Wie man Zahlungserinnerungs-E-Mails an freiberufliche Kunden schreibt

Sie müssen also die gefürchtete Zahlungserinnerungs-E-Mail an einen Kunden senden. Das Problem mit Rechnungsvorlagen, die zwischen Freiberuflern und Kunden hin- und hergeschickt werden, kommt ständig vor.

Zahlungspläne und automatische Abrechnung sind zwar zwei Alternativen, ihre Einrichtung kann jedoch manchmal aufwendig sein (es sei denn, Sie verwenden natürlich die Tools von Bonsai).

Je nach Situation kann es am besten sein, die Fähigkeit zu nutzen, eine wirkungsvolle E-Mail zur Mahnung überfälliger Zahlungen zu verfassen.

Dabei gewinnen Sie nicht nur Selbstvertrauen in Ihrer Karriere, indem Sie Grenzen setzen und neue Methoden ausprobieren, sondern Sie können auch Ihre Kommunikationsfähigkeiten und Ihre Beziehung zu Ihren Kunden insgesamt stärken.

Hier ist unsere 3-Schritte-Anleitung zum Verfassen einer höflichen Zahlungserinnerungs-E-Mail.

1. Das Beste annehmen

Bevor Sie eine Zahlungserinnerung per E-Mail an einen Kunden schreiben, plagen Sie möglicherweise negative Gedanken und „Worst-Case-Szenarien“:

• „Mein Mandant ist wie vom Erdboden verschwunden.“
• „Er/Sie macht das definitiv absichtlich.“
• ... Oder weniger dramatische Varianten dieser möglichen Gedanken.

Die Wahrheit ist jedoch, dass sie wahrscheinlich einfach vergessen haben, wenn Sie Ihre Freelancer-Rechnung verschickt haben und keine Antwort erhalten haben. Dies ist unbedingt zu beachten, da eine grenzwertig unhöfliche E-Mail die Arbeitsbeziehungen beeinträchtigen kann.

Durch das Versenden eines freundlichen Mahnschreibens oder einer E-Mail erreichen Sie Folgendes:

• Ihre Bedürfnisse respektieren
• Pflege der Kundenbeziehungen
• Lernen, wie man effektiv kommuniziert

Tipp: Wenn Kunden ständig vergessen, Sie zu bezahlen, sollten Sie möglicherweise überprüfen, wie Sie einem Kunden richtig eine Rechnung stellen, um solche Situationen zu vermeiden.

Während dieses Prozesses sollte Ihre freundliche Zahlungserinnerung nicht nur positiv formuliert sein, sondern auch informative Inhalte enthalten.

Schauen wir uns einmal an, wie Sie diese hilfreiche und zugleich supercoole E-Mail einrichten sollten.

2. Erstellen Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail

Eine wirksame E-Mail zur Erinnerung an überfällige Rechnungen besteht aus drei Hauptabschnitten:

2.1. Begrüßung

Begrüßen Sie den Empfänger freundlich und vermeiden Sie es, gleich zu Beginn den Zweck der E-Mail zu erwähnen. Beginnen Sie stattdessen damit, sie formell anzusprechen.

Software wie Bonsai kann Ihnen dabei helfen, die perfekte E-Mail zu verfassen und Ihr Selbstvertrauen bei der Arbeit zu stärken. Beachten Sie jedoch, dass eine Zahlungserinnerungs-E-Mail an Ihren Kunden klar und einfach formuliert sein sollte.

2.2. Hauptteil

Beginnen Sie mit einer positiven Note. Fragen Sie sie, wie ihre Woche/ihr Tag/ihr Wochenende war, oder fragen Sie sie, wie ihnen Ihr Service oder Ihr Produkt in letzter Zeit gefallen hat.

Fügen Sie anschließend eine klare und dennoch freundliche Beschreibung der Zahlungsfrist hinzu, wobei Sie die passive Form verwenden, beispielsweise:

„Dies ist eine freundliche Erinnerung daran, dass Ihre Zahlung überfällig ist.“

Geben Sie anschließend so viele Informationen wie möglich an. Beginnen Sie mit:

• Die Originalrechnung
• Eine überarbeitete Rechnung für Freiberufler
• Alle möglichen Zahlungsoptionen und Details

2.3. Schlusswort

Beenden Sie diese höfliche Zahlungserinnerungs-E-Mail mit Ihrer eigenen Unterschrift, fügen Sie eine angemessene E-Mail-Verabschiedung hinzu und geben Sie berufliche Informationen wie Ihre Position, Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktdaten an.

Sie können die Nachricht auch persönlich gestalten, indem Sie erwähnen, wie sehr Sie sich auf ein bevorstehendes Projekt freuen, oder indem Sie ihnen eine schöne Woche wünschen.

Dies wird dazu beitragen, die Arbeitsbeziehung für die Zukunft zu stärken.

Hör dir das an:

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3. Folgetermin vereinbaren

Diese E-Mail-Vorlage für Zahlungserinnerungen funktioniert in der Regel…

Aber manchmal ist das nicht der Fall.

In diesem Fall erstellen Sie eine zweite Erinnerungs-E-Mail für eine Woche später. Dies sollte ähnlich wie in der ersten E-Mail sein, jedoch sollten Sie erwähnen, dass Sie ab einem bestimmten Datum Verzugsgebühren berechnen müssen.

Wenn die zweite Mahnung erfolglos bleibt, versenden Sie ein Mahnschreiben in Papierform, das von einem Dritten verschickt wird. Diese zusätzliche Dringlichkeit wird den Kunden wahrscheinlich zum Handeln bewegen.

Wissen (und Werkzeuge) sind Macht

Neben Leidenschaft treibt auch die Bezahlung Unternehmen an.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie einen reibungslosen und effektiven Prozess schaffen, der Frustrationen und Stress vermeidet.

Wenn Sie genau wissen, was Sie tun müssen, und Tools wie Bonsai (testen Sie unsere kostenlose Testversion) einsetzen, können Sie Situationen mit Kunden besser bewältigen und eine solide Grundlage schaffen, die Ihr Selbstvertrauen und Ihren Erfolg langfristig stärkt – weit über Ihre aktuelle Karriere hinaus.

Und manchmal beginnt alles mit einer einfachen E-Mail.