Wie man Scope Creep vermeidet (7 Strategien)

Scope Creep – die erschreckend häufige Tendenz, dass Projekte über ihre ursprünglichen Grenzen hinauswachsen. Wie man Scope Creep vermeiden kann, ist die Frage, die jedem Freiberufler im Hinterkopf herumschwirrt, wenn er eine Angebotsvorlage vorbereitet oder wenn er zum ersten Mal eine Arbeitsumfangvorlage einreicht und Projektdetails mit einem neuen Kunden oder einer neuen Agentur bespricht.

Aber hören Sie sich das an:

Ob es Ihnen gefällt oder nicht, die Wahrheit ist, dass Scope Creep ganz natürlich auftritt, egal wie gut Sie Ihre Projekte verwalten.

Der Trick besteht darin, zu verstehen, was Scope Creep wirklich ist, und Strategien und Lösungen zu kennen, um dieser Tendenz in jeder beruflichen Situation entgegenzuwirken. Dies erhöht nicht nur Ihre Chancen, Ihr berufliches Projekt innerhalb des vereinbarten Budgets und Zeitrahmens zu realisieren, sondern hilft Ihnen auch, mehr Selbstvertrauen in Ihre Karriere zu gewinnen.

Klingt super?

In diesem Artikel erläutern wir, warum es überhaupt zu Scope Creep kommt und wie Sie dieses häufige Problem professionell und reibungslos angehen können – ganz so, wie es sich für einen gut vorbereiteten und selbstbewussten Freiberufler gehört.

Was ist Scope Creep?

Zunächst einmal: Was ist Scope Creep?

Wie bereits kurz erwähnt, bezieht sich Scope Creep auf Änderungen im fachlichen Umfang eines Projekts zu jedem Zeitpunkt nach Projektbeginn.

Die Änderungen im Umfang könnten sich beziehen auf:

• Ergänzungen zu den Projektanforderungen
• Eine plötzliche Veränderung der Kundenbedürfnisse
• Zusätzliche Funktionen eines Produkts

Auch wenn das für Freiberufler sehr ärgerlich klingt, insbesondere wenn der Kunde die gleiche Bezahlung verlangt, ist Scope Creep gar nicht so schlimm.

Ehrlich gesagt.

Veränderungen sind unvermeidlich. Wie bei allem anderen auch kommt es jedoch darauf an, wie man mit der Situation umgeht, um etwas zu bewirken.

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Was sind die Ursachen für Scope Creep?

Die meisten Fälle von Scope Creep entstehen dadurch, dass Kunden nicht wissen, wie sie ihre Anforderungen richtig definieren sollen. Je nach Projekt kann es jedoch eine Reihe von Möglichkeiten geben, wie sich Scope Creep „anschleicht“.

Hier sind einige Hauptursachen für Scope Creep:

1. Unzureichende Anforderungsanalyse

WennIhr Kunde zu Beginn nicht den gesamten Umfang kennt und/oder nicht genügend Zeit damit verbringt, die entsprechenden Dokumente und Recherchen für Sie zusammenzustellen.

2. Benutzer nicht früh genug einbeziehen

Angenommen, Sie wissen, was Ihre Nutzer brauchen oder wollen. Wenn Nutzer nicht in die Analyse- und Entwicklungsphase einbezogen werden, kann dies zu Problemen und/oder einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs führen.

3. Unterschätzung der Komplexität des Projekts

Wenn Ihr Kunde neu in der Branche ist, wird er möglicherweise anhand von Projekten raten, da er nicht weiß, was ihn erwartet und wie er planen soll.

4. Vergoldung

Dies ist ein gängiger Begriff, der verwendet wird, wenn der Umfang eines Projekts überschritten wird, weil man davon ausgeht, dass diese Änderungen den Wert steigern werden.

Das Verständnis der Ursachen für Scope Creep ist der erste Schritt, um zu lernen, wie man Scope Creep von vornherein sicher vermeiden kann.

7 Strategien, um Scope Creep zu vermeiden

Nachdem Sie nun den gesamten Umfang von Scope Creep verstanden haben, ist es Zeit für die Vorbereitung.

Die Sache ist die:

Jedes Projekt ist anders, weil jeder freiberufliche Kunde anders ist (auf die eine oder andere Weise).

