Comment rédiger un e-mail de demande de paiement : 5 modèles 2025

Pour rédiger un e-mail de demande de paiement, commencez par vous adresser poliment au client et indiquez clairement l'objet de votre message. Utilisez un ton professionnel et incluez tous les détails nécessaires tels que le numéro de facture, le montant dû et la date d'échéance. Proposer plusieurs options de paiement peut faciliter l'accélération des paiements. Si le paiement est en retard, un rappel courtois des conditions convenues peut être utile. L'utilisation de modèles d'e-mails permet de rationaliser le processus, garantissant ainsi cohérence et professionnalisme. N'oubliez pas qu'une communication claire et la politesse sont essentielles pour entretenir de bonnes relations avec les clients tout en garantissant des paiements ponctuels.

Surtout si vous débutez votre carrière de freelance, savoir comment demander un paiement dans un e-mail à un client peut sembler un peu intimidant. Gérer les aspects financiers peut même vous sembler totalement contre nature, surtout si vous avez l'habitude de recevoir un salaire mensuel et de vivre tranquillement, sans jamais avoir à demander le paiement d'un modèle de facture.

Apprendre les règles de courtoisie à respecter dans vos e-mails en tant que freelance, qu'il s'agisse de répondre rapidement ou d'utiliser des formules de politesse personnalisées, vous aidera à paraître plus professionnel et à établir des relations plus solides et durables avec vos clients (ce qui est excellent pour vos résultats financiers). Cependant, il existe un code de conduite particulier à respecter lorsque l'on demande un paiement par e-mail.

Que ce soit votre toute première facture en tant que freelance ou que vous ayez affaire à un client qui tarde à payer, il est important de savoir comment demander le paiement de manière professionnelle et polie. Voici quelques éléments à garder à l'esprit lorsque vous envoyez un e-mail de demande de paiement à votre client.

1. Comment demander poliment à un client de régler sa facture

Savoir demander un paiement par e-mail de manière professionnelle, et plus généralement savoir rédiger des e-mails professionnels, est l'une des compétences les plus importantes que vous pouvez acquérir en tant que consultant ou freelance. Lorsque vous demandez un paiement, vous ne voulez pas paraître menaçant ou agressif, mais vous devez tout de même vous montrer ferme et clair.

Mais ne vous inquiétez pas, nous avons partagé les 5 modèles qui ont fait leurs preuves depuis des années pour envoyer des rappels de paiement courtois à vos clients. Continuez simplement à lire.

Pour demander poliment à votre client de vous régler, veillez à ce que votre message reste chaleureux et amical. Réfléchissez à la manière dont vous avez communiqué avec eux jusqu'à présent. Vous ne voulez pas que ce ton ou cette relation changent soudainement simplement parce qu'il s'agit d'un paiement.

Gardez toujours les voies de communication ouvertes. Encouragez vos clients à vous contacter s'ils ont des questions ou des préoccupations, et faites toujours comprendre que vous aimeriez retravailler avec eux à l'avenir.

2. Comment obtenir le paiement d'une facture par un client

Les chèques et les fax appartiennent désormais au passé. En envoyant une facture freelance à votre client par e-mail, vous lui montrez que vous êtes un professionnel… et que vous n'opérez pas à l'âge de pierre. Cela leur facilite également le paiement et (heureusement pour vous) vous garantit d'être payé rapidement.

Vous pouvez bien sûr créer vous-même votre facture et l'envoyer en pièce jointe, mais il existe des solutions beaucoup plus simples. Le meilleur logiciel de comptabilité et de fiscalité vous permet de créer et d'envoyer des factures par e-mail en un seul clic.

Par exemple, avec Bonsai, il vous suffit d'aller sur votre tableau de bord et de cliquer d'abord sur « Envoyer une facture ».

Ensuite, vous devrez sélectionner (ou créer) votre client, votre projet et choisir un type de facture.

Une fois que vous aurez cliqué sur « Créer une facture », vous serez redirigé vers la page des modèles de facture. Personnalisez-le selon vos besoins, vérifiez que tout est correct, puis cliquez simplement sur « Envoyer maintenant » pour demander le paiement par e-mail.

Si vous souhaitez essayer vous-même ces solutions simples, vous pouvez vous inscrire pour bénéficier d'un essai gratuit de Bonsai, sans aucune obligation. Vous pouvez également suivre notre guide complet sur la manière de créer une facture.

En plus d'utiliser ces outils de facturation, voici quelques conseils pour comprendre comment demander un paiement par e-mail.

2.1. Utilisez un script

Si vous êtes un freelance très occupé et prospère, il y a de fortes chances que vous effectuiez plusieurs demandes de paiement chaque mois (voire plusieurs par semaine !). Pour cette raison, il pourrait être utile pour vous d'avoir à portée de main un modèle d'e-mail auquel vous pouvez vous référer chaque fois que vous souhaitez envoyer un e-mail de demande de paiement à votre client.

Votre script doit être personnalisé pour chaque client et chaque projet, mais, en général, n'oubliez pas d'inclure un objet qui mentionne clairement la demande de paiement et veillez à indiquer clairement le montant dû ainsi que les détails du paiement. Les entraîneurs sont parmi les meilleurs pour rappeler cela avec douceur mais efficacité. Voici quelques modèles d'e-mails de coaching qui fonctionnent vraiment.

Voici un exemple de script que vous pouvez utiliser lorsque vous demandez un paiement par e-mail :

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Objet : Paiement pour [détails du projet]

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Bonjour [Nom du client],

Je tiens à répéter à quel point j'ai apprécié notre collaboration sur [projet]. J'ai vraiment apprécié ce processus et ce fut un plaisir de travailler avec vous.

