Beratungsvertrag: Der ultimative Leitfaden 2025

Ein Auftragsschreiben in der Beratung ist ein wichtiges Dokument, das den Berater und den Kunden rechtlich bindet und die Bedingungen ihrer beruflichen Beziehung festlegt. Es legt den Umfang der Dienstleistungen, die Gebührenstruktur, den Zeitplan und die Zahlungsbedingungen fest und stellt sicher, dass beide Parteien hinsichtlich ihrer Erwartungen und Verpflichtungen aufeinander abgestimmt sind. Auftragsschreiben sind unerlässlich, um Missverständnisse zu vermeiden und rechtliche Interessen zu schützen. Um ein wirksames Auftragsschreiben zu verfassen, sollten Sie klare Angaben zu den Aufgaben, der Vergütung und der Vertragsdauer machen. Vermeiden Sie häufige Fehler wie unklare Formulierungen oder fehlende Begriffe. Dieser Leitfaden bietet umfassende Einblicke, die Beratern dabei helfen, präzise und schützende Auftragsbestätigungen zu verfassen und so erfolgreiche Kundenbeziehungen sicherzustellen.

Teil 1: Verständnis von Auftragsschreiben

Sie haben schon von Angeboten und Verträgen gehört, aber was ist mit Auftragsschreiben? Einfach ausgedrückt ist ein Auftragsschreiben ein Dokument, das die Bedingungen der Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden festhält. Die wichtigsten Punkte, die Sie in Ihrem Auftragsschreiben aufführen sollten, sind die angebotenen Dienstleistungen, die Gebührenstruktur, der Zeitplan für die Zusammenarbeit, die Zahlungen und alle weiteren Erwartungen.

Auftragsschreiben können in einer Vielzahl von Branchen verwendet werden, darunter Beratung, Rechtswesen, Buchhaltung und mehr. Sie dienen sowohl als rechtsverbindliche Vereinbarung als auch als Mittel, um sicherzustellen, dass alle Parteien hinsichtlich der Erwartungen auf dem gleichen Stand sind.

Warum Auftragsschreiben wichtig sind

Einigen Umfragen zufolge geben Unternehmen durchschnittliche Prozesskosten in Höhe von 1,2 Millionen Dollar pro Milliarde Dollar Umsatz an. Das ist viel zu viel Geld, das für Missverständnisse und Konflikte verschwendet wird, die mit einer besseren Dokumentation und Konfliktlösung hätten vermieden werden können.

Auftragsschreiben sind Teil Ihrer Verteidigung gegen Rechtsstreitigkeiten. Sie dienen dazu, die Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden zu formalisieren und sicherzustellen, dass beide Parteien ihre Rechte und Pflichten verstehen. Selbst wenn während oder nach Abschluss des Projekts Streitigkeiten auftreten sollten, kann eine Auftragsbestätigung dazu beitragen, die Lösung zu beschleunigen und kostspielige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Darüber hinaus wird in Auftragsschreiben genau dargelegt, was Sie anbieten, wie viel Sie dafür berechnen und wann die Zahlung fällig ist. Sie werden die Erwartungen des Kunden eher erfüllen, wenn Sie selbst diese in der Auftragsbestätigung festlegen.

Was sollte in Auftragsschreiben enthalten sein?

Auftragsschreiben sollten auf jeden einzelnen Kunden und jedes einzelne Projekt zugeschnitten sein. Es gibt jedoch einige gemeinsame Elemente, die alle Auftragsschreiben enthalten sollten.

Zusammenfassung

Obwohl Sie die Einzelheiten Ihrer Vereinbarung bereits mit dem Kunden besprochen haben, wird alles in der Zusammenfassung schriftlich festgehalten. Es handelt sich im Grunde genommen um eine kurze Zusammenfassung der gesamten Vereinbarung.

Leistungsumfang

Welche Dienstleistungen bieten Sie an? In diesem Abschnitt sollten Sie den Umfang der von Ihnen zu erledigenden Arbeiten klar definieren – und zwar nicht nur die Dienstleistungen, die Sie allgemein anbieten, sondern die spezifischen Dienstleistungen, die Sie für diesen bestimmten Kunden erbringen werden.

Projektzeitplan

Hier legen Sie den Zeitrahmen für die Zusammenarbeit fest. Wann beginnt das Projekt? Wann wird es voraussichtlich fertig sein? Wie viele Stunden pro Woche planst du dafür ein? Es ist am besten, dies nicht offen oder der Interpretation überlassen zu lassen; seien Sie so konkret und klar wie möglich.

Zahlungsbedingungen

Geben Sie an, wie viel Sie berechnen werden, wie Sie Zahlungen akzeptieren (z. B. über PayPal oder Überweisung) und wann Zahlungen erwartet werden. Dies können Sie mit dem Kunden aushandeln oder selbst festlegen.

Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarung

Unabhängig davon, ob Sie mit sensiblen Informationen arbeiten oder nicht, ist es immer ratsam, eine Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarung in Ihr Auftragsschreiben aufzunehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Kunde sich verpflichtet, keine Details oder Ergebnisse der Arbeit außerhalb des Projektteams weiterzugeben.

