Cómo evitar el alcance excesivo (7 tácticas)

Desviación del alcance: la tendencia terriblemente común de los proyectos a expandirse más allá de sus límites iniciales. Cómo evitar el alcance excesivo es la pregunta que ronda en la mente de todo profesional independiente mientras prepara una plantilla de propuesta, o cuando envía por primera vez una plantilla de alcance del trabajo y discute los detalles del proyecto con un nuevo cliente o agencia.

Pero fíjate en esto:

Te guste o no, la verdad es que el alcance del proyecto se amplía de forma natural, independientemente de lo bien que gestiones tus proyectos.

El truco está en comprender qué es realmente el alcance excesivo, junto con las estrategias y soluciones para sortear esta tendencia en cualquier situación profesional. Esto no solo aumenta tus posibilidades de entregar tu proyecto profesional dentro del presupuesto y el plazo acordados, sino que también te ayudará a sentirte más seguro en tu carrera profesional.

¿Suena genial?

En este artículo, explicaremos por qué se produce el alcance excesivo y cómo puedes abordar este problema habitual de forma profesional y fluida, como el profesional independiente preparado y seguro de sí mismo que eres.

¿Qué es el alcance excesivo?

En primer lugar, ¿qué es el alcance excesivo?

Como hemos mencionado brevemente, el alcance del proyecto se refiere a los cambios en el alcance profesional de un proyecto, en cualquier momento después de que este haya comenzado.

Los cambios en el alcance podrían referirse a:

• Adiciones a los requisitos del proyecto
• Un cambio repentino en las necesidades del cliente
• Características adicionales de un producto

Aunque esto suena muy molesto para un profesional independiente, especialmente cuando el cliente solicita el mismo pago, el alcance excesivo no es tan malo.

Sinceramente.

El cambio es inevitable. Sin embargo, como cualquier otra cosa, todo depende de cómo se aborde la situación, eso es lo que marca la diferencia.

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¿Cuáles son las causas del alcance excesivo?

La mayoría de las situaciones de desviación del alcance se deben a que los clientes no saben definir adecuadamente sus requisitos. Sin embargo, dependiendo del proyecto, puede haber varias formas en que el alcance se «desvíe» de lo previsto.

Estas son algunas de las causas principales de la desviación del alcance:

1. Análisis deficiente de los requisitos

Cuandotu cliente no conoce el alcance total desde el principio y/o no dedica suficiente tiempo a recopilar los documentos y la información necesarios para ti.

2. No incluir a los usuarios con suficiente antelación

Suponiendo quesabes lo que tus usuarios necesitan o quieren. No incluir a los usuarios en las fases de análisis y desarrollo puede dar lugar a problemas y/o desviaciones del alcance.

3. Subestimar la complejidad del proyecto.

Si su cliente es nuevo en el sector, es posible que haga conjeturas sobre los proyectos, ya que no sabe qué esperar ni cómo planificarlos.

4. Chapado en oro

Este es un término común utilizado para referirse a la ampliación del alcance de un proyecto debido a la creencia de que estos cambios aumentarán su valor.

Comprender las causas de la desviación del alcance es el primer paso para dominar cómo evitarla de forma segura desde el principio.

7 tácticas para dominar cómo evitar el alcance excesivo

Ahora que comprende el alcance total de la desviación del alcance, es hora de prepararse.

La cuestión es la siguiente:

Cada proyecto es diferente porque cada cliente freelance es diferente (de una forma u otra).

Aunque algunas de estas tácticas pueden funcionar bien para un cliente, podrían resultar totalmente inútiles para otro. La clave aquí es comprender todas las formas de evitar el alcance excesivo, de modo que estés completamente preparado para cualquier situación que te depare esta aventura como autónomo.

No solo eso, sino que estas tácticas son también excelentes herramientas para fomentar la confianza y la profesionalidad.

Bonificaciones para todos.

1. Tenga en cuenta los requisitos.

Lo primero es lo primero: sé organizado.

Organizarse documentando los requisitos de cada cliente no solo te hace sentir bien, sino que es el paso más importante para evitar desviaciones en el alcance del proyecto.

Habla con todas las personas involucradas y averigua exactamente qué esperan del proyecto, luego anótalo todo en un documento organizado o en una herramienta en línea. Este proceso, en el caso de algunos servicios profesionales, se conoce como la creación de una carta de compromiso. Además, gestione los posibles conflictos y priorice los requisitos (en la medida de lo posible).

Una vez completado el documento, añada a su cliente y a todas las personas involucradas en el proyecto a su documento en línea para facilitar el acceso grupal.

También puedes añadir este documento a un plan de proyecto más amplio si tienes uno en marcha, o considerar la ayuda de una herramienta de gestión de proyectos para autónomos para mantener todo bien ordenado.

2. Procesos de control de cambios: configuración

Aunque un documento de requisitos es un excelente punto de partida, es probable que, en algún momento, alguien quiera modificar algo. Esta realidad requiere un proceso de control de cambios.

Afortunadamente, este proceso es sencillo.

