Zwischenrechnungsvorlage

Als Freiberufler ist die Rechnungsstellung eine der wichtigsten Verwaltungsaufgaben, die Sie erledigen müssen.

So wissen Kunden, dass die Arbeit erledigt ist; so wissen Kunden, welche Arbeit Sie erledigt haben; es ist Teil Ihres gesamten Buchhaltungssystems, das die von Ihnen geleistete Arbeit und die erhaltenen Zahlungen erfasst; und vor allem ist es die Grundlage dafür, dass Sie bezahlt werden.

Als Freiberufler übernehmen Sie wahrscheinlich verschiedene Arten von Aufträgen. Für einen kleinen, einmaligen Auftrag reicht eine reguläre Rechnung nach Abschluss der Arbeiten aus. Bei größeren Projekten, für die Sie mehrere Monate Ihrer Zeit aufwenden, möchten Sie jedoch nicht bis zum Ende des Projekts warten, um bezahlt zu werden.

Hier kommt eine Zwischenrechnung ins Spiel.

Mit einer Zwischenrechnung teilen Sie die Zahlung für ein Projekt in mehrere Zahlungen auf. Und wenn Sie regelmäßig umfangreiche Arbeiten ausführen, würden Sie mit einer Vorlage für Zwischenrechnungen Zeit sparen.

Unabhängig davon, ob Sie einen professionellen Freelancer-Service in Anspruch nehmen oder Ihre gesamte Verwaltungsarbeit selbst erledigen, lassen Sie uns die vier Dinge betrachten, die Sie über eine Vorlage für Zwischenrechnungen wissen müssen.

1. Was genau ist eine Vorlage für eine Zwischenrechnung?

Eine Vorausrechnungsvorlage ist ein Dokument, das Sie jederzeit verwenden können, wenn Sie ein großes Projekt übernehmen, das sich über mehrere Monate oder Zahlungsperioden erstreckt. Wenn Sie eine Vorlage bereit haben, können Sie das Dokument einfach öffnen und ein paar Änderungen vornehmen, bevor Sie es an Ihren Kunden senden.

Die Zwischenrechnung ist ein System, bei dem ein großes Projekt in mehrere Zahlungen aufgeteilt wird, die in der Regel der Fertigstellung bestimmter Teile eines Projekts, Meilensteinen in der Arbeit oder einem vereinbarten Zahlungsplan entsprechen. Sie werden manchmal auch als Fortschrittsrechnung bezeichnet.

Eine Zwischenrechnung ist nicht dasselbe wie eine wiederkehrende Rechnung, die für den Fall vorgesehen ist, dass Sie regelmäßig die gleiche Art von Arbeit ausführen, beispielsweise wenn Sie einen Vertrag über eine kontinuierliche Zusammenarbeit abschließen.

2. Was sollte in einer Vorlage für eine Zwischenrechnung enthalten sein?

Obwohl sich eine Zwischenrechnung geringfügig von anderen Rechnungsarten unterscheidet, gibt es einige Informationen, die in allen Rechnungen enthalten sind und die Sie in Ihre Vorlage für Zwischenrechnungen aufnehmen können.

Beispielsweise benötigen Sie Ihre Geschäfts- und Kontaktdaten, gegebenenfalls ein Logo und eine Website sowie Angaben dazu, wie Sie Zahlungen akzeptieren.

Sie benötigen außerdem ein Feld, in das Sie die Geschäftsinformationen des Kunden, die Kontaktdaten und den Namen der Person, an die die Rechnungen zu richten sind, eingeben können.

Sie benötigen außerdem ein Feld für die Rechnungsnummer sowie zwei Datumsangaben, die Sie bei jeder Rechnungserstellung aktualisieren müssen: das Ausstellungsdatum der Rechnung und das Fälligkeitsdatum der Zahlung. Und dann gibt es noch die Felder für die geleistete Arbeit, den Betrag für jede Dienstleistung, etwaige Zusatzkosten wie Spesen und Steuern sowie den Gesamtbetrag.

Die Zahlungsbedingungen sollten ebenfalls klar in Ihrer vorläufigen Rechnungsvorlage aufgeführt sein. Diese sollten für jeden Kunden und jeden Arbeitsaufwand gleich sein.

