Beispiel für eine freundliche Erinnerungs-E-Mail: 12 Vorlagen, die Sie ausprobieren können

Es kann schwierig sein, sich an alles zu erinnern, besonders wenn wir mit Arbeit oder privaten Verpflichtungen überlastet sind. Deshalb sind Erinnerungs-E-Mails sowohl in unserem Privatleben als auch im Berufsleben so wichtig.

Während die meisten von uns daran gewöhnt sind, sich selbst Erinnerungen zu schicken, sind wir es vielleicht nicht so gewohnt, sie an andere zu schicken. Und genau da kann es etwas knifflig werden.

Sie möchten nicht als nörgelig oder aufdringlich rüberkommen, aber Sie möchten auch nicht, dass die Person vergisst, woran Sie sie erinnern.

Es ist ein schwieriger Balanceakt, aber es ist möglich, eine Erinnerungs-E-Mail zu verfassen, die sowohl höflich als auch effektiv ist.

Dieser Leitfaden behandelt alles, was Sie über Erinnerungs-E-Mails wissen müssen, darunter 12 Beispiele für freundliche Erinnerungs-E-Mails, höfliche Umgangsformen für Erinnerungs-E-Mails und wie Sie eine Erinnerungs-E-Mail verfassen, die Ergebnisse bringt. Dies ist nur eine kleine Auswahl unserer kostenlosen Vorlagen – wenn Sie auf der Suche nach einer umfassenden Sammlung von E-Mail-Vorlagen, Word-Vorlagen, PDF-Vorlagen, Google Doc-Vorlagen und vielem mehr sind, sichern Sie sich noch heute Ihre 7-tägige kostenlose Testversion!

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Also, fangen wir an!

Was ist eine Erinnerungs-E-Mail?

Eine Erinnerungs-E-Mail ist eine Nachricht, die Sie an jemanden senden, wenn Sie ihn an etwas Wichtiges erinnern möchten.

Es enthält in der Regel eine Nachricht, die in etwa so lautet: „Hey, ich wollte dich daran erinnern, dass du am Mittwoch um 15 Uhr einen Termin beim Zahnarzt hast.“

Es gibt zwei Arten von Erinnerungs-E-Mails: Die erste erinnert jemanden an etwas, bevor es passiert, und die zweite erinnert jemanden an etwas, nachdem es bereits passiert ist.

Der erste Typ wäre eher eine Erinnerungs-E-Mail für ein Meeting, während der zweite Typ eher eine E-Mail zur Erinnerung an eine überfällige Zahlung wäre.

Was ist der ideale Zeitpunkt für eine Erinnerungs-E-Mail?

Das hängt wirklich davon ab, woran Sie die Person erinnern möchten. Wenn es sich um einen Termin oder ein Meeting handelt, solltest du die E-Mail in der Regel ein oder zwei Tage im Voraus versenden.

Dadurch hat die Person genügend Zeit, die E-Mail zu lesen und in ihren Kalender einzutragen. Für Dinge wie Vertragsverlängerungen, Mietzahlungen oder die Rückgabe von Büchern aus der Bibliothek empfiehlt es sich, die E-Mail ein oder zwei Wochen vor dem Fälligkeitsdatum zu versenden.

Auf diese Weise hat die Person Zeit, sich darum zu kümmern, ohne es zu vergessen und bestraft zu werden. Wenn die Erinnerung Dinge ohne Fälligkeitsdatum betrifft, können Sie mit dem Versenden etwas länger warten.

Vorlagen für freundliche Erinnerungs-E-Mails

Es gibt verschiedene Arten von Erinnerungs-E-Mails, die Sie versenden können, je nachdem, woran Sie die Person erinnern möchten.

Hier sind einige Vorlagen für freundliche Erinnerungs-E-Mails, die Sie für verschiedene Situationen verwenden können:

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1. Höfliche Erinnerungs-E-Mail an den Chef

Betreffzeile der E-Mail: Urlaubsantrag für September

Hallo Matthew,

Hallo! Ich wollte Sie nur höflich an meinen Urlaubsantrag für September erinnern. Ich habe die Anfrage am 21. August eingereicht und noch immer keine Antwort von Ihnen erhalten.

Ich wollte, dass der Antrag so schnell wie möglich genehmigt wird, damit ich mit den Reisevorbereitungen beginnen kann. Wenn Sie mir so bald wie möglich Bescheid geben könnten, wäre ich Ihnen sehr dankbar.

Mit freundlichen Grüßen,

Anthony

2. Freundliche Erinnerung bei Nichtbeantwortung

Betreff: Weiterverfolgung der Bewerbung

Hallo [Arbeitgeber],

Nochmals vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mit mir über die offene Stelle in Ihrem Unternehmen zu sprechen. Ich freue mich sehr über die Möglichkeit, Teil einer so renommierten Organisation zu werden.

