Modèle de facture pour heures travaillées

Une facture est un document essentiel dont les freelances et les agences ont besoin pour gérer correctement leur activité. En plus d'être organisé et de vous assurer que vos clients vous paient dans les délais, les autorités peuvent exiger que vous prépariez et conserviez les registres de vos factures à des fins de reporting financier.

Les factures servent à détailler et à enregistrer une transaction entre un acheteur (client) et un vendeur (consultant indépendant). Une facture type pour les heures travaillées contient un récapitulatif des services rendus et le montant facturé pour ces services.

Normalement, vos clients s'attendent à recevoir une facture de votre part lorsque vous terminez un projet. Cependant, vous aurez souvent affaire à des clients avec lesquels vous signerez un autre type de contrat. Le contrat peut stipuler que vous n'envoyez une facture que pour les heures travaillées. Cela présente des avantages. Cela comporte également quelques risques. Il est important que vous vous familiarisiez avec ce type d'arrangement afin d'en tirer le meilleur parti.

1. Que doit contenir une facture pour les heures travaillées ?

Il existe différents modèles et formats de factures pour les freelances disponibles en ligne parmi lesquels vous pouvez choisir. Cependant, certaines peuvent contenir moins d'informations critiques que d'autres. Ainsi, pour choisir une facture appropriée pour les heures travaillées, vous devez savoir ce qu'une bonne facture doit contenir.

Vous trouverez ci-dessous quelques éléments que nous avons compilés pour vous à partir de nos conclusions.

• Service fourni – Le champ « Service fourni » est important, car il vous permet d'organiser vos factures de manière à ce que le client puisse facilement les comprendre. Il remplace le champ « produit » dans d'autres types de factures, comme les factures e-commerce. On l'appelle aussi nom de projet ou nom de tâche.
• Unité de mesure – Le champ « Unité de mesure » remplace le champ « Quantité » dans les autres factures. Il s'agit généralement d'heures de travail.
• Heures travaillées – Ce champ sert à enregistrer le temps consacré à un projet. Il est enregistré en heures, mais cela dépend de votre accord avec vos clients.
• Taux horaire – Ce champ enregistre le taux convenu avec votre client pour vos services en tant que freelance.
• Montant net – Ce champ correspond au montant facturé au client avant taxes. Il est calculé en multipliant le nombre d'heures travaillées par le taux horaire.
• TVA – Ce champ vous permet d'enregistrer la taxe sur la valeur ajoutée, qui varie selon votre pays. Essayez de vous renseigner sur le taux applicable dans votre pays.
• Montant total – Il s'agit du montant réel que votre client doit payer. Il est calculé en ajoutant la TVA au montant net.

2. Deux conseils importants concernant les modèles de facture pour les heures travaillées

Avant de vous lancer dans la préparation d'une facture en tant que travailleur indépendant, vous pouvez suivre les conseils ci-dessous. Ces conseils sont importants, même si vous utilisez un exemple ou un modèle de facture pour les heures travaillées.

2.1. Choisir un tarif horaire

Choisir le tarif horaire de vos services en tant que freelance peut s'avérer très difficile. Tout en souhaitant rester compétitif dans votre secteur, vous souhaitez également facturer honnêtement vos prestations. Outre vos heures facturables, vous pouvez facturer vos efforts pendant les heures non facturables.

Par exemple, vous pouvez perfectionner vos compétences pendant vos heures non facturables afin de pouvoir fournir des services de qualité à vos clients. Il est recommandé d'en tenir compte dans votre tarif horaire.

2.2. Utilisation d'un outil de suivi du temps

Une tâche importante qui préoccupe les consultants indépendants est le suivi des heures facturables. De nombreux freelancers ont recours à différents moyens pour y parvenir. Si certains de ces moyens sont manuels, d'autres sont automatisés. Même si vous pouvez obtenir le même résultat quelle que soit la méthode utilisée, vous devez comprendre que la méthode manuelle (noter les heures travaillées et les enregistrer dans MS Excel) n'est pas la meilleure.

Vous pouvez oublier de noter certaines heures facturables ou même faire des erreurs lors de la saisie de données dans MS Excel ou Google Sheets. Nous vous conseillons donc d'utiliser un logiciel de suivi du temps qui enregistrera automatiquement votre temps de travail. Notez que ce type de logiciel peut même calculer la facture de vos clients, à condition que vous lui fournissiez le tarif. Il devient ainsi facile de préparer une facture en utilisant un exemple de facture pour les heures travaillées.

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3. Suivez le temps avant de créer une facture pour les heures travaillées.

La première chose à faire est de trouver un outil fiable pour suivre le temps passé sur chaque projet. C'est la meilleure solution pour convertir les tarifs horaires en facture que vous devez envoyer au client. Trouvez ces outils sur Internet. Si vous ne trouvez pas les outils nécessaires, vous pouvez toujours tout noter manuellement sur une feuille de papier. Vous pouvez également toujours compter sur un tableur Excel pour vous aider à conserver des registres précis.

4. Calculez les heures facturables lorsque vous préparez un modèle de facture pour les heures travaillées.

Il est également important de savoir comment calculer les heures facturables. Cela nécessite que vous compreniez la valeur de votre temps. Sinon, vous risquez de ne pas facturer certaines heures, ce qui aurait alors un impact négatif sur vos revenus. Une heure facturable désigne le temps que vous consacrez au projet et que vous comptez facturer à vos clients. Il est évident que le taux ne peut jamais être différent de celui qui figure dans le contrat que vous avez signé avec le client.

5. Séparez les heures consacrées aux projets de toutes les autres tâches lorsque vous préparez la facture pour les heures travaillées.

Il peut être difficile pour vous de préparer la facture pour les heures travaillées, surtout si c'est la première fois. Cependant, vous pouvez prendre quelques mesures pour vous faciliter considérablement la tâche et la simplifier. Tout d'abord, vous devez suivre les heures consacrées au projet du client. Séparez-les du temps que vous consacrez à d'autres tâches. Par exemple, ne facturez pas les clients chaque fois que vous les appelez pour leur demander des précisions. Ne facturez que le temps que vous consacrez au travail effectif.

6. Choisissez comment facturer vos clients à l'aide du modèle de facture pour les heures travaillées.

Il serait également crucial pour vous de déterminer comment vous comptez facturer le client. Une fois encore, le contrat que vous avez signé tous les deux devrait être clair sur ce point afin d'éviter tout malentendu, confusion et frustration entre vous. Vous pouvez notamment facturer à l'heure. L'autre option consiste à facturer par projet. Certains projets sont mieux facturés à l'heure. Ne facturez les autres projets qu'une fois que vous les avez menés à bien à la satisfaction du client.

• Les prestataires de services préfèrent facturer des tarifs horaires.
• Les tarifs horaires sont les plus rentables. Ils améliorent également la transparence.
• La facturation au projet montre aux clients que vous savez ce que vous apportez.
• Les tarifs ne sont pas fixes. Modifiez-les en fonction des clients que vous obtenez, à mesure que l'entreprise se développe.

7. Tenez compte des tâches non facturables lorsque vous préparez votre facture pour les heures travaillées.

Maintenant que vous préparez une facture pour les heures travaillées, il serait également prudent de savoir quoi faire avec les heures non facturables. Avant de prendre une décision, il serait bon de comprendre que votre entreprise doit continuer à fournir des services similaires ou meilleurs à ses clients, aujourd'hui et à l'avenir. Pour cela, il faudrait que vous gagniez de l'argent. Par conséquent, vous devrez peut-être inclure une petite partie du travail non facturé dans la facture.

8. Étudiez différents modèles de factures pour les heures travaillées.

Trouvez autant de modèles de factures pour les heures travaillées que possible. Étudiez-les. Familiarisez-vous avec le contenu de ce type de facture. Faites une recherche sur Internet pour voir si vous pouvez trouver des modèles gratuits au cas où vous ne pourriez pas vous permettre d'acheter les modèles premium. Vous souvenez-vous du point concernant le suivi du temps ? Facilitez votre travail en automatisant ce processus afin d'éviter les erreurs liées à l'enregistrement manuel des heures.

Apprenez à établir une facture pour les heures travaillées, car elles peuvent soutenir et développer votre entreprise.

9. Comment créer un modèle de facture pour les heures travaillées

Les freelancers sont des entrepreneurs individuels qui travaillent à l'heure et doivent envoyer à leurs clients une facture pour les heures travaillées afin d'être payés. Si vous êtes un expert qui facture à l'heure, chaque minute de votre temps est précieuse et doit être rémunérée. La facture au taux horaire détaille les heures utiles consacrées à une tâche particulière en échange d'une compensation financière. Vous devez avoir convenu avec un client d'un tarif horaire équitable pour votre service avant d'envoyer votre facture pour les heures travaillées.

Vous devriez envisager de suivre les heures travaillées à l'aide d'un outil fiable afin de convertir le temps consacré à un projet en tarifs. Un logiciel indépendant de suivi du temps et de facturation vous aiderait à organiser vos projets dans les moindres détails tout en facturant facilement vos clients.

10. Exigences relatives à une facture pour les heures travaillées

Chaque minute passée sur une tâche par les freelancers qui travaillent à l'heure doit être comptabilisée. Il est donc essentiel d'apprendre à mettre en forme et à envoyer rapidement les factures aux clients. Le téléchargement d'un modèle de facture pour les heures travaillées est une autre option qui vous permet de gagner du temps afin de vous concentrer sur vos activités commerciales principales. Cependant, vous devez vous familiariser avec un modèle de facture approprié pour vous aider à en choisir un. Consultez les sections pertinentes du modèle que vous devez utiliser.

10.1. Header

C'est ici que vous indiquez le nom de votre entreprise et votre adresse de contact. Indiquez la date à laquelle vous avez créé la facture et un numéro de facture unique.

10.2. Coordonnées du client

La facture doit comporter un champ pour l'adresse de contact du client, son adresse e-mail, son numéro de téléphone et son site web.

10.3. Détails du service

Ce champ vous permet de décrire les détails de la prestation de services dans votre facture pour les heures travaillées, par opposition aux détails des produits pour les factures de commerce électronique.

10.4. Heures travaillées

Les heures facturables sont enregistrées dans ce champ.

10.5. Taux horaire & montant net

C'est ici que vous indiquez le tarif horaire et que vous calculez le montant total des frais hors taxes.

10.6. TVA

Vous enregistrez le taux de taxe sur la valeur ajoutée dans ce champ, et le montant est spécifique à chaque pays.

11. Conseils pour créer une facture pour les heures travaillées

L'un des nombreux défis auxquels sont confrontés les freelances est de déterminer combien facturer pour une heure de travail. Dès le début d'un projet, vous devez déterminer un montant raisonnable à facturer pour votre travail tout en restant compétitif afin d'attirer davantage de clients.

11.1. Utilisez un outil de suivi du temps avant de préparer la facture pour les heures travaillées.

La première chose qui vient à l'esprit avant de travailler sur un projet devrait être de savoir comment suivre efficacement les heures travaillées. Bien que MS Excel et d'autres méthodes manuelles puissent être utiles, l'utilisation d'une application intelligente éliminerait les risques d'erreurs, en particulier lorsque vous travaillez pendant de longues heures. Il existe des outils de suivi du temps et des logiciels de facturation en ligne qui vous aident à organiser votre travail et à convertir votre effort en taux horaire afin de générer une facture pour les heures travaillées. Certaines de ces applications disposent généralement de modèles intégrés pour automatiser le calcul des heures et des taxes, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur votre travail.

11.2. Calculez les heures facturables lors de la rédaction de la facture pour les heures travaillées.

Il est également essentiel que vous compreniez comment facturer votre client en matière d'heures facturables. Une heure facturable correspond au temps que vous avez consacré à un projet et que vous facturez à un client. Le nombre d'heures facturables et le tarif appliqué sont basés sur un accord contractuel entre vous et votre client. Les professionnels tels que les avocats et les comptables signent souvent des contrats qui définissent les méthodes de facturation avec les clients au début d'un projet. Dans ce cas, une heure facturable peut ne pas correspondre à une heure réelle, mais à la somme des heures enregistrées, arrondie à l'unité de temps convenue la plus proche.

11.3. Tenez compte des heures non facturables dans votre facture pour les heures travaillées.

Certains freelancers utilisent leurs heures non facturables pour investir et acquérir de nouvelles compétences afin de pouvoir offrir des services haut de gamme à leurs clients. Votre tarif et, par conséquent, votre facture pour les heures travaillées doivent refléter ces heures afin de soutenir votre activité. Cependant, il s'agit d'une décision commerciale qui vous appartient et qui dépend de votre objectif et de votre stratégie tarifaire.