Modèle de facture pour relations publiques

Les factures font partie intégrante de toute activité commerciale, qu'elle soit indépendante ou non. Une agence de relations publiques n'est pas différente. Que vous aimiez ou non jongler avec les chiffres, vous aurez besoin d'un système pour gérer la facturation de vos clients et surveiller votre trésorerie. Il est possible de trouver une solution simple pour préparer votre facture pour votre client.

Si vous débutez dans le domaine du travail indépendant, vous vous demandez probablement pourquoi vous devez utiliser un modèle de facture de relations publiques en tant que freelance. Eh bien, au cas où vous ne le sauriez pas, la plupart des freelancers sont en désaccord avec leurs clients au moment du paiement. Eh bien, votre client sait qu'il doit vous payer à temps, mais même dans ce cas, il a besoin que vous lui mettiez la pression et que vous lui rappeliez probablement pendant cette période. Après avoir travaillé si dur en tant que freelance dans le domaine des relations publiques, vous aimeriez recevoir votre paiement sans délai. Vous ne pouvez pas y parvenir en leur envoyant des rappels à chaque fois. Cela pourrait ruiner votre relation. La meilleure façon d'y parvenir est de disposer d'une facture détaillée pour les relations publiques.

De cette manière, votre client aura une idée du montant qu'il devra vous payer et à quel moment. En général, un modèle de facture de relations publiques contient toutes les informations de paiement relatives aux tâches que vous avez effectuées. Eh bien, un client peut conserver une copie de ce document, mais ce n'est pas une mauvaise idée de le lui rappeler. Parfois, ils souhaitent comparer leurs informations de paiement avec celles figurant sur votre facture avant de valider le paiement. Veillez donc à inclure tous les détails dans votre facture de relations publiques. Vous pouvez toujours vérifier ce que font les autres freelancers pour être sûr de ne pas vous tromper.

Une facture de relations publiques ou RP variera en fonction des différents types de travail effectués. Les postes proposés comprennent la gestion d'événements, le conseil, les communiqués de presse et des activités spécialisées. Le type de facturation varie également en fonction du type de services ; vous pouvez opter pour des coûts directs ou choisir une facturation à l'heure.

Par conséquent, lorsque vous rédigez votre facture de relations publiques, vous devez tenir compte de tous ces facteurs. Si un bon modèle de facture de relations publiques doit vous garantir le paiement de votre client, il est toujours conseillé d'avoir la bonne facture. De cette manière, votre client peut interpréter les informations figurant sur la facture. N'oubliez pas que votre client n'a pas le temps de chercher les informations sur votre facture.

En tant que freelance, il est de votre responsabilité de rendre votre facture de relations publiques facile à comprendre pour le client. C'est pourquoi vous devez obtenir la facture de relations publiques appropriée en fonction du type de services que vous offrirez. Alors, comment s'y prendre ? Eh bien, prenez simplement le temps de passer en revue les services que vous offrez et ce qui est exigé de vous.

Alors, quelles sont les options de facturation qui s'offrent à vous avant de créer votre première facture de relations publiques ?

1. Facturation à l'heure avec votre modèle de facture de relations publiques

Si vous optez pour une facturation à l'heure, vous leur facturerez le nombre d'heures passées à leur service. Il est donc important de noter que différents types de travail donnent lieu à des taux différents, indépendamment du nombre d'heures travaillées. En effet, certaines tâches de relations publiques exigent des compétences plus spécialisées que d'autres (par exemple, le conseil sera plus rémunérateur que la rédaction de communiqués de presse). Ainsi, votre facture de relations publiques doit refléter la tâche effectuée, les frais horaires et le nombre d'heures consacrées au client.

N'oubliez pas, chers clients, qu'ils n'apprécient pas que vous leur facturiez des frais dont ils n'ont pas connaissance. Cela signifie que vous devez être précis en ce qui concerne votre mode de facturation. Si vous facturez à l'heure, cela doit être clairement indiqué sur la facture de relations publiques. De cette manière, votre client sait ce qu'il devra payer à la fin du projet. Même dans ce cas, vous devez toujours en discuter avec votre client.

En général, vous devez vous mettre d'accord à ce sujet avant de commencer à travailler. Dans la plupart des cas, la facturation à l'heure est beaucoup plus coûteuse que les prix fixes. À ce titre, vous devez vous mettre d'accord sur ce point avant de commencer à travailler pour votre client.

2. Facturation du projet dans l'exemple de facture de relations publiques

Si vous ne préférez pas la facturation horaire, vous avez la possibilité de facturer par projet individuel. Vous devez donc connaître le coût estimatif du projet, afin que votre client sache à quoi s'attendre avant de recevoir la facture de relations publiques de votre cabinet. La facturation par projet s'applique mieux à des activités bien définies telles que la rédaction d'un communiqué de presse, la gestion d'une conférence de presse ou l'organisation de réunions d'entreprise. La facture de relations publiques doit donc inclure les coûts directs tels que le coût de location d'un lieu, les travaux d'impression nécessaires et les frais de service (vous pouvez choisir d'inclure les heures consacrées à ce projet particulier).

