater) aufzuschlüsseln und zu dokumentieren. Eine typische Rechnung für geleistete Arbeitsstunden enthält eine Zusammenfassung der erbrachten Leistungen und den für diese Leistungen in Rechnung gestellten Betrag.

Normalerweise erwarten Ihre Kunden, dass Sie ihnen nach Abschluss eines Projekts eine Rechnung schicken. Oftmals werden Sie jedoch Kunden haben, mit denen Sie eine andere Art von Vertrag abschließen. Der Vertrag kann vorsehen, dass Sie nur eine Rechnung für geleistete Arbeitsstunden stellen. Das hat seine Vorteile. Es birgt auch einige Risiken. Es ist wichtig, dass Sie sich mit dieser Art von Vereinbarung vertraut machen, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen.

1. Was sollte eine Rechnung für geleistete Arbeitsstunden enthalten?

Es gibt verschiedene Rechnungsvorlagen und -formate für Freiberufler online, aus denen Sie wählen können. Einige enthalten jedoch möglicherweise weniger wichtige Informationen als andere. Um also eine geeignete Rechnung für geleistete Arbeitsstunden auszuwählen, müssen Sie wissen, was eine gute Rechnung enthalten sollte.

Nachfolgend finden Sie einige Punkte, die wir aus unseren Erkenntnissen für Sie zusammengestellt haben.

• Erbrachte Dienstleistung – Das Feld „Erbrachte Dienstleistung“ ist wichtig, da Sie damit Ihre Rechnungen so organisieren können, dass sie für den Kunden leicht verständlich sind. Es ersetzt das Produktfeld in anderen Rechnungsarten wie E-Commerce-Rechnungen. Andere Bezeichnungen dafür sind Projektname oder Aufgabenname.
• Maßeinheit – Das Feld „Maßeinheit“ ersetzt das Feld „Menge“ in anderen Rechnungen. Es wird normalerweise in Arbeitsstunden angegeben.
• Arbeitsstunden – In diesem Feld wird die für die Arbeit an einem Projekt aufgewendete Zeit erfasst. Es wird in Stunden erfasst, aber abhängig von Ihrer Vereinbarung mit Ihren Kunden.
• Stundensatz – In diesem Feld wird der mit Ihrem Kunden vereinbarte Stundensatz für Ihre freiberuflichen Dienstleistungen erfasst.
• Nettobetrag – Dieses Feld enthält den Rechnungsbetrag des Kunden vor Steuern. Er ergibt sich aus der Multiplikation der geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn.
• MwSt. – In diesem Feld geben Sie die Mehrwertsteuer an, die von Ihrem Land abhängt. Versuchen Sie, den in Ihrem Land geltenden Tarif herauszufinden.
• Gesamtbetrag – Dies ist der tatsächliche Betrag, den Ihr Kunde voraussichtlich zahlen muss. Sie ergibt sich aus der Addition der Mehrwertsteuer zum Nettobetrag.

2. Zwei wichtige Tipps zu Rechnungsvorlagen für geleistete Arbeitsstunden

Bevor Sie als Freiberufler eine Rechnung erstellen, sollten Sie die folgenden Tipps beachten. Diese Tipps sind wichtig, auch wenn Sie eine Rechnung für geleistete Arbeitsstunden als Beispiel oder Vorlage verwenden.

2.1. Auswahl eines Stundensatzes

Die Wahl des Stundensatzes für Ihre freiberuflichen Dienstleistungen kann eine große Herausforderung sein. Sie möchten zwar in der Branche wettbewerbsfähig bleiben, aber auch eine faire Vergütung für Ihre Arbeit erhalten. Neben Ihren abrechenbaren Stunden möchten Sie möglicherweise auch Ihre Arbeit während der nicht abrechenbaren Stunden in Rechnung stellen.

Beispielsweise können Sie während nicht abrechenbarer Arbeitszeiten zusätzliche Fähigkeiten erwerben, um Ihren Kunden hochwertige Dienstleistungen anbieten zu können. Es empfiehlt sich, dies in Ihrem Stundensatz zu berücksichtigen.