Während einige dieser Taktiken für einen Kunden gut funktionieren mögen, könnten sie für einen anderen völlig nutzlos sein. Der Schlüssel hierbei ist, alle Möglichkeiten zu kennen, wie man Scope Creep vermeiden kann, damit Sie auf jede Situation, die Ihnen diese Freelancer-Karriere beschert, bestens vorbereitet sind.

Darüber hinaus sind diese Taktiken auch hervorragende Mittel, um Selbstvertrauen und Professionalität aufzubauen.

Bonusse für alle.

1. Beachten Sie die Anforderungen.

Das Wichtigste zuerst: Seien Sie organisiert.

Die Dokumentation der Anforderungen jedes Kunden sorgt nicht nur für ein gutes Gefühl, sondern ist auch der wichtigste Schritt, um Scope Creep zu vermeiden.

Sprechen Sie mit allen Beteiligten und finden Sie heraus, was genau sie sich von dem Projekt erwarten. Halten Sie alles in einem übersichtlichen Dokument oder Online-Tool fest. Dieser Prozess wird bei einigen professionellen Dienstleistungen als Erstellung eines Auftragsschreibens bezeichnet. Außerdem sollten Sie potenzielle Konflikte bewältigen und Anforderungen (so weit wie möglich) priorisieren.

Nachdem Ihr Dokument fertiggestellt ist, fügen Sie Ihren Kunden und alle anderen am Projekt beteiligten Personen zu Ihrem Online-Dokument hinzu, um einen einfachen Gruppenzugriff zu ermöglichen.

Sie können dieses Dokument auch zu einem größeren Projektplan hinzufügen, falls Sie bereits einen haben, oder die Hilfe eines Projektmanagement-Tools für Freiberufler in Anspruch nehmen, um alles übersichtlich zu sortieren.

2. Änderungskontrollprozesse: Einrichtung

Ein Anforderungsdokument ist zwar ein guter Ausgangspunkt, aber es ist sehr wahrscheinlich, dass irgendwann jemand etwas daran ändern möchte. Diese Realität erfordert einen Änderungskontrollprozess.

Glücklicherweise ist dieser Vorgang unkompliziert.

Nehmen wir also an, Ihr Kunde oder ein Stakeholder schlägt eine Änderung vor. Wenn die Änderung genehmigt wird, integrieren Sie sie in Ihren gemeinsam genutzten Projektplan.

Wenn die von Ihnen verwendete Projektmanagement-Software eine Änderungsmanagementfunktion unterstützt, nutzen Sie diese einfach. Der Trick dabei ist, herauszufinden, wer alle Änderungen überprüfen und genehmigen wird.

Befähigen Sie eine begrenzte Anzahl von Personen, Änderungen des Umfangs zu beantragen, und eine noch kleinere Anzahl, diese Wünsche zu genehmigen. Beschreiben und dokumentieren Sie den Prozess für den Erhalt zusätzlicher freiberuflicher Rechnungszahlungen für alle Leistungsumfangänderungen, die nach einem bestimmten Zeitraum vorgenommen wurden.

Wenn sie zustimmen, befolgen Sie unseren Leitfaden zur Kundenabrechnung, um den Vertrag abzuschließen.

3. Erstellen Sie einen schlüssigen Projektplan.

Nachdem Sie die Dokumentanforderungen zu Ihrem Projektplan hinzugefügt haben, können Sie einen Projektzeitplan erstellen.

Erstellen Sie anhand Ihres Anforderungsdokuments eine Aufgabenliste, die Folgendes enthält:

• Was Ihr Projekt leisten wird.
• Wie die Anforderungen erfüllt werden.
• Wann ungefähr sollten sie fertiggestellt sein? Sie können den Zeiterfasser von Bonsai verwenden, um diese Schätzungen vorzunehmen.

Diese Liste sollte in Form von Aktivitäten und Aufgaben verfasst werden.

Da wir nun wissen, dass Veränderungen unvermeidlich sind, sollten wir etwas Zeit für Eventualitäten einplanen. Dadurch können Änderungen konstruktiv angenommen werden, da sie im Voraus geplant und besprochen werden.

Es gibt unzählige verschiedene Projektmanagement-Tools, mit denen Sie diesen Planungsprozess in Gang bringen können.

4. Beziehen Sie das Projektteam mit ein.

Ermutigen Sie alle Nutzer und Partner, sich an der Anforderungs- und Entwicklungsphase zu beteiligen. Beziehen Sie ihre Ideen und Vorschläge in das Produkt ein.