Kündigungs- und Stornierungsbedingungen

Gehen Sie niemals davon aus, dass ein Projekt während seiner gesamten Laufzeit reibungslos verläuft. Sie sollten in Ihrem Auftragsschreiben immer eine Klausel aufnehmen, die regelt, was passiert, wenn der Kunde das Projekt aus irgendeinem Grund beenden oder stornieren muss.

Anwendbares Recht und Gerichtsbarkeit

Je nachdem, wo Sie sich befinden und wo sich der Kunde befindet, unterliegen Sie unterschiedlichen Gesetzen und Vorschriften. In diesem Abschnitt sollte klargestellt werden, welches Recht für die Vereinbarung gilt und wo etwaige Streitigkeiten verhandelt werden, falls sie auftreten sollten.

Unterschriften

Natürlich ist kein Auftragsschreiben vollständig ohne die Unterschriften von Ihnen und dem Kunden, mit denen beide bestätigen, dass sie die in dem Dokument dargelegten Bedingungen gelesen und verstanden haben und ihnen zustimmen. Unterschriften machen Ihre Vereinbarung rechtsverbindlich.

Arten von Auftragsschreiben

Sie werden feststellen, dass Auftragsschreiben in einer Vielzahl von Kontexten verwendet werden – nicht nur für Beratungsleistungen. Rechtsanwälte, Steuerberater, Coaches und Freiberufler können sie alle nutzen, wenn sie Kundenbeziehungen und Vereinbarungen formalisieren.

Anwälte neigen dazu, sehr detaillierte Auftragsschreiben zu verfassen; sie befassen sich mit komplexeren Angelegenheiten und müssen viele Einzelheiten abdecken. Die Anwaltskanzlei verfasst in der Regel das Schreiben, aber der Mandant muss es ebenfalls unterzeichnen.

Auch Buchhalter und Steuerberater können Auftragsschreiben verwenden, obwohl diese in der Regel weniger komplex sind als juristische Schreiben. Das liegt daran, dass ihre Dienstleistungen in der Regel unkomplizierter sind und weniger zu Streitigkeiten oder Meinungsverschiedenheiten führen.

Coaches, egal ob geschäfts- oder lebensorientiert, neigen oft zu Scope Creep; ihre Dienstleistungen sind interpretationsfähig, sofern sie nicht schwarz auf weiß festgelegt sind, da „Coaching” ein dehnbarer Begriff ist. Auftragsschreiben bieten die Möglichkeit, die Erwartungen beider Parteien festzulegen und sicherzustellen, dass es später keine Überraschungen gibt.

Berater genießen in der Regel nicht den Schutz einer größeren Organisation; sie sind auf sich allein gestellt und müssen sicherstellen, dass die Bedingungen einer Vereinbarung detailliert festgelegt sind. Auftragsschreiben ermöglichen ihnen dies.

Wann sollten Sie ein Auftragsschreiben verwenden?

In allen Fällen, in denen Sie eine Vereinbarung mit einem Kunden formalisieren müssen, sollten Sie ein Auftragsschreiben verwenden. Mit anderen Worten: Wenn Sie Gefahr laufen, für etwas haftbar gemacht zu werden, ist es ratsam, einen Auftragbrief zu haben.

Auftragsschreiben können für jede Art von Geschäftsbeziehung verwendet werden – von einmaligen Projekten bis hin zu langfristigen Verträgen. Sie tragen dazu bei, dass beide Parteien auf dem gleichen Stand sind und verstehen, was während der gesamten Dauer des Projekts oder Vertrags von ihnen erwartet wird.

Bewährte Verfahren für die Erstellung von Auftragsschreiben

Sind Sie bereit, Ihr eigenes Auftragsschreiben zu verfassen? Hier sind ein paar Tipps, die Sie beachten sollten:

• Halte es einfach. Da es sich um ein formelles Dokument handelt, ist es verlockend, Fachjargon oder Rechtssprache zu verwenden – dies würde jedoch nur dazu führen, dass der Brief weniger verständlich wird. Versuchen Sie, eine Sprache zu verwenden, die für alle Beteiligten leicht verständlich ist.
• Seien Sie konkret. Beschreiben Sie genau, welche Dienstleistungen Sie anbieten, wie viel Sie dafür berechnen und wann die Zahlungen fällig sind. Vage Aussagen können später zu Verwirrung führen, lassen Sie daher nach Möglichkeit nichts offen für Interpretationen.
• Fügen Sie eine Stornierungsklausel hinzu. Auch wenn Sie zuversichtlich sind, dass das Projekt seinen Lauf nehmen wird, ist es immer ratsam, eine Kündigungsklausel in Ihr Auftragsschreiben aufzunehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass beide Parteien verstehen, was geschieht, wenn der Kunde das Projekt aus irgendeinem Grund beenden oder stornieren muss.
• Lassen Sie Ihren Entwurf überprüfen. Wenn Sie selbst kein Jurist sind, lassen Sie Ihre Auftragsbestätigung von einem Anwalt prüfen, um sicherzustellen, dass sie allen gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Sind Sie besorgt, dass Ihr Auftragsschreiben nicht alle Anforderungen erfüllt? Manchmal ist es am besten, eine vorgefertigte Vorlage zu verwenden und diese an Ihre spezifische Situation anzupassen.