2.2. Verwendung eines Zeiterfassungssystems

Eine wichtige Aufgabe, die freiberufliche Berater beschäftigt, ist die Erfassung der abrechnungsfähigen Stunden. Viele Freiberufler wenden dafür unterschiedliche Methoden an. Während einige dieser Mittel manuell sind, sind andere automatisiert. Auch wenn Sie unabhängig von der verwendeten Methode dasselbe Ergebnis erzielen können, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass die manuelle Methode (Aufschreiben der Arbeitsstunden und Erfassen in MS Excel) nicht die beste ist.

Es kann vorkommen, dass Sie vergessen, einige abrechnungsfähige Stunden zu notieren, oder sogar Fehler bei der Eingabe von Daten in MS Excel oder Google Sheets machen. Unser Rat an Sie lautet daher, eine Zeiterfassungssoftware zu verwenden, die Ihre Arbeitszeit automatisch erfasst. Beachten Sie, dass eine solche Software sogar die Rechnung Ihrer Kunden berechnen kann, sofern Sie den Tarif angeben. So wird es einfach, eine Rechnung anhand eines Beispiels für eine Rechnung über geleistete Arbeitsstunden zu erstellen.

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3. Erfassen Sie die Zeit, bevor Sie eine Rechnung für geleistete Arbeitsstunden erstellen.

Als Erstes müssen Sie ein zuverlässiges Tool finden, mit dem Sie die für jedes Projekt aufgewendete Zeit erfassen können. Das ist die beste Möglichkeit, um die Stundensätze in die Rechnung umzuwandeln, die Sie an den Kunden senden müssen. Finden Sie solche Tools im Internet. Falls Sie die Tools nicht finden können, können Sie alles jederzeit manuell auf einem Blatt Papier notieren. Alternativ können Sie sich jederzeit auf eine Excel-Tabelle verlassen, um genaue Aufzeichnungen zu führen.

4. Berechnen Sie die abrechnungsfähigen Stunden, wenn Sie eine Rechnungsvorlage für geleistete Arbeitsstunden erstellen.

Es ist auch wichtig zu wissen, wie man abrechenbare Stunden berechnet. Dazu müssen Sie sich über den Wert Ihrer Zeit im Klaren sein. Andernfalls könnten Sie einige Stunden nicht in Rechnung stellen, was sich dann negativ auf Ihre Einnahmen auswirken würde. Eine abrechenbare Stunde bezieht sich auf die Zeit, die Sie für das Projekt reservieren, aufwenden und verbringen und die Sie anschließend Ihren Kunden in Rechnung stellen möchten. Selbstverständlich kann der Preis niemals außerhalb des Preises liegen, der in der Vereinbarung steht, die Sie mit dem Kunden unterzeichnet haben.

5. Trennen Sie die für Projekte aufgewendeten Stunden von allen anderen Stunden, wenn Sie die Rechnung für die geleisteten Arbeitsstunden erstellen.

Es kann schwierig sein, die Rechnung für geleistete Arbeitsstunden zu erstellen, insbesondere wenn Sie dies zum ersten Mal tun. Sie können jedoch einige Maßnahmen ergreifen, um sich die Aufgabe erheblich zu erleichtern und zu vereinfachen. Zunächst müssen Sie die für das Projekt des Kunden aufgewendeten Stunden erfassen. Trennen Sie diese von der Zeit, die Sie für andere Aufgaben aufwenden. Rechnen Sie beispielsweise Ihren Kunden keine Kosten auf, wenn Sie sie anrufen, um eine Klarstellung zu bitten. Rechnen Sie nur die Zeit ab, die Sie für die eigentliche Arbeit aufgewendet haben.

6. Wählen Sie aus, wie Sie Ihren Kunden die geleisteten Arbeitsstunden in Rechnung stellen möchten, indem Sie die Rechnungsvorlage verwenden.

Es wäre auch entscheidend für Sie, zu bestimmen, wie Sie dem Kunden die Kosten in Rechnung stellen möchten. Auch hier sollte der von Ihnen beiden unterzeichnete Vertrag in dieser Frage klar sein, um Missverständnisse, Verwirrung und Frustrationen untereinander zu vermeiden. Zu Ihren Optionen gehört die Abrechnung pro Stunde. Die andere Möglichkeit ist eine Abrechnung pro Projekt. Einige Projekte werden am besten auf Stundenbasis abgerechnet. Rechnen Sie andere Projekte erst dann ab, wenn Sie sie zur Zufriedenheit des Kunden abgeschlossen haben.