Währenddessen ist es auch sinnvoll, zu dokumentieren, wie jeder Einzelne mit dem ursprünglichen Plan umgeht.

Bevor die Ausführungsphase beginnt, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten sich über die Anforderungen und das Gesamtdesign oder den Gesamtplan einig sind.

Es ist auch wichtig, Nutzer oder Partner an die Änderungsregeln zu erinnern: Änderungsvorschläge kommen nicht einfach dadurch zustande, dass jemand die Idee gut findet. Die Änderung muss von der Gruppe oder der/den benannten Person(en) genehmigt werden.

5. Bereiten Sie sich auf Goldplating vor

Wie wir bereits in einem früheren Abschnitt erwähnt haben, ist Gold Plating eine reale und beängstigende Ursache für Scope Creep.

Dies ist eine Tendenz, die vom Kunden oder der Agentur ausgeht, den Umfang zu überschreiten und zusätzliche Funktionen zu schaffen, in der Annahme, dass dies einen Mehrwert für das Projekt darstellt.

Obwohl sie in der Regel das Wohl des Projekts im Blick haben, berücksichtigen sie aufgrund ihrer Tunnelblick-Mentalität häufig weder die Zeit der Freiberufler noch die Struktur des Projekts.

Bereiten Sie sich auf Gold Plating vor, indem Sie Informationen über zusätzliche Zahlungen für bestimmte Arten von Zusatzfunktionen in den Projektplan aufnehmen.

6. Lernen Sie, wann Sie „Nein“ sagen müssen

Wenn man lernt, wie man Scope Creep vermeidet, reicht manchmal schon ein Zauberwort.

Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass es zu unangemessenen Forderungen nach Änderungen des Umfangs kommen wird.

Auch wenn Sie wahrscheinlich ein freiberuflicher Rockstar sind, sind Sie doch nur ein Mensch.

Verstehen Sie, dass nicht alle Änderungen des Umfangs gleich sind. Änderungen am Umfang von kritischen Pfadelementen (Bereiche des Projekts, die andere Arbeiten verzögern, wenn sie nicht rechtzeitig fertiggestellt werden) sollten nur in Ausnahmefällen zugelassen werden.…

Und sorgfältig bewertet.

7. Alternativen zum Nein-Sagen

Wenn es Ihnen schwerfällt, „Nein“ zu sagen… oder wenn Sie bereits einige Male abgelehnt haben, gibt es ein paar Alternativen, auf die Sie zurückgreifen können:

• Teilen Sie Ihrem Kunden mit, dass, wenn etwas zum Umfang hinzugefügt wird, etwas anderes wegfallen muss (aus seiner Tasche).
• Bewerten Sie den Umfang der Änderungen. Wie viel werden die Änderungen oder zusätzlichen Funktionen kosten? Wenn man ihnen die Zahlen im Voraus mitteilt, kann dies weitere Anfragen verhindern.
• Sie können Ihrem Kunden auch Verzugsgebühren in Rechnung stellen. Das kann einschüchternd sein, aber es gibt unzählige Ressourcen, die Ihnen dabei helfen und den Prozess so reibungslos wie möglich gestalten.

Vorteile, wenn man belästigt wird

Das mag zwar einschüchternd klingen, aber sobald Sie Ihren eigenen Prozess festgelegt haben und wirklich verstehen, was Scope Creep ist und wie Sie es vermeiden können, wird es einfach zu einem Teil Ihrer freiberuflichen Arbeit werden.

Und ratet mal, was?

Scope Creep kann bei der Zusammenarbeit mit externen Kunden tatsächlich positiv sein.

Wenn Sie gut organisiert sind und einen professionell verfassten Freelancer-Vertrag verwenden, der Preise für zusätzliche Leistungen enthält, können Sie sich neue Einnahmequellen erschließen. Die Sorge, wie man Scope Creep vermeiden kann, gehört der Vergangenheit an.

Sobald der externe Kunde eine aufgeführte Funktion anfordert, müssen Sie lediglich die zusätzlichen Arbeitsstunden berechnen, den Kunden unterschreiben lassen und fertig.

Freiberuflicher Scope Creep... umgekehrt.

Um sicherzustellen, dass Sie für solche Fälle bestens vorbereitet sind, melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion der Freelancer-Lösungen von Bonsai an.