In jedem Fall ist ein Auftragsschreiben ein wichtiges Dokument – eines, das Sie niemals auf die leichte Schulter nehmen sollten. Achten Sie darauf, ausreichend Zeit und Mühe in die Ausarbeitung einer umfassenden Vereinbarung zu investieren, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und beide beteiligten Parteien schützt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem Auftragsschreiben und einem Vertrag?

Sowohl Auftragsschreiben als auch Verträge können rechtsverbindliche Dokumente sein, aber Verträge sind in der Regel länger und technischer als Auftragsschreiben.

Ist ein Auftragsschreiben rechtsverbindlich?

Ja, wenn beide Parteien eine Auftragsbestätigung unterzeichnen, kann diese genauso rechtsverbindlich sein wie ein Vertrag.

Benötige ich für jeden Kundenauftrag ein Auftragsschreiben?

Es ist ratsam, immer eine Auftragsbestätigung zu erstellen, wenn Sie Dienstleistungen für einen Kunden erbringen, auch wenn es sich um ein einmaliges Projekt handelt. Dies trägt zum Schutz beider Parteien bei und stellt sicher, dass alle Beteiligten hinsichtlich der Erwartungen und Zahlungsbedingungen auf dem gleichen Stand sind.

Was passiert, wenn ich kein Auftragsschreiben verwende?

Wenn Sie keine Auftragsbestätigung verwenden, können Sie für alles haftbar gemacht werden, was schief geht – von Scope Creep bis hin zu Nichtzahlung. Ohne eine schriftliche Vereinbarung kann es schwierig sein, nachzuweisen, was vereinbart wurde und wer für Probleme oder Streitigkeiten verantwortlich ist.

Teil 2: Wesentliche Bestandteile eines Auftragsschreibens

Jeder kann ein Auftragsschreiben verfassen, aber nicht jeder ist in der Lage, dies effektiv zu tun. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie die verschiedenen Elemente verstehen, aus denen sich ein hochwertiges Auftragsschreiben zusammensetzt – und dass diese Elemente in dem Dokument enthalten sind.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Elemente eines Auftragsschreibens und warum sie wichtig sind.

Zusammenfassung: Überblick über den Inhalt des Dokuments

Ähnlich wie bei der Einleitung eines Aufsatzes sollte Ihr Auftragsschreiben mit einer Zusammenfassung des Dokuments beginnen. Der Grund dafür ist einfach: Es gibt den Ton für das gesamte Dokument vor und trägt dazu bei, dass Ihr Leser sich über den Inhalt des Dokuments im Klaren ist. Sie werden überrascht sein, wie sehr eine Zusammenfassung das Verständnis des Lesers für den Brief verbessern kann.

Zusammenfassungen umfassen in der Regel:

• Der Zweck des Auftragsschreibens und die erwarteten Ergebnisse.
• Umfang der zu erbringenden Leistungen.
• Gebühren, Zahlungsbedingungen und sonstige finanzielle Informationen.
• Mögliche Interessenkonflikte oder Vertraulichkeitsanforderungen.
• Zeitrahmen und Fristen für die Erbringung von Dienstleistungen.

Diese sollen nicht detailliert sein – nur ein Satz oder weniger pro Punkt.

Hier ist ein Beispiel für eine Zusammenfassung für einen Business-Coach:

„Dieses Auftragsschreiben legt die Bedingungen der Arbeitsbeziehung zwischen mir, [Name], und meinem Kunden, [Kundenname], fest. Ich werde als Business Coach für [Name des Kunden] tätig sein und Beratung und Unterstützung in den Bereichen Unternehmensstrategie, Zielsetzung und Finanzmanagement leisten. Die Vereinbarung umfasst Gebühren, Zahlungsbedingungen, potenzielle Interessenkonflikte, Vertraulichkeitsanforderungen, Lieferfristen und Kündigungsbedingungen.

Die Zusammenfassung lässt sich viel leichter schreiben, wenn Sie die anderen Abschnitte bereits fertiggestellt haben; schließlich handelt es sich dabei nur um eine gekürzte Version des Schreibens. Füllen Sie das Dokument zunächst aus und kehren Sie dann zur Zusammenfassung zurück.

Leistungsumfang: Beschreibung der auszuführenden Arbeiten

Der Arbeitsumfang ist der wichtigste Teil Ihres Auftragsschreibens. Dieser Abschnitt sollte klare und detaillierte Informationen über die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und alle Erwartungen oder Anforderungen im Zusammenhang mit diesen Dienstleistungen enthalten.

Ihr Arbeitsumfang sollte Fragen beantworten wie:

• Welche Aufgaben werde ich übernehmen?
• Wie viel Zeit werden sie benötigen?
• Welche Art von Ergebnissen kann der Kunde erwarten?
• Gibt es besondere Anforderungen, die ich beachten muss?

Seien Sie hier so detailliert wie möglich. Je mehr Informationen Sie bereitstellen, desto größer ist die Chance, dass Sie Missverständnisse in entscheidenden Momenten vermeiden können. Hier ist ein Beispiel dafür, wie der Arbeitsumfang eines IT-Beraters aussehen könnte:

„Ich werde IT-Beratungsdienstleistungen für [Name des Kunden] erbringen, darunter:

• Entwicklung einer umfassenden Technologiestrategie und Roadmap.
• Überprüfung der vorhandenen Infrastruktur, Hardware, Software und Sicherheitslösungen.
• Empfehlung und Umsetzung kosteneffizienter Upgrades nach Bedarf.
• Laufende Unterstützung und Wartung von Systemen.

Sie können näher darauf eingehen, indem Sie bestimmte Tools, Techniken oder Programme erwähnen, jedoch nur, wenn Sie es für notwendig halten, Erwartungen hinsichtlich dieser Details zu formulieren.

Projektzeitplan: Lieferplan und Meilensteine

Wenn Sie nicht klar angeben, wann Sie mit der Fertigstellung der Arbeit rechnen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihr Kunde davon ausgeht, dass die Ergebnisse früher als von Ihnen erwartet vorliegen werden. Sie riskieren dann, Ihren Kunden zu enttäuschen oder, schlimmer noch, eine schlechte Bewertung zu erhalten.

Ihr Projektzeitplan sollte sowohl das Start- als auch das Enddatum sowie alle Meilensteine enthalten, die auf dem Weg dorthin erreicht werden müssen. Entscheiden Sie, wie viel oder wenig Einfluss der Kunde auf den Zeitplan haben soll. Wenn es externe Faktoren gibt, die den Fortschritt verzögern könnten, erwähnen Sie diese ebenfalls, damit Ihr Kunde entsprechend planen kann.

Gebühren: Zahlungsstruktur und Zahlungsbedingungen

Der Abschnitt „Gebühren“ Ihres Auftragsschreibens sollte eine übersichtliche Aufschlüsselung der von Ihnen erbrachten Leistungen und der damit verbundenen Kosten enthalten. Achten Sie darauf, Details wie den Zahlungsplan, eventuell anfallende zusätzliche Gebühren und von Ihnen angebotene Rabatte oder Anreize anzugeben.

Beantworten Sie die folgenden Fragen eindeutig:

• Wie hoch sind Ihre Gebühren pro Stunde oder pro Projekt?
• Verlangen Sie eine Kaution oder Vorauszahlung?
• Wann ist der Restbetrag fällig?
• Welche Zahlungsarten akzeptieren Sie?
• Gibt es Rabatte für Stammkunden oder Großbestellungen?
• Wie sieht der voraussichtliche Zahlungsplan aus?

Wenn Sie Gebühren besprechen, sollten Sie unbedingt eine Klausel über die Zahlungsbedingungen aufnehmen. Beispiel: „Die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum fällig. Alle verspäteten Zahlungen unterliegen einer Verzugsgebühr von 5 % zuzüglich des geltenden Zinssatzes.

Ein freiberuflicher Videoeditor könnte seine Zahlungsstruktur etwa wie folgt formulieren:

Ich werde Videobearbeitungsdienste für [Name des Kunden] erbringen. Die Projektgebühr beträgt 1.500 $ und umfasst bis zu 10 Arbeitsstunden. Zusätzliche Stunden über die ersten 10 hinaus werden mit einem Stundensatz von 150 $ abgerechnet. 50 % der Gesamtprojektgebühr sind bei Unterzeichnung dieses Auftragsschreibens fällig, der Restbetrag ist innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung zu begleichen.

Vertraulichkeit und Geheimhaltung: Sensible Daten schützen

Vielleicht ist Ihnen das nicht bewusst, aber in den meisten Kunden-Berater-Beziehungen werden sensible Informationen ausgetauscht. Zahlungsdetails, Unternehmensprozesse und personenbezogene Daten sind einige der Dinge, mit denen Sie möglicherweise in Berührung kommen.

Um beide Parteien zu schützen, sollten Sie eine Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsklausel in Ihr Auftragsschreiben aufnehmen. Sie dient nicht nur dem Schutz Ihrer Kunden, sondern auch dazu, sicherzustellen, dass Sie als Freiberufler oder Berater nicht unwissentlich an einer Verletzung der Privatsphäre beteiligt werden.

Sie sollten Folgendes in Ihre Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsklausel aufnehmen:

• Eine Beschreibung der Informationen, die vertraulich behandelt werden müssen.
• Jegliche Einschränkungen hinsichtlich der Verwendung oder Weitergabe dieser Informationen.
• Die Dauer der Beschränkung (z. B. fünf Jahre).

Zum Beispiel:

„Ich verpflichte mich, alle Informationen über [Name des Kunden] und dessen Geschäftstätigkeit vertraulich zu behandeln. Dies umfasst unter anderem: Zahlungsdetails, Kundendaten, Unternehmensprozesse und -strategien. Ich verstehe, dass nicht vertrauliche projektbezogene Informationen nach Abschluss der Dienstleistungen für einen Zeitraum von fünf Jahren vertraulich bleiben müssen.

