Best Practices für die Rechnungsstellung: Der schnelle und einfache Leitfaden (2025)

Die Rechnungsstellung mag für Ihr Unternehmen wie eine kleine Aufgabe erscheinen, aber wenn Sie dabei Fehler machen, könnte es zu Liquiditätsproblemen kommen. Stellen Sie sich den Stress vor, Rechnungen zu verschicken und wochen- oder sogar monatelang auf die Zahlung durch Kunden zu warten.

In Bezug auf die Rechnungsstellung an Kunden finden Sie hier einige bewährte Verfahren, die Sie befolgen sollten, um den Prozess zu vereinfachen und pünktlich bezahlt zu werden. Zunächst empfehlen wir Ihnen immer, für den Rechnungsstellungsprozess eine Software zu verwenden.

Hinweis: Wenn Sie alle Best Practices für die Rechnungsstellung einhalten möchten, kann Ihnen eine Software wie Bonsai dabei helfen, dies automatisch zu tun. Rechnen Sie Ihren Kunden ganz einfach mit unseren Vorlagen ab, und unser Programm hilft Ihnen dabei, alles zu automatisieren. Probieren Sie eine hier eine kostenlose 7-Tage-Testversion.

1. Automatisieren Sie Ihre Rechnungsstellung für einen besseren Cashflow

Wenn Sie Rechnungen an Kunden versenden, ist es am besten, sich die ganze Arbeit zu ersparen und den gesamten Prozess zu automatisieren. Mit einer Rechnungssoftware können Sie wiederkehrende Rechnungen oder Teilzahlungen einrichten, Zahlungen zeitnah erhalten, um Ihren Cashflow zu verbessern, automatische Mahnungen versenden und mehrere Rechnungen verwalten. Bonsai ist eine Rechnungssoftware, die all dies und noch mehr kann.

Mit Hilfe der intelligenten Rechnungsbearbeitung von Bonsai könnte Ihre nächste Rechnungsanforderung automatisch generiert werden. Die Software versendet außerdem Lesebestätigungen per E-Mail und erinnert Ihren Kunden an die Zahlung. Mit einem Bonsai-Konto haben Sie Zugriff auf unsere umfangreiche Bibliothek mit Vorlagen und Rechnungsstellungstools, mit denen Sie schnell Rechnungsanforderungen versenden können.

Wenn es um die besten Praktiken bei der Rechnungsstellung geht, sollten Unternehmer auch immer eine Buchhaltungssoftware integrieren, um Rechnungsbelege zu verfolgen und zu erfassen. Die All-in-One-Software von Bonsai umfasst neben unserer Rechnungssoftware auch ein Buchhaltungstool. Verfolgen Sie Ihre Rechnungen, verwalten Sie Ihre Geschäftsausgaben für Steuerabzüge und vieles mehr mit Bonsai Tax.

2. Verwenden Sie eine Vorlage

Verzichten Sie auf die Verwendung einer Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie alles haben, und verwenden Sie stattdessen eine Rechnungsvorlage. Sie können eine Vorlage aus der Rechnungsvorlagenbibliothek von Bonsai auswählen und einfach die relevanten Informationen anpassen. Lassen Sie uns kurz alle

Personalisieren Sie Ihre Rechnung

Mit den Vorlagen von Bonsai können Sie Ihren Firmennamen, Ihre Bankverbindung, Ihre Rechnungsadresse und Ihr Logo in die Rechnung einfügen. Das Hinzufügen Ihres Firmenlogos zur Rechnungsvorlage lässt Ihr Unternehmen professionell erscheinen.

Kundendaten hinzufügen

Zusätzlich zu Ihren Geschäftsinformationen auf der Rechnung können Sie mit unseren Vorlagen ganz einfach die Daten Ihrer Kunden hinzufügen. Es empfiehlt sich, die Rechnung an den Kunden oder die Person und nicht an das Unternehmen zu adressieren. Vergewissern Sie sich bei Ihrem Kunden, wem die Rechnung gestellt werden soll, damit Sie die richtige Person in Rechnung stellen.

Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum

Sie sollten in Ihren Zahlungsbedingungen angeben, wann Sie bezahlt werden möchten. Die meisten kleinen Unternehmen verlangen, dass Rechnungen innerhalb von 7 Tagen bezahlt werden.

Mit unserer Vorlage können Sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung bearbeiten. Nachdem Sie das Fälligkeitsdatum festgelegt haben, sendet die Software von Bonsai automatisch Zahlungserinnerungen an Ihren Kunden. Der Staat, in dem Sie wohnen, muss Ihnen gestatten, Verzugsgebühren zu erheben, wenn dies vereinbart wurde.

Die üblichen Verzugsgebühren für die nicht fristgerechte Begleichung einer Rechnung betragen 1,5%-5% pro Monat, in dem die Rechnung nicht bezahlt wird. Einige Freiberufler bieten sogar Anreize für Kunden oder Auftraggeber, die pünktlich bezahlen. Bei Zahlung der Rechnung innerhalb von 10 Tagen kann ein Rabatt von 2 % gewährt werden.

Zahlungsoptionen

Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung stellen, möchten Sie ihm verschiedene Zahlungsmöglichkeiten zur Auswahl anbieten. Die Software von Bonsai bietet Ihnen viele alternative Optionen. Bieten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, per Barzahlung, Scheck, Kreditkarte, Überweisung usw. zu bezahlen.

