Identifikationsnummer für Freiberufler: Benötigen Sie eine EIN?

Eine Freiberufler-Identifikationsnummer, oft auch als Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) bezeichnet, ist für Freiberufler unerlässlich, um Steuerinformationen sicher weitergeben zu können. Eine EIN ist eine neunstellige Nummer, die vom IRS vergeben wird und eine sicherere Alternative zur Verwendung der Sozialversicherungsnummer für Steuerzwecke darstellt. Freiberufler können online über die Website der US-Steuerbehörde IRS eine EIN beantragen. Das Verfahren ist kostenlos und unkompliziert. Eine EIN ist vorteilhaft für die Verwaltung von Geschäftsausgaben, die Schätzung von Steuern und die Einhaltung von Steuervorschriften. Im Jahr 2025 wird die Beantragung einer EIN für Freiberufler zunehmend zur Standardpraxis, was sowohl die Sicherheit als auch die Professionalität erhöht. Um loszulegen, stellen Sie sicher, dass Sie über eine gültige Steueridentifikationsnummer verfügen, und füllen Sie den Antrag auf der IRS-Website aus.

Wenn Sie schon länger als 1099-Freiberufler tätig sind, wurden Sie wahrscheinlich schon einmal gebeten, Ihre Sozialversicherungsnummer oder eine EIN für Steuerzwecke anzugeben.

Während Fachleute beide ohne Probleme verwenden, neigen Experten dazu, eine davon als besser anzusehen. Tatsächlich gibt es Vorteile bei der Verwendung der EIN, die Sie vielleicht noch nicht in Betracht gezogen haben. Hier finden Sie alles, was Sie über diese spezielle Identifikationsnummer wissen müssen, darunter, wer anspruchsberechtigt ist, ob Sie eine EIN benötigen, wie Sie eine erhalten und wann Sie sie verwenden.

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Was ist eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN)?

Die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) ist eine Art Steueridentifikationsnummer oder eine neunstellige Nummer, die denjenigen zugewiesen wird, die sich online über die IRS-Website bewerben. Es wird von Unternehmen oder Freiberuflern, die als Unternehmen oder Einzelunternehmen tätig sind, verwendet, um die Einnahmen aus bezahlten Rechnungsvorlagen und Ausgabenaktivitäten mit Ihren Steuern zu verknüpfen, wenn Sie diese jedes Jahr einreichen. Die Nummer ist kostenlos erhältlich. Beantragen Sie eine EIN niemals über eine Website eines Drittanbieters und zahlen Sie keine Gebühren dafür.

Es gibt zahlreiche Anzeigen, die Ihnen einen Service zum Beantragen einer EIN anbieten, aber wie Sie unten sehen werden, handelt es sich hierbei um einen einfachen Vorgang, den jeder selbst durchführen kann. Die IRS erhebt keine Gebühren für die Ausstellung einer solchen Bescheinigung, lassen Sie also nicht zu, dass andere mit dieser Dienstleistung Profit machen.

(Sie können sich auch per Telefon, Fax oder Post bewerben, aber online ist die einfachste und effizienteste Art der Bewerbung.) Eine EIN unterscheidet sich von einer Gewerbeberechtigung. Eine Gewerbeberechtigung bedeutet, dass Sie ein Unternehmen betreiben dürfen, und eine EIN dient dem IRS dazu, Ihr Unternehmen zu verfolgen.

Lesen Sie hier unsere Informationen darüber, ob Sie eine Gewerbeberechtigung benötigen.

Wie verwenden Sie Ihre EIN-Nummer für Freiberufler?

Viele Freiberufler bevorzugen es, bei der Ausfüllung von Formularen für Freiberufler, Lohn- und Steuerformularen eine EIN anstelle ihrer Sozialversicherungsnummer anzugeben. Das ist sinnvoll, da Sozialversicherungsnummern nur sparsam vergeben werden sollten und viele Fachleute der Meinung sind, dass die Verwendung einer EIN sicherer ist. Obwohl EINs gestohlen werden können oder es zu Identitätsdiebstahl bei Unternehmen kommen kann, ist das Risiko deutlich geringer.

Die EIN ist ausschließlich mit Ihren geschäftlichen Finanzen verbunden und nicht mit irgendeinem Teil Ihres Privatlebens (wie Ihrer Kreditwürdigkeit, Ihren Krankenakten, Ihren Versicherungspolicen oder Ihren Rentenkonten). Auch hier gilt: Sie sollten sich eine EIN zulegen, denn wenn diese in die falschen Hände gerät, ist das weitaus weniger problematisch. Es ist viel schwieriger, ein Geschäftskonto ohne EIN zu eröffnen, als ein Geschäftskonto mit EIN.