Kündigungs- und Stornierungsbedingungen

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass die Zusammenarbeit nicht funktioniert, müssen Sie eine Kündigungs- und Stornierungsregelung in Ihr Auftragsschreiben aufnehmen. Hier sollten die Bedingungen festgelegt werden, unter denen jede Partei den Vertrag kündigen oder widerrufen kann.

Zum Beispiel:

„Jede Partei kann diese Auftragsvereinbarung mit einer Frist von zwei Wochen schriftlich kündigen. Bei Beendigung werden beide Parteien von allen weiteren im Vertrag festgelegten Verpflichtungen befreit. Alle bisher erbrachten Leistungen werden gemäß dem vereinbarten Zahlungsplan in Rechnung gestellt.

Geltendes Recht und Gerichtsbarkeit: Rechtlicher Rahmen

Die Rechtswahl- und Gerichtsstandsklausel in Ihrem Auftragsschreiben legt fest, welche Gesetze für den Vertrag gelten. Mit anderen Worten: Es wird dargelegt, was passieren sollte, wenn etwas schiefgeht – es wird festgelegt, wer für Schäden oder Verluste haftet, die durch die Nichteinhaltung der Vereinbarung entstehen können.

Deine wird in etwa so lauten:

„Dieser Auftrag unterliegt den Gesetzen von [Bundesstaat/Land] und ist entsprechend auszulegen. Im Falle von Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ergeben, vereinbaren beide Parteien, sich der Gerichtsbarkeit in [Stadt], [Bundesstaat/Land] zu unterwerfen und verzichten hiermit auf ihr Recht auf ein Schwurgerichtsverfahren.

Unterschriften: Machen Sie es offiziell

Beenden Sie Ihr Auftragsschreiben mit dem Unterschriftsfeld. Dies sollte die Namen, Titel und Kontaktdaten beider Parteien enthalten.

Sobald sowohl Sie als auch Ihr Kunde die Vereinbarung unterzeichnet haben, ist sie rechtsverbindlich. Bewahren Sie unbedingt eine Kopie für sich selbst auf, damit Sie bei Bedarf später darauf zurückgreifen können.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich den Leistungsumfang nach Versand des Auftragsschreibens ändern?

Ja, der Leistungsumfang kann nach Versand des Auftragsschreibens geändert werden. Jegliche Änderungen der Vereinbarung müssen jedoch vor ihrer Umsetzung von beiden Parteien schriftlich vereinbart werden.

Wie sollte ich meine Gebühren und Abrechnungsmodalitäten festlegen?

Ihre Honorare und Abrechnungsmodalitäten sollten vor Unterzeichnung des Auftragsschreibens von beiden Parteien besprochen und vereinbart werden. Es ist wichtig, eine für beide Seiten faire Gebührenstruktur sowie einen für Sie passenden Zahlungsplan festzulegen.

Kann ich aus bestimmten Gründen auf die Vertraulichkeit verzichten?

Ja, unter bestimmten Umständen können Sie auf die Vertraulichkeit verzichten. Besprechen Sie dies jedoch zuvor mit Ihrem Kunden und legen Sie die Bedingungen der Verzichtserklärung schriftlich fest.

Wie kann ich eine Beauftragung bei Bedarf kündigen?

Wenn Sie einen Auftrag kündigen müssen, sollten Sie dies zwei Wochen im Voraus schriftlich ankündigen und die in Ihren Kündigungs- und Stornierungsbedingungen festgelegten Bedingungen befolgen.

Teil 3: Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

An dieser Stelle des Artikels wissen wir, dass eine korrekte Formulierung Ihres Auftragsschreibens sowohl für Ihre rechtliche Sicherheit als auch für das gute Funktionieren Ihrer Arbeitsbeziehung von entscheidender Bedeutung ist. Leider kann man leicht Fehler machen, wenn man die möglichen Fallstricke nicht kennt.

Aus diesem Grund haben wir diese Liste mit häufigen Fehlern zusammengestellt, die Sie beim Verfassen Ihres Auftragsschreibens vermeiden sollten. Schauen Sie sich diese durch und behalten Sie sie im Hinterkopf, wenn Sie loslegen.

1. Nicht konkret genug über den Arbeitsumfang sein.

Ein unzureichender Leistungsumfang ist für beide beteiligten Parteien verheerend. Dies erschwert es, die Erwartungen und Verpflichtungen jeder Partei zu verstehen, und setzt Sie potenziellen Rechtsstreitigkeiten aus.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind freiberuflicher Autor und wurden beauftragt, ein Buch als Ghostwriter zu schreiben. Ihr Auftragsschreiben umfasst „vollständiges Verfassen des Manuskripts“ und „Lektorat“, enthält jedoch keine Angaben dazu, ob Überarbeitungen im Lektoratsprozess enthalten sind.

Sie könnten die Vereinbarung so interpretieren, dass sie nur Korrekturlesen umfasst, während der Kunde möglicherweise erwartet, dass der Bearbeitungsprozess auch umfangreiche wiederholte Überarbeitungen umfasst. Wenn Sie Ihre Erwartungen nicht klar in der Auftragsbestätigung formulieren, kann es zu Streitigkeiten darüber kommen, wer für was verantwortlich ist.