Ich wollte nur nachfragen, ob Sie meine Bewerbungsunterlagen erhalten haben. Ich habe sie am [Datum] eingereicht und noch keine Antwort erhalten.

Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir mitteilen könnten, ob ich noch etwas tun muss oder ob Sie weitere Informationen von mir benötigen.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Aufmerksamkeit. Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

Jasmin

3. Sanfte Erinnerung an ein Meeting

Betreff: Bevorstehende Sitzung am Mittwoch

Hallo [Team],

Ich wollte nur kurz daran erinnern, dass wir für diesen Mittwoch um 11 Uhr eine Teambesprechung im Konferenzraum geplant haben.

Das Meeting wird etwa eine Stunde dauern, und wir werden den vierteljährlichen Budgetbericht durchgehen. Bitte bringen Sie eine Kopie des Berichts zum Treffen mit.

Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an mich wenden.

Vielen Dank, wir sehen uns dann am Mittwoch.

Mit freundlichen Grüßen,

Anne

4. E-Mail zur Erinnerung an die Frist

Betreff: Anstehende Frist – Projektvorschlag

Hallo [Team],

Ich wollte nur kurz daran erinnern, dass wir nächsten Montag, den 12. Oktober, einen Projektvorschlag einreichen müssen. Der Vorschlag muss bis 23:59 Uhr EST eingereicht werden.

Wir werden dem Kunden den Vorschlag am Dienstag, dem 13. Oktober, vorlegen. Daher ist es sehr wichtig, dass der Vorschlag rechtzeitig fertiggestellt und eingereicht wird.

Bitte bringen Sie alle Fragen oder Bedenken, die Sie zu dem Projekt haben, mit, um eine Terminüberschreitung zu vermeiden.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, sich an uns zu wenden.

Vielen Dank, wir sehen uns dann am Montag.

Mit freundlichen Grüßen,

John

5. E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung

Betreff: Bevorstehende Veranstaltung – Mitarbeiterfeier

Hallo [Team],

Ich wollte nur kurz an die Mitarbeiterfeier nächste Woche erinnern. Es findet am Freitag, dem 18. Dezember, von 12 bis 16 Uhr im Pausenraum statt.

Wir haben einige besondere Gäste eingeladen, und es werden Erfrischungen gereicht.

Bitte antworten Sie auf diese E-Mail, wenn Sie teilnehmen möchten, damit wir die genaue Teilnehmerzahl ermitteln können. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, lassen Sie es mich wissen.

Vielen Dank, ich freue mich darauf, Sie alle auf der Party zu sehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Patricia

6. E-Mails zur Erinnerung an überfällige Zahlungen

Betreff: Überfällige Zahlung – Rechnung Nr. 12345

Hallo [Kunde],

Ich schreibe Ihnen nur, um Sie daran zu erinnern, dass Ihre Zahlung für die Rechnung Nr. 12345 nun überfällig ist. Das Zahlungsziel war der [Datum], und wir haben die Zahlung noch nicht erhalten.

Wir würden uns freuen, wenn Sie die Zahlung so schnell wie möglich vornehmen könnten. Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, wenden Sie sich bitte an uns.

Danke,

Matin

7. Freundliche Erinnerung bezüglich der untenstehenden Anfrage

Betreff: Freundliche Erinnerung – Bitte um Informationen

Hallo Maryann,

Ich schreibe Ihnen nur, um Sie freundlich daran zu erinnern, dass wir eine Anfrage an Sie haben, die bereits überfällig ist. Wir haben die Informationen zu [Thema] am [Datum] angefordert, aber noch nicht erhalten.

Wir würden uns freuen, wenn Sie uns die angeforderten Informationen so bald wie möglich zukommen lassen könnten. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, können Sie sich gerne an mich wenden.

Danke,

Evans

8. Letzte bescheidene Erinnerung

Betreff: Letzte Erinnerung – Rechnung Nr. 12345

Hallo Robert,

Dies ist eine letzte Mahnung, dass Ihre Zahlung für die Rechnung Nr. 12345 nun überfällig ist. Das Zahlungsziel war der [Datum], und wir haben die Zahlung noch nicht erhalten.

Gemäß unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen berechnen wir eine Verzugsgebühr in Höhe von [Betrag], wenn die Zahlung nicht innerhalb von [Anzahl] Tagen nach Fälligkeit eingeht.

Wir werden gezwungen sein, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn wir innerhalb der nächsten 48 Stunden keine Zahlung erhalten.

Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie diese Rechnung umgehend bearbeiten und begleichen würden, um dies zu vermeiden. Sollten Sie weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.

Danke,

Karen

9. Zweite E-Mail-Erinnerung nach ausbleibender Antwort

Betreff: Weiterverfolgung – Linkaufbau

Hallo Thomas,

Ich schreibe Ihnen nur, um meine vorherige E-Mail zu unseren Linkbuilding-Dienstleistungen weiterzuverfolgen. Ich habe Ihnen vor ein paar Tagen eine E-Mail geschickt und noch keine Antwort erhalten, daher wollte ich nur sicherstellen, dass Sie sie erhalten haben.

Wir bieten Ihnen erneut verschiedene Linkbuilding-Dienstleistungen an, die dazu beitragen sollen, die Suchmaschinenoptimierung Ihrer Website zu verbessern.

Unser Expertenteam bespricht gerne mit Ihnen die verschiedenen Optionen im Detail und beantwortet alle Ihre Fragen.

Wenn Sie mehr über unsere Dienstleistungen erfahren möchten oder Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

Dies ist unsere letzte Folge-E-Mail. Wenn wir innerhalb der nächsten 48 Stunden keine Rückmeldung von Ihnen erhalten, gehen wir davon aus, dass Sie nicht interessiert sind, und werden keine weiteren Schritte unternehmen.

Vielen Dank für Ihre Zeit,

Jeremy

10. E-Mail-Erinnerung zur Zoom-Besprechung an die Teilnehmer

Betreff: Bevorstehendes Zoom-Meeting – [Datum] um [Uhrzeit]

Hallo [Team],

Ich wollte nur kurz an unser bevorstehendes Zoom-Meeting erinnern. Es findet am [Datum] um [Uhrzeit] statt. Die Meeting-ID lautet [ID] und das Passwort lautet [Passwort]. Die Tagesordnung für die Sitzung ist beigefügt.

Wir hoffen, Sie alle dort zu sehen!

Mit freundlichen Grüßen,

Melany

11. Terminerinnerung per E-Mail

Betreff: Terminerinnerung

Hallo,

Dies ist eine freundliche Erinnerung daran, dass Sie morgen um 14 Uhr einen Termin bei uns haben. Wir sehen uns bei einem Folgetermin wieder, um Ihre Fortschritte zu besprechen und zu sehen, wie wir Ihnen am besten weiterhelfen können.

Wir freuen uns darauf, Sie morgen zu sehen!

Mit freundlichen Grüßen,

Magret

12. E-Mail-Erinnerung an die No-Show-Coaching-Sitzung

Betreff: Erinnerung an versäumte Sitzung

Hallo,

Es tut uns leid, dass wir Sie verpasst haben und Sie nicht an unserer regelmäßig stattfindenden Life-Coaching-Sitzung teilnehmen konnten! Bitte stornieren Sie künftig 24 Stunden im Voraus, damit wir den Termin in unserer Terminplanungssoftware freigeben und die Buchung an jemand anderen vergeben können. Zur Erinnerung: Zukünftige versäumte Sitzungen können Kosten verursachen. Bitte seien Sie daher in Zukunft vorsichtig und informieren Sie uns rechtzeitig im Voraus.

Wir werden heute keine Rechnung für das Coaching zur Zahlung schicken, aber beim nächsten Mal müssen wir so vorgehen. Wir freuen uns darauf, Sie bei zukünftigen Coaching-Sitzungen begrüßen zu dürfen!

Mit freundlichen Grüßen,

Prateek

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So erstellen Sie eine Vorlage für eine Erinnerungs-E-Mail

Wenn Sie Ihre freundliche Erinnerungs-E-Mail verfassen, achten Sie darauf, dass sie professionell und freundlich ist, damit der Empfänger die Dringlichkeit Ihrer Anfrage versteht, ohne sich bedrängt zu fühlen.

Erinnerungsnachrichten können für Ihre Empfänger ein sanfter Anstoß in die richtige Richtung sein, oder sie können auch direkter formuliert sein.

Das hängt ganz von Ihrer Beziehung zum Empfänger und dem Zweck der E-Mail ab. Wenn Sie eine Erinnerungs-E-Mail versenden müssen, sollten Sie folgende wichtige Punkte beachten:

Betreffzeile der Erinnerungs-E-Mail

Dies ist Ihre erste Chance, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen, also nutzen Sie sie. Schreiben Sie eine klare Betreffzeile. Beispiel: „Erinnerung: Rechnung Nr. 12345 fällig am [Datum]“

Die Eröffnung

Beginnen Sie mit einer Begrüßung und nennen Sie dann sofort den Zweck Ihrer E-Mail. Zum Beispiel: „Hallo Jane, ich wollte dich nur daran erinnern, dass wir morgen um 11 Uhr ein Meeting haben.“

Der Körper

Halten Sie den Text Ihrer E-Mail kurz und prägnant. Wenn Sie eine Erinnerung für eine bevorstehende Veranstaltung versenden, geben Sie alle relevanten Informationen an (Datum, Uhrzeit, Ort usw.).