Sie würden die EIN in Ihren Unterlagen für Freiberufler angeben, beispielsweise im Formular W9. (Derzeit gibt es ein Feld, in das Sie entweder Ihre Sozialversicherungsnummer oder Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer eingeben können.) Wenn Sie also zu Beginn jedes Steuerjahres Ihr Formular 1099-MISC oder 1099-K erhalten, ist dort anstelle Ihrer Sozialversicherungsnummer diese EIN-Nummer aufgeführt. Sie würden weiterhin Ihre Steuern auf die gleiche Weise einreichen. Auf diese Weise wird sich nichts ändern.

Sollte ich als Freiberufler eine EIN verwenden?

„Brauche ich eine EIN?“ ist eine Frage, die Freiberufler oft stellen, und die Antwort ist einfach: Nein, das brauchen Sie nicht. Es ist nicht verpflichtend, es sei denn, Sie haben Mitarbeiter, die für Sie arbeiten, und Sie sind als solcher eingestuft. Viele Freiberufler entscheiden sich daher dafür, weiterhin ihre eigene Sozialversicherungsnummer zu verwenden, und fühlen sich damit sehr wohl.

Es wird jedoch immer üblicher, dass Unternehmen nach einer EIN fragen. Sie sollten also nicht befürchten, dass es die Zusammenarbeit erschwert, wenn Sie sie bitten, Ihnen eine solche Nummer anzugeben.

Lesen Sie mehr über die Vorteile der EIN für Einzelunternehmer.

Wann Sie eine EIN benötigen

Es gibt einige wenige, weniger häufige Fälle, in denen Sie eine EIN benötigen. Dies ist für die meisten Freiberufler ungewöhnlich und umfasst Personen, die:

• Steuerformulare für Beschäftigung, Verbrauchsteuern oder Alkohol, Tabak und Schusswaffen einreichen müssen
• Quellensteuern auf Einkünfte, außer Löhnen, die an einen nicht ansässigen Ausländer gezahlt werden
• Haben Sie einen Keogh-Plan?
• Wenn Sie ein eBay 1099 -Unternehmen betreiben, benötigen Sie eine staatliche Steuer-ID, da Sie Umsatzsteuer erheben und an die Finanzbehörde Ihres Bundesstaates melden müssen.

Darüber hinaus benötigen laut der Website der US-Steuerbehörde IRS Personen, die in einer der folgenden Organisationen tätig sind, wahrscheinlich eine EIN:

• Treuhandfonds, mit Ausnahme bestimmter widerrufbarer Treuhandfonds im Besitz des Treugebers, IRAs, Steuererklärungen für Einkünfte aus Gewerbebetrieb steuerbefreiter Organisationen
• Ländereien
• Immobilienhypotheken-Investmentvehikel
• Gemeinnützige Organisationen
• Landwirtegenossenschaften
• Planverwalter

(Diese sind für die meisten Freiberufler nicht üblich.)

Wie erhalte ich als Einzelunternehmer eine EIN?

Die Beantragung einer EIN ist ganz einfach. Jedes in den USA ansässige Unternehmen kann auf der Website der US-Steuerbehörde IRS einen Antrag stellen. Sie benötigen lediglich eine gültige TIN (Steueridentifikationsnummer), um den Vorgang zu starten. Eine TIN kann sein:

• Eine Sozialversicherungsnummer
• Eine bestehende Arbeitgeberidentifikationsnummer
• Eine individuelle Steueridentifikationsnummer

Wenn Sie keines der oben genannten Dokumente besitzen, müssen Sie sich zunächst eines beschaffen.

Sobald Sie bereit sind, ist der gesamte Prozess der Beantragung einer EIN schnell erledigt. Tatsächlich verlangt die IRS-Website, dass Sie das Formular in einem Durchgang ausfüllen, was nicht länger als 15 Minuten dauern sollte. Sie können die Sitzung nach dem Start nicht unterbrechen, speichern oder erneut starten.

Um eine EIN zu erhalten, müssen Sie in Ihrem Antrag die folgenden Angaben machen:

• Gesetzlicher Name der Person oder Organisation (Firmenname) der Person, die die EIN beantragt
• Offizieller Name des Unternehmens (falls abweichend vom Vornamen)
• Adresse
• Name der verantwortlichen Person (in der Regel die gleiche Person, die den Antrag stellt)
• Steueridentifikationsnummer
• Wenn Sie eine LLC sind (und gegebenenfalls die Anzahl der Personen in der LLC)
• Art des Unternehmens (die meisten wählen Einzelunternehmer oder LLC)
• Grund für die Bewerbung
• Die höchste Anzahl an Mitarbeitern, die Sie voraussichtlich einstellen werden
• Grundlegende Geschäftstätigkeit und verkaufte Dienstleistungen
• Wenn Sie jemals eine EIN hatten und wie diese frühere Nummer lautete

Weitere Anweisungen zum Ausfüllen dieses Formulars finden Sie hier. Sie können auch die Papierversion dieses Formulars ausfüllen oder es herunterladen, um sich auf die Online-Bewerbung vorzubereiten.

