Por lo tanto, tienes que enviar el temido correo electrónico de recordatorio de pago a un cliente. La situación de las plantillas de facturas fantasma entre autónomos y clientes ocurre constantemente .
Aunque los planes de pago y la facturación automática son dos alternativas, a veces pueden requerir un esfuerzo para configurarlos (a menos que utilices las herramientas de Bonsai, por supuesto).
Dependiendo de tu situación, lo mejor puede ser aprovechar la habilidad de redactar un correo electrónico eficaz para recordar el pago atrasado.
En el proceso, no solo ganarás confianza en tu carrera profesional al establecer límites y probar nuevos métodos, sino que también podrás fortalecer tus habilidades de comunicación y tu relación general con tus clientes.
Aquí tienes nuestra guía de tres pasos para redactar un correo electrónico de recordatorio de pago perfectamente educado.
1. Supongamos lo mejor.
Antes de escribir un correo electrónico de recordatorio de pago a un cliente, es posible que te invadan pensamientos negativos y «catastrofistas»:
- «Mi cliente ha desaparecido de la faz de la tierra».
- «Sin duda lo está haciendo deliberadamente».
- ...O cualquier variación menos dramática de estos posibles pensamientos.
Sin embargo, la verdad es que, si has enviado tu factura como autónomo y no has recibido respuesta, es probable que simplemente se hayan olvidado. Es fundamental tener esto en cuenta, ya que un correo electrónico que raya en lo grosero puede arruinar las relaciones laborales.
Al enviar una carta o un correo electrónico amistoso recordando el pago, usted:
- Respetando tus necesidades
- Fomentar las relaciones con los clientes
- Aprender a comunicarse de manera eficaz
Sugerencia: si los clientes se olvidan constantemente de pagarte, tal vez debas revisar cómo facturar correctamente a un cliente para evitar estas situaciones.
Durante el proceso, además de mantener una actitud positiva, tu recordatorio amistoso para pagar una factura también debe ser informativo.
Veamos cómo debes configurar este correo electrónico tan útil y a la vez tan genial.
2. Redacta tu correo electrónico de recordatorio
Hay tres secciones principales en un correo electrónico eficaz de recordatorio de facturas vencidas:
2.1. Saludo
Utiliza un saludo cordial y evita mencionar el propósito del correo electrónico desde el principio. En su lugar, empieza por dirigirte a ellos de manera formal.
Programas como Bonsai pueden ayudarte a redactar el correo electrónico perfecto y aumentar tu confianza en el trabajo, pero ten en cuenta que un correo electrónico de recordatorio de pago a tu cliente debe ser directo y sencillo.
2.2. Cuerpo principal
Empieza con una nota positiva. Pregúntales cómo ha ido su semana/día/fin de semana o pregúntales qué les ha parecido tu servicio o producto últimamente.
A continuación, incluya una descripción clara y amigable sobre el retraso en el pago utilizando la voz pasiva, como por ejemplo:
«Este es un recordatorio amistoso de que su pago está vencido».
Después, incluye toda la información que puedas. Comience con:
- La copia original de la factura
- Factura revisada de un profesional independiente
- Todas las opciones de pago posibles y detalles
2.3. Palabras finales
Finalice este correo electrónico de recordatorio de pago cortés con su propia firma, incluya una despedida adecuada y mencione información profesional como su cargo, empresa y datos de contacto.
También puedes personalizarlo mencionando lo mucho que esperas un próximo proyecto o deseándoles una buena semana.
Esto contribuirá a reforzar la relación laboral en el futuro.
Entiende esto:
Al registrarte para obtener una prueba gratuita de Bonsai, podrás clasificar todos tus correos electrónicos, facturas, recordatorios y contratos para mantener una verdadera sensación de profesionalidad que inspira respeto de forma natural entre tus clientes.
3. Programar un seguimiento
Esta plantilla de correo electrónico de recordatorio de pago suele funcionar…
Pero a veces no es así.
Cuando esto ocurra, prepara un segundo correo electrónico recordatorio para una semana después. Esto debería ser similar al primer correo electrónico, sin embargo, mencione que debe comenzar a añadir recargos por demora a partir de una fecha determinada.
Si el segundo recordatorio no surte efecto, envíe una carta de requerimiento por correo postal a través de un tercero. Esta mayor urgencia probablemente impulsará al cliente a actuar.
El conocimiento (y las herramientas) son poder.
Además de la pasión, el pago impulsa los negocios.
Siguiendo estos pasos, podrás crear un proceso fluido y eficaz que elimine la posibilidad de frustración o estrés.
Comprender exactamente lo que hay que hacer y utilizar herramientas como Bonsai (prueba nuestra versión de prueba gratuita) te ayudará a gestionar las situaciones con los clientes y a crear una base sólida que refuerce continuamente la confianza y el éxito, incluso en el futuro de tu carrera profesional.
Y, a veces, todo comienza con un simple correo electrónico.
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