Como evitar o aumento do escopo (7 táticas)

Aumento do escopo – a tendência assustadoramente comum dos projetos se expandirem além dos limites iniciais. Como evitar o aumento do escopo é a questão que paira na mente de todo freelancer ao preparar um modelo de proposta ou ao enviar pela primeira vez um modelo de escopo de trabalho e discutir os detalhes do projeto com um novo cliente ou agência.

Mas veja só:

Quer você goste ou não, a verdade é que o aumento do escopo ocorre naturalmente, independentemente de quão bem você gerencie seus projetos.

O segredo é entender o que realmente é o aumento do escopo, juntamente com as estratégias e soluções para contornar essa tendência em qualquer situação profissional. Isso não só aumenta suas chances de entregar seu projeto profissional dentro do orçamento e prazo acordados, mas também o ajudará a se sentir mais confiante em sua carreira.

Parece incrível?

Neste artigo, vamos explicar por que ocorre o aumento do escopo e como você pode lidar com esse problema comum de maneira profissional e tranquila, como o freelancer preparado e confiante que você é.

O que é o aumento do escopo?

Primeiro, o que é o aumento do escopo?

Como mencionamos brevemente, o aumento do escopo refere-se a alterações no escopo profissional de um projeto, em qualquer momento após o início do projeto.

As alterações no escopo podem se referir a:

• Adições aos requisitos do projeto
• Uma mudança repentina nas necessidades do cliente
• Recursos adicionais a um produto

Embora isso pareça muito irritante para um freelancer, especialmente quando o cliente está solicitando o mesmo pagamento, o aumento do escopo não é tão ruim assim.

Sinceramente.

A mudança é inevitável. No entanto, como tudo na vida, é a maneira como você encara a situação que faz a diferença.

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Quais são as causas do aumento do escopo?

A maioria das situações de aumento do escopo surge de clientes que não sabem como definir adequadamente seus requisitos. No entanto, dependendo do projeto, pode haver várias maneiras pelas quais o aumento do escopo “se insinua”.

Aqui estão algumas das principais causas do aumento do escopo:

1. Análise inadequada dos requisitos

Quandoseu cliente não conhece todo o escopo inicial e/ou não dedica tempo suficiente para reunir os documentos e pesquisas adequados para você.

2. Não incluir os usuários com antecedência suficiente

Supondo quevocê sabe o que seus usuários precisam ou desejam. Não incluir os usuários nas etapas de análise e desenvolvimento pode levar a problemas e/ou ao aumento do escopo.

3. Subestimar a complexidade do projeto

Se o seu cliente é novo no setor, ele pode adivinhar através dos projetos, pois não sabe o que esperar e como se planejar.

4. Revestimento em ouro

Este é um termo comum usado para descrever o fato de se exceder o escopo de um projeto devido à crença de que essas mudanças aumentarão o valor.

Compreender as causas do aumento do escopo é o primeiro passo para dominar como evitar esse aumento de forma segura.

7 táticas para dominar como evitar o aumento do escopo

Agora que você compreende o alcance total do aumento do escopo, é hora de se preparar.

A questão é a seguinte:

Cada projeto é diferente porque cada cliente freelancer é diferente (de uma forma ou de outra).

Embora algumas dessas táticas possam funcionar bem para um cliente, elas podem ser totalmente inúteis para outro. O segredo aqui é entender todas as maneiras de evitar o aumento do escopo, para que você esteja totalmente preparado para qualquer situação que surgir nessa jornada como freelancer.

Além disso, essas táticas são ótimas ferramentas para desenvolver confiança e profissionalismo.

Bônus para todos.

1. Anote os requisitos

Primeiro, seja organizado.

Organizar-se documentando os requisitos de cada cliente não só faz você se sentir bem, como também é o passo mais importante para evitar o aumento do escopo.

Converse com todos os envolvidos e descubra exatamente o que eles desejam do projeto, depois anote tudo em um documento organizado ou ferramenta online. Esse processo, para alguns serviços profissionais, é conhecido como criação de uma carta de compromisso. Além disso, gerencie possíveis conflitos e priorize os requisitos (na medida do possível).

Depois que seu documento estiver concluído, adicione seu cliente e todas as outras pessoas envolvidas no projeto ao seu documento online para facilitar o acesso em grupo.

Você também pode adicionar este documento a um plano de projeto maior, caso tenha um em andamento, ou considerar a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de projetos para freelancers para manter tudo bem organizado.

2. Processos de controle de mudanças: configuração

Embora um documento de requisitos seja um ótimo ponto de partida, é provável que alguém queira ajustar algo em algum momento. Essa realidade exige um processo de controle de mudanças.

Felizmente, esse processo é simples.