2. Unklare Gebühren und Abrechnungsmodalitäten.

Gehen Sie niemals davon aus, dass die Angabe eines Stundensatzes ausreicht, um alle Gebühren und Abrechnungsmodalitäten abzudecken. Idealerweise sollten Sie so viele Details wie möglich zur Zahlungsstruktur angeben.

Wenn Sie beispielsweise Rechtsanwalt sind, geben Sie Informationen darüber an, ob eine Vorauszahlung zu leisten ist und wann Zahlungen zu leisten sind. Wenn Sie als Life Coach tätig sind, klären Sie, ob Sie Pakete oder Rabatte anbieten und welchen Aufpreis Sie für die Überschreitung der zugewiesenen Sitzungsdauer berechnen.

Kurz gesagt: Wenn Sie die Gebühr nicht schriftlich erhalten, ist der Kunde nicht zur Zahlung verpflichtet.

3. Nicht festgelegte Zuständigkeiten.

In Ihrem Abschnitt „Arbeitsbereich“ haben Sie die Möglichkeit, die Verantwortlichkeiten jeder Partei zu definieren – was für eine erfolgreiche Arbeitsbeziehung unerlässlich ist.

Sind Sie ein Business-Coach? Stellen Sie klar, dass Sie weder für die Entscheidungen des Kunden verantwortlich sind noch für die Ergebnisse dieser Entscheidungen haftbar gemacht werden können. Sind Sie Webentwickler? Fügen Sie hinzu, dass Ihre Aufgabe darin besteht, die Entwicklungsdienstleistungen zu erbringen, und nicht darin, dem Kunden beizubringen, wie er die Website nach ihrer Fertigstellung nutzen soll.

4. Unzureichende Vertraulichkeitsklausel.

Als Coach oder Berater stellen Sie Ihren Kunden möglicherweise bestimmte Tools, Frameworks und Strategien zur Verfügung, die ausschließlich in Ihrer Praxis zum Einsatz kommen. Um die Integrität Ihres geistigen Eigentums zu schützen, ist es unerlässlich, dass Sie eine Vertraulichkeitsklausel in Ihr Auftragsschreiben aufnehmen.

Dies sollte so eindeutig wie möglich formuliert werden – beispielsweise indem dem Kunden untersagt wird, vertrauliche Informationen an Dritte weiterzugeben oder für eigene kommerzielle Zwecke zu nutzen.

5. Fehlende Kündigungsklausel.

Niemand möchte sich der Tatsache stellen, dass seine Geschäftsbeziehung enden könnte. Kunden sind jedoch keine langjährigen Freunde, und man kann ihre nächsten Schritte nicht mit Sicherheit vorhersagen.

Eine Kündigungsklausel soll sicherstellen, dass beide Parteien ein klares Verständnis davon haben, was passiert, wenn eine Partei beschließt, die Beziehung zu beenden. Werden Sie für die bis dahin erbrachten Leistungen bezahlt? Muss der Kunde für Materialien bezahlen, die vor dem Kündigungstermin produziert wurden?

Wenn Sie diese Fragen nicht im Voraus beantworten, werden sie für Sie beantwortet werden (und zwar auf eine Weise, die Ihnen vielleicht nicht gefallen wird), wenn die Zeit gekommen ist.

6. Übermäßig technischer oder juristischer Fachjargon.

Widerstehen Sie der Versuchung, Ihr Auftragsschreiben mit juristischen Fachausdrücken und langatmigen Formulierungen zu füllen. Denken Sie daran, dass der Kunde wahrscheinlich kein Jurist ist. Das Dokument sollte leicht zu lesen und zu verstehen sein, damit er genau weiß, welche Rechte er hat.

Verträge sind in der Regel detaillierter, da Ihr Kunde wahrscheinlich einen Rechtsbeistand hat, der ihm hilft, die Bedingungen zu verstehen. Ihr Auftragsschreiben sollte kurz, einfach und auf den Punkt gebracht sein – kein 10-seitiges Dokument voller komplexer Klauseln.

Häufig gestellte Fragen

Was soll ich tun, wenn ich einen Fehler im Auftragsschreiben gemacht habe?

Wenn Sie einen Fehler in der Auftragsbestätigung gemacht haben, sollten Sie als Erstes Ihren Kunden kontaktieren und die Angelegenheit so schnell wie möglich klären. Je nachdem, wie schwerwiegend der Fehler ist, müssen Sie möglicherweise ein neues Auftragsschreiben oder eine Änderung entwerfen, denen beide Parteien zustimmen.

Wie kann ich Fehler in Zukunft vermeiden?

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Fehler in Zukunft zu vermeiden. Der erste Schritt besteht darin, Ihr Auftragsschreiben mit einem Anwalt zu überprüfen, bevor Sie es an Ihren Mandanten senden. Dies kann Ihnen helfen, mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass das Dokument den Erwartungen beider Parteien entspricht.

Der zweite Punkt ist, beim Verfassen Ihres ersten Auftragsschreibens so gründlich wie möglich vorzugehen und dieses Schreiben nach der Überprüfung als Vorlage zu verwenden.

Was sind die Folgen von Fehlern im Auftragsschreiben?

Die Folgen von Fehlern in der Auftragsbestätigung können schwerwiegend sein. Wenn ein Fehler unbemerkt bleibt, kann dies zu Rechtsstreitigkeiten oder finanziellen Verlusten führen. Es kann auch Ihre Beziehung zu Ihrem Kunden beeinträchtigen, wenn Sie sich nicht darüber einigen können, wer für was verantwortlich ist.

Teil 4: Tipps zum Verfassen wirkungsvoller Auftragsschreiben

Es ist Zeit, Ihr eigenes Engagementschreiben zu verfassen. Bevor Sie jedoch mit dem Schreiben beginnen (oder Ihre Finger auf die Tastatur legen), sollten Sie einige wichtige Tipps und Tricks beachten.

Das Verfassen eines wirkungsvollen Auftragsschreibens kann dazu beitragen, dass alle Beteiligten während der gesamten Projektdauer auf dem gleichen Stand bleiben, wodurch Fragen und Missverständnisse im Laufe des Projekts vermieden werden. Hier finden Sie eine Liste unserer wichtigsten Tipps für das Verfassen eines wirkungsvollen Auftragsschreibens.

Beginnen Sie mit einer Vorlage

Vorlagen sind Ihr Schlüssel zu einer schnelleren und genaueren Dokumentation. Eine gut formulierte und von einem Anwalt geprüfte Vorlage für ein Auftragsschreiben spart Ihnen Zeit und bietet eine rechtliche Grundlage für die Vereinbarung.

Lesen Sie die Vorlage sorgfältig durch und passen Sie sie gegebenenfalls an Ihre spezifische Situation an. Achten Sie darauf, alle notwendigen Bedingungen anzugeben, wie z. B. Details zum Zahlungsplan, erwartete Zeitpläne, zu erbringende Leistungen und Fristen.

Tipp: Vergessen Sie nicht, unsere umfangreiche Bibliothek mit geprüften Dokumentvorlagen zu nutzen! Wir haben Verträge, Angebote, Auftragsbestätigungen und vieles mehr.

Für jedes Engagement individuell anpassen

Je nach Art Ihres Unternehmens weist wahrscheinlich jede Kundensituation einzigartige Aspekte auf, die berücksichtigt werden müssen. Passen Sie Ihr Auftragsschreiben unbedingt für jeden einzelnen Kunden und jedes einzelne Projekt individuell an, anstatt immer dieselbe allgemeine Vorlage zu verwenden.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Vorlagen für Ihre Auftragsschreiben zu verwenden, achten Sie darauf, dass Sie an allen Stellen, die für jeden Auftrag individuell sind, Felder frei lassen. Auf diese Weise können Sie schnell und einfach die für dieses Projekt spezifischen Details ausfüllen, bevor Sie es versenden.

Seien Sie klar und prägnant

Klarheit ist der goldene Standard beim Verfassen eines Auftragsschreibens. Ihr Kunde sollte schnell und einfach verstehen können, was von ihm erwartet wird und was er von Ihnen erwarten kann. Verwenden Sie eine einfache Sprache und vermeiden Sie juristische Fachbegriffe oder übermäßig technische Ausdrücke.

Achten Sie außerdem darauf, dass das Dokument prägnant und auf den Punkt gebracht ist – fügen Sie keine unnötigen Informationen hinzu. Kundenreferenzen und andere Marketingmaterialien sollten für Wertversprechen aufbewahrt werden.

Geben Sie ausreichend Details an

Auch wenn Sie sich so prägnant wie möglich ausdrücken möchten, bedeutet dies nicht, dass Sie wichtige Details weglassen sollten. Achten Sie darauf, alle wichtigen Informationen anzugeben, wie beispielsweise Zahlungsbedingungen, Arbeitsumfang, erwarteter Zeitplan und vieles mehr. Geben Sie ausdrücklich die Konsequenzen an, die sich aus der Nichteinhaltung der vereinbarten Erwartungen oder Fristen ergeben.

Hier gibt es eine einfache Faustregel, an die Sie sich halten können: Verwenden Sie Füllwörter und -sätze so wenig wie möglich, aber achten Sie darauf, dass die wichtigen Dinge klar dargelegt sind.

Seien Sie konkret in Bezug auf Verantwortlichkeiten

Auftragsschreiben sollten kein einziges Detail dem Zufall überlassen. Sie möchten nicht in eine Situation geraten, in der eine Partei nicht weiß, was von ihr erwartet wird. Um solche Unklarheiten zu vermeiden, sollten Sie möglichst detaillierte Angaben zu den Verantwortlichkeiten jeder Partei im Zusammenhang mit dem Projekt machen.

Der Schlüssel hierbei ist, Grenzen für Ihre Dienstleistungen zu setzen. Wenn Sie Personalberater sind, was meinen Sie dann wirklich mit „Unterstützung bei der Personalbeschaffung“? Umfasst das die Suche nach Kandidaten, die Sichtung von Lebensläufen und die Durchführung von Vorstellungsgesprächen? Beschränken Sie sich auf Branchenforschung oder bieten Sie auch Personalberatung an?

All dies sind Fragen, die beantwortet und in das Auftragsschreiben aufgenommen werden müssen, damit es keinen Raum für Fehlinterpretationen gibt.