3. Welche Informationen sind für eine vorläufige Rechnungsvorlage spezifisch?

Da Zwischenrechnungen große Projekte abdecken, muss Ihre Vorlage wahrscheinlich jedes Mal aktualisiert werden, wenn Sie eine Rechnung benötigen. Wenn Sie jedoch regelmäßig Projektarbeit leisten, können Sie für jeden Kunden eine Vorlage für Zwischenrechnungen erstellen, sodass die Kundeninformationen Teil der Vorlage sind und nicht bei jeder Rechnungserstellung aktualisiert werden müssen.

Jede Zwischenrechnung basiert in der Regel auf dem Angebot oder dem Vertragsdokument, in dem bestimmte Meilensteine und Zahlungspläne für das Projekt festgelegt sind. Die Zeitpläne leiten sich in der Regel aus dem Projektkostenvoranschlag ab, den Sie mit dem Kunden vereinbart haben, und umfassen meist monatliche oder vierteljährliche Zahlungen.

Dann öffnen Sie einfach Ihre Vorlage für die Zwischenrechnung, aktualisieren die erforderlichen Angaben wie Datum und Rechnungsnummer und tragen die geleistete Arbeit und die fälligen Gebühren ein.

Die tatsächlich fällige Zahlung kann sich nach dem Umfang der tatsächlich geleisteten Arbeit richten. Oder vielleicht haben Sie mit dem Kunden vereinbart, dass Sie zu bestimmten Zeitpunkten während des Projekts denselben Geldbetrag erhalten, sodass Ihre Vorlage für Zwischenrechnungen dieselben Zahlungsinformationen enthalten kann, was den Rechnungsstellungsprozess noch schneller macht.

4. Warum ist es vorteilhaft, eine Vorlage für Zwischenrechnungen zu haben?

Wenn Sie regelmäßig größere Projekte für Kunden durchführen, beschleunigt eine Vorlage für Zwischenrechnungen eine Ihrer wichtigsten Verwaltungsaufgaben. Sie können einfach die Vorlage öffnen, einige Bereiche aktualisieren und die Rechnung an den Kunden senden.

Bei großen Projekten hilft Ihnen ein System für Zwischenrechnungen dabei, einen stabilen Cashflow aufrechtzuerhalten.

Sie müssen nicht auf den Abschluss eines großen Projekts warten, um bezahlt zu werden, insbesondere wenn es sich um ein Projekt handelt, das viel Zeit in Anspruch nimmt und Sie daran hindert, für andere Kunden zu arbeiten.

Ein System zur Zwischenabrechnung kann auch für Kunden von Vorteil sein, da es ihnen mehr Flexibilität bei der Übernahme großer Projekte bietet. Wenn Ihr Kunde beispielsweise ein kleines Unternehmen ist, muss er für ein großes Projekt nicht im Voraus bezahlen. Die Arbeit kann in überschaubare Teilbereiche unterteilt werden, einschließlich der Bezahlung für diese Arbeit.

Zwischenrechnungen tragen auch dazu bei, dass Sie tatsächlich bezahlt werden. Wenn Sie einem Kunden regelmäßig Rechnungen stellen, werden Sie schnell feststellen, ob es Zahlungsprobleme gibt. Sie möchten sicher nicht ein großes Projekt abschließen, nur um dann festzustellen, dass der Kunde mit der Bezahlung der Leistungen in Verzug ist.

Wenn der Kunde mit Zwischenrechnungen in Verzug ist, können Sie das Problem angehen, bevor Sie zu viel Zeit mit einem Kunden verbracht haben. Da der Kunde Sie regelmäßig bezahlt, können Sie sicher sein, dass Sie den vollen Betrag erhalten. Auf der anderen Seite können Sie, wenn Sie den Kunden wegen Nichtzahlung kontaktiert haben und das Problem weiterhin besteht, beschließen, das Projekt abzubrechen, bevor Sie die gesamte Zeit und Mühe investiert haben.

Kunden können sich außerdem darauf verlassen, dass die Arbeit erledigt wird, da Sie regelmäßig Arbeitsergebnisse einreichen, bevor Sie bezahlt werden. So ist die Zwischenabrechnung eine Win-Win-Situation für Sie und Ihre Kunden.