Eindeutige Rechnungsnummer

Sie sollten Transaktionen für jede Rechnung mit einer eindeutigen Nummer kennzeichnen. Eine eindeutige Nummer erleichtert sowohl Ihnen als auch Ihrem Kunden die Arbeit. Damit können Sie genaue Rechnungen aufzeichnen. Strukturieren Sie Rechnungsnummern ganz nach Ihren Wünschen. Sie können nur die Zahlen 001, 002, 003 usw. verwenden oder Buchstaben hinzufügen, um Ihre Rechnungen für jeden Kunden zu organisieren. Sie können beispielsweise eine Rechnungsnummer wie B001, CN002 oder BL001 schreiben.

Leistungsumfang/Leistungsliste

Durch das Aufschreiben des Arbeitsumfangs und der Liste der Dienstleistungen weiß der Kunde, wofür er bezahlt. Geben Sie Ihre abrechnungsfähigen Stunden, Ihren Stundensatz und eine Beschreibung der Waren/Dienstleistungen an.

3. Rechnungen rechtzeitig versenden

Wenn Sie Zahlungsaufforderungen zu spät versenden, erinnert sich Ihr Kunde möglicherweise gar nicht mehr an die Transaktion. Ein Kunde, der eine Rechnung beanstandet, kostet Sie Zeit und Geld. Deshalb ist es wichtig, Anfragen innerhalb einer angemessenen Frist nach Fälligkeit zu versenden.

Mit der Online-Rechnungssoftware von Bonsai können Sie Rechnungen immer pünktlich versenden. Nie wieder vergessen, Kunden Rechnungen zu schicken oder Anfragen zu spät zu versenden. Überprüfen Sie noch einmal mit Ihrem neuen Kunden, wohin die Rechnung geschickt werden soll, wenn dies aus der Bestellung nicht eindeutig hervorgeht.

Die Rechnungssoftware versendet Rechnungen schnell und regelmäßig, sodass Sie keinen Termin verpassen.

4. Einfacher Abrechnungsprozess

Bonsai enthält einen direkten Link mit Zahlungsoptionen, damit Kunden schneller bezahlen können. Wenn Ihr Kunde die Zahlung nicht umgehend überweist, wird die Rechnungssoftware von Bonsai Ihren Kunden daran erinnern.

Hinweis: Vereinfachen Sie Ihren Abrechnungsprozess mit einer Software für die Rechnungsstellung. Bonsai kann Ihnen dabei helfen, den Rechnungsstellungsprozess zu beschleunigen und Ihr Geld schneller und pünktlich zu erhalten. Fordern Sie hier Ihre 7-tägige kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich selbst.

5. Eine Dankeskarte hinzufügen

Nachdem Sie die Rechnung verschickt haben, ist es immer empfehlenswert, eine Dankesnachricht hinzuzufügen, sobald Sie die Zahlung erhalten haben. Es hinterlässt einen bleibenden, positiven Eindruck, der Ihre Kundenzufriedenheit verbessert. Das Hinzufügen einer Dankesnotiz ist eine bewährte Vorgehensweise bei der Rechnungsstellung, da es eine nette Geste ist, die bei Ihrem Kunden Goodwill schafft.

6. Klare Zahlungsbedingungen

Alle Rechnungen, die kleine Unternehmen an Kunden senden, enthalten die Zahlungsbedingungen, in denen angegeben ist, wie schnell sie mit der Zahlung für ihre Dienstleistungen rechnen und welche verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten den Kunden zur Verfügung stehen. Geben Sie klar und deutlich die detaillierte Liste der zu erbringenden Leistungen und den Gesamtbetrag an, den Ihr Kunde zu zahlen hätte.

Bevor Sie die Rechnung erstellen, sollten Sie die Erwartungen und das Budget des Kunden berücksichtigen.

Hier würden Sie die Bedingungen für verspätete Zahlungen einfügen. Wenn ein Kunde die zusätzlichen Gebühren beanstandet, stellen Sie sicher, dass im unterzeichneten Vertrag schriftlich festgehalten ist, wie viel er zu zahlen hat.

Eine unterzeichnete Vereinbarung oder ein Vertrag ist der beste Weg, um ein Verfahren vor dem Bagatellgericht wegen Rechnungen zu vermeiden.

7. Halte es kurz

Sie möchten Ihre Rechnung nicht mit einer Vielzahl von Informationen überladen und es Ihrem Kunden damit erschweren, Sie zu bezahlen. Halten Sie es stattdessen lieber kurz. Fügen Sie nur die korrekten Informationen in eine leicht verständliche Rechnung ein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde klar erkennen kann, wie viel er Ihnen schuldet oder welche Kosten anfallen, wann diese fällig sind, wie zu zahlen ist und welche Bedingungen gelten.

Zeit, Rechnungsanfragen zu versenden!

Da haben Sie es. Die besten Praktiken für die Rechnungsstellung, damit Sie pünktlich bezahlt werden und den Stress vermeiden, der entsteht, wenn Zahlungen ausbleiben. Sorgen Sie für einen reibungslosen Rechnungsstellungsprozess, um Ihren Cashflow aufrechtzuerhalten und Zahlungsprobleme auf ein Minimum zu reduzieren.

Die Rechnungsstellung für kleine Unternehmen muss nicht schwierig sein. Probieren Sie das Rechnungsstellungstool von Bonsai aus, um nahtlos Zahlungsaufforderungen für Ihr Unternehmen zu versenden. Melden Sie sich noch heute an, Sie werden es nicht bereuen. Fordern Sie hier Ihre kostenlose 7-Tage-Testversion an.