• Dienstleister bevorzugen die Abrechnung nach Stundensätzen.
• Stundensätze sind am besten für die Rentabilität. Sie erhöhen auch die Transparenz.
• Die Abrechnung pro Projekt zeigt den Kunden, dass Sie wissen, was Sie zu bieten haben.
• Die Preise sind nicht in Stein gemeißelt. Passen Sie sie entsprechend den Kunden an, die Sie gewinnen, wenn das Unternehmen wächst.

7. Berücksichtigen Sie nicht abrechenbare Arbeiten, wenn Sie Ihre Rechnung für geleistete Arbeitsstunden erstellen.

Da Sie nun eine Rechnung für geleistete Arbeitsstunden erstellen, wäre es auch ratsam zu wissen, wie Sie mit den nicht abrechenbaren Stunden verfahren sollen. Bevor Sie entscheiden, was zu tun ist, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Ihr Unternehmen seinen Kunden heute und in Zukunft weiterhin ähnliche oder bessere Dienstleistungen anbieten muss. Damit das geschieht, müssten Sie Geld verdienen. Daher müssen Sie möglicherweise einen kleinen Teil der nicht in Rechnung gestellten Arbeiten in die Rechnung aufnehmen.

8. Unterschiedliche Rechnungsvorlagen für geleistete Arbeitsstunden prüfen

Sammeln Sie so viele Vorlagen für Rechnungen über geleistete Arbeitsstunden wie möglich. Lerne sie. Machen Sie sich mit dem Inhalt dieser Art von Rechnung vertraut. Durchsuchen Sie das Internet, um zu sehen, ob Sie kostenlose Vorlagen finden können, falls Sie sich die Premium-Vorlagen nicht leisten können. Erinnern Sie sich an den Punkt bezüglich der Zeiterfassung? Erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie diesen Prozess automatisieren, um Fehler zu vermeiden, die bei der manuellen Erfassung der Stunden auftreten können.

Lernen Sie, wie Sie eine Rechnung für geleistete Arbeitsstunden erstellen, da diese Ihr Unternehmen erhalten und wachsen lassen können.

9. So erstellen Sie eine Rechnungsvorlage für geleistete Arbeitsstunden

Freiberufler sind einzelne Auftragnehmer, die auf Stundenbasis arbeiten und ihren Kunden eine Rechnung über die geleisteten Arbeitsstunden schicken müssen, um bezahlt zu werden. Wenn Sie ein Experte sind, der nach Stunden abrechnet, ist jede Minute Ihrer Zeit wertvoll und sollte entsprechend vergütet werden. Die Stundenrechnung enthält Angaben zu den für eine bestimmte Aufgabe aufgewendeten nutzbaren Stunden, für die eine finanzielle Vergütung gezahlt wird. Sie müssen mit einem Kunden einen fairen Stundensatz für Ihre Dienstleistung vereinbart haben, bevor Sie Ihre Rechnung für die geleisteten Arbeitsstunden versenden.

Sie sollten in Betracht ziehen, die geleisteten Arbeitsstunden mit einem zuverlässigen Tool zu erfassen, um die für ein Projekt aufgewendete Zeit in Tarife umzurechnen. Eine freiberufliche Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware würde Ihnen dabei helfen, Ihre Projekte bis ins kleinste Detail zu organisieren und gleichzeitig Ihren Kunden auf einfache Weise Rechnungen zu stellen.

10. Anforderungen an eine Rechnung für geleistete Arbeitsstunden

Jede Minute, die Freiberufler, die auf Stundenbasis arbeiten, für eine Aufgabe aufwenden, sollte gezählt werden. Daher ist es unerlässlich, zu lernen, wie man Rechnungen formatiert und schnell an Kunden versendet. Das Herunterladen einer Vorlage für Arbeitszeitabrechnungen ist eine weitere Möglichkeit, Zeit zu sparen, damit Sie sich auf Ihre Kerngeschäftsaktivitäten konzentrieren können. Sie sollten jedoch mit einer geeigneten Rechnungsvorlage vertraut sein, damit Sie eine auswählen können. Siehe die entsprechenden Abschnitte einer Vorlage, die Sie verwenden sollten.

