Modèle de cahier des charges pour la conception

La conception d'un projet de construction est une tâche exigeante qui demande beaucoup de temps, d'efforts et de concentration. En tant qu'architecte indépendant ou chef de projet, vous devez suivre un long processus pour identifier les activités et les ressources nécessaires à la réussite de chaque projet. C'est pourquoi il est très important de disposer d'un document de portée des travaux (sow) solide afin de poser des bases solides et de garantir que vos efforts ne seront pas vains.

Mais vous n'avez pas besoin de passer des heures à rédiger chaque cahier des charges à partir de zéro pour tous vos projets de construction. Un excellent moyen de rationaliser ce processus consiste à créer votre propre modèle de cahier des charges pour vous aider à rédiger facilement un document officiel décrivant les spécificités essentielles du projet. Pour nous assurer que toutes les informations importantes sont toujours couvertes, nous passerons en revue les principaux aspects que votre modèle de cahier des charges doit inclure.

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Éléments essentiels d'un modèle de cahier des charges d'un projet

Bien qu'il n'existe pas de méthode unique pour structurer votre cahier des charges ou votre modèle de description de travail, il convient de garder à l'esprit certaines règles générales et certains facteurs. Vous souhaitez prendre votre temps et inclure autant de détails que possible (sans exagérer) concernant les exigences du projet, les résultats attendus et les tâches individuelles. Pour vous donner un point de départ solide, veillez à inclure les éléments essentiels suivants dans votre modèle de cahier des charges (SOW).

Informations sur le projet

Commencez votre modèle de cahier des charges par une section décrivant brièvement le projet. Indiquez le nom du projet, le lieu de travail, le contexte, les personnes qui y travailleront et un résumé des objectifs (développez dans la section suivante). Vous pouvez également ajouter votre énoncé de problème qui décrit le « problème » que vous souhaitez résoudre avec ce projet.

Étapes importantes

Les documents relatifs à l'étendue des travaux doivent inclure une section consacrée aux étapes clés, dans laquelle vous précisez clairement et en détail les objectifs que vous souhaitez atteindre. En gros, il s'agit d'une présentation générale du projet dans laquelle vous montrez à vos clients ce que vous comptez réaliser. Décrivez les objectifs du projet ainsi que les dates limites et les exigences pour leur réalisation. Assurez-vous que les objectifs que vous incluez sont quantifiables et faciles à évaluer afin de déterminer si vous avez réussi à les atteindre.

Chronologie

Pour cette section, fournissez un chemin menant du début du projet de conception à sa conclusion. Vous souhaitez définir les éléments clés et les étapes répartis sur la chronologie et définir la stratégie globale du projet. Il est généralement préférable de présenter le calendrier sous forme visuelle (par exemple, un graphique) afin que vos parties prenantes puissent mieux appréhender la portée générale du projet. Cela sert de point de référence pour s'assurer que tout le monde respecte le calendrier.

Livrables du projet

La section « Livrables » définit la structure, les détails techniques, l'organisation, le contenu, la liste des tâches, les niveaux de conception incrémentiels et les délais. Vous pouvez inclure ici une description de la conception, une définition des exigences du produit, les tâches du projet et les coupes du catalogue, ainsi qu'une analyse de la meilleure valeur, en identifiant clairement chaque composant. Il est utile de créer une structure de répartition du travail afin d'expliquer facilement les livrables à vos clients.

Exclusions

Ensuite, fournissez une description de tous les éléments, tâches ou services qui ne font pas partie de la portée du projet. Il est important d'être précis dans cette section, car tout malentendu ou omission peut facilement entraîner un litige, voire des répercussions juridiques. Gardez à l'esprit que cela est particulièrement utile lorsque vous travaillez sur des projets plus complexes qui peuvent donner des résultats inattendus. Donc, si le projet est assez simple et qu'il n'y a pas beaucoup d'éléments à prendre en compte, vous n'aurez probablement pas besoin d'ajouter cette section.

Coûts estimés

La partie relative aux prix ou aux coûts des documents décrivant l'étendue des travaux (SOW) est l'un des éléments les plus importants. Ici, vous devez indiquer le coût prévu de la main-d'œuvre, des produits ou des services que le client a acceptés. Selon le type de services de conception que vous fournissez, il peut suffire de mentionner un seul tarif horaire. C'est également le bon endroit pour mentionner les conditions de paiement, par exemple si les paiements sont attendus après chaque étape importante ou s'ils sont dus une fois le projet terminé. Vous pouvez également indiquer si des acomptes sont exigés.

Glossaire

Votre document décrivant l'étendue des travaux doit inclure une section glossaire dans laquelle vous fournirez une définition de tous les acronymes utilisés ainsi que des termes étranges ou inhabituels. Vous devez garder le point de vue d'une personne qui ne connaît pas bien le secteur afin de faciliter sa compréhension et de réduire le temps perdu à fournir des explications.

Approbation

La section relative à l'approbation de votre cahier des charges est ce qui en fait un document officiel qui certifie votre accord et le rend officiel. La signature du client et celle du représentant commercial attestent que les deux parties ont lu et accepté les conditions du contrat. Vous devez inclure la date à laquelle le document est signé, car cela permettra de suivre l'avancement du projet, ainsi que les noms complets et les numéros de téléphone de toutes les parties signataires.

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