Es ist hier zu finden. Der Online-Service kann auf bestimmte Zeiten von Montag bis Freitag beschränkt sein. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Verfügbarkeitszeiten in Ihrer Zeitzone kennen, und bewerben Sie sich innerhalb dieses Zeitfensters.

Wann eine EIN am besten geeignet ist

Laut der Website der US-Steuerbehörde IRS gilt: „Wenn Sie einen rechtmäßigen Wohnsitz, einen Hauptgeschäftssitz oder eine Hauptniederlassung oder Vertretung in den USA haben, oder USA Besitz, können Sie online eine EIN erhalten und diese sofort verwenden, um eine Steuererklärung einzureichen oder eine Zahlung zu leisten.

Dies ist eine effiziente Möglichkeit, um die steuerlichen Anforderungen für Ihr selbstständiges Freiberufler-Unternehmen zu erfüllen. Da Sie Ihr Einkommen als Freiberufler versteuern müssen, wenn Sie mehr als 400 Dollar im Jahr verdienen (und Sie außerdem von jedem einzelnen Kunden, der Ihnen mehr als 600 Dollar im Jahr zahlt, ein 1099-Misc-Formular erhalten), wird Ihnen die EIN in Ihrem ersten Jahr als Freiberufler sehr nützlich sein.

Wenn Sie gerne planen und neuen Kunden die Arbeit erleichtern möchten, können Sie Ihre EIN bereits vor Ihrem ersten Projekt beantragen und diese Nummer auf allen Rechnungsunterlagen angeben, die Sie ausfüllen.

Wechsel von der Sozialversicherungsnummer zur EIN

Was ist, wenn Sie in der Vergangenheit Ihre Sozialversicherungsnummer angegeben haben, nun aber eine EIN verwenden möchten? Sie können Ihre Kunden einfach bitten, für ihre Steuer- und Lohnabrechnungsunterlagen ein neu ausgefülltes W9-Formular zu verwenden. Denken Sie daran, dass Sie diese Informationen auf sichere Weise versenden sollten – nicht als E-Mail-Anhang!

Füllen Sie das Formular W9 genauso aus wie mit Ihrer Sozialversicherungsnummer, verwenden Sie jedoch stattdessen die EIN. Ihre Kunden sollten gerne bereit sein, diese Änderung vorzunehmen und die EIN anstelle Ihrer SSN in Ihrem 1099-Misc-Formular zum Jahresende anzugeben.

Die EIN und PayPal

Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie PayPal als primäres Abrechnungsinstrument verwenden, auch dort Ihr Profil aktualisieren sollten. Wenn Sie bereits ein Geschäftskonto bei PayPal haben, können Sie diese Informationen in Ihrem Profil unter „Meine Geschäftsinformationen“ ändern.

Wenn Sie kein Geschäftskonto haben, können Sie diese Informationen möglicherweise erst hinzufügen, wenn Sie sich der jährlichen Einkommensgrenze von 20.000 US-Dollar nähern, ab der ein 1099-K-Formular ausgestellt wird. Sie werden dann von einem Mitarbeiter des PayPal-Teams aufgefordert, diese Informationen hinzuzufügen. (Wenn Sie sicher sind, dass Sie 20.000 US-Dollar verdienen und außerdem über 200 Transaktionen auf Ihrem PayPal-Konto verbucht sind, erhalten Sie das Formular 1099-K und haben die Möglichkeit, anzugeben, dass Sie anstelle Ihrer Sozialversicherungsnummer eine EIN verwenden möchten.)

Kunden können Ihre Angaben in der Regel nicht mehr ändern, sobald ein 1099-Formular bearbeitet wurde. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre Änderungswünsche bis zum Ende des Geschäftsjahres einreichen! Man möchte es ihnen nicht unnötig schwer machen.

Senden Sie alle neuen W9-Formulare rechtzeitig vor Ablauf der Frist am 31. Dezember – wenn möglich sogar noch früher! Überprüfen Sie jedes Frühjahr Ihre 1099-Formulare, um sicherzustellen, dass sie Ihre korrekte EIN enthalten, insbesondere wenn Sie diese zum ersten Mal verwenden.

Eine EIN wird zum Industriestandard für selbstständige Freiberufler und ist eine sichere Möglichkeit, Ihre Steuerdaten für Berichtszwecke weiterzugeben. Da die Anmeldung kostenlos und fast sofort möglich ist, gibt es keinen Grund, zu zögern. Worauf wartest du noch?

Wenn Sie Fragen zu EINs haben, wenden Sie sich bitte an einen Steuer- oder Rechtsberater. Verwenden Sie Bonsai, um Ihr Freelancer-Geschäft zu verwalten, und starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion.