Plantilla de factura por horas trabajadas

Una factura es un documento esencial que los autónomos y las agencias necesitan para gestionar correctamente su negocio. Además de ser organizado y asegurarse de que los clientes le paguen a tiempo, las autoridades pueden insistir en que prepare y conserve registros de sus facturas para la presentación de informes financieros.

Las facturas se utilizan para detallar y registrar una transacción entre un comprador (cliente) y un vendedor (consultor autónomo). Una factura típica por horas trabajadas contiene un resumen de los servicios prestados y el importe facturado por dichos servicios.

Normalmente, tus clientes esperan recibir una factura cuando completas un proyecto. Sin embargo, muchas veces tendrás clientes con los que firmarás otro tipo de contrato. El contrato puede estipular que solo envíe una factura por las horas trabajadas. Esto tiene sus ventajas. También conlleva algunos riesgos. Es importante que te familiarices con este tipo de acuerdo para sacarle el máximo partido.

1. ¿Qué debe contener una factura por horas trabajadas?

Hay diferentes plantillas y formatos de facturas para autónomos disponibles en línea entre los que puedes elegir. Sin embargo, algunos pueden contener información menos crítica que otros. Por lo tanto, para seleccionar una factura adecuada para las horas trabajadas, es necesario saber qué debe contener una buena factura.

A continuación, te presentamos algunas cosas que hemos recopilado para ti a partir de nuestros hallazgos.

• Servicio prestado: el campo «Servicio prestado» es importante porque le permite organizar sus facturas de forma que el cliente pueda entenderlas fácilmente. Reemplaza el campo del producto en otros tipos de facturas, como las facturas de comercio electrónico. Otros nombres para ello son nombre del proyecto o nombre de la tarea.
• Unidad de medida: el campo «Unidad de medida» sustituye al campo «Cantidad» de otras facturas. Normalmente se mide en horas de trabajo.
• Horas trabajadas: este campo se utiliza para registrar el tiempo dedicado a trabajar en un proyecto. Se registra en horas, pero depende del acuerdo que tengas con tus clientes.
• Tarifa por hora: este campo registra la tarifa acordada con tu cliente por tus servicios como autónomo.
• Importe neto: este campo corresponde al importe facturado al cliente antes de impuestos. Se obtiene multiplicando las horas trabajadas por la tarifa horaria.
• IVA: en este campo se registra el impuesto sobre el valor añadido, que depende de su país. Intenta averiguar la tarifa aplicable en tu país.
• Importe total: es el importe real que se espera que pague su cliente. Se obtiene sumando el IVA al importe neto.

2. Dos consejos importantes sobre las plantillas de facturas por horas trabajadas

Antes de proceder a preparar una factura como autónomo, es posible que desee utilizar los siguientes consejos. Estos consejos son importantes, incluso si utiliza una factura por horas trabajadas como ejemplo o plantilla.

2.1. Elegir una tarifa por hora

Elegir la tarifa por hora para tus servicios como autónomo puede ser todo un reto. Aunque quieres seguir siendo competitivo en el sector, también quieres cobrar de forma honesta por tu trabajo. Además de las horas facturables, es posible que desee cobrar por el trabajo realizado durante las horas no facturables.

Por ejemplo, puede perfeccionar habilidades adicionales durante las horas no facturables para poder ofrecer servicios de calidad a sus clientes. Es una buena práctica tenerlo en cuenta en tu tarifa por hora.

2.2. Usar un rastreador de tiempo

Una tarea importante que preocupa a los consultores autónomos es el seguimiento de las horas facturables. Muchos autónomos emplean diferentes medios para hacerlo. Mientras que algunos de estos medios son manuales, otros están automatizados. Aunque se puede conseguir lo mismo independientemente del método que se utilice, hay que tener en cuenta que el método manual (anotar las horas trabajadas y registrarlas en MS Excel) no es el más adecuado.

Es posible que olvides anotar algunas horas facturables o incluso cometas errores al introducir datos en MS Excel o Google Sheets. Por lo tanto, nuestro consejo es que utilices un software de seguimiento del tiempo que registre automáticamente tu tiempo. Tenga en cuenta que este tipo de software puede incluso calcular la factura de sus clientes, siempre que usted le proporcione la tarifa. De este modo, resulta fácil preparar una factura utilizando un ejemplo de factura por horas trabajadas.

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3. Registre el tiempo antes de crear una factura por las horas trabajadas.

Lo primero que tienes que hacer es encontrar una herramienta fiable para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada proyecto. Esa es la mejor opción para convertir las tarifas por hora en la factura que debe enviar al cliente. Busca estas herramientas en Internet. En caso de que no encuentres las herramientas, siempre puedes anotar todo manualmente en un papel. Como alternativa, siempre puedes confiar en una hoja de cálculo de Excel para ayudarte a mantener registros precisos.

4. Calcule las horas facturables al preparar una plantilla de factura por las horas trabajadas.

También es importante saber cómo calcular las horas facturables. Esto requiere que comprendas el valor de tu tiempo. De lo contrario, es posible que acabes dejando algunas horas sin facturar, lo que afectaría negativamente a tus ingresos. Una hora facturable se refiere al tiempo que se reserva, dedica y emplea en el proyecto, y que posteriormente se factura a los clientes. Obviamente, la tarifa nunca puede ser diferente a la que aparece en el acuerdo que firmó con el cliente.

5. Separe las horas dedicadas a los proyectos de todo lo demás al preparar la factura por las horas trabajadas.

Puede resultarte difícil preparar la factura por las horas trabajadas, especialmente si es la primera vez que lo haces. Sin embargo, puedes tomar algunas medidas para que la tarea te resulte mucho más fácil y sencilla. En primer lugar, debes llevar un registro de las horas dedicadas al proyecto del cliente. Sepáralas del tiempo que dedicas a otras tareas. Por ejemplo, no factures a los clientes cada vez que les llames para pedirles una aclaración. Cobra solo por el tiempo que dedicas al trabajo real.

6. Elija cómo cobrar a los clientes utilizando la plantilla de factura por horas trabajadas.

También sería crucial que determinaras cómo pretendes cobrar al cliente. Una vez más, el contrato que ambos firmaron debe ser claro en este aspecto para evitar malentendidos, confusiones y frustraciones entre ustedes. Entre tus opciones se incluye cobrar por hora. La otra opción es cobrar por proyecto. Algunos proyectos se cobran mejor por horas. Cobra otros proyectos solo una vez que los hayas completado a satisfacción del cliente.

• Los proveedores de servicios prefieren cobrar tarifas por hora.
• Las tarifas por hora son las más rentables. También mejoran la transparencia.
• Cobrar por proyecto demuestra a los clientes que sabes lo que aportas.
• Las tarifas no son inamovibles. Cámbialos en función de los clientes que consigas, a medida que el negocio crezca.

7. Ten en cuenta el trabajo no facturable al preparar tu factura por las horas trabajadas.

Ahora que estás preparando una factura por las horas trabajadas, también sería prudente saber qué hacer con las horas no facturables. Antes de decidir qué hacer, sería conveniente comprender que su empresa necesita seguir prestando servicios similares o mejores a sus clientes, tanto hoy como en el futuro. Para que eso suceda, tendrías que ganar dinero. Por lo tanto, es posible que tenga que incluir una pequeña parte del trabajo no facturado en la factura.

8. Estudie diferentes plantillas de facturas por horas trabajadas.

Busca tantas plantillas de facturas por horas trabajadas como puedas. Estúdialos. Familiarícese con el contenido de este tipo de factura. Busca en Internet para ver si puedes encontrar plantillas gratuitas en caso de que no puedas permitirte las premium. ¿Recuerdas el punto relativo al seguimiento del tiempo? Facilita tu trabajo automatizando este proceso para evitar cometer errores asociados con el registro manual de las horas.

Aprende a preparar una factura por las horas trabajadas, ya que pueden sostener y hacer crecer tu negocio.

9. Cómo crear una plantilla de factura por horas trabajadas

Los autónomos son contratistas individuales que trabajan por horas y deben enviar a los clientes una factura por las horas trabajadas para cobrar. Si eres un experto que cobra por horas, cada minuto de tu tiempo es valioso y debe ser recompensado. La factura por tarifa horaria detalla las horas útiles dedicadas a una tarea concreta a cambio de una compensación económica. Debe haber acordado con el cliente una tarifa por hora justa por su servicio antes de enviar la factura por las horas trabajadas.

