Grundlegende Rechnungsvorlage

Was ist eine einfache Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, das die Gebühren und Zahlungsdetails nach einem Projekt oder einer Geschäftsbeziehung aufführt. Sie werden sowohl von Freiberuflern als auch von Unternehmen verwendet, um formell die Bezahlung für Dienstleistungen zu verlangen, die während eines bestimmten Zeitraums erbracht wurden.

Das klingt jetzt vielleicht etwas kompliziert, aber es muss nicht so kompliziert sein, wie es klingt. Eine einfache Rechnung umfasst einige Kernmerkmale – ohne diese Merkmale kann die Rechnung vom Kunden abgelehnt werden. Dies verlangsamt die Bezahlung und verzögert das Projekt – zwei Dinge, die Sie sich als Freiberufler nicht leisten können.

Zu den unverzichtbaren Bestandteilen einer einfachen Rechnung gehören der Titel, Angaben zu den Vertragsparteien, das Rechnungsdatum, das Zahlungsdatum, die Leistungsbeschreibung und der zu zahlende Gesamtbetrag. Sie sollten auch eine eindeutige Rechnungsnummer angeben – dies hilft sowohl Ihnen als auch dem Kunden, den Überblick über die Konten zu behalten.

Schauen wir uns einmal genauer an, was Sie in Ihre Rechnungsvorlage aufnehmen müssen, um sicherzustellen, dass Sie allen Kunden professionelle Rechnungen schicken.

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Was muss eine einfache Rechnung enthalten?

Das Erstellen und Versenden von Rechnungen kann für Unternehmen mühsam sein – egal, ob Sie Freiberufler oder Kleinunternehmer sind. Eine Rechnungsvorlage reduziert den Arbeitsaufwand erheblich – Sie müssen lediglich die projektspezifischen Informationen in die entsprechenden Felder eintragen.

Wenn Sie vorhaben, es alleine zu versuchen, sollten Sie Folgendes beachten:

Ein Titel für Ihre Rechnung

Das mag selbstverständlich erscheinen, aber Sie müssen angeben, dass Sie eine Rechnung senden. Auf diese Weise können Kunden nicht behaupten, dass sie nicht über die von ihnen geforderten Maßnahmen informiert waren.

Bezeichnen Sie Ihre Rechnung eindeutig als solche, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

Rechnungsnummer

Eine Rechnungsidentifikationsnummer ist ein eindeutiger, fortlaufender Code, der Rechnungen kategorisiert und klassifiziert. Es ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Rechnung, da es sicherstellt, dass diese aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen ordnungsgemäß dokumentiert ist. Außerdem erleichtert es die Navigation in Ihren persönlichen Unterlagen.

Es gibt keine festgelegte Methode zur Nummerierung Ihrer Rechnungen, aber aus buchhalterischen Gründen sollten Sie Leerzeichen in Ihrer Identifikationsnummer vermeiden. Wenn Sie mit einem Buchhalter zusammenarbeiten, besprechen Sie mit ihm, wie Sie Ihre Rechnungen am besten nummerieren sollten.

Angaben zu beiden Parteien

Dies ist absolut entscheidend – diese Information gibt an, wer die Rechnung versendet und wer sie bezahlt. Man würde keinen Brief ohne Adresse verschicken – bei einer Rechnung ist das nicht anders.

Geben Sie unbedingt den Firmennamen, die Geschäftsadresse und die Kontaktdaten Ihres Kunden an. Sie müssen auch Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und weitere Angaben angeben. Für das gewisse Extra können Sie in diesem Abschnitt Ihr Firmenlogo, Branding-Anpassungen und andere wichtige Details hinzufügen.

Bonsai-Tipp: Verwenden Sie eine kostenlose Rechnungsvorlage, um zu vermeiden, dass Sie immer wieder dieselben Informationen eingeben müssen. Mit den vollständig anpassbaren Rechnungsvorlagen von Bonsai können Sie in wenigen Minuten eine professionelle Rechnung erstellen.