Supongamos que su cliente o una parte interesada sugiere un cambio. Si se aprueba el cambio, incorpóralo al plan del proyecto compartido por tu grupo.

Si el software de gestión de proyectos que utiliza admite una función de gestión de cambios, simplemente utilícela. El truco aquí es averiguar quién va a revisar y aprobar cualquier cambio.

Permitir que un número limitado de personas solicite cambios en el alcance y que un número aún menor apruebe estas solicitudes. Describir y documentar el proceso para recibir pagos adicionales por facturas de autónomos por cualquier cambio en el alcance realizado después de un determinado período de tiempo.

Si están de acuerdo, siga nuestra guía de facturación a clientes para cerrar el trato.

3. Elabora un calendario coherente para el proyecto.

Una vez que los requisitos de los documentos se hayan añadido al plan del proyecto, podrá crear un calendario para el proyecto.

Utilizando su documento de requisitos, cree una lista de tareas que muestre:

• Lo que aportará tu proyecto.
• Cómo se cumplirán los requisitos.
• ¿Cuándo aproximadamente deberían estar terminados? Puedes utilizar el registro de tiempo de Bonsai para ayudarte a realizar estas estimaciones.

Esta lista debe redactarse en forma de actividades y tareas.

Ahora que sabemos que los cambios son inevitables, reservemos algo de tiempo para imprevistos. Esto permite que los cambios se acepten de manera constructiva, ya que se planifican y discuten con antelación.

Hay un montón de herramientas de gestión de proyectos diferentes que puedes utilizar para poner en marcha este proceso de programación.

4. Involucrar al equipo del proyecto

Anime a todos los usuarios y socios a participar en la fase de requisitos y desarrollo. Incluir sus ideas y sugerencias en el producto.

Mientras esto ocurre, también es conveniente documentar cómo interactúa cada uno con el plan inicial.

Antes de comenzar la fase de ejecución, asegúrese de que todos estén de acuerdo con los requisitos y el diseño o plan general.

También es importante recordar a los usuarios o socios las reglas de cambio: que las sugerencias de cambio no se producen simplemente porque a alguien le guste la idea. El cambio debe ser aprobado por el grupo o por la(s) persona(s) designada(s).

5. Prepárese para el chapado en oro

Como mencionamos en una sección anterior, el gold plating es una causa real y desalentadora del alcance excesivo.

Se trata de una tendencia creada por el cliente o la agencia para exceder el alcance y crear características adicionales, pensando que esto añadirá valor al proyecto.

Aunque suelen tener en mente el interés del proyecto, su visión limitada no suele tener en cuenta el tiempo del autónomo ni la estructura del proyecto.

Prepárese para el recubrimiento de oro incluyendo información en el plan del proyecto sobre el pago adicional por determinados tipos de funciones complementarias.

6. Aprende cuándo decir «no».

Cuando estás aprendiendo a evitar el alcance excesivo, a veces solo hace falta una palabra mágica.

Debes darte cuenta de que habrá solicitudes irrazonables de cambios en el alcance.

Aunque probablemente seas un freelancer estrella, solo eres humano.

Comprenda que no todos los cambios de alcance son iguales. Cualquier cambio en el alcance de los elementos de la ruta crítica (áreas del proyecto que retrasan otros trabajos si no se completan a tiempo) solo debe permitirse con moderación.…

Y evaluado cuidadosamente.

7. Alternativas a decir «no»

Si no te sientes cómodo diciendo que no… o si ya has dicho que no varias veces, hay algunos planes B a los que puedes recurrir:

• Comunique a su cliente que si se añade algo al alcance, algo debe salir (de su bolsillo).
• Calcula el coste del alcance adicional. ¿Cuánto costarán los cambios o las funciones adicionales? Informarles de las cifras por adelantado puede disuadirles de realizar más solicitudes.
• También puede cobrar recargos por demora a su cliente. Esto puede resultar intimidante, pero hay muchos recursos que te pueden guiar y hacer que el proceso sea lo más sencillo posible.

Ventajas de que te acosen

Aunque esto pueda parecer intimidante, una vez que definas tu propio proceso y comprendas realmente qué es el alcance excesivo y cómo puedes evitarlo, se convertirá en parte de tu rutina como autónomo.

¿Y adivina qué?

El alcance excesivo puede ser realmente algo positivo cuando se trabaja con clientes externos.

Si te mantienes organizado y utilizas un contrato de trabajo autónomo redactado por profesionales que incluya los precios de las funciones adicionales, podrás generar nuevos ingresos para ti. Preocuparse por cómo evitar el alcance excesivo pasa a ser cosa del pasado.

Tan pronto como el cliente externo solicite una función incluida en la lista, todo lo que tienes que hacer es calcular las horas de trabajo adicionales, hacer que el cliente lo apruebe y listo.

El alcance del trabajo freelance... al revés.

Para asegurarte de estar perfectamente organizado para este tipo de situaciones, regístrate hoy mismo para obtener una prueba gratuita de las soluciones para autónomos de Bonsai.