Je joins une facture pour le projet au tarif convenu de [montant de la facture]. Vous pouvez payer [informations sur les options de paiement]. Veuillez noter que, comme convenu, le paiement est dû dans les [nombre] jours suivant la réception de la facture.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à les poser.

Merci encore, et j'espère avoir l'occasion de retravailler avec vous.

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[Signature préférée],

[Votre nom]

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Outre l'exemple ci-dessus, nous partageons également les 5 modèles sur lesquels vous pouvez compter pour être payé à temps.

ie 2.2. Rédigez une facture claire

En fin de compte, peu importe que votre e-mail soit convivial ou compréhensible : si votre facture n'est pas claire, elle ne sera pas payée. Apprenez à rédiger une facture pour un travail en freelance qui soit claire, facile à comprendre et cohérente.

En fin de compte, vous voulez vous assurer que votre facture décrit le travail effectué d'une manière compréhensible même pour un tiers. Après tout, la personne qui paie votre facture de freelance n'a peut-être rien à voir avec le projet ! De plus, indiquez clairement votre prix et n'oubliez pas d'inclure toutes les taxes ou frais applicables.

2.3. Envoyez-le à la bonne personne.

Cela devrait aller sans dire, mais il est essentiel de vous assurer que vous envoyez la facture à la bonne personne. Cela peut vous surprendre, mais c'est encore l'une des plus grosses erreurs commises par les freelances et les consultants en matière de facturation.

Veillez à demander à qui votre facture doit être envoyée lorsque vous signez votre contrat de freelance. Obtenir ces informations dès le début peut vous aider à éviter tout retard de paiement ou problème de communication ultérieurement. La meilleure pratique consiste à toujours utiliser un modèle de contrat solide .

Vous pouvez également utiliser Bonsai pour gérer tous vos paiements. Moins de soucis, des paiements plus rapides et plus de temps pour faire ce que vous aimez : inscrivez-vous pour un essai gratuit.

3. Comment demander le paiement d'une facture en retard

Même si votre demande de paiement est claire et polie, vous rencontrerez toujours des clients qui ne paient pas dans les délais. Même si cela peut être extrêmement frustrant, n'oubliez pas que vos clients sont très occupés. Ils ont peut-être l'intention de vous payer, mais ils ont peut-être égaré votre e-mail ou pris des vacances imprévues.

Avant tout, il est important d'éviter les confrontations. Après tout, vous voudrez entretenir vos relations avec vos clients et éviter de brûler vos ponts, ce qui pourrait vous valoir davantage de travail, soit avec le client en question, soit par le biais de recommandations.

Voici quelques-uns des meilleurs conseils de Bonsaipour demander le paiement d'une facture en retard par e-mail.

3.1. Prenez des mesures pour vous assurer d'être payé à temps.

En tant que freelance, vous êtes probablement toujours à la recherche d'astuces pour que vos clients vous paient plus rapidement. Après tout, plus vite vous êtes payé, plus vite vous pouvez passer au projet suivant et régler vos propres frais et factures. Il est donc important de prendre certaines mesures avant même que le retard de paiement ne devienne un problème, afin de vous assurer d'être payé à temps.

Soyez très clair sur vos conditions de paiement dans vos contrats de freelance, en particulier en ce qui concerne vos délais. Essayez d'utiliser un modèle de contrat de freelance dans la mesure du possible. Indiquez la fréquence à laquelle vous prévoyez de facturer votre client, le montant dû sur chaque facture (s'il s'agit d'un projet à prix fixe ou à long terme) et le délai dont dispose le client pour régler la facture après l'avoir reçue.

Vous pouvez également envisager d'intégrer des frais de retard de paiement ou d'offrir des incitations pour les paiements rapides, telles que des remises, des services ou des produits gratuits, voire un supplément spécial aux livrables de votre projet.

3.2. Suivi précoce

N'attendez pas que votre facture soit en retard pour demander le paiement. La meilleure façon d'obtenir le paiement d'une facture par votre client est de lui envoyer un rappel rapide et amical environ une semaine avant la date d'échéance. Votre client appréciera cet avis, surtout si vous facturez des frais de retard.

Le logiciel de facturation Bonsai vous permet d'intégrer automatiquement ces rappels afin que vous puissiez vous concentrer sur la réalisation de vos projets et passer moins de temps dans votre boîte de réception. Inscrivez-vous pour un essai gratuit afin de les découvrir.

3.3. Si cela ne fonctionne pas, faites un suivi régulier.

N'attendez pas un mois après la date d'échéance de la facture, lorsque vous paniquez à propos de votre trésorerie, pour faire un nouveau suivi. Si votre client est en retard dans son paiement, envoyez-lui un e-mail de rappel une semaine après la date d'échéance, puis deux semaines après, puis un mois après.

Dans votre e-mail de demande de paiement adressé au client, indiquez clairement le retard de paiement et n'oubliez pas de lui demander de vous contacter s'il a des questions ou des préoccupations. Peu importe à quel point vous êtes frustré, il est important de maintenir le dialogue ouvert et d'éviter les confrontations. Au bout d'un mois, envisagez d'autres méthodes pour joindre votre client, comme l'appeler directement.

Si rien ne fonctionne. Vous pourriez également envisager d'obtenir une déclaration sous serment de non-paiement. Pour en savoir plus, lisez cet article sur l'affidavit de signification.

Que les paiements affluent !

En suivant ces conseils sur la manière de demander un paiement par e-mail, vous êtes sur la bonne voie pour vous assurer d'être payé rapidement par vos clients tout en conservant une excellente relation professionnelle avec eux. Pour vous faciliter encore plus la tâche, pensez à automatiser vos paiements grâce au logiciel pour freelances de Bonsai. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour un essai gratuit et découvrez par vous-même les avantages du travail indépendant en mode automatique.

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