Relevante Daten

Es gibt eine Reihe von Daten, die Sie in Ihre Rechnungsvorlage aufnehmen müssen. Dazu gehören die Daten, an denen Sie Ihre Dienstleistungen erbracht haben, das Datum, an dem Sie die Rechnung ausgestellt haben, und das Fälligkeitsdatum für die Rechnungszahlung.

Diese Daten geben der Rechnung Struktur und liefern außerdem Details, die die Rechnung mit dem Projekt in Verbindung bringen. Achten Sie besonders auf das Fälligkeitsdatum – davon hängt ab, wann Sie Ihr Geld erhalten. Eine klare Festlegung dieses Fälligkeitstermins trägt dazu bei, Ihren Cashflow zu sichern und sicherzustellen, dass Zahlungen pünktlich erfolgen.

Beschreibung der Dienstleistungen

Hier beschreiben Sie die Leistungen, die Sie in Rechnung stellen – woran Sie mit dem Kunden gearbeitet haben und wofür Sie bezahlt werden. Dies wird in der Regel in Tabellenform dargestellt, um Dienstleistungen leicht Kosten zuordnen zu können. Sie können jedoch wählen, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Seien Sie umfassend bei der Angabe Ihrer Preise und legen Sie nach Möglichkeit eine detaillierte Aufstellung vor. Dadurch bleibt alles klar und einfach und der Kunde weiß genau, wofür er bezahlt.

Gesamtgebühren

Hier liegt das Geld – im wahrsten Sinne des Wortes. Hier addieren Sie alle Kosten, die den Kunden entstanden sind, und ermitteln den zu zahlenden Gesamtbetrag. Jede gute Rechnungssoftware oder Excel-Rechnungsvorlage erledigt dies für Sie – Sie können dies sogar in einer Rechnungsvorlage in Google Docs tun.

Jede einfache Rechnungsvorlage sollte einen Abschnitt enthalten, in dem der Endpreis angegeben wird. Dies umfasst die Kosten für Ihre Dienstleistungen zuzüglich Mehrwertsteuer oder zusätzlicher Gebühren oder Steuern.

Zahlungsbedingungen

Schließlich möchten Sie die Zahlungsbedingungen für Ihre Rechnung angeben. Hier wird festgelegt, wann Sie die Zahlung erwarten und was passiert, wenn diese Anforderung nicht erfüllt wird. Seien Sie hier so konkret wie möglich – 30 Kalendertage sind nicht dasselbe wie 30 Werktage.

Details der Interpretation zu überlassen, ist ein sicherer Weg, um Schwierigkeiten bei der Bezahlung zu bekommen. Ob nach EOM oder innerhalb von 30 Werktagen – achten Sie darauf, dies in Ihrer Rechnung anzugeben.

So erstellen Sie einfache Rechnungsvorlagen

Jetzt wissen Sie, wozu eine Rechnung dient und was Sie in Ihre einfache Rechnungsvorlage aufnehmen müssen. Hier finden Sie einige Tipps zum Verfassen professioneller Rechnungen.

Bleiben Sie professionell

Sie haben bisher ein großartiges Projekt abgeliefert – scheitern Sie nicht an der letzten Hürde. Achten Sie darauf, bei diesem letzten Schritt professionell zu bleiben. Die Rechnung ist oft das letzte offizielle Geschäftsdokument, das Sie einem Kunden nach Abschluss eines Projekts übermitteln – wahrscheinlich haben Sie die Geschäftsbeziehung mit einem Angebot begonnen und während der gesamten Dauer des Projekts gemäß einem Vertrag gearbeitet.

Hinterlassen Sie bei Ihren Kunden einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen und Ihren Dienstleistungen, damit sie wissen, dass sie sich auf Sie verlassen können. Auf diese Weise werden sie keine Zweifel oder Bedenken haben, wenn es darum geht, wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Seien Sie konsequent und gründlich.

Wenn Sie Ihre Rechnungen konsistent gestalten, erleichtern Sie sich und Ihrem Buchhalter das Leben erheblich. Ihre Rechnungen sind Belege für Ihre Zahlungsaufforderungen und unerlässlich, um Ihre Buchhaltung auf dem neuesten Stand zu halten.