Wenn Sie eine Zahlungserinnerung versenden, geben Sie bitte die Rechnungsnummer und den fälligen Betrag an. Wenn die Erinnerung etwas anderes betrifft, machen Sie deutlich, woran Sie den Empfänger erinnern.

Hier erläutern Sie die Situation, nennen die Lösung und die zu ergreifenden Maßnahmen und geben einen Zeitplan für die gewünschte Antwort an.

Der Abschluss

Beenden Sie die E-Mail, indem Sie dem Empfänger einen Vertrauensvorschuss oder eine Chance zur Wiedergutmachung geben.

Zum Beispiel: „Ich weiß, dass Sie viel zu tun haben, deshalb werde ich Sie morgen noch einmal daran erinnern.“ oder „Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.“

Danken Sie dem Empfänger für seine Zeit und unterschreiben Sie mit Ihrem Namen.

5 häufige Fehler bei E-Mail-Erinnerungen – und wie man sie vermeidet

Zu viele Erinnerungen versenden

Wenn Sie feststellen, dass Sie zu viele Erinnerungen versenden, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihren Prozess zu überdenken. Gibt es Möglichkeiten, Erinnerungen zu automatisieren?

Können Sie ein System einrichten, bei dem der Empfänger automatisch eine Erinnerung erhält? Wenn nicht, versuchen Sie, Ihre Erinnerungen zeitlich zu strecken, damit sie nicht zu aufdringlich wirken.

Zu vage sein

Machen Sie nicht den Fehler, Ihre Erinnerungen zu vage zu formulieren. Der Sinn einer Erinnerung besteht darin, das Gedächtnis des Empfängers aufzufrischen. Seien Sie daher konkret, woran Sie ihn erinnern möchten.

Je genauer Sie sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie eine weitere Erinnerung benötigen.

Wütend oder ungeduldig klingen

Es ist wichtig, in Ihren Erinnerungs-E-Mails professionell zu bleiben, auch wenn Sie frustriert sind. Denken Sie daran, dass der Empfänger Sie nicht unbedingt ignorieren oder sich schwierig verhalten will – er ist vielleicht einfach nur beschäftigt. Denken Sie immer daran, dass Nuancen in der schriftlichen Kommunikation verloren gehen können, wie beispielsweise der Unterschied zwischen einer sanften Erinnerung und einer freundlichen Erinnerung.

Vermeiden Sie es, in Ihrer E-Mail wütend oder ungeduldig zu klingen, indem Sie einen freundlichen und positiven Ton beibehalten. Vermeiden Sie Formulierungen wie „nur zur Erinnerung“ und verwenden Sie stattdessen „nur eine freundliche Erinnerung“. So wirken Sie höflich und direkt.

Nicht Korrekturlesen

Bevor Sie auf „Senden“ klicken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre E-Mail noch einmal zu überprüfen. Dadurch vermeiden Sie Tipp- und Grammatikfehler und können sicherstellen, dass die E-Mail so klingt, wie Sie es möchten.

Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihre Erinnerungs-E-Mail aufgrund eines einfachen Fehlers unprofessionell wirkt.

Zu viele E-Mails auf einmal versenden

Wenn Sie jemanden an mehrere Dinge erinnern müssen, versuchen Sie, diese in einer E-Mail zusammenzufassen, anstatt mehrere einzelne E-Mails zu versenden.

Dadurch wird vermieden, dass der Empfänger überfordert wird, und es ist wahrscheinlicher, dass er Ihre Erinnerung tatsächlich liest (und darauf reagiert!).

Fazit zu freundlichen Erinnerungs-E-Mails

Eine Erinnerungs-E-Mail ist eine höfliche Art, jemanden zum Handeln aufzufordern. Es ist wichtig, dass Sie sich in Ihrer E-Mail klar, prägnant und konkret ausdrücken, damit der Empfänger genau weiß, was er zu tun hat.

Unterschiedliche Situationen erfordern unterschiedliche Arten von Erinnerungs-E-Mails. Passen Sie Ihre E-Mail daher unbedingt an die jeweilige Situation an.

Und schließlich sollten Sie häufige Fehler vermeiden, wie z. B. in Ihrer E-Mail wütend zu klingen oder zu vage zu sein.