Alors que vous travaillez dur pour augmenter vos revenus en tant que freelance dans le domaine des relations publiques, veillez à inclure tous les frais. Évitez les coûts cachés, car cela ruinerait votre relation avec le client. La plupart des clients souhaitent connaître le coût total du projet afin de pouvoir planifier en conséquence. Si vous proposez des services supplémentaires, veillez à les inclure tous dans le modèle de facture de relations publiques.

De cette manière, le client aura une idée du montant qu'il devra payer pour les services proposés. Évitez les frais auxquels le client ne s'attendait pas afin d'avoir une relation harmonieuse.

3. Facturation cyclique avec le modèle de facture de relations publiques

Il est possible de négocier des honoraires mensuels, trimestriels ou annuels pour les contrats à long terme. Par conséquent, vous devez estimer le temps que vous êtes susceptible de consacrer à votre client et convenir d'un montant acceptable. Cette approche nécessite une diligence raisonnable, car vous devez vous assurer que le client en a pour son argent lorsqu'il paie ses honoraires. Étant donné que vous devez tout de même tirer un profit de cette entreprise, précisez l'étendue des travaux que couvrira l'acompte. La facture de relations publiques sera donc cyclique et ses montants ne varieront pas considérablement d'une période à l'autre. Ne concluez pas de contrats de services juridiques où l'on attend de vous que vous consacriez un temps illimité à vos clients, car ce n'est pas une option financièrement viable, même si vous souhaitez vraiment obtenir ce contrat.

La facturation cyclique comporte certains risques. Avant de conclure un accord avec votre client, vous devez donc évaluer les différentes options qui s'offrent à vous. Cela peut également être délicat pour le client, car vous risquez de ne pas répondre à ses attentes. Donc, si vous choisissez ce mode de facturation, veillez à fournir les services attendus et à faire preuve d'un engagement maximal. Si vous n'êtes pas en mesure de livrer comme prévu, il vaut mieux opter pour un autre système de facturation.

En général, la meilleure façon de procéder consiste à répartir les tâches données en fonction des délais impartis. Autrement dit, qu'aurez-vous accompli à la fin du cycle donné ? De cette manière, votre client obtient ce pour quoi il paie. Et de votre côté, vous recevrez le paiement que vous méritez.

4. Frais de gestion professionnelle dans l'exemple de facture de relations publiques

Une autre option viable consiste à facturer des frais de gestion pour l'achat de services pour le compte du client. Ces services comprennent l'organisation de conférences de presse ou la diffusion de communiqués de presse. La gestion des services de relations publiques peut entraîner des coûts tels que la recherche de fournisseurs, la supervision du travail et le règlement des factures de relations publiques. Ces tâches prennent beaucoup de temps, et vous devez donc savoir combien vaut votre temps dans ce cas. Ce mode de facturation vous obligera à prendre en charge les coûts de ces services. Par conséquent, lorsque vous fixez les frais de gestion, veillez à inclure le coût d'acquisition des services en plus des frais de service.

Si vous ne vous occupez pas de cela à l'avance, vous risquez de subir des pertes si vous devez payer à la place de votre client. Assurez-vous de discuter de ces coûts avec votre client avant de les inclure dans la facture de relations publiques. Dans la plupart des cas, ils en sont conscients, mais il suffit de leur indiquer combien cela va leur coûter afin qu'ils puissent proposer des options moins coûteuses. Gardez à l'esprit qu'ils essaient également de minimiser les coûts et qu'ils pourraient donc ne pas être satisfaits si vous optez pour des options coûteuses.

5. Évaluez la valeur du projet à l'aide du modèle de facture de relations publiques.

Ce type de facturation dépend uniquement de la valeur que votre client est susceptible de tirer de vos services de relations publiques. Certaines tâches, telles que la rédaction de communiqués de presse sur les produits, peuvent nécessiter beaucoup de temps et de recherches afin d'améliorer leur réputation. Cependant, lorsqu'ils constateront des ventes remarquables pour ce produit, ils auront alors obtenu un bon retour sur investissement. Ainsi, de nombreux facteurs doivent être pris en compte avant de déterminer la valeur, tels que les objectifs de vente, la durée de la campagne et les retours attendus pour le client.

To conclude

Selon le type de services de relations publiques fournis, les factures de relations publiques varieront d'un client à l'autre. Ainsi, les directives ci-dessus devraient vous permettre d'avoir une idée de la manière de procéder pour la facturation de vos clients.