Como escrever e-mails de lembrete de pagamento para clientes freelancers

Então, você precisa enviar o temido e-mail de lembrete de pagamento a um cliente. A situação de fantasmas nos modelos de fatura entre freelancers e clientes ocorre constantemente .

Embora os planos de pagamento e o faturamento automático sejam duas alternativas, às vezes pode ser trabalhoso configurá-los (a menos que você esteja usando as ferramentas da Bonsai, é claro).

Dependendo da sua situação, pode ser mais eficaz aprender a escrever um e-mail eficaz para lembrar o pagamento em atraso.

Nesse processo, você não só ganhará confiança em sua carreira ao estabelecer limites e experimentar novos métodos, mas também poderá fortalecer suas habilidades de comunicação e seu relacionamento geral com seus clientes.

Aqui está o nosso guia de três etapas para escrever um e-mail de lembrete de pagamento perfeitamente educado.

1. Presuma o melhor

Antes de escrever seu e-mail de lembrete de pagamento para um cliente, você pode ficar atormentado por pensamentos negativos e “cenários pessimistas”:

• “Meu cliente desapareceu da face da terra.”
• “Ele/Ela está definitivamente fazendo isso deliberadamente.”
• ...Ou quaisquer variações menos dramáticas destes pensamentos potenciais.

No entanto, a verdade é que, se você enviou sua fatura freelance e não obteve resposta, é provável que eles tenham simplesmente esquecido. É fundamental ter isso em mente, pois um e-mail um pouco rude pode prejudicar as relações de trabalho.

Ao enviar uma carta ou e-mail amigável de lembrete de pagamento, você estará:

• Respeitando suas necessidades
• Cultivando relacionamentos com os clientes
• Aprender a comunicar-se de forma eficaz

Dica: se os clientes estão constantemente se esquecendo de pagar, talvez seja necessário rever a forma como você cobra para evitar essas situações.

Durante o processo, além de manter uma atitude positiva, seu lembrete amigável para pagar uma fatura também deve ser informativo.

Vamos ver como você deve configurar esse e-mail útil e super legal.

e 2. Crie seu e-mail de lembrete

Existem três seções principais em um e-mail eficaz de lembrete de fatura vencida:

2.1. Saudações

Use uma saudação gentil e evite mencionar o objetivo do e-mail logo de cara. Em vez disso, comece por se dirigir a eles formalmente.

Softwares como o Bonsai podem ajudá-lo a criar o e-mail perfeito e aumentar a confiança no trabalho, mas lembre-se de que um e-mail de lembrete de pagamento para o seu cliente deve ser direto e simples.

2.2. Corpo principal

Comece com uma nota positiva. Pergunte como foi a semana/dia/fim de semana deles ou pergunte se estão gostando do seu serviço ou produto recentemente.

Em seguida, inclua uma descrição clara, mas amigável, sobre o atraso no pagamento, usando a voz passiva, como por exemplo:

Este é um lembrete amigável de que seu pagamento está atrasado.

Depois disso, inclua o máximo de informações possível. Comece com:

• Cópia original da conta
• Uma fatura freelance revisada
• Todas as opções de pagamento possíveis e detalhes

2.3. Palavras finais

Conclua este e-mail de lembrete de pagamento educado com sua própria assinatura, inclua uma despedida apropriada e mencione informações profissionais, como seu cargo, empresa e detalhes de contato.

Você também pode personalizar sua mensagem mencionando como está ansioso por um projeto futuro ou desejando uma ótima semana a eles.

Isso ajudará a fortalecer o relacionamento profissional no futuro.

Entenda isso:

Ao se inscrever para uma avaliação gratuita do Bonsai, você poderá organizar todos os seus e-mails, faturas, lembretes e contratos para manter um verdadeiro senso de profissionalismo que exige respeito naturalmente de seus clientes.

3. Agende um acompanhamento

Este modelo de e-mail de lembrete de pagamento geralmente funciona…

Mas, ocasionalmente, isso não acontece.

Quando isso acontecer, prepare um segundo e-mail de lembrete para uma semana depois. Isso deve ser semelhante ao primeiro e-mail, porém, mencione que você deve começar a adicionar multas por atraso a partir de uma determinada data.

Se o segundo aviso falhar, envie uma carta de cobrança em papel, enviada por correio por terceiros. Essa camada adicional de urgência provavelmente estimulará o cliente a agir.

O conhecimento (e as ferramentas) são poder

Além da paixão, o pagamento impulsiona os negócios.

Seguindo essas etapas, você poderá criar um processo tranquilo e eficaz que elimina a possibilidade de frustração ou estresse.

Entender exatamente o que você precisa fazer e usar ferramentas como o Bonsai (confira nossa versão de avaliação gratuita) ajudará a gerenciar situações com clientes, criar uma base sólida que fortalece continuamente a confiança e o sucesso, bem além do futuro da sua carreira.

E, às vezes, tudo começa com um simples e-mail.