Plantilla de factura provisional

Como autónomo, la facturación es una de las tareas administrativas más importantes que debes gestionar.

Es la forma en que los clientes saben que el trabajo está hecho; es la forma en que los clientes saben qué trabajo has completado; es parte de tu sistema contable general que realiza un seguimiento del trabajo que has realizado y del pago recibido; y, lo más importante, es la forma en que te pagan.

Como autónomo, probablemente aceptes diferentes tipos de trabajos. Para un trabajo pequeño y puntual, bastará con una factura normal al finalizar el trabajo. Pero en el caso de proyectos más grandes, en los que vas a invertir meses de tu tiempo, no querrás esperar hasta el final del proyecto para cobrar.

Ahí es donde una factura provisional resulta valiosa.

Una factura provisional es la forma de dividir el pago de un proyecto en varios pagos. Y si vas a realizar trabajos de gran envergadura de forma habitual, te ahorrarás tiempo si dispones de una plantilla de factura provisional.

Tanto si utilizas un servicio profesional independiente como si gestionas todo el trabajo administrativo por tu cuenta, veamos las cuatro cosas que debes saber sobre una plantilla de factura provisional.

1. ¿Qué es exactamente una plantilla de factura provisional?

Una plantilla de factura provisional es un documento que puede utilizar siempre que asuma un proyecto grande que abarque varios meses o períodos de pago. Al tener una plantilla preparada, solo tienes que abrir el documento y realizar algunos cambios antes de enviarlo a tu cliente.

La factura provisional es un sistema que consiste en dividir un proyecto grande en varios pagos, que suelen corresponder a la finalización de partes específicas del proyecto, a hitos en el trabajo o a un calendario de pagos acordado. A veces se les denomina facturas de avance.

Una factura provisional no es lo mismo que una factura recurrente, que está pensada para utilizarse cuando se realiza el mismo tipo de trabajo de forma regular, como ocurre cuando se firma un contrato para trabajar con una tarifa fija.

2. ¿Qué debe incluirse en una plantilla de factura provisional?

Aunque una factura provisional es ligeramente diferente a otros tipos de facturas, hay cierta información que es común a todas las facturas y que puedes incluir en tu plantilla de factura provisional.

Por ejemplo, necesitarás tener tu información comercial y de contacto, un logotipo y un sitio web, si procede, y cómo aceptas los pagos.

También necesitarás un espacio donde insertar la información comercial del cliente, la información de contacto y la persona a la que deben dirigirse las facturas.

También necesitarás un espacio para el número de factura, así como dos fechas que actualizarás cada vez que crees una factura: la fecha de emisión de la factura y la fecha de vencimiento del pago. Y luego están los espacios reservados para el trabajo realizado, el importe adeudado por cada servicio, los gastos adicionales como gastos e impuestos, y el importe total adeudado.

Las condiciones de pago también deben estar claramente indicadas en su plantilla de factura provisional. Estas deben ser las mismas para todos los clientes y para todas las cantidades de trabajo que realice.

3. ¿Qué información es específica de una plantilla de factura provisional?

Dado que las facturas provisionales cubren proyectos de gran envergadura, es probable que tengas que actualizar tu plantilla cada vez que necesites una factura. Sin embargo, si realiza trabajos por proyectos de forma habitual, puede crear una plantilla de factura provisional para cada cliente, de modo que la información del cliente forme parte de la plantilla y no tenga que actualizarse cada vez que cree una factura.

Cada factura provisional se basa normalmente en la propuesta o el contrato, donde se describen los hitos específicos y los calendarios de pago del proyecto. Los calendarios suelen derivarse de la estimación del proyecto que usted y el cliente han acordado, y en la mayoría de los casos incluyen pagos mensuales o trimestrales.

A continuación, solo tienes que abrir tu plantilla de factura provisional, actualizar la información necesaria, como la fecha y el número de factura, e introducir el trabajo realizado y los honorarios correspondientes.

El pago real adeudado puede basarse en el trabajo específico que se haya completado. O tal vez usted y el cliente hayan acordado que recibirá la misma cantidad de dinero en determinados momentos durante el proyecto, lo que significa que su plantilla de factura provisional puede tener la misma información de pago, lo que agiliza aún más el proceso de facturación.

4. ¿Por qué es beneficioso tener una plantilla de factura provisional?

Si realiza proyectos de gran envergadura para clientes de forma habitual, disponer de una plantilla de factura provisional le permitirá agilizar una de sus tareas administrativas más importantes. Podrás simplemente abrir la plantilla, actualizar algunas áreas y enviar la factura al cliente.

En el caso de proyectos de gran envergadura, un sistema de facturación provisional le ayuda a mantener un flujo de caja estable.

No tendrás que esperar a que concluya un proyecto grande para cobrar, especialmente si es uno que te lleva mucho tiempo y te impide trabajar para otros clientes.

Contar con un sistema de facturación provisional también puede ser positivo para los clientes, ya que les ofrece más flexibilidad a la hora de aceptar proyectos de gran envergadura. Si su cliente es una pequeña empresa, por ejemplo, no tendrá que pagar por adelantado un proyecto de gran envergadura. El trabajo se puede dividir en partes más manejables, incluido el pago por ese trabajo.

Las facturas provisionales también ayudan a garantizar que realmente se le pague. Al facturar a un cliente con regularidad, descubrirás rápidamente si hay algún problema con los pagos. No querrás terminar un gran proyecto solo para descubrir que el cliente no paga los servicios.

Si el cliente está atrasado con las facturas provisionales, puede resolver el problema antes de haber dedicado demasiado tiempo a un solo cliente. Como el cliente te paga de forma regular, puedes estar seguro de que recibirás el pago completo. Por otro lado, si te has puesto en contacto con el cliente por el impago y sigue siendo un problema, puedes tomar la decisión de cancelar el proyecto antes de haber invertido todo el tiempo y esfuerzo necesarios.

Los clientes también tienen la tranquilidad de saber que el trabajo se está realizando, ya que usted envía el trabajo de forma regular antes de cobrar, lo que hace que la facturación provisional sea beneficiosa tanto para usted como para sus clientes.