Deberías considerar llevar un registro de las horas trabajadas con una herramienta fiable para convertir el tiempo dedicado a un proyecto en tarifas. Un software independiente de seguimiento del tiempo y facturación te ayudaría a organizar tus proyectos hasta el último detalle, al tiempo que facturas fácilmente a tus clientes.

10. Requisitos de una factura por horas trabajadas

Cada minuto dedicado a una tarea por los autónomos que trabajan por horas debe contar. Por lo tanto, es fundamental aprender a formatear y enviar rápidamente las facturas a los clientes. Descargar una plantilla de factura por horas trabajadas es otra opción que le permitirá ahorrar tiempo y concentrarse en las actividades principales de su negocio. Sin embargo, debe estar familiarizado con una plantilla de factura adecuada para ayudarle a seleccionar una. Consulte las secciones pertinentes de la plantilla que debe utilizar.

10.1. Header

Aquí es donde introduces el nombre de tu empresa y la dirección de contacto. Incluya la fecha en que creó la factura y un número de factura único.

10.2. Datos del cliente

La factura debe incluir un campo para la dirección de contacto del cliente, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y el sitio web.

10.3. Detalles del servicio

Este campo es donde se describen los detalles de la oferta de servicios en su factura por horas trabajadas, a diferencia de los detalles del producto en las facturas de comercio electrónico.

10.4. Horas trabajadas

Las horas facturables se registran en este campo.

10.5. Tarifa por hora & importe neto

Aquí es donde se incluye la tarifa por hora y se suman los honorarios antes de impuestos.

10.6. IVA

En este campo se registra el tipo impositivo del impuesto sobre el valor añadido, y el importe es específico de cada país.

11. Consejos para crear una factura por horas trabajadas

Uno de los muchos retos a los que se enfrentan los autónomos es cuánto cobrar por una hora de trabajo. Desde el inicio de un proyecto, debes decidir una cantidad justa que cobrar por tu trabajo, sin dejar de ser competitivo para atraer a más clientes.

11.1. Utilice un registro de tiempo antes de preparar la factura por las horas trabajadas.

Lo primero que debe pensarse antes de trabajar en un proyecto es cómo llevar un control eficaz de las horas trabajadas. Aunque MS Excel y otros métodos manuales pueden ser útiles, el uso de una aplicación inteligente eliminaría la posibilidad de cometer errores, especialmente cuando se trabaja durante muchas horas. Existen programas de seguimiento del tiempo y software de facturación en línea que te ayudan a organizar tu trabajo y convertir tu esfuerzo en una tarifa por hora en una factura por las horas trabajadas. Algunas de estas aplicaciones suelen tener plantillas integradas para automatizar el cálculo de horas y impuestos, lo que te deja más tiempo para concentrarte en tu trabajo.

11.2. Calcular las horas facturables al redactar la factura por las horas trabajadas.

También es fundamental que comprendas cómo cobrar a tu cliente en lo que respecta a las horas facturables. Una hora facturable es el tiempo que dedicas a un proyecto por el que cobras a un cliente. Las horas facturables y las tarifas cobradas se basan en un acuerdo contractual entre usted y su cliente. Los profesionales como abogados y contables suelen firmar contratos que definen los métodos de facturación con los clientes al inicio de un proyecto. En tales casos, una hora facturable puede no ser una hora real en sí misma, sino la suma de las horas registradas redondeadas al incremento de tiempo acordado más cercano.

11.3. Ten en cuenta las horas no facturables en tu factura por las horas trabajadas.

Algunos autónomos aprovechan las horas no facturables para invertir y aprender nuevas habilidades, con el fin de poder ofrecer servicios de primera calidad a sus clientes. Tu tarifa y, por consiguiente, la factura por las horas trabajadas deben reflejar esas horas para mantener tu negocio. Sin embargo, esa es una decisión comercial que usted debe tomar, y que depende de su objetivo y su estrategia de precios.