10.1. Kopfzeile

Hier geben Sie Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktadresse ein. Geben Sie das Erstellungsdatum der Rechnung und eine eindeutige Rechnungsnummer an.

10.2. Kundendaten

Die Rechnung sollte ein Feld für die Kontaktadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Website des Kunden enthalten.

10.3. Details zum Service

In diesem Feld beschreiben Sie die Details des Dienstleistungsangebots in Ihrer Rechnung für geleistete Arbeitsstunden im Gegensatz zu den Produktdetails für E-Commerce-Rechnungen.

10.4. geleistete Arbeitsstunden

In diesem Feld werden die abrechnungsfähigen Stunden erfasst.

10.5. Stundensatz & nettobetrag

Hier geben Sie den Stundensatz ein und addieren die Gebühren vor Steuern.

10.6. Mehrwertsteuer

In diesem Feld geben Sie den Mehrwertsteuersatz ein, wobei der Betrag länderspezifisch ist.

11. Tipps zum Erstellen einer Rechnung für geleistete Arbeitsstunden

Eine der vielen Herausforderungen, denen Freiberufler gegenüberstehen, ist die Frage, wie viel sie für eine Arbeitsstunde berechnen sollen. Von Beginn eines Projekts an müssen Sie einen angemessenen Preis für Ihre Arbeit festlegen, während Sie gleichzeitig wettbewerbsfähig bleiben, um mehr Kunden zu gewinnen.

11.1. Verwenden Sie einen Zeiterfasser, bevor Sie die Rechnung für die geleisteten Arbeitsstunden erstellen.

Bevor man mit der Arbeit an einem Projekt beginnt, sollte man sich zunächst überlegen, wie man die geleisteten Arbeitsstunden effektiv erfassen kann. MS Excel und andere manuelle Methoden können zwar hilfreich sein, aber die Verwendung einer intelligenten Anwendung würde das Fehlerrisiko beseitigen, insbesondere wenn Sie lange arbeiten. Es gibt Online-Zeiterfassungsprogramme und Abrechnungssoftware, die Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeit zu organisieren und Ihren Aufwand zu einem Stundensatz in eine Rechnung für geleistete Arbeitsstunden umzuwandeln. Einige dieser Apps verfügen in der Regel über integrierte Vorlagen zur Automatisierung von Stunden- und Steuerberechnungen, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren.

11.2. Berechnen Sie die abrechnungsfähigen Stunden bei der Erstellung der Rechnung für geleistete Arbeitsstunden.

Es ist auch wichtig, dass Sie verstehen, wie Sie Ihren Kunden in Bezug auf abrechnungsfähige Stunden in Rechnung stellen können. Eine abrechenbare Stunde ist die Zeit, die Sie für ein Projekt aufgewendet haben, für das Sie einem Kunden eine Rechnung stellen. Die abrechenbare Stunde und der berechnete Stundensatz basieren auf einer vertraglichen Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden. Fachleute wie Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer unterzeichnen häufig Verträge, in denen die Abrechnungsmethoden mit den Kunden zu Beginn eines Projekts festgelegt werden. In solchen Fällen entspricht eine abrechnungsfähige Stunde möglicherweise nicht einer tatsächlichen Stunde an sich, sondern der Summe der erfassten Stunden, gerundet auf die nächste vereinbarte Zeiteinheit.

11.3. Berücksichtigen Sie nicht abrechenbare Stunden für Ihre Rechnung für geleistete Arbeitsstunden.

Einige Freiberufler nutzen nicht abrechenbare Stunden, um zu investieren und neue Fähigkeiten zu erlernen, damit sie ihren Kunden erstklassige Dienstleistungen anbieten können. Ihr Tarif und damit die Rechnung für die geleisteten Arbeitsstunden sollten diese Stunden widerspiegeln, um Ihr Geschäft aufrechtzuerhalten. Das ist jedoch eine geschäftliche Entscheidung, die Sie treffen müssen und die von Ihrem Ziel und Ihrer Preisstrategie abhängt.