Modèle de facture provisoire

En tant que freelance, la facturation est l'une des tâches administratives les plus importantes que vous devez gérer.

C'est ainsi que les clients savent que le travail est terminé ; c'est ainsi que les clients savent quel travail vous avez accompli ; cela fait partie de votre système comptable global qui permet de suivre le travail que vous avez effectué et les paiements reçus ; et surtout, c'est ainsi que vous êtes payé.

En tant que freelance, vous acceptez probablement différents types de missions. Pour un petit travail ponctuel, une facture classique à la fin des travaux suffira. Mais pour les projets plus importants, qui vous occuperont pendant des mois, vous ne voudrez pas attendre la fin du projet pour être payé.

C'est là qu'une facture intermédiaire prend toute sa valeur.

Une facture intermédiaire permet de fractionner le paiement d'un projet en plusieurs versements. Et si vous effectuez régulièrement des travaux importants, un modèle de facture intermédiaire vous permettra de gagner du temps.

Que vous fassiez appel à un service professionnel indépendant ou que vous gériez vous-même toutes vos tâches administratives, découvrons ensemble les 4 choses à savoir sur un modèle de facture provisoire.

1. Qu'est-ce qu'un modèle de facture provisoire exactement ?

Un modèle de facture intermédiaire est un document que vous pouvez utiliser chaque fois que vous acceptez un projet important couvrant plusieurs mois ou périodes de paie. En préparant un modèle à l'avance, vous pouvez simplement ouvrir le document et y apporter quelques modifications avant de l'envoyer à votre client.

La facture intermédiaire est un système qui consiste à fractionner un projet de grande envergure en plusieurs paiements, qui correspondent généralement à l'achèvement de certaines parties spécifiques du projet, à des étapes importantes du travail ou à un calendrier de paiement convenu. On les appelle parfois factures d'avancement.

Une facture provisoire n'est pas la même chose qu'une facture récurrente, qui est destinée à être utilisée lorsque vous effectuez régulièrement le même type de travail, comme cela serait le cas si vous concluez un accord pour travailler sur une base forfaitaire.

2. Que doit contenir un modèle de facture intermédiaire ?

Bien qu'une facture intermédiaire soit légèrement différente des autres types de factures, certaines informations sont communes à toutes les factures et peuvent être incluses dans votre modèle de facture intermédiaire.

Par exemple, vous devrez fournir les coordonnées de votre entreprise, un logo et un site web le cas échéant, ainsi que les modes de paiement acceptés.

Vous aurez également besoin d'un emplacement où vous insérerez les informations commerciales du client, ses coordonnées et le nom de la personne à qui les factures doivent être adressées.

Vous aurez également besoin d'un emplacement pour le numéro de facture, ainsi que de deux dates que vous mettrez à jour chaque fois que vous créerez une facture : la date d'émission de la facture et la date d'échéance du paiement. Et puis, il y a les cases réservées au travail effectué, au montant dû pour chaque service, aux frais supplémentaires tels que les dépenses et les taxes, et au montant total dû.

Les conditions de paiement doivent également être clairement indiquées sur votre modèle de facture intermédiaire. Ces conditions doivent être les mêmes pour tous les clients et pour tous les travaux que vous effectuez.

3. Quelles informations sont spécifiques à un modèle de facture intermédiaire ?

Étant donné que les factures intermédiaires couvrent des projets de grande envergure, votre modèle devra probablement être mis à jour chaque fois que vous aurez besoin d'une facture. Cependant, si vous travaillez régulièrement sur des projets, vous pouvez créer un modèle de facture intermédiaire pour chaque client, afin que les informations client soient intégrées au modèle et n'aient pas à être mises à jour à chaque fois que vous créez une facture.

Chaque facture intermédiaire est généralement basée sur la proposition ou le contrat qui décrit les étapes clés et les échéanciers de paiement spécifiques au projet. Les calendriers sont généralement établis à partir du devis du projet que vous et le client avez convenu, et comprennent le plus souvent des paiements mensuels ou trimestriels.

Il vous suffit ensuite d'ouvrir votre modèle de facture intermédiaire, de mettre à jour les informations nécessaires telles que la date et le numéro de facture, puis d'insérer les travaux réalisés et les frais correspondants dus.

Le paiement effectif dû peut être basé sur le travail spécifique accompli. Ou peut-être avez-vous convenu avec le client que vous recevrez le même montant à certains moments du projet, ce qui signifie que votre modèle de facture intermédiaire peut comporter les mêmes informations de paiement, ce qui accélère encore davantage le processus de facturation.

4. Pourquoi est-il avantageux d'avoir un modèle de facture provisoire ?

Si vous réalisez régulièrement des projets d'envergure pour vos clients, disposer d'un modèle de facture intermédiaire vous permettra d'accélérer l'une de vos tâches administratives les plus importantes. Il vous suffira d'ouvrir le modèle, de mettre à jour quelques éléments et d'envoyer la facture au client.

Pour les projets de grande envergure, un système de facturation intermédiaire vous aide à maintenir un flux de trésorerie stable.

Vous n'aurez pas à attendre la fin d'un projet important pour être payé, en particulier s'il s'agit d'un projet qui vous prend beaucoup de temps et vous empêche de travailler pour d'autres clients.

Disposer d'un système de facturation intermédiaire peut également être avantageux pour les clients, car cela leur offre davantage de flexibilité pour accepter des projets de grande envergure. Si votre client est une petite entreprise, par exemple, il n'aura pas à payer d'avance pour un projet de grande envergure. Le travail peut être divisé en plusieurs parties plus faciles à gérer, y compris le paiement de ce travail.

Les factures intermédiaires vous aident également à vous assurer que vous serez effectivement payé. Comme vous facturez régulièrement un client, vous vous apercevrez rapidement s'il y a des problèmes de paiement. Vous ne voudriez pas terminer un projet important pour ensuite découvrir que le client est en retard dans le paiement des services.

Si le client est en retard dans le paiement des factures intermédiaires, vous pouvez régler le problème avant d'avoir consacré trop de temps à un seul client. Comme le client vous paie régulièrement, vous pouvez être sûr d'être payé intégralement. D'un autre côté, si vous avez contacté le client au sujet du non-paiement et que le problème persiste, vous pouvez décider d'annuler le projet avant d'y avoir consacré tout votre temps et tous vos efforts.

Les clients sont également rassurés quant à l'avancement du travail, puisque vous leur soumettez régulièrement vos prestations avant d'être payé, ce qui fait de la facturation intermédiaire une solution gagnant-gagnant pour vous et vos clients.