Então, digamos que seu cliente ou uma parte interessada sugira uma mudança. Se a alteração for aprovada, incorpore-a ao plano do projeto compartilhado pelo grupo.

Se o software de gerenciamento de projetos que você está usando oferece uma função de gerenciamento de mudanças, basta utilizá-la. O truque aqui é descobrir quem vai revisar e aprovar quaisquer alterações.

Capacite um número limitado de pessoas para solicitar alterações no escopo e um número ainda menor para conceder esses pedidos. Descreva e documente o processo para receber pagamentos adicionais de faturas freelance por quaisquer alterações de escopo feitas após um determinado período de tempo.

Se concordarem, siga nosso guia de faturamento do cliente para fechar o negócio.

3. Elabore um cronograma coerente para o projeto

Depois que os requisitos do documento forem adicionados ao plano do projeto, você poderá criar um cronograma para o projeto.

Usando seu documento de requisitos, crie uma lista de tarefas que mostre:

• O que seu projeto irá entregar.
• Como os requisitos serão alcançados.
• Quando aproximadamente devem ser concluídos. Você pode usar o rastreador de tempo do Bonsai para ajudá-lo a fazer essas estimativas.

Essa lista deve ser redigida na forma de atividades e tarefas.

Como agora sabemos que as mudanças são inevitáveis, reserve algum tempo para imprevistos. Isso permite que as mudanças sejam aceitas de maneira construtiva, uma vez que são planejadas e discutidas antecipadamente.

Existem inúmeras ferramentas de gerenciamento de projetos que você pode usar para dar início a esse processo de programação.

4. Envolva a equipe do projeto

Incentive todos os usuários e parceiros a participarem da fase de definição dos requisitos e desenvolvimento. Inclua as ideias e sugestões deles no produto.

Enquanto isso acontece, também é inteligente documentar como todos interagem com o plano inicial.

Antes do início da fase de execução, certifique-se de que todos concordam com os requisitos e com o projeto ou plano geral.

Também é importante lembrar aos usuários ou parceiros as regras de alteração: as sugestões de alteração não acontecem apenas porque alguém gostou da ideia. A alteração deve ser aprovada pelo grupo ou indivíduo(s) designado(s).

5. Prepare-se para o revestimento em ouro

Como mencionamos em uma seção anterior, o excesso de detalhes é uma causa real e assustadora do aumento do escopo.

Essa é uma tendência criada pelo cliente ou pela agência de exceder o escopo e criar recursos adicionais, pensando que isso agregará valor ao projeto.

Embora geralmente tenham em mente o melhor para o projeto, sua visão limitada geralmente não leva em consideração o tempo do freelancer ou a estrutura do projeto.

Prepare-se para o gold plating incluindo informações no plano do projeto sobre pagamentos adicionais para determinados tipos de recursos complementares.

6. Aprenda quando dizer “não”

Quando você está aprendendo como evitar o aumento do escopo, às vezes basta uma palavra mágica.

Você precisa perceber que haverá solicitações irracionais de alterações no escopo.

Embora você provavelmente seja um freelancer de sucesso, você é apenas humano.

Entenda que nem todas as alterações de escopo são iguais. Quaisquer alterações no escopo de elementos vitais do caminho (áreas do projeto que atrasam outros trabalhos se não forem concluídas no prazo) devem ser permitidas apenas com moderação…

E avaliado cuidadosamente.

7. Alternativas para dizer não

Se você não se sente à vontade para dizer não… ou se já disse não algumas vezes, há alguns planos B que você pode consultar:

• Comunique ao seu cliente que, se algo for adicionado ao escopo, algo terá que sair (do bolso dele).
• Calcule o custo do aumento do escopo. Quanto custarão as alterações ou funcionalidades adicionais? Informar os números antecipadamente pode desencorajar novos pedidos.
• Você também pode cobrar multas por atraso ao seu cliente. Isso pode ser intimidante, mas há muitos recursos para orientá-lo, tornando o processo o mais tranquilo possível.

Bônus por ser assediado

Embora isso possa parecer intimidante, depois que você definir seu próprio processo e realmente entender o que é o aumento do escopo e como evitá-lo, isso se tornará apenas mais uma parte do seu regime de trabalho freelance.

E adivinhem só?

O aumento do escopo pode, na verdade, ser algo positivo quando se trabalha com clientes externos.

Se você se mantiver organizado e usar um contrato freelance redigido profissionalmente que inclua preços de recursos adicionais, poderá criar novas fontes de receita para si mesmo. Preocupar-se em como evitar o aumento do escopo torna-se uma coisa do passado.

Assim que o cliente externo solicitar um recurso listado, tudo o que você precisa fazer é calcular as horas de trabalho adicional, obter a aprovação do cliente e pronto.

O aumento do escopo do trabalho freelance... invertido.

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