Es ist unerlässlich, einen Prozess zur Nachverfolgung, Sortierung und Sicherung Ihrer Rechnungen und anderer Finanzunterlagen zu schaffen.

Personalisieren Sie Ihre Rechnung

Durch die Bereitstellung personalisierter Geschäftsdokumente können Sie einen besseren Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen. Es vermittelt ein einheitliches Bild Ihres Unternehmens und erinnert Kunden sofort daran, mit wem sie zusammenarbeiten.

Personalisierte Rechnungsvorlagen sind nicht schwer zu erstellen – fügen Sie einfach Ihr Branding zum Dokument hinzu. Wenn Sie eine Rechnungssoftware verwenden, können Sie dies automatisch für alle Ihre Rechnungsvorlagen durchführen. Sie müssen lediglich die vollständig anpassbare Rechnungsvorlage mit projektspezifischen Informationen bearbeiten, und schon können Sie loslegen.

Mit Bonsai ist das Erstellen einer einfachen Rechnung ganz einfach

Für jedes einzelne Projekt eine eigene Rechnung von Grund auf neu zu erstellen, ist eine Verschwendung Ihrer Zeit und Energie. Verwenden Sie stattdessen eine kostenlose Rechnungsvorlage von Bonsai.

Rechnungsvorlagen helfen Ihnen, Zeit und Aufwand zu sparen, indem sie alle notwendigen Abschnitte für die schnelle und einfache Rechnungsstellung an Kunden bereitstellen. Kostenlose Rechnungsvorlagen sind eine große Hilfe für kleine Unternehmen und Freiberufler gleichermaßen – eine enorme Verbesserung gegenüber der Erstellung von Rechnungen in Google Sheets, Google Docs oder Microsoft Word.

Außerdem könnte die Anmeldung und der Zugriff auf Ihre kostenlose Rechnungsvorlage nicht einfacher sein:

1. Bei Bonsai anmelden
2. Wählen Sie die gewünschte kostenlose Vorlage aus.
3. Passen Sie es Ihren Anforderungen entsprechend an.
   

Die Optimierung Ihrer offiziellen Prozesse mit Bonsai ist wirklich ein Kinderspiel – mit Hunderten von Rechnungsvorlagen, Vertragsvorlagen und vielem mehr, die Ihnen zur Verfügung stehen.

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Häufig gestellte Fragen zu einfachen Rechnungsvorlagen

Müssen Sie Rechnungen versenden?

Ja, Sie müssen nach Abschluss eines Projekts für einen Kunden eine Rechnung ausstellen. Es schließt die Geschäftsbeziehung ab und stellt sicher, dass Sie für Ihre harte Arbeit bezahlt werden.

Was sollte eine einfache Rechnung enthalten?

Eine einfache Rechnung sollte Folgendes enthalten:

• Ein Titel
• Rechnungsidentifikationsnummer
• Angaben zu beiden Parteien
• Relevante Daten
• Beschreibung der Dienstleistungen
• Gesamtgebühren
• Zahlungsbedingungen
  

Bei Verwendung einer kostenlosen Rechnungsvorlage sind viele dieser Abschnitte bereits im Dokument enthalten. Wenn Sie eine einfache Rechnungsvorlage verwenden möchten, füllen Sie diese bitte mit Ihren Daten aus. Dann laden Sie es einfach als PDF herunter. Formatieren Sie es und senden Sie es an Ihre Kunden.

Alternativ können Sie eine Rechnungsvorlage von Bonsai verwenden, um eine professionelle Rechnung zu erstellen, die Sie ganz einfach bearbeiten und an Ihre Kunden versenden können – ohne die Plattform verlassen zu müssen.

Beispiele für leere Rechnungsvorlagen

Natürlich sind wir davon überzeugt, dass Bonsai die beste Rechnungsvorlage auf dem Markt hat, aber manchmal ist es hilfreich, sich einige Beispiele bestehender Rechnungsvorlagen anzusehen, um sich inspirieren zu lassen. Schauen wir uns einige davon an:

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