Vorlage für den Umfang der Designarbeiten

Die Planung eines Bauprojekts ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die viel Zeit, Mühe und Konzentration erfordert. Als unabhängiger Architekt oder Projektmanager müssen Sie einen langen Prozess durchlaufen, um die Aktivitäten und Ressourcen zu identifizieren, die erforderlich sind, damit jedes Projekt ein Erfolg wird. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, über ein aussagekräftiges Arbeitsumfangsdokument (SOW) zu verfügen, um eine solide Grundlage zu schaffen und sicherzustellen, dass Ihre Bemühungen nicht umsonst sind.

Sie müssen jedoch nicht stundenlang jedes Leistungsbeschreibungsdokument für alle Ihre Bauprojekte von Grund auf neu erstellen. Eine gute Möglichkeit, diesen Prozess zu optimieren, besteht darin, eine eigene Vorlage für den Arbeitsumfang Ihres Designs zu erstellen, mit deren Hilfe Sie ganz einfach ein formelles Dokument erstellen können, in dem die wichtigsten Projektspezifikationen aufgeführt sind. Um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen immer abgedeckt sind, gehen wir die wichtigsten Aspekte durch, die Ihre Arbeitsumfangvorlage enthalten sollte.

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Wesentliche Elemente einer Vorlage für den Projektumfang

Es gibt zwar keine einheitliche Vorgehensweise für die Strukturierung Ihrer Leistungsbeschreibung oder Ihrer Vorlage für die Leistungsbeschreibung, aber es gibt einige allgemeine Regeln und Faktoren, die Sie beachten sollten. Sie sollten sich Zeit nehmen und so viele Details wie möglich (ohne es zu übertreiben) zu den Projektanforderungen, den erwarteten Ergebnissen und den einzelnen Aufgaben angeben. Um Ihnen einen soliden Ausgangspunkt zu bieten, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Vorlage für den Leistungsumfang (SOW) die folgenden wesentlichen Elemente enthält.

Projektinformationen

Beginnen Sie Ihre Vorlage für den Arbeitsumfang mit einem Abschnitt, in dem Sie eine kurze Beschreibung des Projekts geben. Geben Sie den Projektnamen, den Arbeitsort, den Hintergrund, die Personen, die daran arbeiten werden, und eine Zusammenfassung der Ziele an (weitere Informationen finden Sie im nächsten Abschnitt). Sie können auch Ihre Problemstellung hinzufügen, die das „Problem” beschreibt, das Sie mit diesem Projekt lösen möchten.

Meilensteine

Die Arbeitsunterlagen sollten einen Abschnitt zu Meilensteinen enthalten, in dem Sie die Ziele, die Sie erreichen möchten, klar und detailliert angeben. Im Grunde genommen handelt es sich um eine Projektübersicht, in der Sie Ihren Kunden zeigen, was Sie erreichen möchten. Skizzieren Sie die Ziele des Projekts zusammen mit den Fristen und Anforderungen für deren Umsetzung. Stellen Sie sicher, dass die Ziele, die Sie festlegen, quantifizierbar und einfach zu bewerten sind, damit Sie feststellen können, ob Sie sie erreicht haben.

Zeitachse

Geben Sie in diesem Abschnitt einen Weg an, der vom Beginn des Designprojekts bis zu seinem Abschluss führt. Sie möchten die wichtigsten Elemente und Phasen entlang der Zeitachse skizzieren und die Gesamtstrategie des Projekts festlegen. Der Zeitplan lässt sich in der Regel am besten visuell darstellen (z. B. in Form eines Diagramms), damit Ihre Stakeholder einen besseren Überblick über den allgemeinen Umfang erhalten. Dies dient als Referenzpunkt, um sicherzustellen, dass alle den Zeitplan einhalten.

Projektleistungen

Der Abschnitt „Leistungen“ definiert die Struktur, technische Details, Organisation, Inhalte, Aufgabenliste, inkrementelle Designstufen und Zeitrahmen. Hier können Sie eine Beschreibung des Konzeptentwurfs, eine Definition der Produktanforderungen, Projektaufgaben und Katalogausschnitte sowie eine Best-Value-Analyse einfügen, in der jede Komponente klar identifiziert wird. Es ist hilfreich, eine Projektstrukturplan zu erstellen, um Ihren Kunden die zu erbringenden Leistungen leicht verständlich zu erklären.

Ausschlüsse

Beschreiben Sie anschließend alle Elemente, Aufgaben oder Dienstleistungen, die nicht zum Projektumfang gehören. Es ist wichtig, in diesem Abschnitt detailliert zu sein, da Missverständnisse oder Auslassungen leicht zu Streitigkeiten und sogar rechtlichen Konsequenzen führen können. Beachten Sie, dass dies besonders nützlich ist, wenn Sie an komplexeren Projekten arbeiten, die zu unerwarteten Ergebnissen führen können. Wenn das Projekt also recht einfach ist und nicht viele Dinge im Umfang enthalten sind, müssen Sie diesen Abschnitt wahrscheinlich nicht hinzufügen.

Geschätzte Kosten

Der Preis- oder Kostenanteil der Leistungsbeschreibungsdokumente (SOW) ist eines der wichtigsten Elemente. Hier sollten Sie die voraussichtlichen Kosten für die Arbeit, Waren oder Dienstleistungen auflisten, denen der Kunde zugestimmt hat. Je nach Art der von Ihnen angebotenen Design-Dienstleistungen kann es ausreichend sein, einen einzigen Stundensatz anzugeben. Hier ist auch der richtige Ort, um Zahlungsbedingungen zu erwähnen, z. B. wann Zahlungen nach jedem Meilenstein erwartet werden oder ob Zahlungen nach Abschluss des Projekts fällig sind. Sie können auch angeben, ob Kautionen erforderlich sind.

Glossar

Ihr Arbeitsumfangsdokument muss einen Glossarabschnitt enthalten, in dem Sie alle verwendeten Abkürzungen sowie seltsame oder ungewöhnliche Begriffe definieren. Sie müssen die Perspektive einer Person einnehmen, die mit der Branche nicht vertraut ist, damit Sie ihr das Verständnis erleichtern und den Zeitaufwand für Erklärungen reduzieren können.

Genehmigung

Der Abschnitt zur Genehmigung Ihres Arbeitsumfangsdokuments macht dieses zu einem offiziellen Dokument, das Ihre Zustimmung bestätigt und es rechtskräftig macht. Die Unterschriften des Kunden und des Unternehmensvertreters dienen dazu, zu bestätigen, dass beide Parteien die Vertragsbedingungen gelesen haben und ihnen zustimmen. Sie müssen das Datum der Unterzeichnung des Dokuments angeben, da dies zur Nachverfolgung des Projektfortschritts beiträgt, sowie die vollständigen Namen und Telefonnummern aller unterzeichnenden Parteien.

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