Rechtsbeistand erhalten

Jedes Dokument, das rechtliche Auswirkungen auf Sie haben könnte, sollte von einem Anwalt geprüft werden. Ihr Auftragsschreiben ist möglicherweise das wichtigste Dokument in Ihrer Arbeitsbeziehung mit Ihrem Kunden (abgesehen vom Vertrag). Lassen Sie es daher unbedingt von einem Anwalt prüfen, um sicherzustellen, dass Sie umfassend geschützt sind.

Auftragsschreiben sollten als rechtliche Dokumente betrachtet werden und nicht nur als Möglichkeit, Ihre Geschäftsbeziehung auf den richtigen Weg zu bringen. Man kann nie vorsichtig genug sein, wenn es darum geht, sich selbst und sein Unternehmen zu schützen!

Häufig gestellte Fragen

Wie finde ich eine gute Vorlage für ein Auftragsschreiben?

Auf unserer Website finden Sie ausgezeichnete, von Anwälten geprüfte Vorlagen. Bonsai-Nutzer haben freien Zugang zu einer umfangreichen Bibliothek mit Vorlagen – und zwar nicht nur für Auftragsschreiben, sondern auch für Verträge, Angebote und vieles mehr.

Andernfalls können Sie Ihre eigene Vorlage entwerfen oder einen Anwalt beauftragen, eine für Sie zu erstellen.

Sollte ich einen Anwalt beauftragen, mein Auftragsschreiben zu prüfen?

Ja. Ein Auftragsschreiben ist ein rechtsverbindliches Dokument, daher sollten Sie es von einem Anwalt prüfen lassen, bevor Sie es an Ihre Kunden versenden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und Sie im Falle von Streitigkeiten umfassend geschützt sind.

Was soll ich tun, wenn ein Kunde über den Auftragbrief verhandeln möchte?

Verhandlungen sind ein normaler Bestandteil jedes Vertrags oder jeder Vereinbarung. Wenn Sie sich dabei wohlfühlen, können Sie bestimmte Aspekte des Auftragsschreibens mit Ihrem Kunden aushandeln. Beachten Sie jedoch, dass alle Änderungen weiterhin von einem Anwalt geprüft werden sollten, um sicherzustellen, dass sie nicht im Widerspruch zu bestehenden Gesetzen stehen oder Sie einem rechtlichen Risiko aussetzen.

Das Fazit

Auftragsschreiben sind ein wichtiger Bestandteil jeder Geschäftsbeziehung. Sie geben den Ton für Ihre Arbeitsbeziehung an und sorgen für Klarheit hinsichtlich Erwartungen, Verantwortlichkeiten und zu erbringenden Leistungen.

Befolgen Sie unbedingt unsere Tipps zum Verfassen wirkungsvoller Auftragsschreiben – von der Verwendung von Vorlagen bis hin zur Inanspruchnahme rechtlicher Hilfe, wenn dies erforderlich ist.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen wirkungsvollen Auftragbrief zu verfassen, schaffen Sie eine solide Grundlage für Ihre Arbeitsbeziehung und schützen sich selbst, wenn es darauf ankommt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Zweck eines Auftragsschreibens?

Ähnlich wie ein Vertrag ist ein Auftragsschreiben ein Dokument, das die Einzelheiten Ihrer Arbeitsbeziehung festlegt. Es enthält in der Regel Informationen wie den Umfang des Projekts, den Zeitplan, die Zahlungsbedingungen und andere wichtige Details.

Was sollte in einem Auftragsschreiben enthalten sein?

Ihr Auftragsschreiben sollte eine Zusammenfassung, den Leistungsumfang, den Zeitplan, die Zahlungsbedingungen, die Kündigungsbedingungen, eine Geheimhaltungsvereinbarung und den relevanten rechtlichen Rahmen enthalten.

Wie schreibe ich ein wirkungsvolles Auftragsschreiben?

Beim Verfassen eines wirkungsvollen Auftragsschreibens ist es wichtig, so detailliert und konkret wie möglich zu sein. Legen Sie klare Erwartungen für beide Parteien fest, beschreiben Sie alle Risiken und Eventualitäten und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Darüber hinaus sollten Sie in Betracht ziehen, eine Vorlage zu verwenden, sofern verfügbar – dies kann den Prozess beschleunigen und sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Details übersehen.

Was sind die Konsequenzen, wenn kein Auftragsschreiben verwendet wird?

Wenn Sie keine Auftragsbestätigung verwenden, kann es schwierig sein, etwaige Streitigkeiten zu klären, die während Ihrer Arbeitsbeziehung auftreten können. Das Fehlen einer formellen Vereinbarung bedeutet, dass eine Partei die andere ausnutzen könnte, was später zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten führen könnte.

Kann ich für alle Kunden ein allgemeines Auftragsschreiben verwenden?

Es wird nicht empfohlen, für alle Kunden ein allgemeines Auftragsschreiben zu verwenden. Jeder Kunde und jedes Projekt ist anders, und Ihr Dokument sollte dies widerspiegeln. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Auftragsschreiben an die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden oder Projekts anzupassen.

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